Письмо Управления МНС по г. Москве от 10 июля 2002 г. N 29-12/31888 О порядке оформления возврата денежных средств в связи с ошибкой, допущенной кассиром-операционистом

Письмо Управления МНС по г. Москве от 10 июля 2002 г. N 29-12/31888

Вопрос: Организация осуществляет деятельность по оказанию гостиничных услуг. Для проведения расчетов наличными денежными средствами с потребителями услуг приобретена контрольно-кассовая машина (далее - ККМ) и заключен договор со сторонней организацией на поставку и установку прикладной программы, используемой вместе с ККМ.

Несмотря на то что сотрудники организации прошли обучение работе с прикладной программой и ККМ, один из них при работе с программой допустил ошибку. В результате этой ошибки через ККМ было пробито два чека на одну и ту же сумму с разницей в шесть часов. По итогам работы за смену сумма по кассовому отчету кассира-операциониста оказалась меньше суммы в Z-отчете ККМ.

Работник, допустивший ошибку, написал объяснительную записку по данному случаю, комиссия составила акт по ошибочно пробитому кассовому чеку по форме N КМ-3. На основании данного акта по ККМ был пробит чек "Возврат" и сделана запись в журнале кассира-операциониста.

Правомерно ли был оформлен администрацией организации указанный "возврат денежных средств"?

В том случае если действия администрации неправильны, следует ли данную сумму удержать с работника и на основании каких документов?

Ответ: Порядок действий кассира-операциониста в случае совершения им ошибки определен п. 4.3 "Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденных Минфином России 30.08.93 N 104 (далее - Типовые правила эксплуатации ККМ N 104).

Составление акта (форма N КМ-3) по неиспользованному кассовому чеку, погашение его и сдача вместе с актом в бухгалтерию, а также произведение записи в графе 15 журнала кассира-операциониста о сумме произведенного возврата по неиспользованному кассовому чеку является достаточным основанием для уменьшения выручки, полученной за смену с применением ККМ.

Следовательно, составленный акт (форма N КМ-3) не может и не должен служить основанием для пробития возвратного чека.

Сама операция пробития по ККМ возвратного чека является ошибкой кассира-операциониста, и для ее исправления также должен быть составлен акт (форма N КМ-3) на сумму ошибочно пробитого "возврата" с приложением к нему возвратного чека и произведена запись в графе 15 журнала кассира-операциониста о сумме ошибочно пробитого по ККМ "возврата".

Таким образом, указанный в вопросе "возврат денежных средств" оформлен администрацией организации неправомерно.

Следует иметь в виду, что если оправдательные документы о суммах по возвращенным чекам и допущенным ошибкам отсутствуют, то сумма выручки, полученная с применением ККМ, корректировке не подлежит.

При решении вопроса об удержании с работника суммы неправомерно оформленного "возврата денежных средств" следует руководствоваться следующим.

Права и обязанности должностных лиц, кассиров-операционистов и других материально ответственных лиц организации в части осуществления расчетов с населением с обязательным применением ККМ и оформления выручки от реализации товаров (работ, услуг) изложены в разделах IV, V и VI Типовых правил эксплуатации ККМ N 104.

Контроль за правильным ведением кассовой книги в соответствии с п. 26 "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций N 40), возлагается на главного бухгалтера организации.

При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также при несоблюдении Порядка ведения кассовых операций N 40 на руководителей организаций, допустивших данные нарушения, налагаются административные штрафы, предусмотренные п. 9 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.94 N 1006 и ст. 15.1 КоАП РФ.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.А. Родионов