Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 4 октября 2022 г. N 51 "О создании Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, с целью организации работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя" приказываю:

1. Создать Комиссию по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя".

2. Утвердить положение о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя" согласно приложению к настоящему приказу.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Директор Департамента

М.В. Чигарев

УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 4 октября 2022 г. N 51

Положение
о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя"

1. Общие положения

1.1. Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя" (далее - Комиссия, ГКУ "Архив города Севастополя") создается для:

- рассмотрения результатов розыска необнаруженных архивных документов;

- решения вопроса о снятии с учета необнаруженных архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны.

1.2. В своей деятельности Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Положением о Департаменте управления делами Губернатора и Правительства Севастополя, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 569-ПП, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, нормативными и распорядительными правовыми актами Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), а также настоящим Положением.

1.3. Комиссия является постоянно действующим совещательным органом.

Решения Комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения ГКУ "Архив города Севастополя".

1.4. Председателем Комиссии является начальник Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента (далее - Управление).

1.5. Заместитель председателя, секретарь и члены Комиссии назначаются из числа государственных гражданских служащих Управления и работников ГКУ "Архив города Севастополя".

1.6. Состав Комиссии утверждается распоряжением Департамента.

2. Основные задачи Комиссии

2.1. Основными задачами Комиссии являются:

2.1.1. Рассмотрение результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ГКУ "Архив города Севастополя".

2.1.2. Осуществление контроля за соблюдением ГКУ "Архив города Севастополя" правил оформления документов по итогам проверки наличия и состояния архивных документов, розыска необнаруженных дел.

3. Основные функции Комиссии

3.1. Основными функциями Комиссии являются:

3.1.1. Рассмотрение предложений ГКУ "Архив города Севастополя" о снятии с учета архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны и принятие решений о снятии с учета архивных документов на основании документов, представленных ГКУ "Архив города Севастополя" или о продлении срока розыска необнаруженных архивных документов, в случае установления Комиссией недостаточности мер по организации их розыска.

3.1.2. Осуществление контроля за соблюдением сроков розыска необнаруженных архивных документов в ГКУ "Архив города Севастополя".

4. Права Комиссии

4.1. Комиссия в пределах своих полномочий имеет право:

4.1.1. Давать рекомендации ГКУ "Архив города Севастополя" по вопросам организации и совершенствования работы по проверке наличия и состояния архивных документов, проведению розыска необнаруженных архивных документов.

4.1.2. Запрашивать у ГКУ "Архив города Севастополя" недостающие документы, являющиеся основанием для принятия решения о снятии с учета необнаруженных архивных документов.

4.1.3. В случае необходимости привлекать к участию в работе Комиссии государственных гражданских служащих Управления и работников ГКУ "Архив города Севастополя", не входящих в ее состав, без права голоса.

4.1.4. Возвращать в ГКУ "Архив города Севастополя" для доработки некачественно подготовленные документы, представленные на ее рассмотрение.

5. Организация работы Комиссии

5.1. Заседания Комиссии проводятся не реже одного раза в год, по мере поступления документов из ГКУ "Архив города Севастополя".

Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава.

5.2. Председатель Комиссии определяет основные направления деятельности Комиссии, осуществляет общее руководство деятельностью Комиссии, председательствует на заседаниях Комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач.

5.3. Заместитель председателя Комиссии исполняет обязанности председателя Комиссии во время его отсутствия.

5.4. Секретарь Комиссии по указанию председателя Комиссии обеспечивает созыв заседаний Комиссии, осуществляет контроль за своевременной подготовкой и представлением документов на рассмотрение Комиссии, обеспечивает учет документов, поступивших на рассмотрение Комиссии, оформляет протоколы заседаний, готовит выписки из протоколов, осуществляет рассылку выписок в ГКУ "Архив города Севастополя",* осуществляет контроль за исполнением решений Комиссии.

Секретарь Комиссии является членом Комиссии и имеет право голоса.

В период отсутствия секретаря Комиссии его обязанности возлагаются председателем Комиссии на одного из ее членов.

5.5. Решения Комиссии принимаются открытым голосованием по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании от состава Комиссии. При равенстве голосов голос председателя Комиссии является решающим.

5.6. Решения Комиссии оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь Комиссии.

В случае несогласия с принятым решением члены Комиссии вправе изложить в письменном виде свое мнение, которое подлежит приобщению к протоколу заседания.

6. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Комиссии

6.1. Для решения вопроса о снятии с учета необнаруженных архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны, ГКУ "Архив города Севастополя" представляет в Управление сопроводительным письмом (отдельно по каждому фонду):

- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению N 1 к настоящему Положению;

- справку о проведении розыска необнаруженных архивных документов;

- копию акта проверки наличия и состояния архивных документов;

- копию листа проверки наличия и состояния архивных документов фонда;

- копию карточки учета необнаруженных архивных документов.

6.2. Справка о проведении розыска необнаруженных архивных документов должна быть исчерпывающей с указанием в ней сведений:

1) Номер, название фонда, объем фонда по учетным документам, в том числе краткие сведения о фонде (дата поступления архивных документов, состояние архивных документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с архивными документами фонда).

2) В какой период проводилась и завершена сплошная проверка наличия и состояния архивных документов.

3) Организационные и практические мероприятия, направленные на розыск необнаруженных архивных документов.

4) Практическая работа по розыску необнаруженных архивных документов, ее результаты.

5) Результаты предыдущих проверок наличия и состояния архивных документов.

6) Меры, принятые по розыску архивных документов.

7) Отражение содержания необнаруженных архивных документов в оставшихся на хранении архивных документах.

8) Установленные и предполагаемые причины отсутствия архивных документов, предлагаемых к списанию.

9) Выводы.

6.3. Документы, представленные на рассмотрение Комиссии, регистрируются в установленном порядке в день их поступления в Управление, и после наложения соответствующей резолюции начальником Управления (в его отсутствие - заместителем начальника), передаются секретарю Комиссии.

6.4. Секретарь Комиссии в течение трех рабочих дней со дня регистрации документов, подлежащих рассмотрению Комиссией:

- осуществляет анализ документов на предмет их комплектности и соответствия требованиям к оформлению;

- вносит поступившие документы в журнал учета документов, поступивших на рассмотрение Комиссии (приложение N 2);

- передает на рассмотрение председателю Комиссии.

6.5. Документы, представленные на рассмотрение Комиссии, не имеющие необходимых реквизитов, представленные не в полном объеме к рассмотрению Комиссии не принимаются и подлежат возврату в ГКУ "Архив города Севастополя" в течение трех рабочих дней с даты регистрации документов в Управлении, сопроводительным письмом на имя директора ГКУ "Архив города Севастополя".

6.6. Председатель Комиссии рассматривает поступившие документы, дает указания по их дальнейшему рассмотрению, назначает ответственного за рассмотрение документов из числа членов Комиссии.

6.7. Ответственный за рассмотрение документов изучает представленные на рассмотрение Комиссии документы, составляет заключение по форме, установленной приложением N 3 к настоящему Положению.

Ответственность за качество рассмотрения представленных документов и обоснованность проекта решения возлагается на ответственного за рассмотрение документов.

6.8. Заключение передается секретарю Комиссии не позднее чем за три рабочих дня до проведения заседания Комиссии.

6.9. На основании представленного ответственным за рассмотрение документов заключения секретарь Комиссии формирует повестку дня заседания, представляет на рассмотрение председателю Комиссии и членам Комиссии за два дня до проведения заседания.

6.10. Заседание Комиссии ведет председатель Комиссии, в случае его отсутствия, обязанности исполняет заместитель председателя.

6.11. Ответственный за рассмотрение документов на заседании Комиссии кратко докладывает информацию о представленных документах, предлагает проект решения.

В случае невозможности присутствовать ответственному за рассмотрение документов на заседании Комиссии, заключение озвучивает секретарь Комиссии.

6.12. Решения, принятые на заседании Комиссии, доводятся до ГКУ "Архив города Севастополя" в форме выписок из протоколов заседаний Комиссии.

6.13. Выписка из протокола заседания Комиссии является основанием для издания директором ГКУ "Архив города Севастополя" приказа о снятии с учета архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны.

Приложение N 1
к положению о Комиссии
по рассмотрению результатов
розыска необнаруженных дел
Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных
документов в Государственном
казённом учреждении "Архив
города Севастополя"

Государственное казённое                   УТВЕРЖДАЮ

учреждение "Архив города                   Директор

Севастополя"                               ГКУ "Архив города Севастополя"

          Акт

__________ N__________                   __________ _____________________

  (дата)                                  (подпись) (расшифровка подписи)

  о необнаружении архивных               __________

  документов, пути розыска                 (дата)

      которых исчерпаны

Фонд N_________

     В результате ____________________  установлено  отсутствие  в  фонде

перечисленных ниже архивных  документов.  Предпринятые  архивом   меры по

розыску  положительных  результатов  не  дали,  в  связи  с   чем считаем

возможным снять с учета:

N п/п	Номер описи	Номер единицы хранения (единицы учета)	Заголовок единицы хранения (единицы учета)	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж, Мб) для аудиовизуальных документов - единиц хранения (единиц учета)	Предполагаемые причины отсутствия	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________________ единиц хранения (единиц учета).

             (цифрами и прописью)

     Содержание  утраченных  архивных  документов  может  быть   частично

восполнено следующими единицами хранения (единицами учета):

_________________________________________________________________________

    (номера единиц хранения (единиц учета) и их групповые заголовки)

_________________________________________________________________________

Начальник отдела       ___________________________________________

                             (подпись, расшифровка подписи)

_________________________________________________________________________

   (N и дата приказа директора архива о снятии с учета необнаруженных

          архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника ________________________________________

                                      (подпись, расшифровка подписи)

_____________

   (дата)

Приложение N 2
к положению о Комиссии
по рассмотрению результатов
розыска необнаруженных дел
Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных
документов в Государственном
казённом учреждении "Архив
города Севастополя"

Журнал
учета документов, поступивших на рассмотрение Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя"

N п/п	Дата поступления	Номер фонда	Название фонда	Название документов и реквизиты	ФИО ответственного за рассмотрение документов	Решение Комиссии, дата и номер протокола	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная

Приложение N 3
к положению о Комиссии
по рассмотрению результатов
розыска необнаруженных дел
Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных
документов в Государственном
казённом учреждении "Архив
города Севастополя"

                               Заключение

        по результатам рассмотрения представленных документов

_________________________________________________________________________

(наименование и номер фонда, хранящегося в ГКУ "Архив города Севастополя")

_________________________________________________________________________

         (количество ед. хр., не обнаруженных в ходе розыска)

_________________________________________________________________________

                 (годы за которые не обнаружены ед. хр.)

Документы, представленные на рассмотрение Комиссии:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                          Результаты рассмотрения

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                  Выводы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

___________________________ ______________ ______________________________

  (ФИО ответственного за       (подпись)        (расшифровка подписи)

  рассмотрение документов)

______________

    (дата)