Приложение. Порядок организации и проведения мероприятий Общественной палаты Российской Федерации совместно со сторонними организациями

Приложение

УТВЕРЖДЕН
приказом ФКУ
"Аппарат Общественной палаты России"
от 13 апреля 2021 г. N 44

Порядок
организации и проведения мероприятий Общественной палаты Российской Федерации совместно со сторонними организациями

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок организации и проведения мероприятий Общественной палаты Российской Федерации совместно со сторонними организациями (далее - Порядок) устанавливает основные требования к организации и проведению мероприятий в Общественной палате Российской Федерации (далее - Общественная палата), инициаторами которых выступают общественные объединения и иные некоммерческие организации.

1.2. Ответственные лица в рамках исполнения настоящего Порядка руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, в том числе:

- Федеральным законом от 4 апреля 2005 г. N 32-ФЗ "Об Общественной палате Российской Федерации";

- Федеральным законом от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

- Федеральным законом от 21 июля 2014 г. N 212-ФЗ "Об основах общественного контроля в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 декабря 2018 г. N 501-ФЗ "Об уполномоченных по правам ребенка в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 7 мая 2013 г. N 78-ФЗ "Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности";

- Федеральным законом от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- иными законами, постановлениями, распоряжениями, положениями, стандартами, распорядительными документами вышестоящих организаций, а также

- Регламентом Общественной палаты Российской Федерации (далее - Регламент Общественной палаты);

- приказами и локальными нормативными актами ФКУ "Аппарат Общественной палаты России" (далее - Аппарат), настоящим Порядком.

1.3. В соответствии с частью 1 статьи 1 Федерального закона от 4 апреля 2005 года N 32-ФЗ "Об Общественной палате Российской Федерации" Общественная палата обеспечивает взаимодействие граждан Российской Федерации, общественных объединений, профессиональных союзов, творческих союзов, объединений работодателей и их ассоциаций, профессиональных объединений, а также иных некоммерческих организаций, созданных для представления и защиты интересов профессиональных и социальных групп, с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в целях учета потребностей и интересов граждан Российской Федерации, защиты прав и свобод граждан Российской Федерации и прав общественных объединений и иных некоммерческих организаций при формировании и реализации государственной политики в целях осуществления общественного контроля за деятельностью федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, а также в целях содействия реализации государственной политики в области обеспечения прав человека в местах принудительного содержания.

1.4. Общественная палата при реализации своих целей и задач привлекает к своей работе общественные объединения и иные некоммерческие организации (далее - Организация), в том числе в форме проведения различных мероприятий: круглых столов, семинаров, общественных слушаний, конференций и иных мероприятий.

1.5. В соответствии со статьей 5 Регламента Общественной палаты совет Общественной палаты ежегодно утверждает План мероприятий Общественной палаты (далее - План мероприятий) на соответствующий год. Решение о проведении внеплановых мероприятий и их включение в План мероприятий Общественной палаты осуществляется в соответствии с Регламентом Общественной палаты.

1.6. Организаторами мероприятий в Общественной палате могут выступать: секретарь Общественной палаты, Почетный секретарь Общественной палаты, первый заместитель/заместители секретаря Общественной палаты, комиссии Общественной палаты, рабочие группы, руководитель Аппарата.

1.7. В целях организации и проведения мероприятия в Общественной палате Организация направляет на имя секретаря Общественной палаты, Почетного секретаря Общественной палаты, первого заместителя/заместителей секретаря Общественной палаты, председателя профильной комиссии Общественной палаты, руководителя Аппарата письмо с предложением о проведении в Общественной палате мероприятия и заполненную форму справки (Приложение N 1). Письмо с предложением о проведении мероприятия и заполненная форма справки должны поступить в Общественную палату или Аппарат, как правило, не позднее, чем за тридцать календарных дней до предлагаемого дня проведения мероприятия в Общественной палате.

1.8. Письмо с предложением о проведении в Общественной палате мероприятия и заполненная форма справки должны быть направлены Организацией одним из следующих способов:

- почтовым отправлением/нарочным порядком по адресу: 125993, г. Москва, ГСП-3, Миусская площадь, д. 7, стр. 1;

- по электронной почте: info@oprf.ru;

- через Интернет-приемную Общественной палаты на сайте Общественной палаты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сайт).

1.9. По результатам рассмотрения полученного письма с предложением о проведении в Общественной палате мероприятия принимается решение о необходимости и целесообразности проведения мероприятия в Общественной палате при её поддержке и участии. В случае принятия решения об отказе в проведении мероприятия, в Организацию направляется письменное уведомление об этом.

1.10. В случае принятия решения о проведении мероприятия в Общественной палате, такое мероприятие в соответствии с Регламентом Общественной палаты включается в План мероприятий Общественной палаты на соответствующий год, формируется список членов Общественной палаты, которые планируют принять участие в мероприятии. Из числа работников Аппарата назначается ответственный за координацию проведения мероприятия (далее - ответственный работник Аппарата), о чем ответственный работник Аппарата информирует Организацию и/или ответственного представителя Организации посредством электронной почты или по телефону. Полномочия ответственного представителя Организации должны быть подтверждены и удостоверены надлежащим образом (Приложение N 1).

2. Порядок организации и проведения мероприятий

2.1. Ответственный работник Аппарата совместно с Организацией и (или) с ответственным представителем Организации, исходя из графика занятости залов общественных мероприятий (далее - ЗОМ) Общественной палаты и планируемого количества участников мероприятия, определяет зал для проведения мероприятия в соответствии с характеристиками ЗОМов и аудиовизуального комплекса Общественной палаты Российской Федерации (Приложение N 2).

2.2. При подготовке мероприятия Организация осуществляет следующие действия:

а) не позднее, чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до даты проведения мероприятия передает ответственному работнику Аппарата распечатанный на бумажном носителе, а также направляет в электронном виде пакет документов для согласования, а именно: проекты приглашений на мероприятие, проект программы мероприятия, список приглашенных участников, в том числе выступающих участников и почетных гостей (Приложение N 3), заявку на техническое обеспечение мероприятия (Приложение N 4), заявку на организацию мест для размещения общественного питания (при необходимости) (Приложение N 7);

б) в случае необходимости принимает участие в совещании по вопросам подготовки к проведению мероприятия. О необходимости такого участия и дате совещания сообщает ответственный работник Аппарата;

в) в течение 1 (одного) рабочего дня письменно дает ответы ответственному работнику Аппарата на поступившие запросы;

г) не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до даты проведения мероприятия передает уточненный список приглашенных иностранных участников и/или иностранных делегаций (Приложение N 3);

д) предоставляет ответственному работнику Аппарата для согласования визуальные материалы, элементы брендирования, презентации участников мероприятия, макеты раздаточных материалов, в том числе для уточнения возможности использования символики Общественной палаты. В случае использования символики Общественной палаты в макетах раздаточных материалов, баннеров, ролл-апов, табличек для навигации, пресс-волов, заставок на экраны, презентаций и т.д. макеты должны быть согласованы не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до проведения мероприятия. Разрешение экрана при показе презентационных материалов составляет 1920x1080 Full HD;

е) в случае необходимости предоставляет ответственному работнику Аппарата для согласования заявку организации мест для размещения общественного питания (кейтеринга)/кофе-брейка и (или) обеспечения участников питьевой водой (Приложение N 7) не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до даты проведения мероприятия;

ж) в случае необходимости предоставляет ответственному работнику Аппарата для согласования заявки на внос и вынос материальных средств, в том числе оформительских конструкций, оборудования, мебели, посуды, раздаточных материалов, кино-, фото-, аудиоаппаратуры и другой техники (Приложения N 5А и 5Б). Материальный пропуск на внос материальных средств необходимо согласовать не позднее, чем за 16 (шестнадцать) часов до начала проведения мероприятия, материальный пропуск на вынос материальных средств необходимо согласовать не позднее, чем за 16 (шестнадцать) часов до начала выноса материальных средств;

з) в случае необходимости согласовывает с ответственным работником Аппарата целесообразность и возможность организации выставки по теме мероприятия. При этом не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до даты проведения мероприятия согласовывает план размещения экспонатов выставки (Приложение N 12) и в соответствии с согласованным планом своевременно осуществляет монтаж и демонтаж выставки по теме мероприятия, а также внос и вынос соответствующего оборудования в соответствии с подпунктом "ж" пункта 2.2 настоящего Порядка;

и) проводит инструктаж привлеченных и согласованных с ответственным работником Аппарата волонтеров, третьих лиц, иных представителей Организации, в том числе для ознакомления с правилами пропускного и внутриобъектового режима в здании Общественной палаты. При необходимости направляет вышеуказанных лиц на совещание в Общественной палате по вопросам подготовки к проведению мероприятия в соответствии с подпунктом "б" пункта 2.2 настоящего Порядка;

к) не менее чем за 10 рабочих дней до даты проведения мероприятия определяет и сообщает ответственному работнику Аппарата ответственное лицо Организации для взаимодействия с пресс-службой и отделом редакции сайта Общественной палаты; представитель Организации, ответственный за информационное сопровождение, согласовывает с пресс-службой и отделом редакции сайта Аппарата информационное сопровождение мероприятия, приглашение и аккредитацию журналистов и представителей СМИ. Пресс-служба и отдел редакции сайта Общественной палаты Аппарата осуществляют информационное сопровождение мероприятий в соответствии с Порядком информационного сопровождения мероприятия (Приложение N 10);

л) не позднее, чем за 1 (один) рабочий день или в день проведения мероприятия по согласованию с ответственным работником Аппарата осуществляет формирование раздаточных материалов, размещение баннеров, ролл-апов, табличек для навигации, планирование рассадки участников мероприятия, расстановки дополнительной мебели и оборудования в соответствии с установленной формой (Приложение N 8);

м) за 1 (один) рабочий день до дня проведения мероприятия, но не позднее, чем за 16 (шестнадцать) часов до начала проведения мероприятия, направляет ответственному работнику Аппарата актуализированные списки лиц, почетных гостей, подтвердивших свое участие на мероприятии (Приложение N 9А);

н) за 1 (один) рабочий день до дня проведения мероприятия совместно с ответственным работником Аппарата готовит схему рассадки участников мероприятия.

2.3. В день проведения мероприятия Организация осуществляет следующие действия:

а) определяет ответственное лицо (ответственных лиц) для:

- обеспечения допуска участников мероприятия в здание Общественной палаты по согласованным в установленном порядке спискам;

- обеспечения навигации (сопровождения) участников к месту проведения мероприятия;

- обеспечения и рассадки участников мероприятия,

о чем информирует ответственного работника Аппарата в письме по форме (Приложение N 11) не позднее, чем за 2 (два) часа до начала мероприятия;

б) совместно с работниками Аппарата осуществляет подготовку зала Общественной палаты для проведения мероприятия, зоны регистрации, пресс-подходов, мест для размещения общественного питания и кофе-брейка, навигации (указателей). Зал, зоны регистрации, пресс-подходов должны быть готовы к проведению мероприятия не позднее, чем за 1 час до начала мероприятия;

в) проводит регистрацию участников мероприятия;

г) своевременно, но не позднее, чем за 30 (тридцать) минут до начала мероприятия информирует ответственного работника Аппарата о времени прибытия почетных гостей;

д) обеспечивает ход выполнения мероприятия в соответствии с установленной программой мероприятия;

е) координирует организацию пресс-подходов.

2.4. Не позднее 1 (одного) рабочего дня после завершения мероприятия Организация по электронной почте направляет ответственному работнику Аппарата список (списки) лиц, принявших участие в мероприятии (Приложение N 9Б), фактическую программу прошедшего мероприятия, обеспечивает вывоз оборудования и материалов согласно материальному пропуску (Приложение N 5Б).

3. Общие правила работы в здании Общественной палаты

3.1. Проведение мероприятий в Общественной палате осуществляется по графику: понедельник-четверг с 9:00 ч. до 18:00 ч., пятница с 9:00 ч. до 16:45 ч. (по московскому времени). Проведение мероприятия в другие дни и часы допускается только по согласованию с руководителем Аппарата.

3.2. Проход в здание Общественной палаты участников мероприятия осуществляется в соответствии с Положением об организации пропускного и внутриобъектового режима в здании Общественной палаты Российской Федерации через контрольно-пропускные пункты на основании заверенных соответствующими работниками Аппарата списков, при предъявлении службе охраны документа, удостоверяющего личность.

Доступ в здание Общественной палаты осуществляется по графику: понедельник-четверг с 9:00 ч. до 18:00 ч., пятница с 9:00 ч. до 16:45 ч. (по московскому времени). Рекомендуемое время прибытия участников мероприятия - не ранее, чем за 1 (один) час до начала мероприятия.

3.3. Въезд на территорию и парковка служебных и личных автомобилей участников и организаторов мероприятия осуществляется в соответствии с письменным распоряжением, выданным руководителем Аппарата либо его заместителем. Письменная заявка (с указанием регистрационного номерного знака транспортного средства) оформляется за 1 (один) рабочий день до дня проведения мероприятия, но не позднее, чем за 16 (шестнадцать) часов до начала проведения мероприятия по установленной форме (Приложение N 6).

3.4. Ввоз и вывоз оборудования и материалов на территорию и в здание Общественной палаты допускается на основании материального пропуска (Приложения NN 5А, 5Б). Материальный пропуск оформляется Организатором и согласовывается с ответственным работником Аппарата за 1 (один) рабочий день до дня проведения мероприятия, но не позднее, чем за 16 (шестнадцать) часов до начала проведения мероприятия. Внос/вынос и ввоз/вывоз материальных ценностей по устным распоряжениям не допускается. Ответственность за сохранность ввезенного на территорию и в здание Общественной палаты оборудования, материалов, выставочных экспонатов несет Организация.

3.5. Общественное питание (кейтеринг), кофе-брейки и (или) обеспечение участников мероприятия питьевой водой на территории Общественной палаты осуществляется силами и за счет средств Организации.

Организация обязуется соблюдать установленные нормы и требования законодательства Российской Федерации, ГОСТ(ы), санитарные и санитарно-эпидемиологические требования, меры противопожарной и технической безопасности при обеспечении питанием участников мероприятий; использовать только сертифицированные продукты и оборудование; поддерживать чистоту и порядок в местах (зонах) питания, не допускать использования не по назначению электросети, водоснабжение и канализацию, обеспечить уборку мест питания по окончании мероприятия, обеспечивать целостность и сохранность имущества Аппарата. По письменному запросу Аппарата Организация обязуется представить необходимые документы и сертификаты соответствия на пищевую и иную продукцию (или надлежащим образом заверенные копии указанных документов).

Аппарат не располагает дополнительными площадями, необходимыми в соответствии с действующими требованиями для:

- пребывания/отдыха персонала, обеспечивающего выездное обслуживание;

- хранения, в том числе кратковременного, мебели, оборудования, выставочных экспонатов, столовых принадлежностей, багажа;

- хранения, в том числе кратковременного, освобожденных от транспортной тары продуктов общественного питания и алкогольной продукции, вскрытых потребительских упаковок с пищевыми продуктами и напитками.

Помещение, выделяемое для организации общественного питания (кейтеринга/проведения кофе-брейков), а также его коммунальные сети не предназначены для приготовления блюд или доведения их до готовности, оформления и подготовки к подаче.

3.6. В здании отсутствует грузовой лифт. Подъём на верхние этажи здания соответствующей материально-технической базы, завозимой для обеспечения проведения выездного обслуживания (технологическое, раздаточное, буфетное оборудование, тележки, мебель (банкетные, фуршетные столы, стулья и прочее), осуществляется по лестнице с соблюдением мер безопасности, при недопущении повреждения покрытия стен и ступеней лестниц и лестничных клеток, а также имущества Аппарата.

3.7. Весь персонал Организации, обеспечивающий обслуживание мероприятия, не позднее, чем за 1 (один) день до дня, предшествующего дню доставки соответствующей материально-технической базы, проходит вводные инструктажи по пожарной безопасности и по охране труда; ответственный работник Аппарата информирует Организацию и/или ответственного представителя Организации о дате и времени прохождения инструктажей посредством электронной почты или по телефону.

3.8. Вывоз материально-технической базы, неиспользованных продуктов питания, упаковки и транспортной тары, мусора производится Организацией самостоятельно по окончании мероприятия. Хранение и утилизация неиспользованных продуктов питания и пищевых отходов в здании Общественной палаты не допускается и реализуется Организацией самостоятельно в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.9. Организация услуг переводчиков, услуг по расшифровке стенограммы мероприятия, обеспечение расходными материалами для тиражирования раздаточного материала, в том числе бумаги и канцелярских принадлежностей, осуществляется за счет средств Организации.

3.10. Доступ к публичным сетям Wi-Fi в Общественной палате осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", иными федеральными законами и нормативными актами Российской Федерации через идентификацию пользователя по номеру телефона.

3.11. При необходимости с согласования заместителя руководителя Аппарата Общественной палаты, курирующего проведение мероприятий, доступ Организации к электросети, аудио-, видео- и копировальному оборудованию осуществляется в присутствии ответственного работника Аппарата.

3.12. В связи с тем, что аудиовизуальный комплекс Общественной палаты (далее - АВК) является сложным техническим комплексом, типовые возможности которого перечислены в Приложении N 2, а также в связи с высокой нагрузкой на АВК, Организации рекомендуется через ответственного работника Аппарата не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до дня проведения мероприятия уточнять информацию о техническом состоянии зала (залов) Общественной палаты.

3.13. Подключение стороннего дополнительного оборудования (синтезаторы, микшеры, дополнительные микрофоны и другое оборудование) к АВК не допускается.

3.14. В случае использования презентационного оборудования Общественной палаты при проведении мероприятия ответственный представитель Организации осуществляет управление таким оборудованием только после прохождения инструктажа с сотрудниками отдела информационных технологий Аппарата.

3.15. Перестановка мебели в залах Общественной палаты допускается только по письменному согласованию с руководителем Аппарата. Перемещение оборудования АВК не допускается.

3.16. При проведении мероприятия Организации запрещается осуществлять рекламную и маркетинговую деятельность, продажу товаров, выполнение работ, оказание услуг на возмездной (безвозмездной) основе в здании Общественной палаты и на прилегающей территории.

3.17. Мероприятия, проводимые в рамках настоящего Порядка, не могут иметь своей целью и быть направлены Организацией на извлечение прибыли и (или) иного дохода в денежном и натуральном выражении (в том числе в виде продажи конференц-пакетов, входных билетов, регистрационных сборов с участников и аналогичных услуг).

3.18. Курение в здании Общественной палаты и на прилегающей территории запрещено.

3.19. Организациям, нарушившим требования законодательства Российской Федерации (пункт 1.2 Порядка), может быть отказано в проведении последующего мероприятия.

3.20. В случае причинения Организацией и (или) представителями Организации ущерба Общественной палате, Аппарату и (или) вреда жизни и здоровью граждан, Организация за счет собственных сил и средств осуществляет устранение ущерба и возмещение вреда в соответствии с законодательством Российской Федерации.