Часть 4. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
|
N п/п |
Содержание обязательного требования |
Реквизиты структурной единицы НПА, содержащего обязательное требование |
Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Пользователь должен быть допущен для работы в читальный зал архива при соблюдении следующих условий: - предоставление заявления или письма направившего его органа или организации, соответствующих установленным требованиям; - предъявление документа, удостоверяющего личность; - оформление письменного согласия на обработку персональных данных; - заполнение анкеты в соответствии с установленными требованиями; - ознакомление с настоящим Порядком; - сопровождение одного из родителей или законных представителей (для несовершеннолетних пользователей). Сопровождающие пользователя лица (законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) должны быть допущены для работы в читальный зал архива после заполнения анкеты установленного образца |
"Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" утвержденный Росархива от 01.09.2017 N 143 (в редакции Росархива от 09.06.2021 N 51; далее - Порядок); п. 48.4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (далее - Правила 2020) |
Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. Также пользователь заполняет анкету, в которой указывает: фамилию имя; отчество (при наличии); дату рождения; гражданство; место работы (учебы) и должность (при наличии); образование, ученое звание и ученую степень (при наличии); основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации); тему, хронологические рамки исследования; цель работы; адрес регистрации по месту жительства (пребывания); адрес фактического проживания; номер контактного телефона (при наличии); адрес электронной почты (при наличии); вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ; фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица. Согласно п. 45.3. Правил 2020 в анкете пользователя архив обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации. Заявления, письма и анкеты пользователей должны храниться в личном деле пользователя, состав которого соответствует п. 48.4 Правил 2020. Дело ведется на бумажном носителе или в электронном виде. Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных. Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем. Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица. Учет посещений читального зала пользователями ведется в специальном журнале. |
|
2 |
На каждого пользователя, выполнившего требования п. 2.1, 2.2 Порядка, а также (при необходимости) на сопровождающее его лицо в архиве должен быть оформлен пропуск в читальный зал в течение трех рабочих дней со дня поступления указанных в п. 1 документов, действующий в течение календарного года со дня выдачи. Срок работы в читальном зале должен быть продлен по заявлению пользователя или письму направившей его организации в порядке, указанном в п. 1 настоящего руководства |
Для прохода в читальный зал оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи в течение трех рабочих дней со дня поступления указанных в п. 1 документов. Срок работы в читальном зале должен быть продлен по заявлению пользователя или письму направившей его организации в порядке, указанном в п. 1 настоящего руководства. Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи. |
|
|
3 |
Доступ пользователей к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, содержащим информацию ограниченного доступа в соответствии с законодательством Российской Федерации, должен предоставляться с соблюдением условий, установленных законодательством Российской Федерации и п. 3.1., 3.2., 3.4 Порядка |
ч. 2. ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 N ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ-125); пп. 3.1., 3.2. 3.4. Порядка, разделы XIII, XLV, пп. 45.145.3, 48.4. Правил 2020 |
Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа, содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, а именно: - законом Российской Федерации "О государственной тайне" от 21.07.1993 N 5485-1 (в редакции 04.08.2022); - указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (ред. от 13.07.2015) "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"; - ст. 9 Федерального закона N 149-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 30.12.2021) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и иных нормативных актов. Документы, имеющие помету "для служебного пользования" предоставляются при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника). Доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, предоставляется пользователю до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь: - является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность; является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство; - является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам; - имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя (доверенности и иные документы, подтверждающие право на доступ, помещаются в личное дело пользователя). Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности (Ст. 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации (ред. от 11.06.2021). Доступ в течение срока действия прав, связанных с интеллектуальной собственностью, осуществляется с письменного разрешения правообладателя(ей) или наследников. Письменное разрешение на доступ правообладателя(ей) или наследников помещается в личное дело пользователя. Архив должен информировать пользователя о необходимости соблюдения прав правообладателя(ей). |
|
4 |
Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, должен осуществляться при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца. |
Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца, которое должно храниться в личном деле пользователя. |
|
|
5 |
Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является |
п. 3.5. Порядка |
Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является. Обращение помещается в личное дело пользователя. |
|
6 |
Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не должны выдаваться в случаях, предусмотренных пунктом 3.6. Порядка, за исключением выдачи, предусмотренной п. 14.2. Правил 2020 |
Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях: - наличия копий фонда пользования; - выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем; - выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий; - экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки; - выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем. Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также признанные находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с п. 13.1. Правил 2020, выдаются на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом в порядке, установленном пп. 14.2.-14.6. Правил 2020. |
|
|
7 |
В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не должны выдаваться с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до принятия решения по делу уполномоченными органами |
п. 3.7. Порядка, п. 48.6. Правил 2020 |
В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5., 4.2.6., 4.2.9., 4.2.12., 4.2.19. Порядка (о соблюдении общественного порядка, тишины и чистоты в читальном зале, а также прав и законных интересов других пользователей и работников архива; обеспечении целостности и сохранности полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, в случае их повреждения или попытки вынести их из читального зала) в соответствии с п. 46.8 Правил 2020 работник читального зала составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении (в соответствии со ст. 5.61, ст. 7.13, ст. 13.20, ст. 20.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (ред. от 14.07.2022) либо заявления о преступлении ( в соответствии со ст. 164, ст. 167, 168, 325 Уголовного кодекса Российской Федерации (ред. от 14.07.2022)) или иных статей в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы. В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий. Подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений. Рекомендуется при регистрации уведомлений указывать основание и срок прекращения выдачи документов, копии уведомлений помещать в личные дела пользователей. Архив должен вести контроль сроков прекращения выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий. |
|
8 |
Пользователям архива должны быть обеспечены права получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом |
п. 4.1.3. Порядка |
Для реализации прав пользователя архив должен разместить на официальном сайте архива и (или) в помещении приемной архива, и (или) в ином, доступном для пользователей месте информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом. |
|
9 |
Пользователям архива должны быть обеспечены права получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания |
п. 4.1.4. Порядка |
Пользователю должны быть предоставлены для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания. Рекомендуем также использовать "Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии" (утвержден приказом Росархива от 25.06.2020 N 75; зарегистрирован в Минюсте России 04.08.2020 за N 59164). |
|
10 |
Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, должны выдаваться в порядке, установленном Правилами 2020 |
п. 4.1.4. Порядка, глава XIV Правил 2020 |
Выдача подлинников дел, документов, имеющих копии фонда пользования, являющихся уникальными, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящих на особом режиме учета и хранения, а также находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, должна осуществляться в порядке, установленном в XIV главе Правил 2020 |
|
11 |
Пользователю должны быть обеспечено право получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам (при наличии) |
п. 4.1.5 Порядка |
Для реализации прав пользователя архив должен предоставить в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, в том числе путем организации хранения описей и иных справочно-поисковых средств в читальном зале. Архив также должен обеспечить доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам (архивным информационным системам, базам данным, иным справочно-поисковым средствам в электронном виде при наличии), путем организации автоматизированных рабочих мест пользователей в читальном зале с соблюдением мер по обеспечению информационной безопасности или размещения их на официальном сайте архива. При размещении справочно-поисковых средств на сайте архива рекомендуется руководствоваться Методическими рекомендациями по созданию и развитию интернет-сайтов государственных и муниципальных архивов Российской федерации, проект которых был разработан ВНИИДАД в 2022 году. |
|
12 |
Пользователю должны быть обеспечено право получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа в следующих количествах: до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения; до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов |
пп. 4.1.6., 4.1.7. Порядка |
Для реализации прав пользователя архив должен организовать прием заказов, передачу их в хранилище или иному исполнителю и выдачу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий так, чтобы заказ был исполнен не позднее чем через 2 рабочих дня (заказ на дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней). При этом должен соблюдаться порядок выдачи дел в соответствии с пп. 14.1. - 14.7. Правил 2020, а также вестись учет использования в соответствии с пп. 14.8. - 14.11. Правил 2020. Плата за выдачу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий по заказам пользователей взиматься не должна при соблюдении объемов заказов: - до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов); - управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения; - до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов. |
|
13 |
Пользователю должно быть обеспечено право изучать дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней; иметь в пользовании до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения. |
пп. 4.1.8., 4.1.9. Порядка |
Для обеспечения прав пользователя архив должен предоставить возможность изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней; иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения. В соответствии с п. 3.1. Правил 2020 архив должен организовать временное хранилище дел, документов, оснащенное средствами (оборудованием) для хранения дел, документов, справочно-поисковых средств и изданий в условиях, соответствующих нормативно установленным. |
|
14 |
Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя: сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.16. Порядка |
п. 4.2.2 Порядка |
Для исполнения обязанностей пользователя по соблюдению требований Порядка архив обязан организовать хранение и обеспечить сохранность сдаваемых пользователем на хранение личных вещей и иных предметов, кроме тех, которые пользователь вправе проносить в читальный зал в соответствии с п. 4.1.6 Порядка (письменные принадлежности, собственные технические средства, выписки, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы). Контроль архива за исполнением обязанностей пользователя, осуществляется путем соблюдения внутриобъектового и охранного режима работы архива, установленных локальными нормативными актами. |
|
15 |
Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя вносить в читальный зал предметы, разрешенные согласно 4.1.16 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200х300 мм. |
п. 4.2.3. Порядка. |
Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя путем предъявления законных требований и осуществления проверочных действий работниками архива, охранной и пожарной службой архива, направленных на соблюдения внутриобъектового и охранного режима работы архива и правил его внутреннего распорядка, установленных локальными нормативными актами архива. Сотрудники архива или охранной службы должны контролировать при входе в помещение читального зала, чтобы пользователь проносил письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200х300 мм. При наличии пакета (сумки), не соответствующим данным условиям, сотрудник архива или охранной службы вправе потребовать от пользователя предъявить для осмотра имеющиеся у него материалы и предметы или не допустить пользователя в читальный зал. |
|
16 |
Архив должен контролировать исполнение обязанности пользователя регистрироваться при каждом посещении в журнале учета. |
Для исполнения обязанности пользователя по соблюдению требований Порядка архив обязан вести учет пользователей в журнале учета посещений читального зала в соответствии с п. 48.5. Правил 2020. Архив должен контролировать наличие собственноручной подписи |
|
|
17 |
Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя: ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов; заполнять листы использования полученных дел, документов |
пп. 4.2.7., 4.2.10. Порядка |
Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя путем проверки наличия подписи пользователя на заказе о выдаче дел, а также проверки заполнения листа использования возвращенных пользователем после работы дел, документов, печатных изданий. В листе использования дел, справочно-поисковых средств (при наличии) должны быть указаны даты использования, фамилия, инициалы (разборчиво), характер произведенной пользователем работы. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Открыть документ Получить бесплатный доступ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
