Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации"

Приложение
к приказу Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 23.12.2022 N 7-нп

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг органами исполнительной власти ХМАО - Югры

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Настоящий Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", предоставляющего государственную услугу по организации исполнения запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее также - Государственный архив Югры, автономный округ, государственная услуга), а также порядок взаимодействия Государственного архива Югры с заявителями.

Круг заявителей

2. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации, либо их уполномоченные представители, действующие в силу закона или на основании доверенности (далее - заявитель).

Требования к порядку информирования о правилах предоставления государственной услуги

3. Информирование о правилах предоставления государственной услуги, в том числе, о сроках и порядке ее предоставления, осуществляется специалистами Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Архивная служба Югры), Государственного архива Югры посредством размещения информации:

в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет), в том числе на официальных сайтах Архивной службы Югры (https://archivesl.admhmao.ru) и Государственного архива Югры (http://www.gahmao.ru);

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (http://www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал);

в форме информационных (текстовых) материалов на информационных стендах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Югры" и его структурных подразделений (далее - МФЦ).

4. Информирование о правилах предоставления государственной услуги, а также о ходе предоставления государственной услуги осуществляется в следующих формах (по выбору заявителя):

устной (при личном обращении и по телефону);

письменной (при письменном обращении по почте, электронной почте, факсу);

посредством Единого портала.

5. Ответ на письменное обращение (заявление) по вопросу получения информации о порядке предоставления государственной услуги направляется заявителю в течение 5 календарных дней с момента регистрации обращения.

Время ожидания в очереди при личном обращении заявителя за информацией о правилах предоставления государственной услуги не должно превышать 15 минут.

6. Информация о порядке и сроках предоставления государственной услуги, основанная на сведениях о государственной услуге, содержащихся в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", размещенная на Едином портале, на официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, предоставляется заявителю бесплатно.

Доступ к информации о сроках и порядке предоставления государственной услуги осуществляется без выполнения заявителем каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию или авторизацию заявителя или предоставление им персональных данных.

7. Информация о месте нахождения и графиках работы Архивной службы Югры и Государственного архива Югры размещена на их официальных сайтах.

8. Информация о месте нахождения и графике работы МФЦ размещена на портале МФЦ (http://mfc.admhmao.ru).

9. На информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, на официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры в сети Интернет размещается следующая информация:

справочная информация (место нахождения, график работы, справочные телефоны, адреса официальных сайтов и электронной почты специалистов Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, обеспечивающих предоставление государственной услуги, МФЦ);

перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги;

досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Государственного архива Югры и его работников, МФЦ и его работников;

бланки заявлений о предоставлении государственной услуги и образцы их заполнения.

10. В случае внесения изменений в порядок предоставления государственной услуги Архивная служба Югры в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня вступления в силу таких изменений, обеспечивает размещение информации в сети Интернет (на официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, Едином портале) и на информационных стендах, находящихся в местах предоставления государственной услуги, а также осуществляет уведомление МФЦ об изменении нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

11. Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

12. Государственную услугу предоставляет Государственный архив Югры.

Архивная служба Югры осуществляет координацию, регулирование и контроль за деятельностью Государственного архива Югры по предоставлению государственной услуги.

За получением государственной услуги заявитель может обратиться непосредственно в МФЦ.

13. В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ) при предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом автономного округа.

Результат предоставления услуги

14. Результатом предоставления государственной услуги является выдача (направление) заявителю:

информационных писем;

архивных справок; архивных выписок; архивных копий;

отказа в виде информационного письма в рассмотрении запроса.

Срок предоставления государственной услуги

15. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 календарных дней со дня регистрации заявления о предоставлении государственной услуги в Государственном архиве Югры. В случае подачи заявления посредством Единого портала срок составляет 21 рабочий день со дня регистрации заявления.

При обращении заявителя в МФЦ срок предоставления государственной услуги исчисляется со дня регистрации заявления в Государственном архиве Югры.

В общий срок предоставления государственной услуги входит срок выдачи (направления) документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги. Указанный документ выдается (направляется) заявителю не позднее 1 рабочего дня со дня его оформления.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

16. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, размещается на Едином портале, официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

17. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, которые заявитель предоставляет самостоятельно:

а) заявление о предоставлении архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее также - заявление, запрос);

б) документ, удостоверяющий личность заявителя или его законного представителя - при личном обращении заявителя (законного представителя);

в) документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

18. Заявитель вправе приложить к заявлению иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. По своему усмотрению заявитель вправе предоставить информацию путем приложения к запросу копии документов (трудовой книжки, военного билета, пенсионного удостоверения, удостоверения о предоставлении льгот и иных документов).

19. Способы получения заявителем формы заявления о предоставлении государственной услуги:

на информационном стенде Государственного архива Югры;

посредством официального сайта Государственного архива Югры;

у специалиста Отдела исполнения запросов Государственного архива Югры, ответственного за предоставление государственной услуги, или работника МФЦ;

на Едином портале.

20. Запрос рассматривается и исполняется Государственным архивом Югры при наличии в нем:

фамилии, имени и отчества (при наличии);

почтового и (или) электронного адреса заявителя;

указания темы (вопроса).

21. Заявление составляется в свободной форме либо по форме согласно приложению к настоящему Административному регламенту.

22. Способы подачи заявителем документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

лично в Государственный архив Югры или МФЦ;

посредством почтового отправления в Государственный архив Югры;

посредством направления на электронную почту Государственного архива Югры (по согласованию с заявителем);

посредством Государственной информационной системы "Электронный архив Югры";

посредством официального сайта Государственного архива Югры;

по защищенным информационно-телекоммуникационным системам связи (VipNet);

посредством Единого портала.

23. В соответствии с пунктами 1, 2, 4, 5 части 1 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ запрещается требовать от заявителей:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона N 210-ФЗ государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 указанного Федерального закона перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в Государственный архив Югры по собственной инициативе;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных подпунктами "а" - "г" пункта 4 части 1 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ;

предоставления на бумажном носителе документов и информации, электронные образы которых ранее были заверены в соответствии с пунктом 7.2 части 1 статьи 16 Федерального закона N 210-ФЗ, за исключением случаев, если нанесение отметок на такие документы либо их изъятие является необходимым условием предоставления государственной или муниципальной услуги, и иных случаев, установленных федеральными законами.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

24. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры не предусмотрены.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении услуги

25. Основания для приостановления предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры не предусмотрены.

26. В соответствии с пунктом 46.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 года N 24, запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

если запрос не поддается прочтению;

если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой(ого) заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (директор Государственного архива Югры или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись Государственный архив Югры);

если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Государственного архива Югры, а также членов их семей;

если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается заявителю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

Не допускается отказ в предоставлении государственной услуги в случае, если запрос и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, поданы в соответствии с информацией о сроках и порядке предоставления государственной услуги, опубликованной на Едином портале, на официальном сайте Государственного архива Югры.

Размер платы, взимаемой за предоставление государственной услуги, и способы ее взимания

27. Оказание государственной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

28. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

29. Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги, поступивший посредством почтовой связи/электронной почты, по защищенным информационно-телекоммуникационным системам связи (VipNet), регистрируется не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления в Государственный архив Югры.

При личном обращении заявителя в Государственный архив Югры заявление о предоставлении государственной услуги регистрируется в день его подачи.

Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги, поступивший посредством Единого портала, официального сайта Государственного архива Югры, государственной информационной системы "Электронный архив Югры", регистрируется в течение 1 рабочего дня с момента поступления.

30. Срок и порядок регистрации заявления о предоставлении государственной услуги МФЦ осуществляется в соответствии с регламентом его работы.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги

31. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть расположено с учетом пешеходной доступности от остановок общественного транспорта, оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей.

Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении, режиме работы, а также о телефонных номерах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры.

Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, правилам пожарной безопасности, нормам охраны труда, а также требованиям законодательства в сфере социальной защиты инвалидов.

Рабочее место работника, предоставляющего государственную услугу, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам, позволяющим своевременно получать справочную информацию по вопросам предоставления государственной услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

Места ожидания оборудуются столами, стульями или скамьями (банкетками), информационными стендами, информационными терминалами, обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов.

Информационные стенды размещаются на видном, доступном месте в любом из форматов (настенных стендах, напольных или настольных стойках), позволяющих обеспечить заявителей исчерпывающей информацией. Стенды должны быть оформлены в едином стиле, надписи сделаны черным шрифтом на белом фоне.

Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о государственной услуге должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации заявителями.

Показатели доступности и качества государственной услуги

32. Показателями доступности государственной услуги являются:

возможность получения заявителем государственной услуги в МФЦ;

возможность для заявителя совершить в электронной форме действия, указанные в пункте 36 настоящего Административного регламента;

возможность получения информации заявителями о ходе предоставления государственной услуги, в форме устного или письменного информирования, в том числе посредством Единого портала;

информирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги в форме устного или письменного информирования, в том числе посредством официальных сайтов Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, Единого портала;

размещение на Едином портале форм заявлений с возможностью их копирования, заполнения и направления в электронном виде.

33. Показателями качества государственной услуги являются:

соблюдение специалистами Государственного архива Югры сроков предоставления государственной услуги;

соблюдение времени ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги;

отсутствие обоснованных жалоб заявителей на качество предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц и решений, принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.

Особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг

34. Предоставление государственной услуги в МФЦ осуществляется по принципу "одного окна" в соответствии с законодательством Российской Федерации и соглашением, заключенным между МФЦ и Архивной службой Югры.

35. Государственная услуга по экстерриториальному принципу не предоставляется.

МФЦ при предоставлении государственной услуги осуществляет следующие административные процедуры (действия):

информирование заявителей о порядке предоставления государственной услуги;

прием заявления о предоставлении государственной услуги и прилагаемых к нему документов;

выдача результата предоставления государственной услуги.

Особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

36. При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю обеспечивается:

получение информации о порядке и сроках предоставления государственной услуги;

формирование запроса о предоставлении государственной услуги;

прием и регистрация Государственным архивом Югры запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

получение результата предоставления государственной услуги;

получение сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги;

досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Государственного архива Югры, его должностных лиц, работников.

37. Формирование запроса осуществляется посредством заполнения электронной формы запроса на Едином портале без необходимости дополнительной подачи запроса в какой-либо иной форме.

На Едином портале, официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры размещаются образцы заполнения электронной формы запроса.

Форматно-логическая проверка сформированного запроса осуществляется автоматически в процессе заполнения заявителем каждого из полей электронной формы запроса. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы запроса заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме запроса.

38. При формировании запроса заявителю обеспечивается:

возможность копирования и сохранения запроса, в том числе иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

возможность заполнения несколькими заявителями одной электронной формы запроса при обращении за государственной услугой, предполагающей направление совместного запроса несколькими заявителями;

возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы запроса;

сохранение ранее введенных в электронную форму запроса значений в любой момент по желанию пользователя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму запроса;

заполнение полей электронной формы запроса до начала ввода сведений заявителем с использованием сведений, размещенных в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме", и сведений, опубликованных на Едином портале, в части, касающейся сведений, отсутствующих в такой системе;

возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы запроса без потери ранее введенной информации;

возможность доступа заявителя на Единый портал к ранее поданным им запросам в течение не менее 1 года, а также частично сформированных запросов - в течение не менее 3 месяцев.

39. Сформированный и подписанный запрос, в том числе иные документы, необходимые для предоставления государственной услуги, направляются в Государственный архив Югры посредством Единого портала.

Государственный архив Югры обеспечивает прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и регистрацию запроса без необходимости повторного представления заявителем таких документов на бумажном носителе.

Предоставление государственной услуги начинается с момента приема и регистрации Государственным архивом Югры электронных документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

40. Заявителю в качестве результата предоставления государственной услуги обеспечивается по его выбору возможность получения:

электронного документа, подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в личном кабинете на Едином портале;

документа на бумажном носителе, подтверждающего содержание электронного документа, направленного Государственным архивом Югры в МФЦ;

информации из государственных информационных систем в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В случае если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления документов исключительно на бумажном носителе, заявителю обеспечивается возможность выбрать вариант получения результата предоставления государственной услуги в форме электронного документа, подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, независимо от формы и способа обращения за государственной услугой.

41. При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю направляется уведомление:

о приеме и регистрации запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, содержащее сведения о факте приема запроса и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и начале процедуры предоставления государственной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления государственной услуги;

о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления государственной услуги, содержащее сведения о принятии положительного решения о предоставлении государственной услуги и возможности получить результат предоставления государственной услуги либо мотивированный отказ в предоставлении государственной услуги.

Случаи и порядок предоставления государственной услуги в упреждающем (проактивном) режиме

42. Государственная услуга в упреждающем (проактивном) режиме не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

43. Предоставление государственной услуги включает выполнение следующих административных процедур:

прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении государственной услуги;

рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги;

выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.

Прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении государственной услуги

44. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Государственный архив Югры запроса о предоставлении государственной услуги.

45. Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административной процедуры:

за прием запроса, поступившего по почте, в том числе по электронной, посредством официального сайта Государственного архива Югры и его регистрацию, - документовед административного отдела Государственного архива Югры;

за прием и передачу документоведу для регистрации в системе электронного документооборота запроса (заявления), представленного заявителем лично, посредством VipNet, ГИС "Электронный архив Югры", - заведующий Отделом исполнения запросов Государственного архива Югры (далее - Отдел, заведующий отделом) либо работник, его замещающий.

46. Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:

а) прием и регистрация запроса осуществляется в течение 1 рабочего дня со дня поступления запроса в Государственный архив Югры;

б) передача зарегистрированного в системе электронного документооборота запроса в Отдел осуществляется в течение двух часов с момента регистрации запроса; при регистрации запроса после 15:00 часов - в течение первого часа рабочего дня, следующего за днем регистрации запроса;

в) при получении запроса в электронной форме, поступившего посредством Единого портала, в автоматическом режиме осуществляется форматно-логический контроль запроса, по завершении которого в течение 1 рабочего дня осуществляются следующие действия:

заявителю сообщается присвоенный запросу в электронной форме уникальный номер, по которому в соответствующем разделе Единого портала заявителю будет представлена информация о ходе выполнения указанного запроса;

после принятия запроса специалистом, ответственным за предоставление государственной услуги, статус запроса заявителя в личном кабинете на Едином портале обновляется до статуса "принято".

47. Критерий принятия решения о приеме и регистрации запроса: поступление запроса о предоставлении государственной услуги.

48. Результат выполнения административной процедуры: зарегистрированный запрос в системе электронного документооборота.

49. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры: факт регистрации запроса фиксируется в системе электронного документооборота Государственного архива Югры и в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций".

50. Зарегистрированный запрос направляется в Отдел посредством системы электронного документооборота.

Рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги

51. Основанием для начала административной процедуры является:

поступление работнику Отдела запроса, зарегистрированного в системе электронного документооборота.

52. Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административной процедуры:

за рассмотрение документов, необходимых для предоставления услуги, и оформление документов, являющихся результатом осуществления государственной услуги, - работник Отдела, ответственный за предоставление государственной услуги;

за подписание документов, являющихся результатом осуществления государственной услуги, - директор Государственного архива Югры либо лицо, его замещающее;

за проставление гербовой печати на документах, являющихся результатом предоставления государственной услуги, - начальник административного отдела Государственного архива Югры, а в его отсутствие - документовед административного отдела Государственного архива Югры;

за регистрацию в системе электронного документооборота документов, являющихся результатом предоставления услуги, - документовед административного отдела Государственного архива Югры;

за передачу документов, являющихся результатом предоставления услуги в отдел для регистрации в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций", - документовед административного отдела Государственного архива Югры;

за регистрацию документов, являющихся результатом предоставления услуги в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций", - заведующий Отделом, либо работник, его замещающий.

53. Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:

а) рассмотрение представленных заявителем документов, подготовка и оформление документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги;

б) подписание документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, в срок не более 2-х календарных дней со дня рассмотрения запроса и оформления документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги;

в) регистрация документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, в срок не более 1 календарного дня со дня их подписания директором Государственного архива Югры либо лицом, его замещающим;

направление заявителю уведомления на запрос, поступивший посредством Единого портала (о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления государственной услуги; об окончании предоставления государственной услуги) осуществляется в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня принятия решения о предоставлении государственной услуги либо об отказе в рассмотрении запроса;

г) при наличии оснований, указанных в пункте 26 настоящего Административного регламента, в течение 7 календарных дней со дня регистрации запроса заявителю направляется письмо об отказе в рассмотрении запроса.

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается заявителю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

54. Максимальный срок выполнения административной процедуры - не более 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае подачи заявления посредством Единого портала срок составляет 21 рабочий день со дня регистрации заявления.

55. Критерием принятия решения о предоставлении государственной услуги или об отказе в рассмотрении запроса является наличие или отсутствие оснований для отказа в рассмотрении запроса, указанных в пункте 26 настоящего Административного регламента.

56. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация документа, подписанного директором Государственного архива Югры либо лицом, его замещающим.

57. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры: факт регистрации документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги, фиксируется в системе электронного документооборота Государственного архива Югры и в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций".

58. Документы, подписанные директором Государственного архива Югры, передаются лицу, ответственному за выдачу (направление) результата предоставления государственной услуги.

Выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления услуги

59. Основанием для начала административной процедуры является: поступление документов, подписанных директором Государственного архива Югры.

60. Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административной процедуры:

за направление заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, почтой, электронной почтой, факсом, посредством системы электронного документооборота - документовед административного отдела Государственного архива Югры;

за выдачу заявителю (законному представителю) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, лично в руки - заведующий Отделом либо работник, его замещающий;

за направление заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, посредством канала защищенной связи VipNet (при взаимодействии с Пенсионным фондом Российской Федерации) посредством ГИС "Электронный архив Югры" - заведующий Отделом либо работник его замещающий.

61. Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:

выдача (направление) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, осуществляется в течение 1 рабочего дня со дня подписания документов, а в случае если заявление не относится к составу хранящихся документов, направление его для исполнения в другой орган (организацию) с уведомлением об этом заявителя и (или) представлением заявителю рекомендаций о дальнейших способах (путях) поиска запрашиваемой информации, осуществляется в течение 7 календарных дней с момента регистрации такого заявления.

62. Критерий принятия решения о выдаче (направлении) заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги: оформленные документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги.

63. Результат выполнения административной процедуры: выданные (направленные) заявителю документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги, способом, указанным в заявлении.

64. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:

в случае выдачи заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, получатель документов расписывается на их копиях с проставлением даты получения, подписи, расшифровки подписи или в сопроводительном письме к ним, указывая дату их получения; запись о получении заявителем документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, фиксируется в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций";

в случае направления заявителю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, почтой, запись об отправке документов фиксируется в реестре исходящей корреспонденции, а также в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций";

направление заявителю уведомлений (о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления государственной услуги; об окончании предоставления государственной услуги) и результата предоставления государственной услуги осуществляется посредством Единого портала либо по адресу электронной почты заявителя с отметкой о доставке;

направление заявления для исполнения в другой орган (организацию) осуществляется почтовым отправлением, электронной почтой либо посредством системы электронного документооборота.

65. Выдача результата предоставления государственной услуги в МФЦ осуществляется в соответствии с заключенным соглашением о взаимодействии между МФЦ и Архивной службой Югры, регламентом работы МФЦ.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, также принятием ими решений

66. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также решений, принятых (осуществляемых) ответственными должностными лицами в ходе предоставления государственной услуги, осуществляется на постоянной основе заведующим Отдела.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, порядок и формы контроля полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

67. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги (далее - плановые, внеплановые проверки, проверки) на основании приказа Архивной службы Югры.

68. Периодичность проведения плановых проверок устанавливается на основании годового плана работы Архивной службы Югры.

69. Внеплановые проверки проводятся в случае выявления Архивной службой Югры нарушения положений настоящего Административного регламента либо поступления жалобы заявителя на решения или действия (бездействие) Государственного архива Югры, его должностных лиц, работников, принятые или осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги.

Проверки проводятся лицами, уполномоченными руководителем Архивной службы Югры, либо лицом, его замещающим.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Акт подписывается лицами, участвующими в проведении проверки.

70. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем направления в адрес Архивной службы Югры:

предложений о совершенствовании нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги;

сообщений о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе должностных лиц;

жалоб по фактам нарушения должностными лицами прав, свобод или законных интересов граждан.

Ответственность должностных лиц, государственных служащих органа, предоставляющего государственную услугу, и работников организаций, участвующих в ее предоставлении, за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги, в том числе за необоснованные межведомственные запросы

71. Должностные лица, работники Государственного архива Югры несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в том числе за необоснованные межведомственные запросы.

Персональная ответственность должностных лиц, работников Государственного архива Югры закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

Работники МФЦ в соответствии со статьей 9.6 Закона автономного округа от 11 июня 2010 года N 102-оз "Об административных правонарушениях" несут административную ответственность.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, многофункционального центра, а также их должностных лиц, государственных служащих, работников

72. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.

73. Жалоба на решения, действия (бездействие) должностных лиц, работников Государственного архива Югры подается для рассмотрения директору Государственного архива Югры.

В случае если обжалуются решения и действия (бездействие) Государственного архива Югры, его директора жалоба подается в Архивную службу Югры.

74. Жалоба на решения, действия (бездействие) МФЦ либо его руководителя подается для рассмотрения в Департамент экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Жалоба на решения, действия (бездействие) работников МФЦ подается для рассмотрения его руководителю.

75. Информирование о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется посредством телефонной связи, размещения информации на Едином портале, официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, а также при личном обращении заявителя.

Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы размещается на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, на официальных сайтах Архивной службы Югры и Государственного архива Югры, Едином портале.

76. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, регулируется:

Федеральным законом N 210-ФЗ;

постановлением Правительства автономного округа от 2 ноября 2012 года N 431-п "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, предоставляющих государственные услуги, и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Югры" и его работников".