Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25 января 2023 г. N 14-2/ООГ-434 О ведении работодателем документов в электронном виде

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25 января 2023 г. N 14-2/ООГ-434

Вопрос: В силу части второй ст. 22.1 ТК РФ положения Трудового кодекса об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись. При этом согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ  информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Верно ли, что кадровые документы, в отношении которых ТК РФ не содержит ни требования об их оформлении на бумажном носителе, ни требования об ознакомлении с ними работника под роспись, могут оформляться в электронном виде без соблюдения требований статей 22.1 - 22.3 ТК РФ. Например, трудовое законодательство не содержит указания на необходимость ведения табеля учета рабочего времени на бумажном носителе или ознакомления его с работником. Может ли данный документ вестись в электронной форме без введения в организации электронного документооборота? Также законодательство не содержит требования об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении работника под роспись с предложением вакансий при сокращении. Может ли работодатель, который не вводил у себя ЭКДО, направить работнику соответствующее предложение в электронном виде?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции Ваше обращение о консультировании по вопросу ведения работодателем документом в электронном виде, поступившее на официальный сайт Минтруд России в электронной форме от 13 января 2023 г. и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Данное мнение Минтруда России не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В силу статьи 356 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляет федеральная инспекция труда.

Таким образом, работник, работодатель вправе обратиться в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) и ее территориальные органы за предоставлением государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права в порядке, установленном Административным регламентом предоставления вышеназванной государственной услуги (утвержден приказом Роструда от 23 августа 2019 г. N 230).

Дополнительно информируем.

В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации.

Соответственно, нет законных оснований для ведения только в электронном виде указанных документов, за исключением работодателей, внедривших электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее - ЭКДО) в соответствии со статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).

Частью третьей статьи 81 и частью первой статьи 180 ТК РФ прямо предусмотрена необходимость письменного согласия работника на его перевод на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

Что касается ведения учета рабочего времени, то согласно части четвертой статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. При этом форму ведения указанного учета ТК РФ не устанавливает.

Одновременно, в соответствии с пунктами 1 и 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Так, согласно приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н (издан в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, редакция от 15 июня 2020 г.) в государственном (муниципальном) учреждении для учета использования рабочего времени в качестве первичного учетного документа применяется форма по ОКУД - 0504421.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).

Согласно части 3 статьи 19 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (в редакции от 2 июля 2013 г.) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 г., предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с данным Федеральным законом.

Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства

Т.В. Маленко