Как бухгалтеру закрыть год
В конце года проверьте остатки по всем счетам. Для этого проведите инвентаризацию имущества и расчетов с поставщиками и покупателями.
После этого сделайте реформацию баланса.
Как провести инвентаризацию имущества
Перед началом инвентаризации составьте приказ о ее проведении. Для него предусмотрена специальная форма N ИНВ-22.
Как заполнить этот приказ, написано в бераторе "Первичные документы" на странице II/04/03.
Имущество фирмы - это основные средства, нематериальные активы, материалы, деньги и т.д. Чтобы провести их инвентаризацию, надо:
- оформить инвентаризационную опись или акт инвентаризации;
- составить сличительную ведомость;
- заполнить ведомость по результатам инвентаризации;
- отразить результаты инвентаризации в учете.
Обратите внимание: инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года.
Как составить инвентаризационную опись (акт)
Для инвентаризационных описей и актов предусмотрены специальные формы.
Акт инвентаризации составьте по расходам будущих периодов (форма N ИНВ-11) и отгруженным товарам (форма N ИНВ-4).
Кроме того, оформите акт при проверке денег в кассе. Для этого документа предусмотрена специальная форма N ИНВ-15.
При проверке другого имущества составьте инвентаризационную опись. Оформите отдельную опись на каждый вид имущества. Выпишите этот документ на основные средства (форма N ИНВ-1), на материалы (форма N ИНВ-3) и т.д.
Эти документы оформите в двух экземплярах. Первый оставьте в бухгалтерии, а второй отдайте работнику, ответственному за сохранность имущества.
Этот человек должен дать расписку на первой странице каждой описи. Этим он подтверждает, что имущество по всем первичным документам учтено (оприходовано или списано). Сделать это надо до начала проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверьте свое имущество. Для этого сосчитайте основные средства, взвесьте сырье и т.д. По мере этого заполняйте инвентаризационные описи и акты.
После окончания проверки все описи должны подписать члены инвентаризационной комиссии.
Как составить сличительную ведомость
Если вы обнаружите, что какого-то имущества не хватает, или найдете предметы, которые не числятся в бухучете, то составьте сличительную ведомость.
Для сличительных ведомостей предусмотрены две формы: N ИНВ-18 и ИНВ-19. Первую составьте после проверки основных средств, вторую - после инвентаризации товаров, материалов и т.д.
Обратите внимание: сличительную ведомость не надо составлять после проверки денег в кассе фирмы. Излишек или недостаток отразите сразу в акте инвентаризации.
Сличительную ведомость оформите в двух экземплярах. Первый оставьте в бухгалтерии, второй передайте работнику, ответственному за сохранность ценностей.
Как заполнить ведомость по результатам инвентаризации
Для ведомости по учету результатов инвентаризации есть специальная форма N ИНВ-26. В ней отразите итоговые данные по всем видам имущества.
Данные для заполнения этого документа возьмите из инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Как отразить результаты инвентаризации
Если вы обнаружили имущество, которое не числится в учете, то оприходуйте его такой проводкой:
Дебет 10, 41 ... Кредит 91-1
- оприходовано имущество, выявленное при инвентаризации.
Если вы обнаружили, что какого-либо имущества не хватает, то на его стоимость сделайте такую проводку:
Дебет 94 Кредит 10, 41 ...
- отражена недостача имущества.
По некоторому имуществу (например, сахар, фрукты) установлены нормы естественной убыли. Недостачу в пределах этих норм отразите так:
Дебет 20, 44 Кредит 94
- отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
Если для имущества нормы естественной убыли не установлены или сумма недостачи больше, то определите виновных лиц. Как правило, это человек, ответственный за сохранность товаров, материалов и т.д.
В этом случае спишите недостачу так:
Дебет 73-2 Кредит 94
- списана недостача за счет виновного лица.
Если виновного найти не удалось, то спишите недостачу так:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списана недостача, по которой не установлено виновное лицо.
Пример 1. ООО "Пассив" 28 декабря 2002 года провело инвентаризацию склада. В результате обнаружены запчасти стоимостью 10 000 руб., которые не числятся в бухучете.
Кроме того, инвентаризационная комиссия выявила недостачу двух колес. Они стоят 6000 руб. Стоимость колес списана за счет начальника склада.
Эти операции бухгалтер "Пассива" отразил так:
Дебет 10 Кредит 91-1
- 10 000 руб. - оприходованы запчасти;
Дебет 94 Кредит 10
- 6000 руб. - отражена недостача колес;
Дебет 73-2 Кредит 94
- 6000 руб. - списана недостача за счет начальника склада.
Как провести инвентаризацию расчетов
Чтобы провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, надо:
- составить акт сверки расчетов;
- оформить акт инвентаризации;
- отразить результаты инвентаризации в учете.
Как составить акт сверки
Для акта сверки специального бланка не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:
Акт сверки расчетов
между ООО "Пассив" и ЗАО "Актив" на 31 декабря 2002 года
от 31 декабря 2002 г. |
Возникновение задолженности ЗАО "Ак-
тив" перед ООО "Пассив" |
Погашение задолженности ЗАО
"Актив" перед ООО "Пассив" |
| Дата |
Сумма |
Основание |
Дата |
Сумма |
Основание |
| 28.10.2002 |
600 000 руб. |
Накладная
N 86 |
18.11.2002 |
800 000
руб. |
Платежное
поручение N
698 |
| 20.11.2002 |
650 000 руб. |
Накладная
N 94 |
- |
- |
- |
| Итого |
1 250 000
руб. |
- |
- |
800 000
руб. |
- |
Итого задолженность ЗАО "Актив" перед ООО "Пассив" по состоянию на 31
декабря 2002 года составляет 450 000 рублей.
Директор ЗАО "Актив" Директор ООО "Пассив"
/Иванов А.Г./ /Сидоров Р.Г./ |
Этот акт оформите по каждому покупателю и поставщику в двух экземплярах. Первый экземпляр оставьте в бухгалтерии, второй направьте фирме, с которой производилась сверка.
Как оформить акт инвентаризации
Для акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами есть специальная форма N ИНВ-17. Как заполнить этот документ, написано в бераторе "Первичные документы" на странице IX/02/06.
Как отразить результаты инвентаризации
По результатам инвентаризации выявите долги, по которым истек срок исковой давности. Спишите их на прочие доходы (если должны вы) или на прочие расходы (если долг перед вами).
Для списания долга руководитель должен составить приказ.
Как составить приказ на списание долга покупателя и отразить эту операцию в учете, написано в июньском номере нашего журнала.
Приказ о списании своего долга составьте в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:
ЗАО "Актив"
Приказ
от 31 декабря 2002 г. N 3112/2202
О списании просроченной кредиторской задолженности
На основании Акта инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками
от 31 декабря 2002 г. приказываю списать задолженность с истекшим сро-
ком исковой давности перед ООО "Дельта" в сумме 12 000 рублей.
Генеральный директор ЗАО "Актив" /Иванов А.Г./ |
Свой долг спишите такой проводкой:
Дебет 60, 76 Кредит 91-1
- списана задолженность с истекшим сроком исковой давности.
