Компенсация за использование автомобиля сотрудника: разъяснения налоговиков (Ф. Савельев, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2002 г.)

Компенсация за использование автомобиля сотрудника:
разъяснения налоговиков

Сотрудники, которые используют свои автомобили в служебных целях, имеют право на компенсацию. Ее размер устанавливает фирма.

Но при расчете налога на прибыль и налога на доходы граждан надо учитывать нормы. Какие это лимиты и как их применять, недавно рассказали налоговики.

Чтобы выдать компенсацию за использование личного транспорта, надо:

- составить должностную инструкцию;

- издать приказ о назначении компенсации;

- рассчитать налоги.

Как составить должностную инструкцию

Компенсация за использование личного автомобиля положена только тем сотрудникам, работа которых связана со служебными поездками. Например, это водители, курьеры, торговые представители и т.д.

Разъездной характер работы подтвердите должностной инструкцией работника. В ней сделайте, например, такую запись:

Утверждаю: Генеральный директор ЗАО "Актив" В.Д. Сомов ________________ 1 ноября 2002 года Должностная инструкция водителя легкового автомобиля ЗАО "Актив" ... 2.1. Водитель обязан по указанию начальника транспортного отдела осуществлять перевозку сотрудников ЗАО "Актив". Направление движения указывается в путевом листе. ... Согласовано: начальник отдела кадров С инструкцией ознакомлен: 1 ноября 2002 года /И.И. Петров/ 1 ноября 2002 года /Ф.М. Сидоров/

Как составить приказ

Сначала определите величину компенсации. Это должен сделать руководитель фирмы.

После этого директор издает приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

К этому приказу приложите нотариально заверенную копию техпаспорта машины.

Если сотрудник водит автомобиль по доверенности, то сделайте ее копию и тоже приложите к приказу.

Как рассчитать налоги

Налог на прибыль

Налог на прибыль уменьшает компенсация, которая не превышает установленные Правительством нормы. Они есть в постановлении от 8 февраля 2002 г. N 92.

Эти нормы зависят от объема двигателя автомобиля:

- если объем двигателя машины работника меньше 2000 куб. см, то каждый месяц фирма может уменьшить налог на прибыль на 1200 рублей;

- если объем двигателя больше этой величины, то ежемесячно налог можно уменьшить на 1500 рублей.

Налог на доходы физлиц

Если вы назначите сотруднику компенсацию больше нормы, то с суммы превышения придется заплатить налог на доходы физлиц.

Но как определить нормы? Дело в том, что специальных нормативов для налога на доходы не установлено. Как в этом случае считать налог, мы писали в апрельском номере журнала "Практическая бухгалтерия".

Недавно налоговики высказали свою точку зрения по этому вопросу (письмо УМНС по г.Москве от 31 октября 2002 г. N 27-08а/52444).

По мнению налогового ведомства, для расчета налога на доходы нельзя брать нормы, установленные постановлением N 92. Чтобы посчитать налог, нужно руководствоваться приказом Минфина от 4 февраля 2000 г. N 16н. Этот документ определял нормы до 2002 года. Они намного меньше, чем нормативы, установленные Правительством в этом году.

Свою позицию налоговики обосновали так. Правительственные нормы предназначены только для налога на прибыль. Поэтому на подоходный налог они не распространяются.

Мы не согласны с такой позицией. Дело в том, что в главе кодекса о налоге на доходы физлиц сказано, что нормы должны устанавливаться законодательством. При этом не указано, кем именно: Правительством, Минфином или каким-то другим ведомством.

Правительственное постановление вышло позже минфиновского приказа. Кроме того, оно издано в соответствии с требованиями налогового законодательства. Поэтому при расчете налога на доходы физлиц можно применять нормы, установленные постановлением N 92.

Выбор между приказом и постановлением придется делать бухгалтеру.

Обратите внимание: если вы воспользуетесь правительственными нормами, то, возможно, придется отстаивать свою позицию в суде. Если вы не готовы к этому, то применяйте нормы Минфина.

ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев

При расчете этих налогов также учитывайте нормы. Какие именно (правительственные или минфиновские) - опять же решать вам.

В письме налоговики говорят только о налоге на доходы. Но, следуя их логике, к ЕСН и взносам на страхование от несчастных случаев нельзя применять нормы, утвержденные постановлением N 92.

По нашему же мнению, при расчете этих налогов фирмы могут воспользоваться правительственными нормативами.

В этом случае ЕСН с компенсации не платите. Причем этим налогом не облагаются выплаты в пределах норм и сверх них.

В первом случае налог не надо считать потому, что ЕСН не нужно платить с компенсаций в пределах норм.

Со сверхнормативных выплат ЕСН не надо начислять потому, что они не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

А вот взносы на страхование от несчастных случаев с выплат, которые превышают нормы, заплатить придется. Компенсация в пределах норм этим налогом не облагается.

Пример 1. В ноябре 2002 года курьеру ООО "Пассив" Петрову назначена компенсация за использование личных "Жигулей" в служебных целях. Сумма компенсации равна 2500 руб. Объем двигателя машины сотрудника составляет 1500 куб. см.

"Пассив" платит взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 1 процент.

Так как объем двигателя меньше 2000 куб. см, то норма для компенсации равна 1200 руб. Эта сумма уменьшит облагаемую налогом прибыль фирмы.

С компенсации, назначенной работнику, надо заплатить такие налоги.

Налог на доходы физлиц:

(2500 руб. - 1200 руб.) x 13% = 169 руб.

Взносы на страхование от несчастных случаев:

(2500 руб. - 1200 руб.) x 1% = 13 руб.

Эти операции бухгалтер "Пассива" отразит так:

Дебет 44 Кредит 70

- 2500 руб. - начислена компенсация за использование автомобиля;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев"

- 13 руб. - начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 169 руб. - удержан налог на доходы физлиц;

Дебет 70 Кредит 50

- 2331 руб. (2500 - 169) - выдана компенсация за использование личного автомобиля.

Ф. Савельев,

эксперт аналитической группы "РАДА"

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2002 г.