Приказ Министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края от 6 февраля 2023 г. N 13-о/д "Об утверждении Порядка использования органами государственной власти Ставропольского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, государственными учреждениями Ставропольского края и муниципальными учреждениями Ставропольского края системы видео-конференц-связи"

В соответствие с подпунктом 4 пункта 8 Положения об информационно-телекоммуникационной сети органов государственной власти Ставропольского края, утвержденного постановлением Правительства Ставропольского края от 24 декабря 2010 г. N 465-п приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок использования органами государственной власти Ставропольского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, государственными учреждениями Ставропольского края и муниципальными учреждениями Ставропольского края системы видео-конференц-связи.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Шевченко В.В.

3. Настоящий приказ вступает в силу на следующий день после дня его официального опубликования.

Министр

И.И. Ковалев

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства энергетики,

промышленности и связи

Ставропольского края

от 6 февраля 2023 г. N 13-о/д

Порядок
использования органами государственной власти Ставропольского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, государственными учреждениями Ставропольского края и муниципальными учреждениями Ставропольского края системы видео-конференц-связи

I. Общие положения

1. Система видео-конференц-связи Ставропольского края (далее соответственно - ВКС, система ВКС) предназначена для проведения совещаний, презентаций и других мероприятий с участием Губернатора Ставропольского края, должностных лиц органов государственной власти Ставропольского края, органов местного самоуправления Ставропольского края и иных участников.

2. Система ВКС состоит из программно-аппаратного комплекса Vinteo Server и информационно телекоммуникационной сети органов государственной власти Ставропольского края.

3. В настоящем Порядке используются следующие термины:

1) сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме проведения совещания с дистанционным участием приглашенных участников посредством видео-конференц-связи;

2) администратор ВКС - работник государственного казенного учреждения Ставропольского края "Краевой центр информационных технологий", ответственный за обеспечение работоспособности и управление системой ВКС, управляющий ходом проведения сеанса ВКС;

3) оператор сеанса ВКС - работник организационно-протокольного управления аппарата Правительства Ставропольского края, ответственный за техническое обеспечение сеанса ВКС, проводимого Губернатором Ставропольского края, первыми заместителями председателя, заместителями председателя Правительства Ставропольского края;

4) организатор мероприятия - инициатор проведения сеанса ВКС, выполняющий комплекс мер по организации мероприятия;

5) абонентский пункт - помещение, оборудованное аппаратурой видео-конференц-связи, подключенной к системе ВКС;

6) участник сеанса ВКС - должностное лицо органа государственной власти Ставропольского края, органа местного самоуправления Ставропольского края или иное лицо, принимающие участие в сеансе ВКС;

7) специалист организатора сеанса ВКС - уполномоченное организатором должностное лицо, ответственное за взаимодействие с администратором системы ВКС и (или) оператором сеанса ВКС для подготовки и проведения сеанса ВКС;

8) ПО - программное обеспечение;

9) технический сеанс - мероприятие, направленное на проверку работоспособности ПО и терминалов абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, и доведения программы мероприятия до участников;

10) технический специалист участника сеанса ВКС - лицо, ответственное за подготовку и обеспечение работоспособности абонентского пункта со стороны участника сеанса ВКС.

II. Порядок организации сеансов видео-конференц-связи

4. Работник организатора мероприятия подает заявку на проведение сеанса ВКС администратору ВКС через систему подачи заявок, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: https://www.cit-sk.ru/vc/, не позднее 3 рабочих дней до начала сеанса ВКС.

5. Получив заявку от организатора сеанса ВКС, администратор ВКС направляет в адрес организатора мероприятия необходимую информацию для подключения участников сеанса ВКС посредством электронной почты не позднее 2 рабочих дней до начала сеанса ВКС.

6. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одно и тоже время и дату решение о проведении мероприятия на указанные дату и время принимается администратором ВКС, исходя из иерархии правового статуса организатора мероприятия или очередности подачи заявки.

7. При подготовке программы сеанса ВКС организатору мероприятия необходимо учитывать, что продолжительность мероприятия, не должна превышать одного часа.

8. Работник организатора мероприятия несет ответственность за актуальность и своевременное представление заявки.

9. Работник организатора мероприятия обеспечивает оповещение участников сеанса ВКС не позднее 2 рабочих дней до начала сеанса ВКС любым удобным способом.

10. Работник организатора мероприятия направляет администратору ВКС актуальную информацию об участниках сеанса ВКС и их количестве не позднее чем за 2 часа до начала сеанса ВКС.

11. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на сеансе ВКС определяется решением организатора мероприятия.

12. Демонстрация информационных материалов (презентаций, изображений, видеоматериалов, аудиоматериалов) в ходе проведения сеанса ВКС осуществляется организатором мероприятия или участником сеанса ВКС самостоятельно. Ответственность за содержимое информационных материалов несет организатор мероприятия.

13. Губернатор Ставропольского края, первые заместители председателя, заместители председателя Правительства Ставропольского края вправе проводить внеплановые сеансы ВКС в любое время, независимо от поданных заявок и запланированных мероприятий. В таких случаях администратор ВКС извещает организатора запланированного сеанса ВКС об отмене и предлагает для согласования другие дату и время проведения.

14. При проведении внеплановых сеансов ВКС организатор мероприятия, не менее чем за 3 часа до начала мероприятия согласовывает возможность его проведения с администратором ВКС и обеспечивает экстренное оповещение участников.

III. Порядок проведения сеанса видео-конференц-связи

15. Перед началом сеанса ВКС проводится технический сеанс.

16. Технический сеанс проводит специалист организатора сеанса ВКС при участии технических специалистов участников сеанса ВКС и администратора ВКС.

17. Технический сеанс начинается за один час до начала сеанса ВКС.

18. Участник сеанса ВКС, не принявший участие в техническом сеансе, не допускается к участию в сеансе ВКС.

19. Предварительный технический сеанс для участников сеанса ВКС, ранее не подключенных к системе ВКС, должен быть осуществлен не позднее одного рабочего дня до начала сеанса ВКС.

20. При подключении к сеансу ВКС, участник сеанса ВКС, должен указать свои данные в формате "Фамилия Имя Отчество" и удостовериться в их корректном отображении на дисплее.

21. Технический сеанс прекращается за 10 минут до начала сеанса ВКС.

22. После окончания технического сеанса участник сеанса ВКС обязан отключить микрофон абонентского пункта, включить камеру и не отключать ее на протяжении всего мероприятия.

23. Не позднее, чем за 30 минут до начала мероприятия участник сеанса ВКС должен занять свое место в кадре, проверить корректность отображаемых данных, фокусировки и направления камеры.

24. Участник сеанса ВКС должен располагаться лицом к камере на расстоянии не более 3 метров от нее.

25. Включать микрофон разрешается только тогда, когда участнику сеанса ВКС передано слово, либо во время обсуждения вопросов. Говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы.

26. Во время проведения сеанса ВКС участникам сеанса ВКС рекомендуется исключить любые действия и факторы, мешающие проведению мероприятия (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также необходимо сохранять настройки оборудования и следовать инструкциям, полученным во время проведения технического сеанса. В случае, если со стороны участника сеанса ВКС будут наблюдаться посторонние шумы, мешающие проведению сеанса ВКС, он может быть отключен без предупреждения администратором ВКС.

27. Внешний вид участника сеанса ВКС должен соответствовать установленным законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе требованиям к гражданским служащим, Кодексу этики и служебного поведения государственных гражданских служащих. При несоблюдении требований к внешнему виду участник сеанса ВКС может быть отключен.

28. Для обеспечения качественного проведения сеансов ВКС рекомендуется использовать информационно-телекоммуникационную сеть органов государственной власти Ставропольского края, а также стационарное оборудование, установленное в абонентских пунктах. В случае использования для участия в сеансе ВКС иных сетей передачи данных или мобильных устройств, ответственность за качество соединения, изображения и звука возлагается на участника сеанса ВКС.

IV. Права и обязанности работника организатора мероприятия

29. Работник организатора мероприятия:

1) отвечает за организацию сеанса ВКС и технического сеанса;

2) проводит технический сеанс;

3) направляет заявку на проведение сеанса ВКС не позднее 3 рабочих дней до начала сеанса ВКС;

4) своевременно доводит до участников сеанса ВКС необходимую информацию, касательно проведения сеанса ВКС;

5) направляет администратору ВКС не позднее 2 часов до начала актуальную информацию об участниках сеанса ВКС и их количестве;

6) согласовывает нахождение представителей СМИ в абонентских пунктах участников сеанса ВКС;

7) незамедлительно сообщает администратору ВКС об отмене сеанса ВКС.

30. Работник организатора мероприятия имеет право:

1) получать необходимую информацию для подключения участников к сеансу ВКС;

2) запрашивать осуществление записи сеанса ВКС, за исключением сеансов ВКС с участием Губернатора Ставропольского края;

3) в случае необходимости согласовывать с администратором ВКС изменение времени и даты сеанса ВКС;

4) сообщать администратору ВКС о возникших во время технического сеанса и сеанса ВКС инцидентах, связанных с работой системы ВКС.

V. Права и обязанности технического специалиста участника сеанса видео-конференц-связи

31. Технический специалист участника сеанса ВКС:

1) отвечает за подключение к сеансам ВКС;

2) обязан своевременно прибыть в абонентский пункт для участия в сеансе ВКС;

3) обеспечивает работоспособность оборудования ВКС и ПО в абонентском пункте, в том числе и во время проведения сеанса ВКС;

4) принимает меры к устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС;

5) при невозможности устранить возникшие неисправности до начала сеанса ВКС ставит в известность администратора ВКС и организатора мероприятия;

6) согласовывает со специалистом организатора сеанса ВКС нахождение представителей СМИ в абонентском пункте;

7) отвечает на видеовызов администратора ВКС или осуществляет видеовызов в соответствии с имеющимися параметрами подключения и информирует о готовности к проведению сеанса ВКС;

8) разъясняет порядок действий участникам сеанса ВКС во время сеанса ВКС;

9) незамедлительно ставит в известность администратора ВКС и организатора мероприятия о технических неисправностях во время проведения мероприятия и о принимаемых мерах для их устранения;

10) настраивает положение камеры таким образом, чтобы в фокус попадало не более 3 участников сеанса ВКС (при необходимости допускается изменение по согласованию с организатором мероприятия и администратором ВКС);

11) устанавливает микрофон (при наличии) на расстоянии не менее 50 сантиметров, но не более 150 сантиметров от участника сеанса ВКС, а также обеспечивает отсутствие посторонних звуков и шумов;

12) настраивает освещение в соответствии с рекомендациями:

исключить попадание прямых солнечных лучей на участника сеанса ВКС или объектив камеры;

камеру необходимо направлять от источника света;

задний фон участника сеанса ВКС не должен содержать источников естественного или искусственного света и быть ярче основного кадра;

при низком уровне освещенности необходимо использовать дополнительные источники света.

32. Права технического специалиста участника сеанса ВКС:

1) обращаться к администратору ВКС за консультацией по необходимому оборудованию ВКС или ПО для участия в сеансе ВКС;

2) запрашивать у администратора ВКС проведение дополнительных технических сеансов.

VI. Права и обязанности оператора сеанса видео-конференц-связи

33. Оператор сеанса ВКС:

1) осуществляет техническое сопровождение сеанса ВКС, проводимого Губернатором Ставропольского края, первыми заместителями председателя, заместителями председателя Правительства Ставропольского края;

2) осуществляет оперативный контроль и управляет работой системы ВКС в ходе подготовки и проведения сеанса ВКС в интересах Губернатора Ставропольского края, первых заместителей председателя, заместителей председателя Правительства Ставропольского края.

3) оказывает методическую и техническую помощь техническим специалистам участника сеанса ВКС с целью повышения качества и надежности сеансов ВКС;

4) имеет право запрашивать у специалиста организатора сеанса ВКС дополнительную информацию, необходимую для проведения сеанса ВКС.

VII. Обязанности администратора видео-конференц-связи

34. Администратор ВКС:

1) обеспечивает администрирование и техническое функционирование системы ВКС;

2) управляет конфигурацией и настройками серверного оборудования ВКС, включая обновление программного обеспечения и модернизацию оборудования;

3) проводит своевременное техническое обслуживание системы ВКС;

4) обеспечивает администрирование системы подачи заявок на сеансы ВКС;

5) осуществляет оперативный контроль и управляет работой системы ВКС в ходе подготовки и проведения сеанса ВКС.

6) доводит до работника организатора мероприятия информацию для подключения участников сеанса ВКС (номер комнаты, код доступа, ссылку для подключения иных участников сеанса ВКС, инструкцию по подключению);

7) осуществляет подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС.

8) принимает меры по устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС;

9) оказывает методическую и техническую помощь техническим специалистам участников сеанса ВКС с целью повышения качества и надежности сеансов ВКС.

10) определяет техническую возможность сопряжения системы ВКС с системами иных участников ВКС, принадлежащим другим ведомствам и организациям, и обеспечивает такое сопряжение при наличии технической возможности.

11) участвует в разработке и реализации планов развития системы ВКС.

12) обеспечивает соблюдение настоящего Регламента.

35. Администратор ВКС имеет право:

1) изменять время и дату проведения сеансов ВКС, исходя из очередности поступивших заявок и (или) иерархии правого статуса организатора мероприятия;

2) отклонять заявку на проведение сеанса ВКС в случае несоблюдения Регламента;

3) проводить дополнительные технические сеансы;

4) запрашивать у работника организатора мероприятия дополнительную информацию, необходимую для проведения сеанса ВКС;

5) при наличии посторонних шумов от участника сеанса ВКС, мешающих проведению сеанса ВКС, отключать такого участника сеанса ВКС без предупреждения.