I. Общие положения
1. Система видео-конференц-связи Ставропольского края (далее соответственно - ВКС, система ВКС) предназначена для проведения совещаний, презентаций и других мероприятий с участием Губернатора Ставропольского края, должностных лиц органов государственной власти Ставропольского края, органов местного самоуправления Ставропольского края и иных участников.
2. Система ВКС состоит из программно-аппаратного комплекса Vinteo Server и информационно телекоммуникационной сети органов государственной власти Ставропольского края.
3. В настоящем Порядке используются следующие термины:
1) сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме проведения совещания с дистанционным участием приглашенных участников посредством видео-конференц-связи;
2) администратор ВКС - работник государственного казенного учреждения Ставропольского края "Краевой центр информационных технологий", ответственный за обеспечение работоспособности и управление системой ВКС, управляющий ходом проведения сеанса ВКС;
3) оператор сеанса ВКС - работник организационно-протокольного управления аппарата Правительства Ставропольского края, ответственный за техническое обеспечение сеанса ВКС, проводимого Губернатором Ставропольского края, первыми заместителями председателя, заместителями председателя Правительства Ставропольского края;
4) организатор мероприятия - инициатор проведения сеанса ВКС, выполняющий комплекс мер по организации мероприятия;
5) абонентский пункт - помещение, оборудованное аппаратурой видео-конференц-связи, подключенной к системе ВКС;
6) участник сеанса ВКС - должностное лицо органа государственной власти Ставропольского края, органа местного самоуправления Ставропольского края или иное лицо, принимающие участие в сеансе ВКС;
7) специалист организатора сеанса ВКС - уполномоченное организатором должностное лицо, ответственное за взаимодействие с администратором системы ВКС и (или) оператором сеанса ВКС для подготовки и проведения сеанса ВКС;
8) ПО - программное обеспечение;
9) технический сеанс - мероприятие, направленное на проверку работоспособности ПО и терминалов абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, и доведения программы мероприятия до участников;
10) технический специалист участника сеанса ВКС - лицо, ответственное за подготовку и обеспечение работоспособности абонентского пункта со стороны участника сеанса ВКС.
II. Порядок организации сеансов видео-конференц-связи
4. Работник организатора мероприятия подает заявку на проведение сеанса ВКС администратору ВКС через систему подачи заявок, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: https://www.cit-sk.ru/vc/, не позднее 3 рабочих дней до начала сеанса ВКС.
5. Получив заявку от организатора сеанса ВКС, администратор ВКС направляет в адрес организатора мероприятия необходимую информацию для подключения участников сеанса ВКС посредством электронной почты не позднее 2 рабочих дней до начала сеанса ВКС.
6. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одно и тоже время и дату решение о проведении мероприятия на указанные дату и время принимается администратором ВКС, исходя из иерархии правового статуса организатора мероприятия или очередности подачи заявки.
7. При подготовке программы сеанса ВКС организатору мероприятия необходимо учитывать, что продолжительность мероприятия, не должна превышать одного часа.
8. Работник организатора мероприятия несет ответственность за актуальность и своевременное представление заявки.
9. Работник организатора мероприятия обеспечивает оповещение участников сеанса ВКС не позднее 2 рабочих дней до начала сеанса ВКС любым удобным способом.
10. Работник организатора мероприятия направляет администратору ВКС актуальную информацию об участниках сеанса ВКС и их количестве не позднее чем за 2 часа до начала сеанса ВКС.
11. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на сеансе ВКС определяется решением организатора мероприятия.
12. Демонстрация информационных материалов (презентаций, изображений, видеоматериалов, аудиоматериалов) в ходе проведения сеанса ВКС осуществляется организатором мероприятия или участником сеанса ВКС самостоятельно. Ответственность за содержимое информационных материалов несет организатор мероприятия.
13. Губернатор Ставропольского края, первые заместители председателя, заместители председателя Правительства Ставропольского края вправе проводить внеплановые сеансы ВКС в любое время, независимо от поданных заявок и запланированных мероприятий. В таких случаях администратор ВКС извещает организатора запланированного сеанса ВКС об отмене и предлагает для согласования другие дату и время проведения.
14. При проведении внеплановых сеансов ВКС организатор мероприятия, не менее чем за 3 часа до начала мероприятия согласовывает возможность его проведения с администратором ВКС и обеспечивает экстренное оповещение участников.
III. Порядок проведения сеанса видео-конференц-связи
15. Перед началом сеанса ВКС проводится технический сеанс.
16. Технический сеанс проводит специалист организатора сеанса ВКС при участии технических специалистов участников сеанса ВКС и администратора ВКС.
17. Технический сеанс начинается за один час до начала сеанса ВКС.
18. Участник сеанса ВКС, не принявший участие в техническом сеансе, не допускается к участию в сеансе ВКС.
19. Предварительный технический сеанс для участников сеанса ВКС, ранее не подключенных к системе ВКС, должен быть осуществлен не позднее одного рабочего дня до начала сеанса ВКС.
20. При подключении к сеансу ВКС, участник сеанса ВКС, должен указать свои данные в формате "Фамилия Имя Отчество" и удостовериться в их корректном отображении на дисплее.
21. Технический сеанс прекращается за 10 минут до начала сеанса ВКС.
22. После окончания технического сеанса участник сеанса ВКС обязан отключить микрофон абонентского пункта, включить камеру и не отключать ее на протяжении всего мероприятия.
23. Не позднее, чем за 30 минут до начала мероприятия участник сеанса ВКС должен занять свое место в кадре, проверить корректность отображаемых данных, фокусировки и направления камеры.
24. Участник сеанса ВКС должен располагаться лицом к камере на расстоянии не более 3 метров от нее.
25. Включать микрофон разрешается только тогда, когда участнику сеанса ВКС передано слово, либо во время обсуждения вопросов. Говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы.
26. Во время проведения сеанса ВКС участникам сеанса ВКС рекомендуется исключить любые действия и факторы, мешающие проведению мероприятия (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также необходимо сохранять настройки оборудования и следовать инструкциям, полученным во время проведения технического сеанса. В случае, если со стороны участника сеанса ВКС будут наблюдаться посторонние шумы, мешающие проведению сеанса ВКС, он может быть отключен без предупреждения администратором ВКС.
27. Внешний вид участника сеанса ВКС должен соответствовать установленным законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе требованиям к гражданским служащим, Кодексу этики и служебного поведения государственных гражданских служащих. При несоблюдении требований к внешнему виду участник сеанса ВКС может быть отключен.
28. Для обеспечения качественного проведения сеансов ВКС рекомендуется использовать информационно-телекоммуникационную сеть органов государственной власти Ставропольского края, а также стационарное оборудование, установленное в абонентских пунктах. В случае использования для участия в сеансе ВКС иных сетей передачи данных или мобильных устройств, ответственность за качество соединения, изображения и звука возлагается на участника сеанса ВКС.
IV. Права и обязанности работника организатора мероприятия
29. Работник организатора мероприятия:
1) отвечает за организацию сеанса ВКС и технического сеанса;
2) проводит технический сеанс;
3) направляет заявку на проведение сеанса ВКС не позднее 3 рабочих дней до начала сеанса ВКС;
4) своевременно доводит до участников сеанса ВКС необходимую информацию, касательно проведения сеанса ВКС;
5) направляет администратору ВКС не позднее 2 часов до начала актуальную информацию об участниках сеанса ВКС и их количестве;
6) согласовывает нахождение представителей СМИ в абонентских пунктах участников сеанса ВКС;
7) незамедлительно сообщает администратору ВКС об отмене сеанса ВКС.
30. Работник организатора мероприятия имеет право:
1) получать необходимую информацию для подключения участников к сеансу ВКС;
2) запрашивать осуществление записи сеанса ВКС, за исключением сеансов ВКС с участием Губернатора Ставропольского края;
3) в случае необходимости согласовывать с администратором ВКС изменение времени и даты сеанса ВКС;
4) сообщать администратору ВКС о возникших во время технического сеанса и сеанса ВКС инцидентах, связанных с работой системы ВКС.
