Приложение 2. Положение об отделе делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 2
к распоряжению Администрации
города Симферополя
Республики Крым
от 01.12.2022 N 430-р

Положение
об отделе делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства (далее - Отдел) является структурным подразделением управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города Симферополя (далее - Управление).

1.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Симферополя по представлению начальника Управления.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными правовыми актами Симферопольского городского совета и администрации города Симферополя, положением об Управлении и положением об Отделе.

1.4. Положение пересматривается при изменении структуры подразделения, внедрении новых форм и методов организации труда, новой технологии обработки и подготовки документов, изменении действующего законодательства, в иных случаях, требующих пересмотра Положения.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Осуществление мониторинга, анализа и иных контрольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, фактического выполнения контрольных документов, регистрации и учета поручений главы администрации города Симферополя и его заместителей в отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополя, а также находящихся в их ведении муниципальных учреждениях.

2.2. Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.3. Обеспечение учета, организации и осуществления контроля за рассмотрением обращений предприятий, учреждений и организаций, поступающих в адрес администрации города Симферополя, главы администрации города Симферополя и его заместителей с применением автоматизированных систем.

2.4. Осуществление взаимодействия с отраслевыми (функциональными) органами администрации города Симферополя и должностными лицами Симферопольского городского совета в пределах компетенции.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Организует единую систему делопроизводства в администрации города.

3.2. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по электронным каналам связи и посредством системы электронного делопроизводства "Диалог", ведет справочную работу по ней.

3.3. Внедряет новые технологические процессы работы с документами и документационной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

3.4. Оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации города Симферополь в пределах компетенции Управления.

3.5. Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополь.

3.6. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.7. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополь.

3.8. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

3.9. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города Симферополь.

3.10. Организует работу экспертной комиссии администрации города Симферополь.

3.11. Составляет сводную номенклатуру дел администрации города Симферополь.

3.12. Участвует в разработке и проектировании образцов бланков документов, печатей и штампов, применяемых в работе администрации города Симферополь, организации их учета и хранении.

3.13. Осуществляет подготовку информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состояния исполнительской дисциплины.

3.14. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу администрации города Симферополя, заместителей главы администрации города Симферополя о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополь.

4. Права и ответственность

Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города, органов исполнительной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города, муниципальных учреждений (предприятий) к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости комиссии, рабочие группы с привлечением в них специалистов других отраслевых (функциональных) органов администрации города и организаций для решения вопросов, находящихся в компетенции Отдела.

4.4. Представлять интересы администрации города в организациях в пределах компетенции и полномочий Отдела.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города для выполнения возложенных на Отдел задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Отдела.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет начальник Отдела.

4.9. Ответственность работников Отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который является муниципальным служащим.

5.2. Квалификационные требования к начальнику Отдела:

5.2.1. Должен иметь:

- уровень профессионального образования: высшее профессиональное образование;

- требования к стажу муниципальной службы, стажу работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

5.2.2. Должен обладать знаниями в области законодательства Российской Федерации, Республики Крым, необходимыми для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности, правовыми знаниями основ: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Крым, законов и иных нормативных правовых актов Республики Крым, нормативных правовых актов муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, настоящего Положения, иных нормативных правовых актов, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; норм делового общения; порядка работы со служебной информацией; правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности.

5.2.3. Должен обладать следующими умениями и навыками, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности: осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; планирование работы, осуществление контроля, проведение анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; ведение деловых переговоров, публичного выступления; пользование оргтехникой и программными продуктами; работы в сфере, соответствующей направлению деятельности Отдела; обеспечения выполнения задач; планирования служебного времени; подготовки служебных документов; возможности использования современных информационных технологий в работе Отдела.

5.3. Начальник Отдела в своей деятельности непосредственно подчиняется начальнику Управления, заместителю главы администрации города, главе администрации города.

5.4. На период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности возлагаются на главного специалиста Отдела в установленном порядке.

5.5. На начальника Отдела возлагаются следующие обязанности:

5.5.1. обеспечение выполнения возложенных на Отдел задач и функций;

5.5.2. распределение обязанностей между работниками Отдела в пределах их должностных обязанностей;

5.5.3. представление интересов Отдела в отношениях с другими отраслевыми (функциональными) органами администрации города, органами местного самоуправления по вопросам полномочий Отдела;

5.5.4. разработка Положения об Отделе, должностных инструкций работников Отдела и других документов по вопросам, входящим в полномочия Отдела;

5.5.5. осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения должностных обязанностей работниками Отдела;

5.5.6. обеспечение соблюдения работниками Отдела трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка;

5.5.7. обеспечение соблюдения работниками Отдела общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством.

5.6. Начальник Отдела имеет право:

5.6.1. разрабатывать и вносить на рассмотрение начальника Управления проекты правовых актов администрации города, по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела;

5.6.2. запрашивать и получать в установленном порядке информацию от Симферопольского городского совета, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, руководителей предприятий, учреждений, организаций по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела;

5.6.3. вносить начальнику Управления предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Отдел.

5.6.4. вносить предложения начальнику Управления о приеме (согласовании) на должности работников Отдела;

5.6.5. вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Отдела в установленном порядке;

5.6.6. визировать документы в пределах своих полномочий.

5.7. Начальник Отдела несет ответственность за:

5.7.1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

5.7.2. неосуществление Отделом функций, с учетом предоставленных ему прав;

5.7.3. несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города;

5.7.4. организацию работы, соблюдение работниками Отдела правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

5.7.5. некачественное составление документации в управлении, Отделе ее несоответствие нормативным требованиям;

5.7.6. разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

5.7.7. несоблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе.

Заместитель главы администрации города Симферополя

А.Н. Семенченко

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города

Н.Б. Павлычева