Приложение 3. Положение об отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 3
к распоряжению Администрации
города Симферополя
Республики Крым
от 01.12.2022 N 430-р

Положение
об отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан (далее - Отдел) является структурным подразделением управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города (далее - Управление).

1.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Симферополя по представлению начальника Управления.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными правовыми актами Симферопольского городского совета и администрации города, положением об Управлении и положением об Отделе.

1.4. Отдел имеет печать Отдела установленного образца и штамп для заверения копий.

1.5. Положение пересматривается при изменении структуры подразделения, внедрении новых форм и методов организации труда, новой технологии обработки и подготовки документов, изменении действующего законодательства, в иных случаях, требующих пересмотра Положения.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Качественная подготовка, оформление и своевременная регистрация правовых актов администрации города.

2.2. Систематизированный учет и хранение подлинников документов.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Организует единую систему делопроизводства в администрации города, в части регистрации, систематизации и хранении правовых актов.

3.2. Осуществляет работу по подготовке и оформлению, регистрации, учету и хранению в течение установленного срока правовых актов администрации города Симферополя, обеспечивает выполнение требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Инструкция) при оформлении вышеперечисленных документов.

3.3. Осуществляет учет и хранение, обеспечивает своевременное формирование, оформление (переплет), отправку в сроки, определенные Инструкцией, правовых актов администрации города, материалов к ним на хранение в Архивное управление (муниципальный архив) администрации города Симферополь.

3.4. Обеспечивает подготовку нормативных правовых актов, принятых администрацией города Симферополь, для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Республики Крым.

3.5. Составляет и обновляет реестр муниципальных бюджетных учреждений (МБУ), муниципальных казенных учреждений (МКУ) и муниципальных унитарных предприятий (МУП) городского округа Симферополь.

3.6. Осуществляет регистрацию, учет и хранение соглашений о сотрудничестве и совместной деятельности, одной из сторон которых является администрация города Симферополь.

3.7. Доводит до сведения заинтересованных отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополь, учреждений, предприятий, организаций, должностных лиц и граждан (согласно реестру рассылки) правовые акты администрации города Симферополь.

3.8. В установленном порядке выдает копии, выписки по правовым актам администрации города Симферополь.

3.9. Проводит справочно-информационную работу по правовым актам администрации города Симферополь, ведет реестр правовых актов администрации города Симферополь.

3.10. Ведет реестр совещательных органов при администрации города Симферополя.

3.11. Внедряет новые технологические процессы работы с документами и документационной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

3.12. Оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации города Симферополь в пределах компетенции Управления.

3.13. Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополь.

3.14. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.15. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

3.16. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города Симферополь.

4. Права и ответственность

Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города, исполнительных органов Республики Крым, государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города, муниципальных учреждений (предприятий) к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости комиссии, рабочие группы с привлечением в них специалистов других отраслевых (функциональных) органов администрации города и организаций для решения вопросов, находящихся в компетенции Отдела.

4.4. Представлять интересы администрации города в организациях в пределах компетенции и полномочий Отдела.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города для выполнения возложенных на Отдел задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Отдела.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет начальник Отдела.

4.9. Ответственность работников Отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который является муниципальным служащим.

5.2. Квалификационные требования к начальнику Отдела:

по уровню образования:

- высшее профессиональное образование.

Профессиональные знания и навыки:

- знания: Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Крым, законодательства Российской Федерации и Республики Крым, иных нормативных правовых актов в рамках компетенции администрации города Симферополя, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка работы со служебной информацией; возможности использования современных информационных технологий в работе Отдела; норм делового общения, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности;

- навыки: обеспечения выполнения задач, планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; оперативного принятия и реализации управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; организации работы по взаимодействию с муниципальными учреждениями и предприятиями города; стимулирования достижения результатов; подбора и расстановки кадров; ведения деловых переговоров, публичного выступления; пользования оргтехникой и программными продуктами.

5.3. Начальник Отдела в своей деятельности непосредственно подчиняется начальнику Управления.

5.4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности возлагаются на главного специалиста Отдела в установленном порядке.

5.5. На начальника Отдела возлагаются обязанности:

5.5.1. Обеспечение выполнения возложенных на Отдел задач и функций.

5.5.2. Распределение обязанностей между работниками в пределах их должностных обязанностей.

5.5.3. Представление интересов Отдела в отношениях с другими структурными подразделениями администрации города, органами местного самоуправления муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым по вопросам компетенции Отдела.

5.5.4. Разработка Положения об Отделе, должностных инструкций работников и других документов по вопросам, входящим в компетенцию.

5.5.5. Осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения должностных обязанностей работниками Отдела.

5.5.6. Обеспечение соблюдения работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

5.5.7. Обеспечение соблюдения работниками Отдела общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством.

5.6. Начальник Отдела имеет право:

5.6.1. Вносить предложения о приеме на должности работников Отдела.

5.6.2. Вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Отдела в установленном порядке.

5.6.3. В пределах своей компетенции визировать документы.

5.7. Начальник Отдела несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

- осуществление Отделом функций с учетом предоставленных ему прав;

- организацию работы, соблюдения работниками Отдела правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

- составление документации в Отделе, ее соответствие нормативным требованиям;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а так же сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- соблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе;

- соблюдение Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города.

Заместитель главы администрации города Симферополя

А.Н. Семенченко

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города

Н.Б. Павлычева