Инструкция Комитета социальной защиты населения Волгоградской области от 6 декабря 2018 г. N 2092

Утверждена
приказом
комитета социальной
защиты населения
Волгоградской области
от 06.12.2018 N 2092

Инструкция
по делопроизводству комитета социальной защиты населения Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству комитета социальной защиты населения Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете социальной защиты населения Волгоградской области.

Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета социальной защиты населения Волгоградской области (далее именуется - Комитет) и поступающих в Комитет документов, а так же совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 33-п "Об утверждении Положения о комитете социальной защиты населения Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учётом особенностей установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

Прием и учёт (регистрация) документов, содержащих государственную тайну, осуществляется сотрудником (ами) структурного подразделения Комитета, уполномоченного по защите государственной тайны.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации, требования Инструкции распространяются в части не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.

Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет уполномоченное структурное подразделение Комитета (далее именуется - служба делопроизводства).

1.7. Функции, задачи, права и ответственность государственных гражданских служащих, работников, отвечающих за организацию работы и (или) осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями и совмещаются с другими функциональными обязанностями и правами указанных государственных гражданских служащих, работников Комитета.

1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.

Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.

При утрате документов проводится служебная проверка.

1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения, сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.

1.10. Инструкция по делопроизводству обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.

Сотрудники Комитета несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

Руководители структурных подразделений Комитета знакомят вновь принятых сотрудников с Инструкцией по делопроизводству в течение пяти рабочих дней со дня их принятия.

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.

2.2. Проект Инструкции или проект правового акта о внесении изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Комитета (далее именуется - ЦЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).

Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта правового акта о внесении изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.

Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта правового акта о внесении изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта её изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.

2.3. Решение о согласовании Инструкции или проекта правового акта о внесении изменений оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции или проекта правового акта о внесении изменений.

2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.

3. Основные термины и определения

В Инструкции используются следующие основные термины и определения:

автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;

документ - официальный документ, созданный в Комитете, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а так же в виде электронного документа, в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленное в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство - председатель комитета социальной защиты населения Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета), первый заместитель председателя комитета, заместитель председателя комитета, руководители структурных подразделений Комитета - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;

переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;

письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Создание документов

4.1. Состав документов Комитета

4.1.1. В деятельности Комитета создаются:

а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;

б) правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;

в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

г) планы, отчеты, программы, заключения;

д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);

е) письма;

ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;

з) доверенности;

и) договоры, контракты, соглашения.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:

а) в протоколах коллегии Комитета;

б) в протоколах совещаний председателя комитета;

в) в протоколах заседаний и совещаний ЦЭК, иных совещательных органов и рабочих групп.

4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и другими органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

4.2. Реквизиты документов

4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2. устанавливаются размеры полей:

3,00 см - левое;

1,00 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппарата Губернатора Волгоградской области.

4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.

Указанные отметки размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.

4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления реквизитов документов приведены в Приложении 1.

4.3. Бланки документов

4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Комитета в качестве приложений.

4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением Герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:

а) бланк приказа Комитета;

б) бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов;

в) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;

4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением Герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом и с использованием технических средств.

4.3.5. На бланках приказа и писем Комитета с угловым и продольным расположением реквизитов, справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.

4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением Герба Волгоградской области устанавливается, что:

размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;

размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа, снизу - ограничены размерами бланка.

4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа;

Образец бланка приказа Комитета приведен в Приложении 2.

4.3.8. Бланки писем Комитета с угловым и продольным расположением реквизитов содержат реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) справочные данные о Комитете;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Образцы бланков писем Комитета с угловым и продольным расположением реквизитов приведены в Приложении 3, Приложении 4.

4.3.9. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.

4.3.10. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В Комитете ответственность за учет, хранение, выдачу гербовых бланков возлагается на отдел материального обеспечения. Гербовые бланки подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков. Форма журнала приведена в Приложении 5.

4.3.11. Уполномоченные лица структурных подразделений Комитета получают гербовые бланки в отделе материального обеспечения под подпись в журнале выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в Приложении 6.

4.3.12. Сотрудником отдела материального обеспечения вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в отдел материального обеспечения.

Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.

В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.

Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в Приложении 7.

4.3.13. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.

4.3.14. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.

4.3.15. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.

По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый председателем комитета. Форма акта приведена в Приложении 8.

Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Комитета.

4.4. Проекты законов Волгоградской области

4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.

4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области", постановлением Волгоградской областной Думы от 18 ноября 2015 г. N 23/1453 "О Регламенте Волгоградской областной Думы" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 19 мая 2016 г. N 341 "Об утверждении Положения об участии Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области в законотворческом процессе".

4.4.3. Проекты законов Волгоградской области подготавливают специалисты Комитета на основании поручений председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения Комитета и своими должностными обязанностями.

4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля. Образец оформления законопроекта приведён в Приложении 9.

4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области

4.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты: постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области; постановлений Администрации Волгоградской области.

4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и их согласование, осуществляются в порядке, установленным нормативными правовыми актами Волгоградской области.

4.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области подготавливают специалисты Комитета на основании поручений председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения Комитета и своими должностными обязанностями.

4.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля. Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области приведен в Приложении 10.

4.6. Нормативные правовые акты Комитета

4.6.1. Нормативный правовой акт Комитета - изданный в установленном порядке акт Комитета, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).

4.6.2. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Комитета, с учётом особенностей установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

4.6.3. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а так же направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета порядке.

4.6.4. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

4.7. Приказы Комитета

4.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности путём установления обязательных правовых предписаний, в Комитете издаются приказы.

Приказы Комитета формируются в следующие номенклатурные дела:

а) приказы по основной (профильной) деятельности;

б) приказы по личному составу.

4.7.2. Проекты приказов разрабатывают специалисты Комитета на основании поручений председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.

4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;

в) согласование проекта приказа;

г) подписание проекта приказа;

д) регистрацию приказа;

е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.

В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке, проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.

Если издание приказа повлечёт за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов подлежащих изменению или признанию утратившими силу.

В случае если экземпляры приказа или его копии после подписания приказа председателем комитета будут рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа готовит реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.

4.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:

автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;

первым заместителем председателя комитета, заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;

непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;

сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;

сотрудником структурного подразделения уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности Комитета (далее именуется - юридическая служба).

В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчётности, а так же финансовой статистической отчётности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учёт и контроля за использованием нефинансовых активов, то он в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля.

Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Комитете (далее именуется - кадровик).

4.7.7. Сотрудник юридической службы, руководитель структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля или кадровик осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трёх рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).

Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).

4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая прилагается к проекту приказа.

4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками, в порядке, установленном пунктом 4.7.6.

4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются автором проекта приказа на подписание председателем комитета.

Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, направляются на подпись, только по прямому указанию председателя комитета, отданному автору проекта приказа и (или) сотруднику службы делопроизводства.

Подписанные председателем комитета приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок содержащих замечания или их копий.

4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года в журнале регистрации приказов Комитета, по форме согласно Приложению 24 к настоящей Инструкции.

Дата регистрации приказа является датой его подписания.

4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Комитета осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путём передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа, об ознакомлении и (или) получении копии приказа.

В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.

Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Комитета осуществляется авторами приказов.

Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Комитета, а так же заверение их копий, осуществляется кадровиком или сотрудником юридической службы.

4.7.13. Копии приказов, направляемые руководителям подведомственных Комитету организаций или иным организациям, органам, должностным лицам заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с реестром рассылки.

4.7.14. Правила оформления приказов приведены в Приложении 1, Приложении 11.

4.8. Правила, положения, инструкции

4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.

4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Комитета и могут являться НПА.

4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.

4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

4.9. Протокол заседания (совещания)

4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии Комитета, совещаний председателей, заседаний и совещаний ЦЭК, ЭПМК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.

Протокол заседания (совещания) - (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:

а) наименование Комитета;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) место составления (издания) документа;

е) текст документа;

ж) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а - д" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.9.3. Реквизит - "текст документа".

Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.

Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или решили:)".

Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".

В текст протокола вносятся полностью:

постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);

итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";

краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.

Допускается использование подробного и краткого написания реквизита - "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).

Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.

В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или решили:)".

4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании) и секретарём заседания (совещания).

При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.

В случаях установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).

4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:

а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);

б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;

в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);

г) принятые решения и особые мнения;

д) лист регистрации участников заседания (совещания).

4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) - (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14, по правилам установленным для написания реквизита "Текст документа" и с учётом особенностей установленных настоящим разделом.

В повестке заседания в обязательном порядке указываются:

а) количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;

б) фамилии, инициалы и должности докладчиков;

в) дата и время проведения заседания;

г) место проведения заседания;

д) наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.

Повестка заседания составляется сотрудником Комитета, являющимся секретарем коллегиального органа на основании регламента коллегиального органа и указаний председателя и (или) руководителя коллегиального органа.

При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.

Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.

4.9.7. Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании необходимо учитывать наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.

4.9.8. Утверждённая повестка заседания, координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.) необходимые для ознакомления участниками совещания (заседания) тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников, в порядке и в сроки установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.

Организация и проведение совещаний председателя только с сотрудниками Комитета и (или) руководителями подведомственных Комитету организаций допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).

4.9.9. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам сотрудником службы делопроизводства, в соответствии с указателем рассылки который составляет секретарь заседания (совещания).

4.9.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, содержащий часть информации протокола.

4.9.11. В выписке из протокола воспроизводятся:

а) реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;

б) сведения о присутствовавших;

в) вопрос повестки заседания по которому готовится выписка;

г) часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения;

Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы, а в случае его отсутствия - подписью председателя (руководителя) координационного, совещательного органа или рабочей группы.

4.10. План

4.10.1 План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

4.10.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование Комитета;

б) гриф утверждения документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) наименование вида документа;

е) заголовок к тексту;

ж) текст документа;

з) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а"; "в"- "е" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.10.3. Реквизит - "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:

а) номер пункта плана;

б) наименование мероприятия;

в) срок исполнения;

г) исполнитель;

д) примечание.

План деятельности сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем.

План деятельности структурного подразделения Комитета подписывается руководителем структурного подразделения Комитета и утверждается первым заместителем председателя комитета, заместителем председателя комитета, курирующим соответствующее структурное подразделение Комитета.

План деятельности Комитета подписывается первым заместителем председателя комитета, заместителем председателя комитета, визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля, и утверждается председателем комитета.

Утверждённые планы подлежат регистрации как внутренние документы Комитета.

4.10.4. Номер пункта плана - номер, соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.

4.10.5. Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).

4.10.6. Срок исполнения - может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1-2 квартал, январь и т.п.) или дату окончания их исполнения (например: до 10.01.2011).

4.10.7. Исполнитель - инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращённое) организации - исполнителей плана.

В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.

4.10.8. Графа "примечание" - служит для внесения пометок, информации имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.

4.11. Отчет

4.11.1. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.

4.11.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму - создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.

4.11.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками Комитета в ходе внутреннего служебного взаимодействия - создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.

4.11.4. Отчеты, предоставляемые в случаях, не указанных в п.п. 4.11.2 и 4.11.3 настоящей инструкции, в том числе отчеты, предоставляемые в уполномоченные органы исполнительной власти Волгоградской области, полномочному представителю Президента России, оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование Комитета;

б) дата документа;

в) регистрационный номер документа;

г) наименование вида документа;

д) заголовок к тексту;

е) текст документа;

ж) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.11.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

Отчёт о деятельности сотрудника подписывается автором отчёта.

Отчёт о деятельности структурного подразделения Комитета подписывается руководителем структурного подразделения Комитета.

Отчёт о деятельности Комитета подготавливается и подписывается сотрудником (ками) определёнными в соответствии с поручением председателя комитета, первым заместителем председателя комитета или заместителем председателя комитета.

4.12. Заключение

4.12.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени Комитета, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.

Заключения составляются на проекты разрабатываемых в Комитете документов, на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов Комитета или на согласование председателю комитета, а так же по итогам проверок.

4.12.2. Сроки и порядок подготовки заключения определяются правовым актом, регламентирующим осуществление конкретной экспертизы, работы соответствующего коллегиального органа или осуществление проверки.

4.13. Служебные записки

4.13.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Комитета в рамках внутреннего документооборота в Комитете применяются служебные записки.

Служебные записки являются справочно-информационными документами.

Авторами служебных записок являются сотрудники Комитета.

4.13.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.

4.13.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) дата документа;

в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

г) наименование вида документа;

д) заголовок к тексту;

е) текст документа;

ж) отметка о наличии приложений;

з) подпись;

и) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма Комитета.

4.13.4. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Структура текста служебной записки зависит от цели её создания.

Реквизит "Виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения Комитета, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя первого заместителя председателя комитета, заместителя председателя комитета или председателю комитета.

Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:

осуществляется между руководителями структурных подразделений Комитета, заместителями председателя комитета, заместителем председателя комитета и руководителем структурного подразделения Комитета, заместителем председателя комитета и председателем комитета;

осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о предоставлении регулярных отчётов (информации);

связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

4.14. Письмо

4.14.1. Письма Комитета готовятся как:

а) доклады о выполнении поручений;

б) сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора и (или) Администрации Волгоградской области;

в) запросы;

г) ответы на запросы;

д) информационные письма.

Обработка полученных писем, подготовка исходящих писем, а также работа с ними, осуществляются по правилам, установленным настоящим подразделом и разделом 5 настоящей Инструкции, с учётом требований правовых актов, регулирующих делопроизводство органов исполнительной власти Волгоградской области с использованием АСЭД и автоматизированной системы обработки конфиденциальной информации Волгоградской области (далее - АСОКИ).

4.14.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

4.14.3. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).

Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.

4.14.4. Проекты писем готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения Комитета и своими должностными обязанностями.

Письма печатаются на бланке письма Комитета с угловым или продольным расположением реквизитов.

К проекту письма, подготовленному на бланке письма Комитета с угловым или продольным расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:

автором проекта письма и его непосредственным руководителем;

первым заместителем председателя комитета, заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;

сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если письмо адресовано руководителям последних.

4.14.5. Проекты писем по вопросам правового характера готовятся сотрудником юридической службы.

Проекты писем по вопросам исполнения полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделения, расходованием средств, оформления и ведения бухгалтерской отчётности, а также финансовой статистической отчётности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учёт и контроля за использованием нефинансовых активов, готовятся сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта, отчётности и контроля.

Проекты писем по вопросам кадровой работы готовятся кадровиком.

В случаях если в тексте проекта письма частично содержится один или несколько аспектов деятельности из указанных в настоящем пункте, проект такого письма готовится автором письма, являющимся таковым в силу абзаца первого пункта 4.14.4 и оно визируется соответственно сотрудником юридической службы, руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта и отчётности или кадровиком.

Порядок визирования проектов писем и подготовки на них замечаний соответствует порядку, установленному для приказов Комитета.

Срок визирования проектов писем и подготовки на них замечаний не может быть более трёх рабочих дней (не считая дня поступления проекта письма).

4.14.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма, при оформлении писем в Комитете используются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) заголовок к тексту;

в) текст документа;

г) отметка о наличии приложений;

д) визы;

е) подпись;

ж) отметка об исполнителе.

4.14.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенных в Приложении 1.

4.14.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.

4.14.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.14.10. Письма подписывает председатель комитета или лица уполномоченные приказом Комитета.

4.14.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

4.14.12. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства Комитета, заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу.

4.14.13. При подготовке писем необходимо учитывать требования приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

4.15. Телеграмма

Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем с учётом требований установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

4.16. Факсограмма (факс)

4.16.1. Поступившее в Комитет через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.

4.16.2. Порядок обработки, распределения и прохождения, поступающих в Комитет факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

4.16.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.

4.16.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Комитетом через факсимильную связь, и хранения их копий, аналогичен порядку, установленному для писем.

Запрещается передавать посредством факсимильной связи полный или частичный текст документов имеющих гриф ограничения доступа к документу.

4.16.5. Оригинал документа отправленного по факсимильной связи отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на верхнем поле документа справа.

4.17. Телефонограмма

4.17.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

4.17.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

4.17.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению письма.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

4.17.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и подписывается лицом, от имени которого она передается.

4.17.5. После передачи (приёма) телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим (передающим).

Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:

"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата;

"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата.

Отметка о приёме (передаче) телефонограммы заверяется подписью сотрудника принявшего (передавшего) телефонограмму.

4.18. Доверенность

4.18.1. Доверенность выдаётся сотрудникам Комитета и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.

4.18.2. Доверенность подписывается председателем комитета или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности) и скрепляется гербовой печатью Комитета.

4.19. Договоры, соглашения, контракты

4.19.1. Договоры, соглашения, контракты (далее именуются - договора) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.

4.19.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения Комитета, в котором он работает (служит) или полномочий Комитета в целом.

Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения Комитета к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов являющихся предметом договора или иным сотрудником по прямому указанию председателя комитета.

Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учётом правил установленных настоящей Инструкцией.

4.19.3. Порядок согласования и направления проекта договора на подписание председателем комитета или иным уполномоченным лицом, соответствует порядку, установленному настоящей Инструкцией для приказов Комитета.

Порядок обработки, распределения и прохождения, поступающих в Комитет договоров, аналогичен порядку, установленному настоящей Инструкцией для писем.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) помещения в дело образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:

а) централизации операций по приему и отправке документов;

б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

д) однократность регистрации документов;

е) устранение необоснованных согласований проектов документов;

ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.2. В документообороте Комитета выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая (входящая) документация;

б) отправляемая (исходящая) документация;

в) внутренняя документация.

5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:

письма (обращения) граждан, а так же письма и запросы, направляемые в адрес граждан;

обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а так же письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из Федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а так же письма, и запросы, направляемые Федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;

документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации, а так же письма, и запросы направляемые органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской Федерации;

документы, поступившие от иных организаций и лиц не указанных в настоящем пункте и письма и запросы, направляемые в их адрес.

5.1.4. В составе внутренней документации выделяются:

а) правовые акты Комитета;

б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

в) планы, отчеты, заключения;

г) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);

д) доверенности;

е) договоры, контракты, соглашения.

5.1.5. Доставка и отправка документов в Комитете осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.

Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

а) первичная обработка;

б) регистрация;

в) предварительное рассмотрение;

г) передача руководству на рассмотрение;

д) передача исполнителям;

е) помещение в дело после исполнения.

5.1.6. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются председателю комитета в установленном им порядке.

5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов

5.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется централизовано сотрудником службы делопроизводства.

При первичной обработке документов проверяется правильность адресования, целостность упаковки и комплектность.

Первичная обработка документов поступивших по АСЭД осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота и настоящей Инструкцией.

Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма документы, пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом, в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

5.2.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно" незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются председателю комитета или в случае его отсутствия - первому заместителю председателя комитета, заместителю председателя комитета по профилю деятельности.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Электронные сообщения, адресованные председателю комитета или направленные в адрес Комитета, распечатываются и докладываются председателю комитета или в случае его отсутствия - первому заместителю председателя комитета, заместителю председателя комитета по профилю деятельности.

Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.

Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу без вскрытия конверта передается председателю комитета, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, а так же в случаях, когда к запросу прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги или иные документы (вещи, материальные ценности), не указанные в приложении, составляется акт в двух экземплярах (один акт приобщается к поступившему документу, второй акт направляется отправителю документа).

Форма акта об отсутствии документов или обнаружении вложений в почтовых отправлениях приведена в Приложении 25.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

5.2.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.

5.2.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.

Не подлежат регистрации:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

5.3. Порядок обработки и учета документов, поступающих от иностранных корреспондентов

5.3.1. Рассмотрение документов, поступающих от иностранных граждан, осуществляется должностными лицами и специалистами Комитета, ответственными за предоставление гражданам информации о детях, оставшихся без попечения родителей, из регионального банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей, для передачи их на воспитание в семьи граждан, выдаче предварительных разрешений на усыновление (удочерение) детей в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.3.2. Документы граждан представляются непосредственно специалисту, ведущему прием граждан и осуществляющему подбор ребенка, оставшегося без попечения родителей.

5.4. Регистрация поступающих (входящих) документов

5.4.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.

Документы, поступающие в Комитет, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.

Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.

5.4.2. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов, поступивших до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.

Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

5.4.3. После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее именуется - РКК), в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную РКК. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.

5.4.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.

Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Комитета. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.4.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.

Документы, поступившие в Комитет по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.

Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.

5.5. Предварительное рассмотрение поступивших (входящих) документов

5.5.1. Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов требующих обязательного рассмотрения председателем комитета и документов не требующих такового.

5.5.2. Документы, поступившие в Комитет по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения председателем комитета, направляются в соответствии с распределением полномочий первому заместителю председателя комитета, заместителям председателя комитета или руководителям структурных подразделений Комитета.

5.5.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.

Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению председателем комитета, а также полномочия иных сотрудников Комитета по рассмотрению поступающих (входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Комитета в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

5.6. Передача поступающих (входящих) документов руководству на рассмотрение и передача исполнителям

5.6.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.

5.6.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).

Резолюция содержит:

указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;

указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;

личную подпись автора резолюции;

дату проставления резолюции.

Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.

Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.

В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник указанный первым (верхним) либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

Резолюции могут быть адресованы сотрудникам Комитета и (или) руководителям подведомственных Комитету организаций.

5.6.3. В соответствии с резолюцией доступ ответственного исполнителя и соисполнителей к документу до окончания рабочего дня либо на следующий рабочий день обеспечивается посредством АСЭД.

Доступ ответственного исполнителя и соисполнителей к документам с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, обеспечивается незамедлительно.

В случае если документ содержит персональные данные и (или) сведения ограниченного доступа, доступ к документу в АСЭД не обеспечивается, а ответственный исполнитель и соисполнители получают соответственно подлинник документа и его бумажные копии.

Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется сотрудником службы делопроизводства.

5.7. Помещение в дело после исполнения

5.7.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

5.7.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений Комитета, в которых согласно номенклатуре Комитета сформировано дело или сотрудниками службы делопроизводства - если дело сформировано в службе делопроизводства.

5.7.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.

5.8. Работа исполнителя с документами

5.8.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.

5.8.2. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;

подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку служебной записки;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и повторное согласование (в случае поступления замечаний, на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);

подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Комитета.

5.8.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несёт ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения резолюции.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя:

постановку документов на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов, снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

6.2. Контроль исполнения документов обеспечивают: председатель комитета, первый заместитель председателя комитета, заместители председателя комитета, руководители структурных подразделений Комитета, сотрудники службы делопроизводства.

6.3. Постановка документов на контроль и осуществление контроля исполнения документов производится средствами АСЭД.

6.4. При постановке документа на контрольный учет дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.

6.5. Контролю подлежат документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа и резолюции руководства Комитета, а также вышестоящих руководителей.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.

6.6. Служба делопроизводства осуществляет контроль исполнения документов, который заключается в отслеживании сроков исполнения, контроле местонахождения документа (номер дела) по системе АСЭД и напоминании исполнителю.

6.7. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

6.8. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

Ответственный исполнитель вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

6.9. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом руководство Комитета, давшего поручение.

Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по первому требованию руководства Комитета давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

6.10. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

7. Рассмотрение обращений граждан

7.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Губернатора Волгоградской области от 06 июля 2015 г. N 608 "Об утверждении Положения о работе с обращениями граждан, поступающими в аппарат Губернатора Волгоградской области, адресованными Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области и заместителям Губернатора Волгоградской области" и правовыми актами Комитета, регулирующими осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

7.2. Поступившие обращения граждан регистрируются и обрабатываются в АСОКИ Волгоградской области.

8. Документальный фонд Комитета

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Документальный фонд Комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы, созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Комитета и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете, положений о его структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Комитета.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. Руководители структурных подразделений Комитета не позднее 15 ноября текущего года, письменно предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Комитета.

8.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Комитета в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении Комитета, разрабатывает номенклатуру дел.

Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения Комитета методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения Комитета в действие.

8.1.5. Номенклатура дел Комитета составляется службой делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Комитета.

8.1.6. Номенклатура дел Комитета подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЦЭК и утверждается приказом Комитета, в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.

Утверждённая номенклатура дел Комитета вводится в действие с 1 января следующего года.

8.1.7. Номенклатура дел утверждается приказом Комитета после согласования с ЭПМК:

а) один раз в 5 лет;

б) в случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета.

В случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета номенклатура утверждается приказом Комитета и вводится в действие в срок не позднее одного месяца со дня вступления в силу правового акта об изменении полномочий и (или) структуры Комитета.

8.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:

а) для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;

б) для направления в государственное казённое учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";

в) для использования в работе службой делопроизводства;

г) для хранения в архиве Комитета.

Из номенклатуры дел Комитета специалистом службы делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного подразделения Комитета.

8.1.9. Если в течение года в Комитете возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений Комитета и номенклатуру дел Комитета.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Комитета оставляются резервные номера.

Образец оформления номенклатуры дел приведен в Приложении 12.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Комитета и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Комитета.

8.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

8.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки - регистраторы для обеспечения физической сохранности.

8.2.5. Руководители структурных подразделений Комитета несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.

8.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

8.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами АСЭД.

8.2.8. При формировании дел в структурных подразделениях Комитета необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

к) документы располагать по мере их поступления.

8.2.9. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении указанных параметров заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1" и т.д.

8.2.10. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из протоколов заседаний, совещаний у Губернатора или в Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, решений принятых на заседаниях, совещаниях у Губернатора или в Администрации Волгоградской области находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

8.2.11. Положения, правила, уставы, инструкции, регламенты являющиеся приложениями к правовым актам группируются вместе с утвердившими их правовыми актами.

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов и отдельно от утвердивших их правовых актов.

8.2.12. Приказы по профильной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.2.14. Обращения граждан по вопросам работы Комитета, его структурных подразделений, сотрудников или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

8.2.15. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.16. Перед передачей в архив Комитета, руководителем структурного подразделения Комитета с участием сотрудника службы делопроизводства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Комитета, при реорганизации или ликвидации Комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия состояния документов и дел проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел указанном на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте. Форма акта приведена в приложении 14 к настоящей Инструкции.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

8.2.17. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения Комитета производится с разрешения руководителя структурного подразделения Комитета, в котором, указанное дело, сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения Комитета для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения Комитета, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Образец оформления карты-заместителя приведен в Приложении 14.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений Комитета на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения председателя Комитета и по актам. Форма акта приведена в Приложении 15.

8.2.18. Сотрудники структурного подразделения Комитета, в котором сформировано дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа - заместителя с указанием - кто, и на какой срок, взял документ, личной подписью и датой.

Образец оформления листа - заместителя документа приведён в Приложении 16.

8.2.19. Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.

8.2.20. Контроль надлежащего формирования и ведения дел, соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют сотрудники службы делопроизводства и иные уполномоченные в установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение

8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

а) экспертизу ценности документов;

б) оформление дел;

в) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

г) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЦЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Комитета.

8.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов, дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведены в Приложении 17.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 18.

Форма внутренней описи документов приведена в Приложении 19.

Форма оформления обложки (титульного листа) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в Приложении 20.

Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем службы делопроизводства и ЦЭК.

8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Комитета.

8.3.5. В каждом структурном подразделении Комитета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.

По указанным описям документы сдаются в архив Комитета.

Форма описи дел структурного подразделения Комитета приведена в Приложении 21.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.3.6. Описи дел структурных подразделений Комитета, служат основой для подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит сотрудник службы делопроизводства.

По сводной описи дел Комитета дела сдаются на государственное хранение в государственное казённое учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Приложении 22.

8.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

8.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Комитета (при этом дела каждого структурного подразделения Комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Комитета за этот же период.

8.4.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЦЭК и после согласования утверждаются приказом Комитета, только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения Комитета.

8.4.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.4.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архив Комитета (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.2. Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.

8.5.3. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.

8.5.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Комитета, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений Комитета.

8.5.6. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива Комитета (далее именуется - архивист) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

8.5.7. При ликвидации структурного подразделения Комитета, руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий, организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение Комитета, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения Комитета, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий дела передаются в архив независимо от сроков хранения.

8.5.8. При реорганизации Комитета руководители структурных подразделений Комитета в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

8.5.9. При ликвидации Комитета, руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казённое учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу в государственное казённое учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

9. Работа с электронными документами и электронными образами документов

9.1. Общие положения работы с электронными документами и электронными образами документов

9.1.1. В Комитете создаются, обрабатываются и хранятся:

документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе.

Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а так же электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе - соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе, с учётом особенностей, установленных настоящим разделом.

9.1.2. К документам, создаваемым исключительно в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ), относится переписка между Комитетом и участниками АСЭД по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам, а так же о согласовании проектов правовых актов и (или) содержащая в качестве приложений:

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

9.1.3. В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ) переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Комитет на бумажном носителе или созданных в Комитете на бумажном носителе и подлежащих регистрации, за исключением документов содержащих персональные данные, сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

9.1.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД, дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.

Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.

Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов) регистрируется как один документ.

9.1.5. Электронный документ и его реквизиты должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области и настоящей Инструкции.

9.1.6. Электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области регулирующими порядок использования ЭП.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.1.7. Состав электронных документов, используемых в деятельности Комитета и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Комитета с учётом особенностей документооборота, осуществляемых Комитетом полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Виды электронных документов и (или) образов, используемых в деятельности Комитета, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел Комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

9.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

9.1.9. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

9.1.10. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

9.1.11. После истечения установленного срока хранения:

а) электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;

б) электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

9.2. Организация работы с электронными документами и электронными образами документов

9.2.1. Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленными образами, поступают по АСЭД с РКК.

9.2.2. Электронные документы, в том числе электронные документы с прикреплёнными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:

а) подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

б) правильности адресата;

в) наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - незамедлительно возвращается отправителю с указанием причин возврата.

9.2.3. В случае соблюдения установленных требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.

После проведения первичной обработки электронного документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты электронного документа, и формируется маршрут прохождения электронного документа в зависимости от вида и содержания документа.

Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.

9.2.4. Прием электронных документов или электронных документов с прикреплёнными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание образов их прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка после исполнения, а так же проверка электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2. настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками службы делопроизводства.

9.2.5. При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикреплёнными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а так же их отправке и последующем их хранении, вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикреплёнными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

9.2.6. Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:

размер документа - А4;

формат файла - PDF;

цветовую палитру - ч/б;

разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

9.2.7. Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом, направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.

Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

9.2.8. Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.

9.2.9. Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД включает в себя:

а) ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

б) согласование и (или) направление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;

в) назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль и сроках исполнения;

г) непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;

д) снятие электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником имеющим право снять электронный документ с контроля после его исполнения.

9.2.10. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа к РКК);

формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.

9.2.11. Направление исполненного электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Комитета.

В АСЭД заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

9.2.12. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.3. Организация работы с бумажными копиями электронных документов

9.3.1. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами Комитета, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

9.3.2. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

а) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан:

___________________________________________________________________

(Ф.И.О. лица, которому выдан сертификат электронной подписи)";

б) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

в) наименование Комитета, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица Комитета, внесенного в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

9.3.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

10.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство содержащее клише для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

10.2. Комитет в соответствии с Федеральным конституционным Законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и Положением о комитете социальной защиты населения Волгоградской области, утвержденным постановлением Администрации Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 33-п, применяет гербовую печать.

Изготовление гербовой печати осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации.

Изготовление дубликата гербовой печати допускается только в случаях износа или утраты по решению председателя комитета.

10.3. Кроме гербовой печати в Комитете используются печати и штампы структурных подразделений Комитета, используемые последними для осуществления установленных полномочий.

10.4. Печати и штампы Комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает первый заместитель председателя комитета, заместитель председателя комитета или руководитель структурного подразделения Комитета по согласованию с председателем комитета.

10.5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Комитета.

10.6. Изготовленные печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов. Форма журнала приведена в Приложении 23.

Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под роспись в указанном журнале.

10.7. В структурных подразделениях Комитета печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Комитета и (или) вынос печатей, штампов из помещений Комитета (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.

10.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению в установленном порядке, а также записью в журнале учета печатей и штампов.

10.9. Ежеквартально проводится проверка наличия и условий хранения печатей и штампов, в случае утраты печатей, штампов или нарушения условий их хранения проводится служебная проверка.

10.10. В целях подготовки поздравительных, приветственных, информационных писем, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса, председатель Комитета вправе использовать штамп с факсимильным воспроизведением подписи (далее именуется - факсимиле).

10.11. Факсимиле запрещается использовать на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые и юридические последствия.

Приложение 1

Правила
оформления реквизитов документов

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

Герб Волгоградской области

Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов Комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках Комитета Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.

Размеры изображения Герба для печати на бланках Комитета: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

Наименование Комитета

Наименование Комитета, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Комитете.

Наименование Комитета печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется (для бланка приказа);

Справочные данные о Комитете

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Комитета по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), ОГРН (основной государственный регистрационный номер Комитета, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Реквизит "справочные данные о Комитете" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Наименование вида документа

Реквизит используется для указания вида документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от левой границы текстового поля.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа - "Волгоград" указывается в бланках Комитета.

Место составления или издания документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010. Буква "г" после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

Отметка для проставления даты печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации принятой в Комитете и состоит из очередного порядкового номера, косой черты, индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год или без указания индекса дела по номенклатуре для документов, регистрируемых по отдельным журналам учета.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, под реквизитами 11 и (или) 12 от левого края текстового поля путем проставления слова "На", пробела, знака "N", пробела, 11 подчерков, пробела, слова "от", пробела и 19 подчерков.

Адресат

В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" печатаются строчными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от правого края текстового поля и выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

"Аппарат Губернатора

Волгоградской области"

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:

"Председателю комитета

социальной защиты населения

Волгоградской области

И.О. Фамилия"

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

"Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393"

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Михайловский район,

Волгоградская область, 403340"

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется реестр рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

"Администрациям

муниципальных районов

Волгоградской области"

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту должен кратко и точно передавать содержание документа.

Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чём?)

Письмо (о чём?)

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту составляется автором проекта документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. В нормативных правовых актах (их проектах) заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Вид и размер шрифта реквизита "Заголовок к тексту" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

Текст документа

Документы Комитета составляются на государственном языке Российской Федерации - русском.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...;

3-го лица единственного числа:... коллегия решила ...; Комитет считает возможным ...;

1-го лица множественного числа: предлагаем предоставить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение ...; в протоколах: слушали ...; выступили ...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили ... .

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных органами государственной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти исполнительной Волгоградской области";

В повестке заседания текст планируемых к рассмотрению вопросов излагается в предложном падеже "О проведении концерта", в остальной части - в произвольной форме.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.

Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Текст документа отделяется от заголовка к тексту двумя или тремя междустрочными интервалами.

Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения например:

"Приложение: на 3 л. в 1 экз."

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

"Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз."

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес."

На приложениях к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

"Приложение 2

к приказу комитета

социальной защиты населения

Волгоградской области

от 15.03.2009 N 35..."

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

"Приложение

Утверждено

приказом комитета

социальной защиты населения

Волгоградской области

от 15.03.2009 N 36..."

Вид и размер шрифта реквизита "Отметка о наличии приложений" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

Виза

Согласование проекта документа оформляется визой.

Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Допускается оформление визы способом проставления штампа с указанием наименования должности, указанием фамилии полностью и сокращённым указанием имени и отчества.

В случае оформления визы способом проставления штампа, подпись и дата оформляются вручную лицом, визирующим документ.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

При согласовании служебной (и иных видов записок), проектов договоров (контрактов) и доверенностей, реквизит "Виза" проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При согласовании проекта письма реквизит "Виза" проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа экземпляра письма помещаемого в дело или в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника письма, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

При согласовании проектов приказов реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы для согласования проектов приказов.

Согласование планов, отчётов осуществляется в специальном поле документа для согласования и (или) по правилам, установленным для служебных записок.

Согласование электронного документа осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией с учётом технико-функциональных особенностей работы АСЭД.

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора

Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета социальной защиты

населения Волгоградской области

от 21.02.2015 N 00-00/000

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости).

Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

"Председатель комитета

социальной защиты населения

Волгоградской области           личная подпись              И.О. Фамилия"

или на бланке:

"Председатель комитета          личная подпись              И.О. Фамилия"

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой, через двойной междустрочный интервал в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

"Председатель комитета         личная подпись                И.О. Фамилия

Начальник

финансового управления -

главный бухгалтер              личная подпись               И.О. Фамилия"

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных по итогам работы комиссий и иных коллегиальных органов, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе, в соответствии с распределением, например:

"Председатель комиссии         личная подпись                И.О. Фамилия

Секретарь комиссии             личная подпись                И.О. Фамилия

Члены комиссии                 личная подпись                И.О. Фамилия

Приложение 2

                            Образец бланка

                            приказа Комитета

                              +---------+

                              |         |

                              |  Герб   |

                              |         |

                              |         |

                              +---------+

                     КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

                            ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРИКАЗ

________________________                                    N ___________

                                Волгоград

Приложение 3

                        Образец бланка письма

             Комитета с угловым расположением реквизитов

 +---------+

 |         |

 |  Герб   |

 |         |

 |         |

 +---------+

         КОМИТЕТ

СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

   ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Новороссийская ул., д. 41, Волгоград, 400087.

Тел. (8442) 30-80-00. Факс (8442) 39-12-96.

E-mail: uszn@volganet.ru

ОКПО 00088354, ОГРН 1023403456570,

ИНН/КПП 3444059322/344401001

_________________ N _____________

На N ____________ от ____________

Приложение 4

                             Образец бланка

       письма Комитета с продольным расположением реквизитов

                              +---------+

                              |         |

                              |  Герб   |

                              |         |

                              |         |

                              +---------+

                   КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

                         ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Новороссийская ул., д. 41, Волгоград, 400087. Тел. (8442) 30-80-00.

Факс (8442) 39-12-96. E-mail: uszn@volganet.ru

ОКПО 00088354, ОГРН 1023403456570, ИНН/КПП 3444059322/344401001

_________________ N _____________

На N ____________ от _____________

Приложение 5

                              Форма журнала

                    учета поступления гербовых бланков

N п/п	Дата поступления	Наименование вида бланка	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 6

                              Форма журнала

                      учета выдачи гербовых бланков 

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Кол-во бланков, номера бланков	Отдел	Ф.И.О. получателя бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 7

                              Форма отчета

                    об использовании гербовых бланков

                                 ОТЧЕТ

                   об использовании гербовых бланков

     Гербовые  бланки  комитета социальной защиты населения Волгоградской

области _________________________________________________________________

                               (вид гербового бланка)

в количестве _________ экземпляров, полученные согласно записи N ________

в журнале выдачи гербовых бланков использованы в соответствии с  таблицей

приведенной ниже:

N п/п	Номер бланка	Дата исходящего документа/ отметка "Испорчен"	Адресат / дело* / документ**	Исполнитель
1	2	3	4	5

Всего использовано:   __________ экз.,

из них по назначению: __________ экз.,

испорченные:          __________ экз. прилагаются к отчету.

Сотрудник

_________________________________

Комитета социальной

защиты населения

Волгоградской области            Подпись       И.О. Фамилия          Дата

Приложение 8

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Председатель комитета

                                        социальной защиты

                                        населения

                                        Волгоградской области

                                        ____________________ И.О. Фамилия

                                           (подпись, дата)

                              Форма акта

                      уничтожения гербовых бланков

                                 АКТ

                      уничтожения гербовых бланков

     Комиссия в составе:

_________________________________________________________________________

                           (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                           (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                           (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                           (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                           (должность, И.О. Фамилия)

произвела уничтожение  испорченных  номерных  гербовых  бланков  комитета

социальной защиты населения Волгоградской области:

     1. Бланков приказов _______ экз.,

номера бланков: ________________________________________________________.

     2. Бланков писем угловых _______ экз.,

номера бланков: ________________________________________________________.

     3. Бланков писем продольных _______ экз.,

номера бланков: ________________________________________________________.

Члены комиссии: ____________________________ ____________________________

                          (подпись)                  (И.О. Фамилия)

                ____________________________ ____________________________

                          (подпись)                  (И.О. Фамилия)

                ____________________________ ____________________________

                          (подпись)                  (И.О. Фамилия)

                ____________________________ ____________________________

                          (подпись)                  (И.О. Фамилия)

                ____________________________ ____________________________

                          (подпись)                  (И.О. Фамилия)

Приложение 9

Образец
оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен Губернатором

Волгоградской области

Проект

ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об установлении величины прожиточного минимума для пенсионеров в Волгоградской области на 2018 год

Принят Волгоградской областной Думой

Настоящий Закон принят во исполнение Федерального закона от 24 октября 1997 г. N 134-ФЗ "О прожиточном минимуме в Российской Федерации".

Статья 1

Установить величину прожиточного минимума для пенсионеров в Волгоградской области на 2018 год в размере 8535 рублей.

Статья 2

Настоящий Закон вступает в силу по истечение десяти дней после дня его официального опубликования.

Губернатор Волгоградской области

И.О. Фамилия

Подготовлен комитетом

по труду и занятости населения

Приложение 10

Образец
оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области

В целях совершенствования организации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области Администрация Волгоградской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу:

постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Администрации Волгоградской области от 23 января 2012 г. N 65-п "О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Губернатор Волгоградской области

И.О. Фамилия

Приложение 11

Правила
оформления приказов

Проекты приказов (приказы) печатаются на бланках приказа Комитета.

Наименование вида документа "ПРИКАЗ" печатается через один междустрочный интервал под реквизитом "Наименование Комитета".

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа оформляются следующие реквизиты:

"Заголовок к тексту";

"Текст документа";

"Подпись";

"Визы".

Заголовок печатается на расстоянии 1,5 см от реквизита "Место составления или издания документа" через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Текст документа" отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через полуторный междустрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:" которое печатается разреженным шрифтом в диапазоне 4пт.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются сотрудники Комитета или руководители подведомственных Комитету организаций.

В случае если в приказе содержатся поручения, требующие исполнения, в последнем пункте распорядительной части указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказом вносятся изменения или признаётся утратившим силу ранее изданный правовой акт или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на изменяемый или признаваемый утратившим силу правовой акт (пункт правового акта) с указанием его даты, номера и заголовка.

Текст пункта приказа должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". "Внести в .... следующие изменения"

В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...".

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами.

Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области.

Визирование проектов приказов, затрагивающих:

- финансовые вопросы и вопросы по личному составу, оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа;

- по остальным вопросам деятельности Комитета лист согласования оформляется по усмотрению руководителя структурного подразделения Комитета, подготовившего проект приказа: отдельным бланком согласования или на обороте последнего листа проекта приказа.

                                               "Образец оборотной стороны

                                                           бланка приказа

СОГЛАСОВАНО

Занимаемая должность	Дата и подпись	Фамилия, инициалы
1	2	3

Исполнитель __________________ (ФИО, должность, наименование структурного

подразделения).

Дата: _____________

                                                           Образец бланка

                                                     согласования приказа

                                БЛАНК

                     согласования проекта приказа

        комитета социальной защиты населения Волгоградской области

                       Наименование проекта приказа:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Внесено _________________________________________________________

Занимаемая должность	Фамилия, инициалы	Замечания по проекту	Дата и подпись
1	2	3	4

Исполнитель __________________ (ФИО, должность, наименование структурного

подразделения).

Дата: _____________

Примечание.  Если   визирующий   не    согласен   с  проектом, то об этом

указывается  в  графе  3,  а  подробные замечания излагаются на отдельном

листе, который прилагается к проекту приказа."

     На отдельном листе размещается РЕЕСТР адресатов рассылки приказа.

     Совместные  приказы  печатаются на стандартных листах бумаги формата

А4 (210 х 297 мм).

     При оформлении совместного приказа:

     наименования  органов  исполнительной  власти  Волгоградской области

располагаются на одном уровне;

     наименование  вида документа - "ПРИКАЗ" - располагается центрованным

образом;

     дата  совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней

подписи;

     регистрационный  номер  документа,  составленного  совместно двумя и

более  органами  исполнительной  власти Волгоградской области, состоит из

регистрационных    номеров,    присвоенных    документу   каждым  органом

исполнительной  власти  Волгоградской  области, проставляемых через косую

черту в порядке указания авторов в документе;

     подписи  руководителей  органов  исполнительной власти Волгоградской

области располагаются ниже текста на одном уровне.

Приложение 12

Утверждено
приказом
комитета социальной
защиты населения
Волгоградской области
от N

                                Образец

                      оформления номенклатуры дел

                             Номенклатура

   дел комитета социальной защиты населения Волгоградской области

                             Волгоград 2015

Содержание

1. Указания по применению номенклатуры дел 2 стр.

2. Список сокращений 4 стр.

3. Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел 5 стр.

4. Приёмная 5 стр.

5. Отдел бухгалтерского учёта и отчётности финансового управления 6 стр.

И так далее ...

     Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель службы

делопроизводства                     Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК                      Протокол ЭПМК

от ___________ N _________        от ___________ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

комитете социальной защиты населения Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель службы

делопроизводства                           Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения                                   Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Приложение 13

                                 Форма

                 акта проверки наличия и состояния дел

АКТ

_____________ N ________________

проверки наличия и состояния дел

________________________________

    (постоянного, временного

   хранения по личному составу)

Фонд N ____________

Основание _______________________________________________________________

                     (плановая проверка, перемещение документов,

                               стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________

                          (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии __________________________________________________________

                          (наименование должностей, фамилия, инициалы)

Проверка проводилась с _____________________ по _________________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям ________________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК _______________

____________________________________________________________________ дел.

                           (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ____________________________________ дел,

                                          (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК ________________

____________________________________________________________________ дел.

                         (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. неучтенные в итоговых записях описей __________________________ дел.

                                             (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                       (цифрами и прописью)

4. Пропущенных номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________________________

____________________________________________________________________ дел.

                         (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                        (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

____________________________________________________________________ дел.

                         (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

____________________________________________________________________ дел.

                        (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи ___________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)  имеется в

наличии ____________________________________________________________ дел.

                             (цифрами и прописью)

Из них:

8.1. требующих дезинфекции _________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции _________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации _________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки ________________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов ___________________ дел.

                                                (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _______________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист (ы) проверки наличия и состояния дел (N...).

Проверку проводили:

Наименование должностей               Подписи                 Расшифровка

                                                              подписей

Дата

Приложение 14

                                Образец

                     оформления карты-заместителя

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело

_________________________________________________________________________

                               (N и название)

Опись

_________________________________________________________________________

                               (N и название)

Фонд

_________________________________________________________________________

                               (N и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф. И. О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Приложение 15

                                 Форма

               акта о выдаче дел во временное пользование

Приложение 16

                                Образец

               оформления листа - заместителя документа

ЛИСТ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _________________ Дата ________________ N _________________

Автор ___________________________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________________

Выдан ___________________________________________________________________

                            (дата выдачи, кому выдан)

Основание для выдачи ____________________________________________________

                                (указать причину выдачи документа)

Выдал ______________________________ Получил ____________________________

      (подпись, расшифровка подписи)            (подпись, расшифровка

                                                       подписи)

Приложение 17

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Комитета подлежат оформлению в соответствии со следующими правилами.

1. Оформляется обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу:

Надписи на обложках дел (томов), выполняются чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист наклеивается с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Комитета и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Комитета - указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Комитет было переименовано и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием Комитета пишется новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его наименование в соответствии с утвержденной структурой. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, наименование структурного подразделения было изменено - указывается последнее утверждённое наименование структурного подразделения;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней типовых управленческих документов, в случае, если установленные ими новые сроки хранения распространяются на документы Комитета созданные ранее выхода этих перечней, то старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется карандашом в архиве Комитета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

6. Визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

9. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

10. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

11. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

12. Нельзя при оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Приложение 18

                                Форма

                        листа - заверителя дела

                        ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

                              N _________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________ лист (ов),

                                      (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _______________

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника           Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Приложение 19

                                Форма

                 внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _______________________________________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов,

                            (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                         Подпись              И.О. Фамилия

Дата

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                  Председатель комитета

                                                  социальной защиты

                                                  населения Волгоградской

                                                  области

                                                  И.О. Фамилия

                                                  подпись дата

                                 Форма

                     описи дел по личному составу

ФОНД N

ОПИСЬ N

дел по личному составу

за _______________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _____________________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

_____________________________ _______________ ___________________________

   (наименование должности       (подпись)      (расшифровка подписи)

     составителя описи)

Приложение 20

                             Форма обложки

            (титульного листа) дела постоянного, временного

              (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Код государственного архива Волгоградской области _______________________

Код органа исполнительной власти Волгоградской области __________________

                                               +------------------------+

Государственное учреждение                     |Ф. N __________________ |

"Государственный архив Волгоградской области"  |Оп. N _________________ |

                                               |Д. N __________________ |

                                               +------------------------+

Комитет социальной защиты населения Волгоградской области

(наименование структурного подразделения комитета)

                          ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                                        На _______ листах

                                                        Хранить _________

+------------------------+

|Ф. N __________________ |

|Оп. N _________________ |

|Д. N __________________ |

+------------------------+

Приложение 21

                                 Форма

                  описи дел структурного подразделения

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Наименование должности

                                              руководителя структурного

                                              подразделения

                                              подпись расшифровка подписи

                                              дата

_________________________________________________________________________

            (наименование структурного подразделения Комитета)

                               ОПИСЬ N ____

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ________________ по N ________________

Передал _____________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

_________________________________ ______________ ________________________

Приложение 22

                               Форма акта

       о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Комитет социальной защиты населения           УТВЕРЖДАЮ

Волгоградской области                         Председатель комитета

                                              социальной защиты населения

                                              Волгоградской области

     АКТ

______________ N _________                    И.О. Фамилия

   Волгоград                                  подпись          дата

     о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов с

                              указанием сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны  к  уничтожению как  не имеющие  научно-исторической ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

_______________________________

       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________________________________________ дел за

                            (цифрами и прописью)

____________________ годы.

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по

личному  составу  согласованы  с  экспертно-проверочной   и  методической

комиссией комитета культуры Волгоградской области (протокол от __________

__________________ N ___)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                    Подпись               И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от ___________ N _______

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

весом _____________________ кг сданы в __________________________________

                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ N _____

______________

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы                          Подпись          И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника службы делопроизводства          Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Приложение 23

                              Форма журнала

                        учета печатей и штампов

ГАРАНТ:

Начало таблицы. (См. окончание)

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

ГАРАНТ:

Окончание таблицы. (См. начало)

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Приложение 24

                             Форма журнала

                         регистрации приказов

                                 ЖУРНАЛ

         регистрации приказов (НПА) комитета социальной защиты

                    населения Волгоградской области

Номер приказа Дата приказа	Заголовок приказа	Исполнитель
1	2	3

Приложение 25

                             Форма акта

            об отсутствии документов или обнаружении вложений

                        в почтовых отправлениях

                                 АКТ

            об отсутствии документов или обнаружении вложений

                        в почтовых отправлениях

Место составления

Время составления

Настоящий акт составлен нами: ___________________________________________

                                  (фамилия, имя, отчество, должность)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением,  поступившим от

________________________________________________________________________,

в нем не оказалось ______________________________________________________

__________ [самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в

приложении]

_________________________________________________________________________

обнаружено ______________________________________________________________

               [денежные знаки, ценные бумаги или иные документы (вещи,

                                 материальные ценности),

_________________________________________________________________________

                       не указанные в приложении]

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах, из которых:

экз. N 1 - в дело;

экз. N 2 - отправителю документа.

Дата

Подписи