Постановление Администрации Сокольского муниципального округа Вологодской области от 2 февраля 2023 г. N 131 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Сокольского муниципального округа Вологодской области от 2 февраля 2023 г. N 131
"Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа"

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Регламентом Администрации Сокольского муниципального округа, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Сокольского муниципального округа, в целях упорядочения работы с печатями и штампами в Администрации Сокольского муниципального округа Администрация постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа (далее - Положение).

2. Управляющему делами, начальнику управления делами Администрации Сокольского муниципального округа Л.В. Устиновой в срок до 01.03.2023 провести ревизию печатей и штампов, имеющихся в территориальных органах, территориальных отделах и структурных подразделениях Администрации Сокольского муниципального округа.

3. Руководителям территориальных органов, территориальных отделов и структурных подразделений Администрации округа обеспечить:

3.1. ознакомление с Положением муниципальных служащих и работников соответствующих территориальных органов, территориальных отделов и структурных подразделений;

3.2. строгое соблюдение Положения при применении печатей и штампов;

3.3. внесение необходимых дополнений в должностные инструкции соответствующих муниципальных служащих, работников.

4. Руководителям органов местного самоуправления Сокольского муниципального округа принять аналогичные акты в срок до 20.02.2023.

5. Признать утратившим силу постановление Администрации Сокольского муниципального района от 26.12.2022 N 1377 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа", за исключением пункта 5.

6. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами, начальника управления делами Администрации Сокольского муниципального округа Л.В. Устинову.

7. Постановление вступает в силу с момента принятия и распространяется на правоотношения, возникшие с 01.01.2023, подлежит размещению на официальном сайте Сокольского муниципального округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Глава округа

Ю.А. Васин

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Администрации округа
от 02.02.2023 N 131

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации Сокольского муниципального округа (далее - Администрация округа).

1.2. Право пользования печатями и штампами определяется настоящим Положением и Положениями о территориальных органах, территориальных отделах и структурных подразделениях Администрации округа.

1.3. Ответственность и контроль за соблюдением порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов возлагается на руководителей территориальных органов, территориальных отделов, структурных подразделений Администрации округа, в пользовании которых они находятся.

1.4. Управляющий делами, начальник управления делами Администрации округа назначает ответственного за ведение журнала учета печатей и штампов, используемых в Администрации Сокольского муниципального округа (далее - журнал учета печатей и штампов).

Форма журнала приведена в приложении к Положению.

1.5. Управляющий делами, начальник управления делами Администрации округа согласовывает эскизы и образцы печатей и штампов, планируемых к использованию в территориальных органах, территориальных отделах и структурных подразделениях Администрации округа.

1.6. Подлежат учету все печати и штампы, используемые в территориальных органах, территориальных отделах и структурных подразделениях Администрации округа.

1.7. Лицо, ответственное за учет, использование и хранение печатей и штампов в территориальном органе, территориальном отделе, структурном подразделении Администрации округа, назначается руководителем соответствующего территориального органа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации округа, данная обязанность отражается в должностной инструкции работника. В случае временного отсутствия лица, на которого возложена данная ответственность, печати и штампы передаются руководителю либо по его решению другому работнику.

2. Использование и хранение печатей с изображением герба Сокольского муниципального округа

2.1. Гербовые печати применяются для удостоверения подлинности документов, заверения подлинности подписи должностного лица.

2.2. В Администрации округа используются следующие гербовые печати:

- гербовая печать главы Сокольского муниципального округа;

- гербовая печать Администрации Сокольского муниципального округа;

- гербовые печати территориальных органов и территориальных отделов Администрации округа.

2.3. На гербовой печати главы Сокольского муниципального округа в центре воспроизводится изображение герба Сокольского муниципального округа, по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный округ", по внутренней окружности - "Глава Сокольского муниципального округа".

Гербовая печать главы Сокольского муниципального округа проставляется для заверения подлинности подписи главы округа.

Гербовой печатью главы Сокольского муниципального округа заверяются следующие документы, подписываемые (заключаемые) от имени муниципального образования "Сокольский муниципальный округ", в том числе:

- договоры и соглашения;

- акты приема выполненных работ;

- доверенности на представление интересов муниципального образования;

- бухгалтерские, финансовые и платежные документы;

- постановления (распоряжения) главы округа с подлинной подписью главы округа;

- в иных случаях, когда требование о заверении гербовой печатью главы округа предусмотрено правовыми актами.

Данный перечень документов, заверяемых гербовой печатью, не является исчерпывающим. В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельных видов документов, не входящих в перечисленный перечень, принимает глава Сокольского муниципального округа.

2.4. На гербовой печати Администрации округа в центре воспроизводится изображение герба Сокольского муниципального округа, по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный округ", по внутренней окружности - "Администрация Сокольского муниципального округа".

Гербовая печать Администрации округа проставляется для заверения подлинности подписи главы Сокольского муниципального округа, первого заместителя главы Сокольского муниципального округа, заместителей главы Сокольского муниципального округа, лица, ответственного за ведение трудовых книжек работников в Администрации Сокольского муниципального округа.

Гербовой печатью Администрации о Сокольского муниципального круга заверяются следующие документы, подписываемые (заключаемые) от имени Администрации Сокольского муниципального округа, в том числе:

- договоры и соглашения;

- акты приема выполненных работ;

- доверенности на представление интересов Администрации округа;

- бухгалтерские, финансовые и платежные документы;

- постановления (распоряжения) Администрации Сокольского муниципального округа с подлинной подписью главы округа или лица им уполномоченного;

- трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним;

- записи в трудовых книжках;

- в иных случаях, когда требование о заверении гербовой печатью Администрации Сокольского муниципального округа предусмотрено правовыми актами.

Данный перечень документов, заверяемых гербовой печатью, не является исчерпывающим. В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельных видов документов, не входящих в перечисленный перечень, принимает управляющий делами, начальник управления делами Администрации округа.

2.5. На гербовой печати территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Сокол" в центре воспроизводится изображение герба Сокольского муниципального округа, по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный округ", по внутренней окружности - "Территориальный орган Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Сокол". Гербовая печать территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Сокол" проставляется на кадровых документах, приказах и распоряжениях территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Сокол".

2.6. При совершении нотариальных действий в соответствии с действующим законодательством территориальным органом Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Кадников" и территориальными отделами Администрации Сокольского муниципального округа используется гербовая печать, на которой в центре воспроизводится изображение герба Российской Федерации, по окружности располагаются надписи "Администрация Сокольского муниципального округа", "Сокольский муниципальный округ Вологодская область*ОГРН 123500011415", "ИНН 3527024757" и цифры от "1" до "8".

2.7. На гербовой печати территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Кадников" в центре воспроизводится изображение герба Сокольского муниципального округа, по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный округ", по внутренней окружности - "Территориальный орган Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Кадников". Гербовая печать территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Кадников" проставляется на кадровых документах, приказах и распоряжениях территориального органа Администрации Сокольского муниципального округа - "Город Кадников".

2.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, проставляется рядом с личной подписью.

В финансовых документах печать проставляют в границах установленной для нее зоны.

2.9. Гербовая печать главы Сокольского муниципального округа и гербовая печать Администрации Сокольского муниципального округа хранятся у управляющего делами, начальником управления делами Администрации Сокольского муниципального округа в запираемом на ключ несгораемом сейфе (металлическом шкафу), исключающем свободный доступ.

2.10. Право использования и ответственность за хранение гербовой печати главы Сокольского муниципального округа, гербовой печати Администрации Сокольского муниципального округа возлагается на управляющего делами, начальника управления делами Администрации Сокольского муниципального округа.

На время отсутствия управляющего делами, начальника управления делами Администрации Сокольского муниципального округа право использования гербовых печатей, а также ответственность за их использование и хранение возлагается на работника, на которого возложено исполнение обязанностей управляющего делами, начальника управления делами Администрации Сокольского муниципального округа.

2.11. Гербовые печати территориальных органов и территориальных отделов Администрации Сокольского муниципального округа хранятся у начальника соответствующего территориального органа, территориального отдела Администрации округа в запираемом на ключ несгораемом сейфе (металлическом шкафу), исключающем свободный доступ.

Право использования и ответственность за хранение гербовых печатей территориальных органов и территориальных отделов Администрации Сокольского муниципального округа возлагается на начальника соответствующего территориального органа, территориального отдела Администрации округа, а на время его отсутствия - на работника, на которого возложено исполнение обязанностей начальника соответствующего территориального органа, территориального отдела Администрации округа.

3. Использование и хранение простой круглой печати и штампов

3.1. На печати с наименованием территориального округа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации Сокольского муниципального округа по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный округ" по внутренней окружности надпись "Администрация Сокольского муниципального округа", в центре - полное или сокращенное наименование территориального округа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации Сокольского муниципального округа. Наличие у территориального округа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации Сокольского муниципального округа печати с его наименованием должно быть отражено в Положении о соответствующем территориальном округе, территориальном отделе, структурном подразделении Администрации Сокольского муниципального округа.

3.2. Для заверения подлинности подписи руководителей и специалистов структурных подразделений Администрации Сокольского муниципального округа, в случаях, когда структурное подразделение не имеет собственной печати, или когда данное лицо выступает в пределах своих полномочий от имени Администрации округа, используется простая круглая печать, на которой по внешней окружности располагается надпись "Российская Федерация Вологодская область Сокольский муниципальный район" по внутренней окружности надпись "Администрация Сокольского муниципального округа", в центре - надпись "Для документов".

Также данная печать проставляется на постановлениях и распоряжениях Администрации Сокольского муниципального округа, выдаваемых управлением делами Администрации Сокольского муниципального округа с оттиском штампа-факсимиле уполномоченного лица, и приложениях к постановлениям и распоряжениям Администрации округа.

Печать "Для документов" хранится в управлении делами Администрации Сокольского муниципального округа в запираемом на ключ несгораемом сейфе. Управляющий делами, начальник управления делами Администрации Сокольского муниципального округа назначает ответственного за использование и хранение печати "Для документов".

3.3. В делопроизводстве Администрации Сокольского муниципального округа используются штампы с полным наименованием Администрации Сокольского муниципального округа, где также может указываться почтовый адрес, телефон, иные реквизиты.

Территориальные органы, территориальные отделы, структурные подразделения Администрации Сокольского муниципального округа могут использовать штампы со своим наименованием.

3.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи первого заместителя главы Сокольского муниципального округа, заместителя главы Сокольского муниципального округа изготавливаются по поручению главы Сокольского муниципального округа или заместителя главы Сокольского муниципального округа, курирующего организационно-правовые вопросы.

Штамп-факсимиле используется для заверения документов, не требующих юридической идентификации, при условии, что один из экземпляров документа имеет подлинную подпись. Штампы-факсимиле хранятся в запираемом на ключ несгораемом сейфе (металлическом шкафу). Ответственным за хранение и использование штампов-факсимиле является управляющий делами, начальник управления делами Администрации округа, на время его отсутствия право использования штампов-факсимиле, а также ответственность за их использование и хранение возлагается на работника, на которого возложено исполнение обязанностей управляющего делами, начальника управления делами Администрации Сокольского муниципального округа.

3.5. Для регистрации входящей корреспонденции применяют штамп "Входящий N _", на котором может быть указано полное наименование Администрации Сокольского муниципального округа или территориально органа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации Сокольского муниципального округа.

Для информирования о постановке документа на контроль используют штамп "Контроль".

Для подтверждения подлинности документов, заверяемых в Администрации Сокольского муниципального округа - штампы "Копия" и "Верно", при этом штамп "Верно" может дополняться указанием должности лица, на которое возложена обязанность по заверению копий документов, либо наименование территориального органа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации округа, где заверяются документы.

Также по согласованию с управляющим делами, начальником управления делами Администрации округа во внутреннем делопроизводстве могут использоваться иные штампы.

Печати и штампы, используемые в территориальных органах, территориальных отделах, структурных подразделениях Администрации Сокольского муниципального округа, за исключением гербовых печатей и штампов-факсимиле, хранятся в несгораемом сейфе, либо в ящике стола, запираемом на ключ.

4. Порядок заказа на изготовление печатей и штампов

4.1. Заказ на изготовление гербовых печатей, простых круглых печатей и штампов Администрации округа и территориального органа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации округа после согласования их эскизов с управляющим делами, начальником управления делами Администрации округа и заместителем главы округа, курирующим организационно-правовые вопросы, производится управлением делами Администрации округа.

4.2. Для внутреннего делопроизводства могут изготавливаться штампы различных форм и размеров.

4.3. Контрольный оттиск изготовленных печатей и штампов Администрации округа, территориальных органов, территориальных отделов, структурных подразделений Администрации округа вносится в журнал учета печатей и штампов.

4.4. Прием, сдача печатей и штампов работником, ответственным за их использование и хранение, осуществляется с внесением соответствующей записи в журнал учета печатей и штампов.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы сдаются с соответствующей отметкой о сдаче в управление делами Администрации округа, где хранятся до следующей ревизии (инвентаризации) печатей и штампов, а затем уничтожаются комиссией по контролю уничтожения печатей и штампов путем сожжения или иным доступным способом.

Для проведения ревизии (инвентаризации) печатей и штампов создается комиссия в составе не менее 3 человек, под председательством управляющего делами, начальника управления делами Администрации округа. Состав комиссии утверждается распоряжением Администрации округа.

По факту уничтожения печатей и штампов комиссия составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми членами комиссии.

По результатам ревизии (инвентаризации) печатей и штампов составляется акт об итогах проведения ревизии (инвентаризации) печатей и штампов, который подписывается всеми членами комиссии.

5.2. Об уничтожении печати или штампа делается отметка в журнале учета печатей и штампов.

6. Контроль за хранением и использованием печатей и штампов

6.1. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в территориальных органах, территориальных отделах, структурных подразделениях Администрации округа несут их руководители.

6.2. Муниципальные служащие, работники территориальных органов, территориальных отделов, структурных подразделениях Администрации округа, получившие в пользование печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и правомочное использование. При увольнении или переводе на иную должность лица, ответственного за хранение печатей и штампов, числящиеся за ним печати и штампы подлежат передаче другому работнику, на которого возлагается ответственность по хранению и использованию печатей и штампов, через управление делами Администрации округа под роспись в журнале учета печатей и штампов.

6.3. Проверки наличия печатей и штампов в территориальных органах, территориальных отделах, структурных подразделениях Администрации округа проводятся ежегодно.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов.

При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя соответствующего территориального органа, территориального отдела, структурного подразделения Администрации округа и главы округа.

Приложение
к Положению о порядке
изготовления, учета, хранения,
использования и уничтожения
печатей и штампов в Администрации
Сокольского муниципального округа

                           ЖУРНАЛ

           учета печатей и штампов, используемых

      в Администрации Сокольского муниципального округа

N п/п	Наименование территориального органа, отдела, структурного подразделения Администрации округа	Данные об изготовителе печати (штампа) (юридический адрес, дата изготовления печати (штампа) и дата начала использования печати (штампа)	Образец оттиска печати и штампа	Отметка о приеме/сдаче печатей (штампов): дата, ФИО, должность, подпись работника		Отметка об уничтожении печати (штампа) (дата акта)	Дата ревизии
				Печать (штамп) принял: дата, ФИО, должность, подпись работника	Печать (штамп) сдал: дата, ФИО, должность, подпись работника
1	2	3	4	5	6	7	8