Постановление Администрации Елизовского муниципального района Камчатского края от 25 ноября 2022 г. N 1945 "Об организации работы по хранению и учету архивных документов и утверждению графика согласования номенклатур дел, описей, упорядочения и сдачи архивных документов организациями - источниками комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района"

В целях организации и учета архивных документов, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. ст. 27, 28, 37 Устава Елизовского муниципального района,

постановляю:

1. Рекомендовать руководителям организаций - источников комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района проведение мероприятий по организации и учету архивных документов в сроки, указанные в приложении N 1 к настоящему постановлению, в том числе:

- назначить лиц, ответственных за ведение архива (при необходимости);

- разработать и представить на согласование в архивный отдел Управления делами Администрации Елизовского муниципального района - муниципального казенного учреждения (далее - Управление делами) номенклатуру дел на 2023 - 2027 год;

- подготовить и представить в архивный отдел Управления делами паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, по состоянию на 01.12.2022 по форме согласно приложению N 2 к настоящему постановлению;

- провести научно-техническую обработку документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, в том числе составить опись N 1, опись N 2 и N 3 (для администраций сельских поселений), а также обеспечить своевременную передачу описей в архивный отдел Управления делами для их согласования и утверждения;

- внести изменения и дополнения в исторические справки (в случае необходимости).

2. Утвердить График согласования номенклатур дел, описей, упорядочения и сдачи архивных документов организациями-источниками комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

3. Архивному отделу Управления делами оказать практическое, консультативно-методическое содействие в подготовке и сдаче документов.

4. Управлению делами опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и разместить на сайте Администрации Елизовского муниципального района.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на руководителя Управления делами.

Глава Елизовского муниципального района

С.Н. Тюлькин

Заполнение паспорта архива

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 01 декабря текущего года.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года N 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования Национального архива РТ ежегодно к 15 декабря отчетного года представляют в Национальный архив РТ паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря текущего года.

Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в Национальный архив РТ, второй экземпляр хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации).

Заполнение адресной части паспорта (приложение 1)

В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кому представляется" указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация (НА РТ, Кремлевская ул., д. 2/6 , г. Казань, РТ, 420111)

В строке "Кем представляется" организация указывает свое полное и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму, например:

Министерство по делам науки РТ

Преображенская ул., д. 7, г. Казань, РТ, 420000

Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива данной организации, если он расположен по другому адресу.

В строке "форма собственности отчитывающейся организации" указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 02.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Республики Татарстан от 18.06.1996 "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (в редакции от 05.07.2006 N 63-ЗРТ):

- федеральная государственная собственность;

- государственная собственность субъекта РФ (республиканская);

- муниципальная собственность;

- частная собственность.

Заполнение раздела 1 "Общие сведения"

В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве.

Например, в архиве Министерства образования и науки РТ хранится 5 фондов: министерства, Управления профтехобразования РТ, Пестречинской специализированной школы, Республиканской заочной школы рабочей молодежи, объединенный фонд детских домов.

В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения.

В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах.

Пример порядка расчета загруженности:

В среднем 1 полка стеллажа - 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 погонных метров. Из них заполнены делами - 40 погонных метров (40 : 60) х 100% = 67%.

Заполнение раздела 2 "Сведения о документах"

В строке 201 в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в архиве организации. Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в архив организации должны поступать дела через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

На практике можно применять следующую формулу:

гр. 1 = гр. 4 + гр. 8 х (гр. 3 - гр. 6)

Если организация не имеет упорядоченных дел, то целесообразно применять формулу:

гр. 1 = гр. 8 х (гр. 3 - гр. 2).

В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, эта графа совпадает с графой 5 (при условии ее заполнения)

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.

В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной и методической комиссией (ЭПМК) Главного архивного управления при КМ РТ.

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2.

В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4 - 6 ставится прочерк.

В строке 201 в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх срока.

При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст. 22 Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 02.10.2004 N 125-ФЗ: для организаций федерального подчинения - 15 лет, республиканского подчинения - 10 лет, муниципального - 5 лет.

В строке 201 в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Например. Организация республиканского подчинения передала документы на хранение в НА РТ по 1998 год (или образовалась в 1998 году). На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела за 1999 - 2006 годы в количестве 160 ед. В год образуется 20 дел постоянного хранения.

В паспорт вносится: графа 1 = 160 + 20 х (2008 - 2006) = 200 дел, графа 2 -1999, графа 3 -2008, графа 4 -160, графа 5 - 1999, графа 6 -2006, графа 8 -20. В графу 7 вносится общее суммарное количество дел за 1999 - 2001 год.

В строке 202 в графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу и личных дел уволенных работников, сформированных в дела и находящихся на хранении в архиве организации. Данная графа заполняется аналогично графе 1 строки 201.

В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации.

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.

Например, по состоянию на 01.12.2001 г. эта дата будет 2008.

В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу и личных дел уволенных работников, внесенных в описи, согласованные ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2.

В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Например: Организация республиканского подчинения образовалась в 1990 году. На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела по личному составу за 1990 - 1998 годы в количестве 90 ед. и личных дел уволенных за 1990 - 1998 годы в количестве 270 ед. В год образуется 10 дел по личному составу и 30 личных дел уволенных работников.

В паспорт вносится: графа 1 = 360 + 40 х (2008 - 1998) =760; графа 2 - 1990, графа 3 - 2008; графа 4 - 360, т.е. (90 + 270); графа 5 - 1990, графа 6 - 1998; графа 8 - 40, т.е.(10 + 30).

Заполнение раздела 3 "Кадры"

В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации. Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк. В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище - нет.

В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта; должность, фамилия и подпись руководителя организации; фамилия и телефон исполнителя, проставляется печать организации.