В целях организации и учета архивных документов, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. ст. 27, 28, 37 Устава Елизовского муниципального района,
постановляю:
1. Рекомендовать руководителям организаций - источников комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района проведение мероприятий по организации и учету архивных документов в сроки, указанные в приложении N 1 к настоящему постановлению, в том числе:
- назначить лиц, ответственных за ведение архива (при необходимости);
- разработать и представить на согласование в архивный отдел Управления делами Администрации Елизовского муниципального района - муниципального казенного учреждения (далее - Управление делами) номенклатуру дел на 2023 - 2027 год;
- подготовить и представить в архивный отдел Управления делами паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, по состоянию на 01.12.2022 по форме согласно приложению N 2 к настоящему постановлению;
- провести научно-техническую обработку документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, в том числе составить опись N 1, опись N 2 и N 3 (для администраций сельских поселений), а также обеспечить своевременную передачу описей в архивный отдел Управления делами для их согласования и утверждения;
- внести изменения и дополнения в исторические справки (в случае необходимости).
2. Утвердить График согласования номенклатур дел, описей, упорядочения и сдачи архивных документов организациями-источниками комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.
3. Архивному отделу Управления делами оказать практическое, консультативно-методическое содействие в подготовке и сдаче документов.
4. Управлению делами опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и разместить на сайте Администрации Елизовского муниципального района.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на руководителя Управления делами.
Глава Елизовского муниципального района |
С.Н. Тюлькин |
Заполнение паспорта архива
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 01 декабря текущего года.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года N 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования Национального архива РТ ежегодно к 15 декабря отчетного года представляют в Национальный архив РТ паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря текущего года.
Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в Национальный архив РТ, второй экземпляр хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации).
Заполнение адресной части паспорта (приложение 1)
В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кому представляется" указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация (НА РТ, Кремлевская ул., д. 2/6 , г. Казань, РТ, 420111)
В строке "Кем представляется" организация указывает свое полное и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму, например:
Министерство по делам науки РТ
Преображенская ул., д. 7, г. Казань, РТ, 420000
Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива данной организации, если он расположен по другому адресу.
В строке "форма собственности отчитывающейся организации" указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 02.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Республики Татарстан от 18.06.1996 "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (в редакции от 05.07.2006 N 63-ЗРТ):
- федеральная государственная собственность;
- государственная собственность субъекта РФ (республиканская);
- муниципальная собственность;
- частная собственность.
Заполнение раздела 1 "Общие сведения"
В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве.
Например, в архиве Министерства образования и науки РТ хранится 5 фондов: министерства, Управления профтехобразования РТ, Пестречинской специализированной школы, Республиканской заочной школы рабочей молодежи, объединенный фонд детских домов.
В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения.
В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах.
Пример порядка расчета загруженности:
В среднем 1 полка стеллажа - 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 погонных метров. Из них заполнены делами - 40 погонных метров (40 : 60) х 100% = 67%.
Заполнение раздела 2 "Сведения о документах"
В строке 201 в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в архиве организации. Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в архив организации должны поступать дела через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
На практике можно применять следующую формулу:
гр. 1 = гр. 4 + гр. 8 х (гр. 3 - гр. 6)
Если организация не имеет упорядоченных дел, то целесообразно применять формулу:
гр. 1 = гр. 8 х (гр. 3 - гр. 2).
В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, эта графа совпадает с графой 5 (при условии ее заполнения)
В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.
В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной и методической комиссией (ЭПМК) Главного архивного управления при КМ РТ.
В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2.
В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.
Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4 - 6 ставится прочерк.
В строке 201 в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх срока.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источн
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации Елизовского муниципального района Камчатского края от 25 ноября 2022 г. N 1945 "Об организации работы по хранению и учету архивных документов и утверждению графика согласования номенклатур дел, описей, упорядочения и сдачи архивных документов организациями - источниками комплектования архивного фонда Елизовского муниципального района"
Текст постановления опубликован в информационном бюллетене "Елизовский Вестник" от 1 декабря 2022 г. N 47