Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами Министерства имущественных и земельных отношений Республика Саха (Якутия) (далее - Министерство) путем регламентации на единой правовой и методической основе правил создания, подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.
1.2 Настоящая Инструкция по делопроизводству Министерства (далее - Инструкция) разработана на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (далее - Правила делопроизводства), Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. N 199.), законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами, Положением министерства.
1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Министерства.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с применением информационных технологий в Министерстве.
Работа в электронной системе электронного документооборота (далее - ЕСЭД) обеспечивает выполнение требований Инструкции.
В случае неработоспособности ЕСЭД делопроизводственные операции выполняются вне ЕСЭД до ее восстановления по следующему алгоритму: документы, подписанные руководителем собственноручно, должны оперативно направляться адресату в отсканированном виде электронной почтой, при необходимости на бумажных носителях отправляться через отдел Министерства. После восстановления ЕСЭД документ, подписанный руководителем, регистрируется самим исполнителем в ЕСЭД.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Работа с персональными данными осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций установлено в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.9. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в министерстве о предоставлении информации о деятельности министерства осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
1.10. В соответствии с Указом Главы Республики Саха (Якутия) от 02 октября 2020 г. N 1453 "О реализации пилотного проекта по совершенствованию системы управления процессами в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия)" ведение делопроизводства Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от имени Министерства осуществляется государственным казенным учреждением Республики Саха (Якутия) "Республиканское агентство имущества (далее - Учреждение).
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Министерства и Учреждения осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства - аналитиком 1 категории Отдела по общим вопросам государственного казенного учреждения Республики Саха (Якутия) "Республиканское агентство имущества" (далее - делопроизводитель). В период временного отсутствия делопроизводителя функции по ведению делопроизводства передаются лицу, ответственному по ведению архива, Отдела по общим вопросам Учреждения - эксперт 1 категории.
1.11. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства (департаментах), своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений назначают сотрудников, ответственных за делопроизводство, которые обеспечивают учет, сохранность и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство подразделения о состоянии их исполнения, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.12. Обработка информации, документов и пояснений, составляющих государственную тайну, и иной информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами осуществляется главным специалистом (заместителем руководителя) Правового департамента, ответственным за ведение секретного делопроизводства, в случае временного отсутствия осуществляется, при наличии допуска, главным специалистом Правового департамента по кадровым вопросам в установленном порядке.
1.13. Должностные лица министерства обязаны обеспечить сохранность, находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов.
1.14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководства Министерства.
1.15. Работники структурных подразделений Министерства и Учреждения несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.16. Работники структурных подразделений Министерства с уходом в отпуск, отбытием в командировку обязаны за 3 дня перед уходом в отпуск, выездом в командировку передать все дела замещающему специалисту и поставить в известность руководителя структурного подразделения для переназначения нового ответственного исполнителя, в том числе контрольных поручений.
1.17. При временной нетрудоспособности работников структурных подразделений руководитель департамента обязан в течение дня (с момента открытия листка временной нетрудоспособности) переназначить нового ответственного исполнителя контрольных поручений.
1.18. При увольнении или переводе с одного департамента в другой сотрудник обязан пройти (заполнить) обходной лист для подтверждения перед контролером Министерства того, что сотрудник не имеет задолженностей по исполнению контрольных поручений. При этом Руководитель департамента должен за 3 дня перед увольнением/переводом своего сотрудника назначить другого ответственного исполнителя.
1.19. За три дня до увольнения сотрудника главный специалист Департамента развития и администрирования доходов направляет в ГБУ РС (Я) "Республиканский центр инфокоммуникационных технологий" заявку о закрытии кабинета в ЕСЭД увольняющегося сотрудника.
2. Основные понятия
2.1. Автор документа: министерства, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
2.2. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
2.3. Архив: Организация или структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
2.4. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
2.5. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
2.6. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
2.7. ГОСТ - Государственный стандарт;
2.8. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие министерства, не являющейся автором документа, с его содержанием.
2.9. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
2.10. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
2.11. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
2.12. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
2.13. Делопроизводитель: Лицо, ответственное за ведение делопроизводства Министерства и Учреждения - эксперт 1 категории Отдела по общим вопросам Учреждения;
2.14. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2.15. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2.16. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности министерства.
2.17. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
2.18. Документооборот: Движение документов в министерства с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
2.19. Документационное обеспечение: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
2.20. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
2.21. Достоверность (электронного документа): свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
2.22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. ЕСЭД - Единая система электронного документооборота.
2.23. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
2.24. Контролер - главный специалист по кадровым вопросам Правового департамента Министерства, в чьи функциональные обязанности возложены функции контроля за выполнением Министерством контрольных поручений: указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Главы Республики Саха (Якутия), постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), решений Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), депутатских запросов, поручений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), протоколов совещаний при Главе Республики Саха (Якутия), Председателе Правительства Республики Саха (Якутия), заместителей Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), руководителей секретариатов Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).
2.25. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
2.26. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
2.26. ЛНА - Локальный нормативный акт
2.28. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
2.29. МЭДО - Межведомственный электронный документооборот.
2.30. РК - Регистрационная карта.
2.31. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
2.32. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в министерства, с указанием сроков их хранения.
2.33. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
2.34. ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации
2.35. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
2.36. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа министерством.
2.37. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
2.38. Официальный документ: Документ, созданный министерством, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
2.39. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
2.40. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
2.41. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
2.42. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
2.43. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
2.44. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
2.45. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в министерство, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
2.46. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
2.47. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа): Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
2.49. Система "ЕСЭД" - система электронного документооборота в системе "Единая система электронного документооборота";
2.50. Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
2.51. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
2.52. Согласование документа (визирование): Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
2.53. Структурное подразделение - департаменты Министерства и отделы Учреждения;
2.54. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
2.55. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
2.56. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
2.57. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
2.58. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
2.59. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
2.60. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
2.61. ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия.
2.62. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
2.63. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
3. Документирование управленческой деятельности
3.1. Документы министерства
3.1.1. Состав документов, образующихся в деятельности Министерства определен его полномочиями, кругом выполняемых им функций, порядком разрешения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправлении, организациями, гражданами.
3.1.2. В Министерстве создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
3.1.3. В системе электронного документооборота Министерства при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе воспроизводятся реквизиты, обязательные для соответствующего вида документов.
3.1.4. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов идентичны документам на бумажном носителе.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, расположение и оформление которых соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2.1.1. Порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов:
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В соответствии с Правилами делопроизводства с распоряжением Министерства от 04 марта 2009 г. N Р-263 "О бланках Министерства имущественных отношений Республика Саха (Якутия)" бумажные бланки исходящего письма и бланки распоряжений Министерства изготавливаются типографским способом и имеют сквозную нумерацию.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов заместителем руководителя по кадровым вопросам Правового департамента, в случае его отсутствия главным специалистом Правового департамента по кадровым вопросам ведется учет бланков исходящих писем и бланков распоряжений. Распоряжением Министерства от 04 марта 2009 г. N Р-263 "О бланках Министерства имущественных отношений Республики Саха (Якутия)" установлены:
ответственные лица за ведение учета бланков в структурных подразделениях;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения;
возврата и уничтожения испорченных бланков.
При подготовке других документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов:
приказа Министерства; протокола совещания;
решения заседания Коллегии Министерства.
3.2.1.2. Виды бланков документов министерства.
В соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.972016 установлен следующий состав бланков министерства: бланк приказа министерства (приложение N 1); бланк распоряжения министерства (приложение N 2); бланк постановления министерства (приложение N 3); бланк решения коллегии министерства (приложение N 4); бланк протокола (приложение N 5);
бланк исходящего письма министерства (приложение N 6).
3.3. Общие требования к изготовлению документов
3.3.1. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Документы создаются на бумажном носителе или в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.3.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.
Для оформления документов используются размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров N 9, 10, 11, 12.
3.3.4. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
3.3.5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Допускается выделение реквизитов "заголовок к тексту" и "подпись" полужирным шрифтом.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.3.6. Нормативные правовые акты министерства, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
3.3.7. Электронные документы министерства создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность документов, пригодность их использования.
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Документы, создаваемые Министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется их видом (разновидностью) и назначением.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.4.2. При подготовке документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, используются реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":
1) Государственный герб РС (Я), диаметром не более: на бланках формата А4 - 20 мм, формата А5 - 17 мм, формата А6 - 10 мм, размещается на верхнем поле документа центрировано над реквизитами наименования Министерства и на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2) Наименование Министерства должно указываться: слева - на русском языке, справа - на языке саха.
3) Наименование структурного подразделения - автора документа, используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений, указывается ниже наименования органа строчными буквами и выделяется полужирным шрифтом;
4) Справочные данные о Министерстве включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, наименование сайта и другие сведения по усмотрению Министерства.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке (пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234):
а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
5) Наименование вида документа - указывается на всех документах, за исключением писем, располагается под наименованием органа (подразделения). Вид документа печатается прописными буквами (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ).
6) Дата документа соответствует дате его подписания, утверждения или события, зафиксированного в документе. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, непосредственно составителем при подготовке документа, или специалистом структурного подразделения Министерства при регистрации документа. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 31.01.2023;
- словесно-цифровым способом: 31 января 2023 г.
При цифровом способе оформления даты если день месяца или порядковый номер месяца число однозначное, перед ним ставится "0".
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, могут оформляться цифровым способом.
В нормативных правовых актах, текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: 27 февраля 2023 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами: в бланках писем - "справочные данные об организации";
в бланках конкретных видов документов - "наименование вида документа". Запрещается обозначать год двумя последними цифрами.
7) Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми кодами. - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
Исходящий номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве,
например: 04/И-06-1200, где
04/ - код органа исполнительной власти РС (Я),
И - исходящий документ,
06 - номер структурного подразделения,
1200 - порядковый номер документа в деле.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
8) Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа состоит из регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ, располагается в бланке письма в виде отметки "На N ... от ..." под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
9) Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме писем, а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и других).
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
10) Гриф ограничения доступа к документу - проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ.
Например: |
|
Для служебного пользования Экз. N 2 |
11) Адресат - реквизит, используемый при оформлении писем и внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).
Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин. Реквизит "адресат" на бланке с угловым расположением реквизитов размещается в верхней правой части документа.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже полное или сокращенное наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.
Например: |
|
Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива |
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица.
Например: |
|
Министру финансов Республики Саха (Якутия) Фамилия И.О. |
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.
Например: |
|
Наименование государственного органа Начальнику Департамента (наименование) генерал-майору полиции Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.
Например: |
|
Мэру Москвы г-ну Собянину С.С. |
При адресовании документа руководителю структурного подразделения в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование подразделения, фамилию, инициалы.
Например: |
|
Министерство экономического развития Российской Федерации Директору Департамента туризма Фамилия И.О. |
При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно.
Например: |
|
Главам муниципальных образований Республики Саха (Якутия) |
При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Например: |
|
Руководителям структурных подразделений Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Саха (Якутия) (по списку) |
Например:
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве более четырех адресатов исполнителем составляется лист рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат.
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например: |
|
МЧС России info@mchs.gov.ru |
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия и инициалы в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента.
Например: |
|
Фамилия И.О. пр. Ленина, д. 5, кв. 12, г. Якутск, Республика Саха (Якутия), 677000 |
12) Гриф утверждения документа - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию: правилам, положениям, инструкциям, регламентам, некоторым видам актов, планам, программам и другим документам.
Проставляется на документе, утверждаемом должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением, решением коллегиального органа).
Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.
При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование Министерства, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения.
Например: |
|
УТВЕРЖДАЮ Министр имущественных и земельных отношений РС (Я) Подпись И.О. Фамилия |
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) (без кавычек и двоеточия), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: (Положение) |
|
Утверждено Указом Главы Республики Саха (Якутия) от 7 апреля 2021 г. N 85 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Например: (Регламент) |
|
Утвержден Общим собранием сотрудников Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) (протокол от 28.02.2023 N 1) |
Подпись должностного лица или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью.
13) Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?" (формулируется с предлогом "О" ("Об") или на вопрос "чего?". Например:
- приказ (о чём?) О создании аттестационной комиссии
- письмо (о чём?) О предоставлении информации
- акт (чего?) приема-передачи дел
- протокол (чего?) заседания постоянной депутатской комиссии.
В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка не ставится.
Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота 14) Текст документа составляется грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.
Текст документа составляется на государственных русском языке и на языке саха. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении РС (Я) или расположенные на территории других субъектов РФ. В тексте документа не допускается употребление: просторечной и экспрессивной лексики;
иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке; обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии. Текст документа излагается:
в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет:..."; в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю:...");
в документах коллегиальных и совещательных органов - от третьего лица единственного числа ("собрание... решило");
в приказах, совместных документах - от первого лица множественного числа ("... приказываем", "решили");
в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");
в деловых (служебных) письмах, оформленных на бланках Министерства - от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...", "направляем", "предлагаем") или от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...");
в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... департамент не располагает...", "... агентство готово рассмотреть...");
в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права
и ответственность Министерства, подразделений (положение), сотрудников (регламентов), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("Департамент осуществляет функции...", "в состав Управления входят...", "комиссия провела проверку...").
Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа ("Прошу Вас предоставить...", "Считаю возможным принять участие в...", "предлагаю...") возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностных бланках, письмо содержит персональное обращение к адресату.
В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение:
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые коллеги!
заключительная этикетная фраза: "С уважением,...".
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование вида документа, наименование органа власти (организации) - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.
Текст документа может (а текст внутреннего регулятивного и распорядительного документа Министерства должен) делиться на структурные единицы - разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела выполняется арабскими цифрами и состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела ставится точка. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Заголовки разделов и подразделов центрируются по ширине текстового поля.
Пункты нумеруются арабскими цифрами путем указания номера раздела с точкой (при наличии раздела), номера подраздела с точкой (при наличии подраздела), номера пункта с точкой ("3.2.1.", "3.2.2." и т.д., при отсутствии подразделов - "3.1.", "3.2.", при отсутствии разделов и подразделов - "1.", "2.") и не имеют наименований. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, которые в свою очередь могут подразделяться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Например:
Пункты
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.1.1:...
Подпункты
1)...:
а)...;
б)...;
2) ...
Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.
Абзацы в документе не нумеруются и никак не выделяются. Элементы списка (перечисления нескольких признаков, вариантов действий, участников процесса и т.д.) оформляются в виде отдельных абзацев, при этом первое слово каждого абзаца пишется со строчной буквы, а перед ним может ставиться дефис.
Например:
Для обеспечения сохранности, учета документов и дел подразделения, организации доступа к ним проводится следующий комплекс работ:
- создание оптимальных условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
В ссылках на какое-либо положение документа сначала указывается обозначение подпункта цифрой без закрывающей скобки либо номер абзаца (словом, а не цифрой), обозначение подпункта цифрой, а затем номер пункта (цифрой). При отсутствии подпункта указывается номер пункта, при наличии в подпункте или пункте только одного абзаца его номер не указывается ("абзац второй пункта 3.2.4.2", "абзац второй пункта 2", "абзац первый подпункта 1 пункта 3.2", "пункт 3").
Буквенные обозначения подпунктов в ссылках на положения действующих документов используются в случаях, когда такой способ рубрикации применен в этих документах ("подпункт "а" пункта 2").
Наименования разделов или подразделов при ссылке на пункт, подпункт или абзац не указываются.
Если пункт или подпункт содержит перечисление каких-либо элементов в отдельных абзацах, то абзацем первым считается абзац, с которого начинается соответствующий пункт или подпункт.
При подготовке документов совместно с другими организациями могут применяться иные форматы рубрикации документов.
Страницы писем, протоколов и приложений к ним нумеруются самостоятельно, при этом номер страницы на первом листе не указывается.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, начинающиеся с прописной буквы и без проставления точки в конце.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками и начинаться со строчной буквы, без проставления точки в конце предложения.
3.4.3. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу (акты, справки и другие) или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному документу, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля, на расстоянии 1,5 межстрочного интервала от текста, следующим образом:
1) если приложение названо в тексте:
Например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Например:
Приложение: |
1. Положение о Правовом департаменте на 10 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Правового департамента на 4 л. в 1 экз. |
3) если приложение (приложения) сброшюровано(ы) или прошито(ы): количество листов не указывается:
Например:
Приложение: Отчет о работе в 2 экз.
4) если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Например:
Приложение: |
справка о проверке от 25.12.2017 N 3 и приложения к нему, всего на 10 л. |
или |
письмо Минфина РС (Я) от 07.12.2018 N 17/01-1/33-47 |
Приложение: |
и приложения к нему, всего на 5 л. |
5) если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
6) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), с сопроводительным письмом на бумажном носителе:
Например:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".
На вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются: наименования документов, записанных на носитель; имена файлов; наименование информационной системы, в которой хранятся документы, с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах.
Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).
При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):
Приложение: Аналитическая справка о... на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.
Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip).
Например:
Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, решениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или, если приложений несколько, приложения нумеруются: (приложение N 1), (приложение N 2);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Например: |
Приложение N 1 к приказу Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от 20 февраля 2023 г. N 17 |
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Например: |
Приложение N 1 Утвержден приказом Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от 20 февраля 2023 г. N 17 |
Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.
7) Гриф согласования документа проставляется на документах Министерством или должностными лицами Министерства.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления проставляется:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр имущественных и
земельных отношений
Республики Саха (Якутия)
Подпись И.О. Фамилия
20.03.2023
Если согласование осуществляется коллегиальным совещательным или иным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.
Например:
СОГЛАСОВАНО
ЭПК Министерства культуры и
духовного развития
Республики Саха (Якутия)
(протокол от 15.02.2023 N 4)
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма.
Например:
СОГЛАСОВАНО
письмо Минтруда РС (Я)
от 11.01.2017 N 11/1-30
8) Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.
9) Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Например:
Руководитель Департамент по земельной политике
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют вместе с текстом короткого замечания либо перед собственноручной подписью визирующего делается пометка "С замечаниями", "Замечания прилагаются", "Согласовано с учетом замечаний".
Например:
С замечаниями.
Руководитель Управления специальных программ
Подпись И.О. Фамилия
21.01.2023
10) Согласование документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством ЕСЭД, проводится в ЕСЭД в электронном виде.
11) Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), его собственноручную подпись с обязательным применением светостойких и водостойких современных шариковых ручек (цвет чернил - синий), расшифровку подписи (инициалы, фамилия). На гербовых бланках в название должности не должно входить название организации. Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства (подразделения).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Последняя буква в расшифровке подписи (фамилии) ограничивается правым полем.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Например:
Руководитель |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма государственного органа или органа местного самоуправления, но подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения.
Например:
Министр имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением.
Например:
И.о. руководителя |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
Исполняющий обязанности руководителя |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Слова "исполняющий обязанности" пишутся полностью или в виде графического сокращения "и.о." (не: "временно исполняющий обязанности", "врио").
Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Если за содержание документа несут ответственность несколько сотрудников (документы, подготовленные подразделениями или рабочей группой, комиссией), документ подписывается двумя или более лицами.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу (иерархии) занимаемых должностей.
Например:
Руководитель |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Руководитель отдела |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Руководитель Департамента по земельной политики Подпись И.О. Фамилия |
Руководитель Департамента корпоративных технологий Подпись И.О. Фамилия |
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Члены комиссии: |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы, органы государственной власти, органы местного самоуправления и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов РФ подписываются министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, учреждения и предприятия подписываются заместителями министра, иными должностными лицами по поручению министра в соответствии с предоставленными им полномочиями по согласованию с курирующими заместителями министра по направлениям деятельности.
Подписывается необходимое количество экземпляров документа, изготовленное на бумажном носителе. Служебное письмо, созданное в электронном виде, распечатывается на бумагу, подписывается собственноручно руководителем и помещается в дело согласно номенклатуре дел.
Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
12) Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью. Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями. Например:
Председатель |
И.О. Фамилия |
13) "Печать" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы Министерства заверяют печатью с воспроизведением герба (геральдического знака). Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).
14) "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (должностного лица, подготовившего проект документа) и адресом электронной почты исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
Иванов Иван Иванович, Правовой департамент, главный специалист
+7 (499) 900-00-00, Ivanov_II@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
15) Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
Верно |
|
|
Руководитель Департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Дата |
|
|
Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Министерства "Подлинник документа находится в Министерстве в деле N 0105 за 2019 г.".
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети Интернет, ЕСЭД), заверяются электронной подписью министра и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии. При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается:
"Приложение к письму от (дата) N ...".
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
16) Отметка о поступлении документа отображает факт поступления документа в Министерство и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа и проставляется с помощью штампа
17) Резолюция - указание по исполнению документа оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в РК документа в ЕСЭД. Резолюция включает: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный").
18) Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа. Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в РК.
19) Отметка о направлении документа в дело проставляется после завершения работы с документом и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Например:
В дело N 01-18 за 2020 г.
Начальник Отдела по общим вопросам
Подпись
Дата
3.5. Состав документов, образующихся в деятельности Министерства
3.5.1. В целях регулирования деятельности Министерства, организации выполнения государственных функций и решения иных задач, установленных законами РС (Я) и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность Министерства, Министерство в пределах своей компетенции издает:
1) правовые акты в форме:
- постановлений;
- положений;
- правил;
- инструкций;
- регламентов;
2) индивидуальные правовые акты в форме:
- распоряжений;
- договоров (контрактов, соглашений);
3) локальные нормативные акты в форме:
- положений;
- правил;
- инструкций;
4) протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);
5) информационно-аналитические документы в форме:
- актов;
- деловой (служебной) переписки.
3.6. Правила подготовки документов
3.6.1. Акт - обобщенное наименование официальных документов либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел, акты проверок и т.д.).
Акт утверждается руководителями министерства или руководителями структурных подразделений, подписывается всеми членами комиссии.
3.6.2. Доверенность - документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.
Доверенности, оформленные в соответствии с требованиями, предусмотренными законодательством, выдаются для предоставления интересов Министерства перед третьими лицами (совершение сделок и иных юридически значимых действий, заключение договоров (соглашений)): сотрудникам Министерства, юридическим лицам, физическим лицам, не являющимся сотрудниками Министерства.
Доверенности оформляются заинтересованными структурными подразделениями, визируются его руководителем и главным специалистом Правового департамента по кадровым вопросам, в его отсутствие заместителем Правового департамента по кадровым вопросам, (если доверенность на получение денежных средств и имущественных ценностей, то необходима подпись главного специалиста Департамента развития и администрирования доходов) передаются на подпись министру или его заместителям (в соответствии с распределением обязанностей), заверяются гербовой печатью Министерства.
Подписанные доверенности передаются на регистрацию главному специалисту Правового департамента по кадровым вопросам.
Структурные подразделения, осуществившие подготовку доверенностей, обеспечивают возврат доверенностей, действие которых прекращено.
3.6.3. Договор (соглашение) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
При разработке, согласовании, регистрации, контроля и предоставления отчетности об исполнении договоров (соглашений), заключаемых Главой Республики Саха (Якутия) и Правительством Республики Саха (Якутия), где ответственным исполнителем является Министерство имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия), руководствоваться Указом Президента Республики Саха (Якутия), от 4 апреля 2011 года N 569 (ред. от 23.09.2016) "О порядке работы с договорами и соглашениями, заключаемыми Главой Республики Саха (Якутия), Правительством Республики Саха (Якутия)".
Подготавливается соответствующими структурными подразделениями на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, а также поручений министра, заместителей министра, (в соответствии с распределением обязанностей).
Проект договора (соглашения) визируется (на оборотной стороне последнего листа с указанием даты визирования) руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений и руководителями (или лицами, исполняющими их обязанности) заинтересованных министерств и ведомств. На оборотной стороне последнего листа исполнитель указывает свою фамилию, инициалы и телефон.
Подписанный в необходимом количестве экземпляров договор (соглашения) регистрируется, присваивается номер (номер дела по номенклатуре структурного подразделения, подготовившего договор, порядковый номер договора, год подписания полностью из четырех цифр, возможно присвоение литеры) и проставляется дата, соответствующая дню регистрации договора (соглашения).
Все экземпляры подлинника договора (соглашения) скрепляются гербовой печатью Министерства.
Подлинный экземпляр договора (соглашения) хранится в структурном подразделении в течение трех лет, затем передается для дальнейшего хранения в архив Министерства.
Для оперативной работы используются копии договоров (соглашений).
3.6.4. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.
Текст доклада печатается шрифтом не менее N 14, через два интервала.
3.6.5. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами или предложениями составителя.
Докладная записка готовится в произвольной форме.
3.6.6. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.
Заключение от имени Министерства готовится на бланке Министерства и подписывается руководством.
3.6.7. Нормативный правовой акт - акт правотворчества, который принимается в особом порядке, строго определёнными субъектами и содержит норму права.
Министерство, согласно постановлению Правительства Республики Саха (Якутия) от 26.05.2011 г. N 226 "Об утверждении Положения о Министерстве имущественных и земельных Республики Саха (Якутия)" имеет право вносить проекты нормативных правовых актов Правительства Республики Саха (Якутия), Главы Республики Саха (Якутия).
3.6.7.1. При оформлении проектов нормативных правовых актов руководствоваться Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 02.08.2011 N 846 "О порядке подготовки проектов конституционных законов и проектов законов Республики Саха (Якутия), разрабатываемых в порядке реализации законодательной инициативы Главы Республики Саха (Якутия)", распоряжением Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 19.06.2013 N 69-РА "О требованиях к оформлению правовых актов Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)", приказом Госкомюстиции Республики Саха (Якутия) от 02.03.2015 N 017-П "Об утверждении методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению правовых актов Главы Республики (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия) и исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)".
3.6.7.2. Действие внесения проектов нормативных правовых актов частично не распространяются на проекты нормативных правовых актов, содержащих государственную тайну.
Подготовленные и внесенные проекты нормативных правовых актов Правительства Республики Саха (Якутия), а также принятые по ним решения до их размещения на сайте Министерства или опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.
3.6.7.3. Основанием для приостановления действия нормативных правовых актов является нормативный правовой акт Правительства Республики Саха (Якутия) о приостановлении действия нормативного правового акта на определенный срок, о внесении изменений и дополнений в нормативный правовой акт, о признании утратившим силу.
3.6.7.4. Подготовка и внесение проектов нормативных правовых актов Правительства Республики Саха (Якутия) во исполнение актов государственных органов Российской Федерации, законов Республики Саха (Якутия), решений, поручений Главы, Правительства Республики Саха (Якутия) поручается Председателем Правительства Республики Саха (Якутия) членам Правительства Республики Саха (Якутия).
3.6.7.5. Решения Правительства Республики Саха (Якутия), имеющие нормативный характер, оформляются в форме постановления Правительства Республики Саха (Якутия).
Решения по оперативным и другим текущим вопросам принимаются в форме распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия).
Проекты решений Правительства Республики Саха (Якутия) готовятся и вносятся в соответствии с установленным порядком согласно главе 4 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 г. N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)".
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
3.5.7.6. Проекты законов готовятся и вносятся в соответствии с установленным порядком согласно главе 9 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 03.11.2010 г. N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)".
3.5.7.7. Проекты указов и распоряжений Главы Республики Саха (Якутия) готовятся и вносятся в соответствии с Указом Главы Республики Саха (Якутия) от 30.05.2014 г. N 2688 "О порядке подготовки, оформления и вступления в силу указов и распоряжений Главы Республики Саха (Якутия).
3.5.7.8. Право внесения проектов нормативных правовых актов имеют структурные подразделения Министерства, согласно утвержденным Положениям структурного подразделения и по поручению руководства Министерства.
3.5.7.9. Обеспечение текущего контроля за качественной подготовкой проектов нормативных правовых актов и их согласованием с заинтересованными структурными подразделениями, а также с министерствами и ведомствами возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект нормативного правового акта.
3.5.7.10. Руководители структурных подразделений:
- ежеквартально проводят мониторинг подготовленных ими и принятых Правительством Республики Саха (Якутия) решений;
- по пунктам/решениям, которые не могут быть исполнены по каким-то, независящим от Министерства причинам, готовят проекты нормативных правовых актов на отмену, признанию утратившим силу;
- по пунктам/решениям, которые исполнены, готовят предложение: в Правительство Республики Саха (Якутия) на снятие с контроля пункта/решения, Главе Республики Саха (Якутия).
- вовремя приводят в соответствие с изменениями в законодательстве Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) принятые нормативные правовые акты.
3.5.7.11. Подготовка и согласование проектов нормативных правовых актов возлагается на структурное подразделение, с учетом их функций и компетенции. Руководители структурных подразделений определяют ответственных исполнителей, осуществляющих подготовку, оформление и согласование проектов и прилагаемых к ним документов, срок его подготовки.
3.5.7.12. Для издания проектов нормативных правовых актов могут создаваться рабочие группы.
3.5.7.13. Оформление проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с требованиями к оформлению документов установленными и ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также в соответствии с разделом 3 данной Инструкции.
3.5.7.14. Срок разработки проектов нормативных правовых актов не должен превышать 30 календарных дней. В случае возникновения объективных обстоятельств допускается продление сроков разработки, но не более 15 календарных дней.
3.5.7.15. Структура проекта нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие содержания правового регулирования.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст проекта нормативного правового акта.
3.5.7.16. Подготовленный проект нормативных правовых актов предварительно согласовывается в Министерстве с заинтересованными структурными подразделениями в течение 3 рабочих дней.
3.5.7.17. Проект нормативного правового акта подлежит рассмотрению на предмет их соответствия правилам юридическо-технического оформления на предмет в Правовом департаменте после согласования в заинтересованных структурных подразделениях Министерства.
3.5.7.18. К проекту нормативного правового акта прилагаются
- сопроводительное письмо;
- текст нормативного правового акта;
- лист согласования;
- пояснительная записка;
- справка о проведении независимой антикоррупционной экспертизы, подписанная руководством Министерства;
- реестр учета замечаний и предложений;
- подлинники заключений министерств и ведомств;
- нормативные правовые акты, на основании которых разработан проект решения Правительства Республики Саха (Якутия);
- нормативные правовые акты, в которые вносятся изменения и дополнения либо признаются утратившими силу;
- реестр рассылки.
3.5.7.19. Сопроводительное письмо о согласовании проекта оформляется на фирменном бланке Министерства.
3.5.7.20. Текст нормативного правового акта. Текст печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14.
Проект имеет следующие реквизиты:
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.
Заголовок.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановочную часть (в распоряжениях - распорядительную).
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.
Приложения печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта в нижней его части.
В проектах постановлений употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
3.5.7.21. Лист согласования размещается на оборотной стороне первого листа нормативного правового акта.
Министр (и.о. министра), руководитель юридической службы (юрист) или его заместители визируют лист согласования к проекту нормативного правового акта с указанием даты, с которой начинается отсчет начала согласования проекта нормативного правового акта с заинтересованными министерствами, ведомствами.
Заместители министра могут визировать лист согласования только в случае их назначения исполняющим обязанности министра, либо в его отсутствии в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия).
3.5.7.22. Пояснительная записка к проекту нормативного правового акта подписывается министром (и.о. министра). В пояснительной записке указывается: правовое обоснование; основание для подготовки и внесения проектов нормативных правовых актов; цели, задачи и предмет правового регулирования; структура проекта решения; правовые акты, в которые вносятся или предполагается внести изменения; прогноз ожидаемых социально-экономических, экологических и иных последствий его реализации; источник финансирования и предполагаемые финансовые затраты;
3.5.7.23. Реестр учета замечаний и предложений, подписанный руководством Министерства, готовится в типовой форме в соответствии с регламентом Правительства Республики Саха (Якутия) с отметкой о принятии/не принятии замечаний и предложений, обоснований не принятия;
3.5.7.24. Согласование проектов решений Правительства Республики Саха (Якутия) осуществляется в соответствии с разделом 4.3. постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 г. N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия).
Проекты решений до их внесения в Правительство Республики Саха (Якутия):
- в предварительном порядке согласовываются с Председателем Правительства Республики Саха (Якутия), курирующим Министерство;
- направляются для обязательного согласования в заинтересованные министерства и ведомства согласно пункту 4.3. постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 г. N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)".
Если при доработке в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторной процедуре согласования.
3.5.7.25. В соответствии с пунктом 4.3.18. постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 г. N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)" согласованный с заинтересованными министерствами, ведомствами, Департаментом по государственно-правовым вопросам Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) проект представляется в Секретариат Председателя Правительства Республики Саха (Якутия).
Общий срок согласования проекта решения Правительства Республики Саха (Якутия) составляет 3 (три) месяца с даты внесения проекта решения на согласование до представления проекта решения первому заместителю Руководителя Администрации Главы и Правительства Республики Саха (Якутия).
3.5.7.26. Текст проекта нормативного правового акта Правительства Республики Саха (Якутия) с приложениями на электронном носителе и слайды, содержащие иллюстративный материал к выступлению докладчика по данному вопросу на заседании Правительства, передаются в Управление оформления и выпуска правовых актов не позднее, чем за один день до начала заседания Правительства Республики Саха (Якутия).
Слайды, в зависимости от содержания представляемого проекта, могут включать основные положения, цели и задачи проекта, изложенные в виде тезисов, мотивировки (в виде таблиц, графиков, диаграмм, карт, фотографий либо тезисов); ожидаемые результаты; финансовое обеспечение поставленных задач; перечни актов, требующих приведения в соответствие с принимаемым решением Правительства.
3.5.7.27. В случае необходимости редакционной правки проекта по решению заседания Правительства Республики Саха (Якутия), Министерство осуществляет правку в срок не более 2 рабочих дней.
3.5.7.28. В опросном порядке проекты нормативных правовых актов вносятся в соответствии с главой 7 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 N 490 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия).
3.5.7.29. При предоставлении на государственную регистрацию и официальном опубликовании принятых нормативных правовых актов руководствоваться постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 07.09.2018 г. N 254 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации и внесении изменений в Порядок проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов, принятых Правительством Республики Саха (Якутия) и иными исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), а также их проектов, утвержденный постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 23 июня 2009 г. N 258.
3.5.8. Отзыв прохождения практики студентами - документ, содержащий мнение руководителей/заместителей руководителей где осуществлялось прохождение практики, по поводу какой-либо работы (реферат, дипломная работа), присланной на рассмотрение.
Отзыв готовится в произвольной форме.
3.5.9. Приказ - письменный официальный документ, принятый в определенной форме в установленном порядке и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
Приказ издается на основе и во исполнение законов Республики Саха (Якутия), указов и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия), постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия), во исполнение нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.
Министерство, согласно постановлению Правительства Республики Саха (Якутия) от 26.05.2011 г. N 226 "Об утверждении Положения о Министерстве имущественных и земельных РС (Я)", в пределах своей компетенции разрабатывает и издает приказы, имеющие нормативный характер, а по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам - приказы ненормативного характера.
Право внесения проектов приказов имеют структурные подразделения Министерства, согласно их утвержденных Положений.
3.5.9.1. Приказы по основной деятельности, имеющие нормативный правовой характер, разрабатываются структурными подразделениями Министерства в действующих информационных системах по разработке приказов, регистрируются, учитываются и хранятся в канцелярии.
Приказы по личному составу и о командировании сотрудников Министерства разрабатываются, регистрируются, учитываются и хранятся у заместителя руководителя Правового департамента по кадровым вопросам.
Приказы о командировании сотрудников Министерства разрабатываются главным специалистом Правового департамента по кадровым вопросам либо в его отсутствие заместителем руководителя Правового департамента по кадровым вопросам.
3.5.9.2. Рассматриваемые и разрабатываемые проекты приказов, а также принятые по ним решения до их размещения на сайте Министерства или опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.
3.5.9.3. Руководство Министерства в соответствии с полномочиями дает поручение структурным подразделениям на разработку проекта приказа.
3.5.9.4. Срок разработки проектов приказов по основной деятельности, имеющих нормативный правовой характер, не должен превышать 30 календарных дней. В случае возникновения объективных обстоятельств допускается продление сроков разработки, но не более 15 календарных дней.
3.5.9.5. Разработка приказов, имеющих нормативный правовой характер возлагается на одно или несколько структурных подразделений, с учетом их функций и компетенции.
Руководители структурных подразделений определяют ответственных исполнителей, осуществляющих разработку приказов и прилагаемых к ним документов, сроки разработки.
3.5.9.6. Для разработки приказов, имеющих нормативный правовой характер, могут создаваться рабочие группы.
3.5.9.7. Оформление приказов осуществляется в соответствии с требованиями к оформлению документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003, а также в соответствии с разделом 3 данной Инструкции.
3.5.9.8. Приказ имеет следующие реквизиты:
- герб Республики Саха (Якутия);
- полное название Министерства, согласно учредительному документу;
- наименование вида документа - приказ;
- дата оформляется словесно-цифровым способом. Датой документа является дата его подписания;
- номер приказа по основной деятельности состоит из знака и номера структурного подразделения "N П-06-1" и порядкового номера приказа в пределах одного календарного года.
В приказах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" или соответствующий гриф секретности.
Указанная пометка или гриф размещаются в правом верхнем углу первой страницы приказа и на первой странице приложения.
К порядковому номеру таких приказов добавляются литеры "ДСП", ("С", "СС") заглавные после тире, например: N П-07-1-ДСП.
- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал;
- текст приказа отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 12-14 через полуторный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля. Текст излагается от первого лица единственного числа.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной:
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже.
Констатирующая часть приказа завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку: приказываю.
Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Значительные по объему приказы могут делиться на главы, пункты и подпункты, которые нумеруются римскими и арабскими цифрами и имеют заголовки.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются соответствующие структурные подразделения или конкретные должностные лица. В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии).
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то предпоследний пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказе, который имеет нормативный правовой характер следует включить пункт о направлении приказа на государственную регистрацию в Уполномоченный исполнительный орган государственной власти Республики Саха (Якутия) и опубликование его после регистрации в средствах массовой информации, а после официального опубликования направления электронного экземпляра этого приказа в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Саха (Якутия).
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения..." Министерства и ведомства, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в адресатах или через "отметку" "Ввести резолюцию", который исполнитель выбирает самостоятельно в программе ЕСЭД.
3.5.9.9. Ознакомление приказа со структурными подразделениями Министерства производится путем проставления автором "отметки" в процессе заполнения проекта приказа в программе ЕСЭД "Ввести резолюцию".
3.5.9.10. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Если в приказе приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они должны оформляться в виде приложений. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
3.5.9.11. К бумажному проекту приказа прилагается лист согласования, который распечатывается на одном листе, с двух сторон (приложение 7).
Лист согласования в единственном экземпляре является обязательным в процессе разработки приказа и хранится с оригиналом приказа постоянно.
На листе согласования заносится заголовок приказа, наименование структурного подразделения, разработавшего приказ, фамилия и инициалы, должность, телефон городской, телефон внутренний, имя в сетевом окружении автора приказа, а также наименование файла.
На листе согласования заинтересованные руководители структурных подразделений проставляют визы в соответствующей строке рядом с расшифровкой подписи и дату визирования. Если имеются замечания и предложения, в пустой графе рядом с визой заполняются замечания.
В лист согласования вносятся корректировки:
- при изменении структуры Министерства;
- при смене должностных лиц;
- при переименовании структурных подразделений.
3.5.9.12. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в служебной записке с обоснованием имеющихся возражений, которая прилагается к проекту приказа.
При согласовании проекта приказа в ЕСЭД возражения излагаются при визировании в примечаниях.
3.5.9.13. В случае непринятия замечаний к проекту приказа, структурным подразделением-автором проекта приказа созывается согласительное совещание при заместителе министра, курирующим вопрос, с участием заинтересованных структурных подразделений. По результатам совещания принимается окончательное решение, оформленное согласительным протоколом, который визируют руководители или представители заинтересованных структур. В проект приказа вносятся изменения согласно согласительному протоколу, который хранится в деле структурного подразделения-автора приказа.
3.5.9.14. Руководители структурных подразделений обеспечивают согласование проектов приказов, в том числе размещенных в электронном варианте не более 5 рабочих дней.
3.5.9.15. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на листке согласования проекта приказа.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
3.5.9.16. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию со структурными подразделениями, внесшими замечания и предложения, в срок не более 2 рабочих дней.
Если в процессе согласования в проект приказа по ЕСЭД вносятся изменения принципиального характера, то создается новая версия РК и повторно направляется на согласование со структурными подразделениями, внесшими замечания и предложения, в срок не более 2 рабочих дней.
3.5.9.17. После согласования со всеми заинтересованными подразделениями проект приказа, имеющий нормативный характер, подлежит рассмотрению на предмет соответствия действующему законодательству, правилам юридической техники и терминологии, а также антикоррупционной экспертизы в Правовом департаменте, где согласование проекта приказа не должно превышать 3 рабочих дней.
3.5.9.18. Проекты приказов, представляемые и/или направляемые по ЕСЭД на подпись министру, предварительно визируются заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей.
3.5.9.19. Приказы нормативного характера подписывает министр, а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности.
Отдельные приказы могут подписываться заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей.
3.5.9.20 Подписанный в бумажном виде приказ подлежит обязательной регистрации с присвоением регистрационного порядкового номера в пределах календарного года в ЕСЭД.
3.5.9.21. Приказы нормативного правового характера направляются на государственную регистрацию и на опубликование согласно постановлению Правительства Республики Саха (Якутия) от 07.09.2018 г. N 254 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации и внесении изменений в Порядок проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов, принятых Правительством Республики Саха (Якутия) и иными исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), а также их проектов, утвержденный постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 23 июня 2009 г. N 258".
Приказы, не прошедшие государственную регистрацию и не опубликованные в средствах массовой информации, применяться не могут.
3.5.9.22. Подписанные и зарегистрированные приказы размещаются на сайте Министерства. В случае внесения изменения и приостановления действия приказа, на ранее размещенном на сайте приказе вносятся отметки о внесении изменений и о приостановлении действий со ссылкой на вновь изданный приказ.
3.5.9.23. Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.
При необходимости внесения изменений, дополнений или признания утратившим силу соответствующих ранее изданных приказов или их частей, должны быть подготовлены отдельные приказы. При этом положения об изменении, дополнении или признании утратившим силу ранее изданных приказов или их частей включается в текст нового приказа.
3.5.9.24. Основанием для приостановления действия приказов является приказ Министерства о приостановлении действия приказа на определенный срок, о внесении изменений и дополнений в приказ, о признании приказа утратившим силу.
3.5.9.25. При внесении изменений, дополнений или признания утратившим силу приказ нормативного характера, вновь изданный приказ повторно направляется на государственную регистрацию и опубликование.
3.5.9.26. Приказы, содержащие сведения ограниченного распространения, разрабатываются в соответствии с требованиями инструкций, определяющих порядок подготовки таких документов.
Оригинал приказа, содержащего сведения ограниченного распространения, с листом согласования передается главному специалисту Правового департамента, ответственному за ведение секретного делопроизводства, или заместителю руководителя Правового департамента по кадровым вопросам, в части документации, содержащей персональные данные.
3.5.9.27. Особенности оформления приказов по личному составу:
К приказам по личному составу относятся приказы, при помощи которых документируется движение персонала - о приеме, о переводе, о перемещении, об увольнении, об отпуске и о командировке, которые оформляются по унифицированной форме.
Срок разработки проектов приказов по личному составу не должен превышать 3 календарных дней. В случае возникновения объективных обстоятельств допускается продление сроков разработки, но не более 15 календарных дней.
В приказах по личному составу обязательными реквизитами являются:
- указание даты приема, перевода, перемещения, увольнения, ухода в отпуск и направления в командировку;
- наличие основания с визами курирующих структурные подразделения заместителей министра, руководителей структурных подразделений, при увольнении председателя профкома.
В приказе об исполнении обязанностей руководителя структурного подразделения указываются причины временного исполнения должностных обязанностей, срок их исполнения, ограничения при исполнении должностных обязанностей.
Приказы могут издаваться Министерством совместно с другими заинтересованными исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия).
Совместные приказы печатаются на стандартных листках бумаги формата А4.
При оформлении совместного приказа:
- наименование органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа - приказ - располагается центровано;
- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе;
- подписи руководителей исполнительных органов власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.5.9.28. Представление на государственную регистрацию приказов, изданных совместно несколькими исполнительными органами власти, возлагается на орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших приказ.
3.5.9.29. Приказы, изданные совместно с другими органами исполнительной власти, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими исполнительными органами власти.
3.5.9.30. Обеспечение текущего контроля за качественной подготовкой проектов приказов и их согласованием с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект приказа.
3.5.9.31. Контроль за исполнением изданных приказов осуществляется назначенным в приказе должностным лицом.
3.5.9.32. Руководители структурных подразделений:
- направляют изданный приказ нормативного правового характера на регистрацию в Департамент по государственно-правовым вопросам Администрации Главы РС (Я) и Правительства РС (Я);
- после процедуры регистрации в Департаменте по государственно-правовым вопросам Администрации Главы РС (Я) и Правительства РС (Я) направляют на опубликование в средствах массовой информации и далее электронный экземпляр после опубликования направляют в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Саха (Якутия) в установленном порядке;
- ежемесячно проводят инвентаризацию изданных ими приказов;
- по тем приказам, которые не могут быть исполнены по каким-то независящим от исполнителя причинам, признают утратившими силу;
- своевременно приводят в соответствие с принятыми нормативными правовыми актами изданные приказы.
3.5.9.33. Контроль за правильностью оформления издаваемых приказов осуществляет руководитель структурного подразделения, разработавшего проект приказа.
3.5.10. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов (приложения 8, 9).
Протокол и иная документация, формируемая в целях обеспечения деятельности Общественного совета Министерства, осуществляется Учреждением в лице Отдела по общим вопросам.
Протокол и иная документация, формируемая в целях обеспечения деятельности Коллегии Министерства, осуществляется Учреждением в лице Отдела по общим вопросам.
Составляется в краткой форме на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, в том числе планерных, у заместителей министра ведет назначенный ответственный сотрудник.
Место составления (издания) протокола указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, а также должности, инициалы, фамилия лиц, присутствующих на заседании (наименования должностей могут указываться обобщенно, например: заместители министра).
Слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Основной раздел текста протокола содержит пункты: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ГОЛОСОВАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ".
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано, подчеркивается ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии, выступивших при обсуждении данного вопроса. Итоги голосования. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол на подпись вносится не позднее двух рабочих дней после окончания совещания. При необходимости согласовывается со структурными подразделениями.
Протокол подписывается секретарем заседания и утверждается руководством. Датой протокола является дата совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов (могут прибавляться буквенные коды).
Копии протоколов секретарем, который вел протокол, при необходимости рассылается заинтересованным структурным подразделениям в соответствии поручению руководства не позднее двух рабочих дней или незамедлительно.
Совещания у руководства по конкретным вопросам готовятся соответствующими структурными подразделениями.
Подлинники протоколов совещаний хранятся у руководства структурных подразделений, организаторов совещания.
Подлинники протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений хранятся в делах соответствующего структурного подразделения.
3.5.11. Регламент - совокупность правил, определяющих порядок работы организации {например, Положение о структурном подразделении), документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать сотрудник (например, должностной регламент).
Положение о структурном подразделении включает следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения с другими структурными подразделениями. Утверждается руководством Министерства.
Должностной регламент государственного гражданского служащего включает:
- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к государственному гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность государственной гражданской службы, а также к образованию, стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
- должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности государственной гражданской службы;
- перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
- перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
- порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с государственными гражданскими служащими того же государственного органа, государственными гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
- перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
- показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего;
- критерии оценки работы государственного гражданского служащего.
Подлежит к ознакомлению с замещающим государственную гражданскую должность гражданином и утверждается руководством Министерства.
3.5.12. Служебная записка - документ, адресованный руководству или руководителям структурных подразделений, с информацией о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.
Готовятся как ответы о выполнении поручений, как сопроводительные письма, как ответы на запросы, как инициативные письма внутри Министерства на базе шаблона (приложение 10).
Сроки подготовки служебной записки устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных служебных записок определяются руководителями структурных подразделений.
Тексты должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
Текст излагается от 1-го лица множественного числа (например, "Просим представить..."), состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления служебной записки. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.5.13. Характеристика - описание, определение отличительных свойств, качеств кого-либо или чего-либо.
Характеристика - официальный документ с отзывом о деятельности конкретного человека, в котором отражаются рабочие достижения, производительность и качество труда, профессиональные знания и навыки. Способность взаимодействовать с другими сотрудниками. Сильные и слабые стороны человека. Необходимость дополнительного обучения, повышения квалификации. Рекомендации по повышению в должности или переводе на другую работу. Могут быть рекомендации по оплате труда и т.д.
Характеристика готовится в произвольной форме.
Министерство имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) разрабатывает и вносит на рассмотрение в Правительство Республики Саха (Якутия), Главе Республики Саха (Якутия) проекты:
- законодательных актов Республики Саха (Якутия);
- указов и распоряжений Главы Республики Саха (Якутия);
- постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия).
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Саха (Якутия), нормативных правовых актов Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) осуществляется Министерством в порядке, установленном актами Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).
3.7. Особенности работы с электронными документами
3.7. В Министерстве создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
При создании РКПД, согласовании, регистрации документов в ЕСЭД руководствоваться Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия), утвержденным приказом Министерства инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия) N П-01-24 от 14.02.2020 г.
3.7.1. Оформление электронного документа.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).
При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
Порядок использования электронной подписи определяет Правительство Республики Саха (Якутия) согласно порядку, устанавливаемому Правительством Российской Федерации.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства. Единая система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Прием и отправка электронных документов осуществляются самими исполнителями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) при наличии доступа.
Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
Наименование сведений о документе |
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1. Адресант |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина |
2. Адресат |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
3. Должность, фамилия и инициалы лица - автора документа |
В соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. Вид документа |
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. Дата документа |
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. Номер документа |
В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. Дата поступления документа |
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. Входящий номер документа |
Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа |
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. Наименование или краткая аннотация документа |
Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
11. Индекс дела |
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. Сведения о переадресации документа |
На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению") |
13. Количество листов основного |
Количество листов основного документа |
документа |
|
14. Количество приложений |
Количество приложений |
15. Общее количество листов приложений |
Общее количество листов приложений |
16. Указания по исполнению |
Резолюция или поручение руководителя, определяющее |
документа |
характер исполнения документа и срок исполнения |
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
18. Отметка о конфиденциальности |
В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) |
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в ЕСЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в ЕСЭД органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив в контейнерах, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы Министерства в информационную систему Национального архива РС (Я) или на обособленных носителях однократной записи.
В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив осуществляется:
- конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;
- включение электронных документов в формате архивного хранения в контейнеры электронных документов;
- создание описей электронных документов структурных подразделений.
В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив, включаются:
- файл электронного документа в формате архивного хранения;
- файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа;
- файлы электронных подписей;
- файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи.
В информационной системе рассчитываются следующие параметры контейнера электронного документа:
- объем электронного дела в Мб;
- контрольная сумма контейнера электронного дела.
В информационной системе формируется опись электронных документов структурных подразделений по установленной форме.
При приеме электронного дела в архив по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива:
- формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации;
- запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.
Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.
При передаче электронных документов в архив на обособленных материальных носителях проводится:
- проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов;
- запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем);
- проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;
- составление в структурном подразделении описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив организации.
При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.
Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:
- название организации;
- название структурного подразделения Министерства;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- отметка о статусе экземпляра электронного дела: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
- объем электронного дела в Мб;
- контрольная сумма электронного дела;
- дата записи электронных документов на носитель;
- при необходимости отметки об ограничении доступа и др.
Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем структурного подразделения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе информационной системы.
3.7.2. Согласование документов.
Проект документа и/или РКПД, подготовленный Министерством, подлежит согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением - исполнителем в соответствии с законодательством (с учетом образцов листов согласований к проектам правовых актов Главы РС (Я) и Правительства РС (Я), проектам законов и соглашений, разрабатываемых и утверждаемых Министерством в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Согласование проекта документа и/или РКПД в Министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица.
Согласование проекта документа и/или РКПД, созданного в Министерстве с другими государственными органами, органами местного самоуправления организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указываются наименование Министерства, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
Согласование проекта документа проводится до его подписания министром в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам Министерства, качества и эффективности предлагаемого решения.
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) оформляются на листе согласования, при согласовании РКПД в ЕСЭД соответственно в программе.
Согласование проекта документа и/или РКПД организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.
Согласование проектов документов с должностными лицами организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с министром в соответствии с Инструкцией.
Проекты документов согласуются:
- непосредственным исполнителем;
- соисполнителями (при их наличии);
- должностными лицами Министерства, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа, и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей;
- заместителем министра, курирующим затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) министром);
- юридической службой (проектов локальных нормативных актов).
Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
3.7.3. Сроки согласования документов составляют:
- проекты деловых (служебных) писем - 1-3 рабочих дня;
- проекты распоряжений без приложений - 1-3 рабочих дня;
- проекты распоряжений с приложениями справочного характера - 3-5 рабочих дней;
- проекты распоряжений с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) - 5-10 рабочих дней;
- проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа - 1-3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
3.7.4. Оформление результатов согласования проектов решений осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
В ходе согласования проекта документа согласующая сторона, принимает одно из следующих решений:
- согласовать проект документа без замечаний;
- согласовать проект документа с замечаниями;
- отклонить проект документа;
- указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в компетенцию).
Возражения по проекту правового акта, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
- наличия существенных замечаний по проекту документа;
- несогласия с проектом документа.
Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 3.4.18, 3.4.19. Инструкции.
При согласовании проектов документов в электронном виде в ЕСЭД по завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из ЕСЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью ответственного должностного лица, с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) министром или заместителем министра.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью министра или иного уполномоченного должностного лица.
В соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, электронные документы подписываются электронной подписью.
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Федерального закона следует читать как "6 апреля 2011 г."
На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения.
Документы утверждаются правовым актом (постановлением, решением, распоряжением) или непосредственно министром или его заместителем посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
4. Организация документооборота
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения.
Задача документооборота - организация движения документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота - обеспечение доступа к документам пользователям ЕСЭД в соответствии с предоставленными им правами.
Принципами организации документооборота являются:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения входящих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- временная регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.2. В процессе документооборота обеспечиваются:
- прием и первичная обработка входящих документов;
- предварительное рассмотрение входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- рассмотрение документов руководством;
- доведение документов до исполнителей;
- подготовка проектов документов;
- согласование проектов документов;
- подписание проектов документов;
- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
- обработка и отправка исходящих документов.
4.1.3. Документооборот Министерства осуществляется с использованием ЕСЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.
Информационные системы Министерства, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с ЕСЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Министерства и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
4.1.4. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, определяются регламентами пользователя ЕСЭД и настоящей Инструкцией.
4.1.5. В документообороте Министерства выделяются документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- внутренняя документация (приказы, служебные, докладные записки, протоколы, акты и т.д.), используемая в управленческом процессе.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
- документы, поступившие из федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;
- документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- документы территориальных органов государственного органа в субъектах РФ (при их наличии);
- документы организаций;
- парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатов законодательных органов субъектов РФ и органов местного самоуправления и ответы на них;
- обращения граждан и организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;
- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
4.1.6. Доставка и отправка документов в Министерства осуществляются различными видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, ЕСЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), через сайт государственного органа, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг, через курьеров организаций и ведомств.
Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2.1. В Министерстве используется смешанная форма организации работы с документами. Прием, сортировка, первичная обработка, учет и регистрация поступающей корреспонденции в Министерстве осуществляется:
- в адрес министра и его заместителей;
- структурных подразделений Министерства.
В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами информационной системы, почтовой, телеграфной, факсимильной связи (телеграммы, факсограммы и т.д.), нарочными, а также через почтовые ящики (ячейки) министерств и ведомств в Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).
Документы, в том числе бумажные документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, сканирование и прикрепление к входящему номеру и направляется делопроизводителем руководству Министерства для наложения резолюции, дачи поручений, определения исполнителей в соответствии с распределением обязанностей между руководством. Если поступающая корреспонденция является ответом на запрос, то сразу направляется руководителю структурного подразделения Министерства или Учреждения, направившего запрос.
4.2.2. Первичная обработка документов включает: проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций); проверку целостности входящих документов, включая приложения; уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).
Конверты, пакеты с пометкой "Лично" передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику без вскрытия по журналу учета.
Конверты, пакеты с грифами ограничения доступа - сотруднику в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
Почтовые конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах (конверты с надписью "На конкурс") в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" передаются без вскрытия по журналу учета.
При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации. Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых, но подлежащих учету документов, передаются по принадлежности структурным подразделениям и должностным лицам.
Производится выделение документов, адресованных в структурные подразделения, для передачи непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство.
Конверты с отметкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно" вскрываются незамедлительно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди и после регистрации передаются адресатам незамедлительно.
На ошибочно доставленную почтовой связью корреспонденцию составляется акт и с сопроводительным письмом возвращается отправителю с отметкой "Возврат" или пересылается надлежащему адресату.
4.2.3. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов. После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
С конвертом передаются также документы (повестки, постановления), поступившие от следственных и судебных органов.
4.3. Предварительное рассмотрение документов
4.3.1. Делопроизводитель предварительно рассматривает поступившие в Министерство документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения министром и его заместителями. Документы, поступившие в Министерство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным распределением обязанностей.
4.3.2. Поступившие в Министерство документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, доставленные без регистрации непосредственно должностным лицам или в подразделения Министерства, передаются ими в ответственное структурное подразделение для регистрации в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день с 9.00 до 10.00 часов независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Первичная обработка и регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
- документов вышестоящих органов государственной власти, с отметками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" - в текущий рабочий день незамедлительно;
- документов со сроками исполнения поручений - в текущий или на следующий рабочий день до 11.00 часов;
- иных документов, включая проекты правовых актов, поступивших в рабочие дни до 17.00 часов (кроме срочных) - в день поступления.
Документы, поступившие в нерабочее время (после 18.00 - с понедельника по пятницу, после 17.00 - в предпраздничные дни) регистрируются на следующий рабочий день.
Делопроизводитель обеспечивает регистрацию документов Министерства и Учреждения в системе электронного документооборота в системе "Единая система электронного документооборота (далее - система "ЕСЭД").
Сканированию подлежат все входящие документы, кроме брошюр, прошитых и скрепленных печатью документов.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении отсутствия документа или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается у делопроизводителя, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прикрепляется к документу.
Документы, оформленные в нарушение Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) не принимаются к рассмотрению и возвращаются исполнителям.
При получении документов на экземпляре корреспондента проставляется дата и номер телефона для справок.
4.4.2. Документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрации не подлежат:
- документы с пометкой "лично";
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.;
- поздравительные письма, телеграммы, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты;
- прейскуранты, прайс-листы, сводки;
- исходящие документы, возвращенные в Министерство, в случае неправильно оформленного адреса или не нахождения адресата;
- научные труды, библиографические справочники;
Регистрация поступивших документов до 17 часов текущего дня осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в системе "ЕСЭД" ("ЕСЭД") в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, в день поступления. Поступившие документы после 17 часов регистрируются на следующий рабочий день. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, содержащий очередной порядковый номер и дату поступления документа, телефон для справок (при необходимости - часы и минуты), отметка о поступлении документа.
Регистрация обращений граждан.
За своевременную обработку обращений граждан в платформах "ОИП Республики Саха - Обращения", "Платформа обратной связи" (ПОС), "ОНФ" ответственность несет главный специалист Правового департамента.
В день поступлении в указанных платформах письменные обращения регистрируются главным специалистом Правового департамента в ЕСЭД и в программе автоматизированном рабочем месте единой сети обращения граждан "АРМ ЕС ОГ".
4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей
4.5.1. Поступившие в Министерство документы рассматриваются министром или его заместителями после регистрации.
4.5.2. Рассмотрение документов осуществляется по направлениям деятельности в соответствии с установленным распределением обязанностей между должностными лицами.
Руководство Министерства, при поступлении документов в системе "ЕСЭД", направляет в адрес ответственного структурного подразделения Министерства или Руководителя Учреждения, с учетом переданных Министерством функций Учреждению, для исполнения и дает поручения.
При рассмотрении документов руководитель подразделения Министерства выделяет и рассматривает документы, требующие срочного исполнения. Поручения, содержащие указание "срочно", "весьма срочно" и оперативные поручения рассматриваются руководителями подразделений в течение часа с момента их получения.
Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Руководитель структурного подразделения (структурных подразделений) Министерства, назначенного в качестве исполнителя по документу (поручению), получают доступ к документу, организует работу с документом, направляет в адрес исполнителя или исполнителей с учетом характера, содержания вопросов, содержащихся в поручении и внутреннего распределения обязанностей.
Руководитель структурного подразделения при вводе резолюции по исполнению документов может использовать с помощью символа "Ins" в программе ЕСЭД (шаблонные резолюции).
Руководитель структурного подразделения при вводе резолюции по исполнению контрольных поручений при необходимости указывает конкретные действия исполнителя, позицию по рассматриваемому вопросу и адресат.
Руководитель Учреждения при поступлении документов организует работу, направляет в адрес структурного подразделения Учреждения либо напрямую исполнителю или исполнителям с учетом распределения обязанностей по осуществлению переданных Министерством функций.
Руководитель Учреждения при вводе резолюции по исполнению документов может использовать с помощью символа "Ins" в программе ЕСЭД (шаблонные резолюции).
Руководитель Учреждения при вводе резолюции по исполнению контрольных поручений при необходимости указывает конкретные действия исполнителя, позицию по рассматриваемому вопросу и адресат.
Исполнитель или исполнители документа (поручения) Министерства и Учреждения обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов в соответствии с поручением руководства Министерства, руководителя структурного подразделения Министерства или Руководителя Учреждения.
Исполнитель или исполнители документа (поручения) Министерства вносят завизированный руководителем структурного подразделения Министерства или заместителем руководителя структурного подразделения, назначенного в качестве исполнителя по документу (поручению) ответ на подпись руководству Министерства за 7 (семь) календарных дней до наступления срока направления ответа, указанного в ЕСЭД.
Установить, что документ (поручение), содержащий вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется на подпись руководству Министерства в течение 3 (трех) рабочих дней со дня его регистрации в ЕСЭД для направления в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в поручении вопросов.
4.5.3. Подлинник документа направляется в структурное подразделение Министерства или Учреждения, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение Министерства или Учреждения, являющееся ответственным исполнителем, или, первому в списке исполнителю, остальные подразделения работают с прикрепленным документом в программе "ЕСЭД". Ответственный исполнитель, указанный первым в списке исполнителей, отрабатывает вопрос с другими исполнителями самостоятельно по визе руководства и готовит сводный ответ.
Передача документов от руководителя департамента до исполнителей производится самостоятельно с резолюцией и с добавлением ответственного исполнителя в "ЕСЭД".
Передача документов между структурными подразделениями для внесения изменений ответственного исполнителя осуществляется через руководство Министерства или делопроизводителя, также через систему ЕСЭД с пометкой "по компетенции" руководителю соответствующего структурного подразделения.
Исполнение документов осуществляется независимо от отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) в соответствии с замещениями согласно должностным регламентам.
4.5.4. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с "Инструкцией по рассмотрению обращений граждан в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия)", утвержденной приказом от 23.04.2014 г. N П-07-28 "Об утверждении Инструкции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия)" (с изменениями), в соответствии с Федеральным Законом от 03.11.2015 г. "О внесении изменений в статью 13 Федерального Закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Саха (Якутия) от 27.11.2015 г. N 619-V "О внесении изменений в Закон Республики Саха (Якутия) "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)".
Заявления о предоставлении государственной услуги, оказываемой Министерством, поступающие от государственного автономного учреждения "Многофункциональный центр Республики Саха (Якутия)" или посредством почтовой связи от заявителей регистрируются, формируются отдельно делопроизводителем и направляются в Отдел государственных услуг и регулирования сделок Учреждения для рассмотрения в порядке, установленном Административным регламентом соответствующей государственной услуги, предоставляемой Министерством.
В целях организации работы с документами в Учреждении может быть разработана и принята инструкция по организации работы Учреждения с документами Учреждения, дополняющая настоящую Инструкцию, но не противоречащая ей.
Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется на подпись руководству Министерства в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня их регистрации в ЕСЭД для направления в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
4.5.5. Регистрация и отправка документов специалистами.
Исходящие документы вправе подписывать специалист Министерства.
4.5.6. К исходящим документам, которые вправе подписывать специалист Министерства, относятся:
1. Сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов, направляемые на согласование в адрес органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, бюджетных учреждений и иных юридических лиц.
2. Сопроводительное письма к принятым нормативным правовым актам, ведомственным актам, направляемые в целях информирования в адрес органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, бюджетных учреждений и иных юридических лиц.
3. Письма с запросом предложений в план работы коллегиального органа (межведомственной комиссии, рабочей группы), направляемые членам такого органа (комиссии).
4. Письма руководителю коллегиального органа (межведомственной комиссии, рабочей группы) о согласовании даты и места проведения заседания, о повестке и участниках заседания.
5. Письма с приглашением на заседание коллегиального органа (межведомственной комиссии, рабочей группы).
6. Письма с запросом информации по исполнению мероприятий утвержденных программ, дорожных карт, проектов, направляемые в адрес органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, бюджетных организаций, иных юридических лиц.
7. Письма с запросом периодичной отчетности в адрес органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, бюджетных организаций, иных юридических лиц.
8. Письма, подготовленные как ответ органам исполнительной власти Республики Саха (Якутия), органам местного самоуправления, бюджетным организациям, физическим и юридическим лицам на запрос о предоставлении информации, содержащейся в информационном системе или базе данных Министерства, в том числе подготовленные в рамках межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
9. Письма в подведомственные организации Министерства для получения необходимой информации в рамках поручения или поступившего в адрес органа запроса за исключением получения информации, содержащей персональные данные. Вместе с письмом направляется информация о цели получения такой информации.
10. Письма органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, бюджетным организациям, физическим и юридическим лицам о доработке пакетов документов, поступающих в органы от заявителей (потребителей) в случае, если нормативно утверждены требования по оформлению входящего пакета документов.
11. Письма органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, бюджетным организациям, физическим и юридическим лицам о доработке и актуализации сведений, внесенных ими в информационную систему, оператором или координатором которой является Министерство.
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
3.9. Наделение специалистов правом подписи отдельных исходящих документов Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) осуществляется приказом Министерства.
3.10. Исходящие документы подписываются в бумажной и в электронной форме с использованием электронных цифровых подписей. Электронные цифровые подписи используются только лично специалистами без права их передачи третьим лицам и подлежат хранению в соответствии с правилами их хранения и использования.
4.5.7. Специалисты представляют интересы Министерства и несут ответственность за содержание исходящих документов. Исходящие документы оформляются в общей стилистике корреспонденции Министерства.
4.5.8. Подготовка и подписание исходящих документов в личных интересах специалистов не допускается.
4.5.9. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ подписывается специалистом, временно исполняющим его обязанности на период отсутствия, или заместителем руководителя/руководителем подразделения.
4.5.10. До подписания документа специалист проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз (при наличии), приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
4.5.11. Документы, подписанные специалистами, оформляются согласно общим правилам делопроизводства Министерства.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
5.5.12. Документы после подписания подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.5.13. Качество исходящих документов, подписанных специалистом, выборочно проверяется руководителем подразделения.
4.5.14. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан передать проекты исходящих документов и ключ электронной цифровой подписи руководителю подразделения или уполномоченному лицу Министерства.
4.6. Регистрация отправляемых документов
4.6.1. Регистрация отправляемых документов ведется в подразделениях в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрация осуществляется независимо от способа их доставки один раз.
4.6.2. Отправляемые документы регистрируются сотрудниками подразделения Министерства в базе данных ЕСЭД.
4.6.3. При регистрации отправляемого документа в ЕСЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.
4.6.4. Сотрудник подразделения Министерства после заполнения данных в карточке, сканирования (за исключением документов ограниченного распространения, наградных и финансовых документов) направляет в ЕСЭД электронную регистрационную карточку документа адресатам.
4.6.5. Если электронная регистрационная карточка была создана в ЕСЭД при подготовке документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.
4.7. Отправка документов
4.7.1. Документы, п
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.