Приказ Министерства социальной защиты Хабаровского края от 1 декабря 2022 г. N 191-п "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края"

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям краевых государственных казенных (бюджетных) учреждений социальной поддержки и социального обслуживания населения в срок до 31 марта 2023 г. обеспечить разработку индивидуальной инструкции по делопроизводству на основе Примерной инструкции по делопроизводству.

2.1. Краевым государственным казенным (бюджетным) учреждениям социальной поддержки и социального обслуживания населения, являющимся источником комплектования государственного архива края, утвердить приказом учреждения индивидуальную инструкцию по делопроизводству после согласования с архивным учреждением.

2.2. Краевым государственным казенным (бюджетным) учреждениям социального обслуживания населения, не являющимся источником комплектования государственного архива края, утвердить приказом учреждения индивидуальную инструкцию по делопроизводству после согласования с министерством социальной защиты Хабаровского края (далее - министерство).

3. Общему отделу управления правовой, кадровой и организационной работы министерства:

3.1. Оказать методическую помощь краевым государственным казенным (бюджетным) учреждениям социальной поддержки и социального обслуживания населения при подготовке индивидуальных инструкций по делопроизводству.

3.2. Обеспечить согласование индивидуальных инструкций по делопроизводству краевых государственных учреждений социального обслуживания.

4. Признать утратившими силу приказы министерства социальной защиты населения Хабаровского края:

- от 23 мая 2008 г. N 87-П "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты населения Хабаровского края";

- от 1 сентября 2014 г. N 206-П "О внесении изменений в приказ министерства социальной защиты населения Хабаровского края от 23 мая 2008 г. N 87-П "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты населения Хабаровского края".

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника управления правовой, кадровой и организационной работы министерства.

Министр

А.О. Дорофеев

УТВЕРЖДЕНА
приказом министерства
социальной защиты
Хабаровского края
от 1 декабря 2022 г. N 191-п

Примерная инструкция
по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов, организации текущего хранения документов, подготовки документов к передаче в архив учреждений, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, по истечении сроков их временного хранения в учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края, являющихся.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в краевых государственных казенных (бюджетных) учреждениях, подведомственных министерству социальной защиты Хабаровского края (далее - учреждение).

1.3. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с инструкцией по делопроизводству в министерстве социальной защиты Хабаровского края, утвержденной приказом министерства социальной защиты Хабаровского края от 30 сентября 2022 г. N 155-П, федеральными законами и законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий, государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края" (далее также - СЭД).

1.5. Учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству или настоящей Инструкцией.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается приказом учреждения по основной деятельности. Инструкции по делопроизводству учреждений, являющихся источниками комплектования Государственного архивного фонда Хабаровского края, утверждаются приказом учреждения по основной деятельности после согласования с соответствующим архивным учреждением.

Если учреждение не является источником комплектования Государственного архивного фонда Хабаровского края, то инструкция по делопроизводству утверждается приказом учреждения по основной деятельности после согласования с центральной экспертной комиссией министерства социальной защиты Хабаровского края.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении возлагается на ответственного за делопроизводство в учреждении и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях учреждения, которые назначаются приказом учреждения по основной деятельности.

1.7. Права, обязанности и ответственность работников, ответственных за делопроизводство в учреждении и в структурных подразделениях учреждения, подготовку дел к сдаче в архив учреждения, сохранность документов в структурных подразделениях учреждения, устанавливаются их должностными инструкциями.

В должностные инструкции ответственных за делопроизводство в учреждении включаются следующие основные функции:

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел учреждения или номенклатуры дел структурного подразделения учреждения;

формирование, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив учреждения;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение учреждения работников по вопросам организации работы с документами.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на руководителя учреждения либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.9. Действие Инструкции по делопроизводству распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.10. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утвержденными организационно-распорядительными документами.

1.11. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению. Не допускается передача документов, их копий, проектов сторонним организациям без разрешения руководителя учреждения .

1.12. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении осуществляется отделом или ответственным за делопроизводство в учреждении и ответственными в структурных подразделениях учреждения, назначенными распорядительным документом учреждения (далее - ответственный за делопроизводство структурного подразделения учреждения).

1.13. Функции, задачи, права и ответственность отдела ответственного за делопроизводство регламентируются положением о нем, должностные обязанности специалиста ответственного за делопроизводство и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, подготовку дел к сдаче в архив учреждения, сохранность документов в структурных подразделениях учреждения, устанавливаются должностными инструкциями.

В должностные инструкции ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях учреждения включаются следующие основные функции:

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения учреждения;

формирование, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив учреждения;

проведение инструктажа для вновь принятых в структурное подразделение учреждения работников по вопросам организации работы с документами.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и переводе по службе специалисты обязаны передать все находящиеся у них документы ответственному за делопроизводство структурного подразделения учреждения или другому специалисту по указанию руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения учреждения с соответствующей в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива учреждения, возвратить в архив.

При увольнении или переводе ответственного за делопроизводство в учреждении или ответственного за делопроизводство в структурном подразделении учреждения дела передаются по акту приема-передачи дел.

1.15. Специалисты учреждения должны быть ознакомлены с Инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в учреждении. Для ознакомления и использования в работе Инструкция размещается в локальной сети в электронном виде и поддерживается специалистом ответственным за делопроизводство в учреждении в актуальном состоянии. Вновь принятым сотрудникам учреждения Инструкция и другие документы, регламентирующие работу с документами, могут быть направлены для ознакомления по СЭД.

1.16. При утрате документов специалист информирует руководителя структурного подразделения, специалиста ответственного за делопроизводство в учреждении, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата, составляется акт в порядке, установленном подпунктом 7.7.12 пункта 7.7 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.17. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности учреждения, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.18. Сотрудники учреждений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов.

1.19. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в процессе делопроизводства в учреждениях, являющихся источниками комплектования Государственного архивного фонда Хабаровского края осуществляется соответствующим архивным учреждением.

Если учреждение не является источником комплектования Государственного архивного фонда Хабаровского края, то осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в процессе делопроизводства осуществляется министерством социальной защиты Хабаровского края.

1.20. Для целей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

архив учреждения - отдел или ответственный за делопроизводство в учреждении, в функции, которых входит осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;

временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

государственный архив - государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

источник комплектования (государственного архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в государственный архив;

конвертирование (конвертация) электронных документов - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

проверка наличия и состояния архивных документов - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах учреждения, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с Правилами;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации, национальными стандартами.

2. Создание документов в учреждении

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности учреждения, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

2.2. В учреждении создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением СЭД.

2.3. В учреждении создаются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.4. Документы учреждения могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

2.5. Состав электронных документов, создаваемых в учреждении, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности учреждения и при взаимодействии с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и физическими лицами.

2.6. Документы, создаваемые в учреждении, оформляются на бланках с воспроизведением герба края в соответствии с законодательством края на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал, за исключением реквизитов документов, которые оформляются межстрочным интервалом "точно". Режим "точно" печатается с интервалом 12 пт.

При необходимости размещения текста документа на одной странице размер шрифта и межстрочный интервал между реквизитами могут быть изменены: размер шрифта N 13, 13,5, межстрочный интервал "точно".

В правовых актах и приложениях к ним изменение размера шрифта не допускается.

2.7. Бланки документов учреждения разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" (далее - постановление Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83)".

Образцы бланков документов учреждения утверждаются руководителем по согласованию с министерством социальной защиты Хабаровского края.

Гербовые бланки учреждения изготавливаются полиграфическими организациями. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

2.8. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков, идентичные по составу реквизитов бланкам документов на бумажном носителе.

2.9. В СЭД, в которой создаются и в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов или их воспроизведении на бумажном носителе должен воспроизводиться герб края в соответствии с законодательством края, иные реквизиты, обязательные для определенного вида документа.

2.10. Документы, изготовленные на бумажном носителе, оформленные на бланке или без него, должны иметь поля:

35 мм - левое;

10мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.11. В учреждении применяются следующие бланки:

- общий бланк: с угловым расположением реквизитов, с продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк приказа;

2.12. Гербовые бланки учреждения подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение N 1 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

2.13. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету работниками, ответственными за делопроизводство в учреждении и в структурных подразделениях учреждения, и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.14. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя учреждения. Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению ответственного за делопроизводство в учреждении.

2.15. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных организаций.

Бланки не применяются для внутренней переписки.

2.16. Организация работы по изготовлению, учету, хранению и уничтожению гербовых бланков документов возлагается на специалиста ответственного за делопроизводство в учреждении, назначенного приказом учреждения по основной деятельности с закреплением данных обязанностей в должностной инструкции, который:

разрабатывает образцы гербовых бланков документов и электронные шаблоны документов учреждения в соответствии с постановлением Губернатора края от 6 июля 2017 г. N 83;

согласовывает разработанные бланки с министерством социальной защиты Хабаровского края;

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в структурные подразделения учреждения.

2.17. Бланки выдаются специалистам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях учреждения, под подпись в журнале учета выдачи гербовых бланков (приложение N 2 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

В структурных подразделениях учреждения гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут специалисты ответственные за делопроизводство структурных подразделений учреждения и руководители структурных подразделений учреждения. Испорченные бланки возвращаются специалисту ответственному за делопроизводство в учреждении.

Испорченные номерные гербовые бланки списываются один раз в полугодие комиссией, утвержденной приказом учреждения, с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается заместителем руководителя учреждения. После утверждения акта (приложение N 3 к настоящей Инструкции по делопроизводству) испорченные бланки уничтожаются.

2.18. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 без слова "страница" (стр.) и знаков препинания, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.19. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.20. Создаваемые документы, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 - герб Хабаровского края;

05 - наименование учреждения;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об учреждении;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

2.21. Реквизиты документов оформляются в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

При подготовке документов и в процессе работы могут использоваться отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату".

2.22. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Перечень допустимых расширений файлов при обмене информацией посредством СЭД определен приложением к Положению о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр.

2.23. Электронные документы, создаваемые в учреждении, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК) документа (приложение N 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

2.24. Проекты документов, подготовленных учреждением, подлежат согласованию. Состав должностных лиц учреждения, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением - исполнителем.

Согласование проекта документа в учреждении оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица учреждения в соответствии с пунктом 15 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству. Согласование документов, создаваемых в СЭД, проводится в электронном виде. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью специалиста структурного подразделения - исполнителя с указанием даты его формирования.

Согласование проекта документа, созданного в учреждении, с другими государственными органами и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании в соответствии с пунктом 15 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.25. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем учреждения или иным уполномоченным им должностным лицом.

2.26. Документы, подлинники которых должны быть на бумажном носителе, подписываются собственноручной подписью руководителя учреждения или иного уполномоченного им должностного лица в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству, электронные документы, направляемые в органы государственной власти в органы местного самоуправления, организации, - усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.27. На документах, утверждаемых правовыми актами учреждения или руководителем учреждения (иным уполномоченным должностным лицом), оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 11 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.28. В случаях, установленных законодательством в сфере архивного дела, собственноручная подпись руководителя учреждения или иного уполномоченного им лица заверяется гербовой печатью учреждения.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, определен Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края".

2.29. При передаче учреждением электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в учреждении и его подразделениях используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее также - электронная подпись).

2.30. Электронный документ в СЭД, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в учреждении распределением права подписи документов между должностными лицами.

2.31. Отдел информатизации ведет учет ключей электронных подписей в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляются под подпись специалиста в журнале.

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Приказ

3.1.1. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы учреждения.

Приказы - нормативные правовые акты, рассчитанные на неоднократное применение по вопросам, относящимся к компетенции учреждения.

В учреждении издаются приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам.

Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения на основании поручений руководителя, его заместителей либо в инициативном порядке. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, соблюдение порядка их подготовки и согласования несет руководитель структурного подразделения, которое готовит проект правового акта и представляет его на подпись руководителю.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся кадровой службой на основании соответствующих документов или поручений.

Подлинники приказов после окончания делопроизводства хранятся в отделе кадровой службы в течение одного года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив учреждения.

Приказы подписываются руководителем учреждения, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя, либо заместителем руководителя в пределах предоставленных ему полномочий.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет ответственный за делопроизводство.

3.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, согласовываются в порядке, предусмотренном подпунктом 3.1.11 Инструкции по делопроизводству.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения концептуального характера, то после внесения изменений он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.1.3. Проекты приказов печатаются на гербовых бланках в учреждения (приложение N 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и представляются на подпись руководителю учреждения. Датой приказа является дата его подписания.

После подписания приказы передаются для регистрации.

3.1.4. Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно в приделах каждого вида приказа.

3.1.5. Копии приказов, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

3.1.6. Проект приказа во исполнение приказа (распоряжения) министерства социальной защиты края должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.1.7. Проекты приказов учреждения печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал одинарный.

Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

3.1.8. Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование учреждения - автора документа в полном соответствии с учредительными документами;

вид документа - ПРИКАЗ;

дата документа - оформляется цифровым способом: 03.03.2021, 12.11.2021;

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера приказа: N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

Заголовок печатается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал в режиме "точно". Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, например:

О командировании работников

учреждения на курсы

повышения квалификации

или

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в краевом государственном бюджетном учреждении "Комсомольский-на-Амуре комплексный центр социального обслуживания населения"

При оформлении текста приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания шрифтом N 12;

текст документа - отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 с межстрочным интервалом (в режиме "одинарный").

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без расстановки переносов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка. Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Без преамбулы готовятся приказы по личному составу (об отпусках, командировках).

Используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

В первой части распорядительного документа кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах учреждения завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии краевого государственного казенного учреждения "Амурский центр социальной помощи семье и детям".

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующей организационно-методическим отделением учреждения Ганич В.Ф. обеспечить подготовку и проведение заседания методического совета.

В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения учреждения, например:

1. Отделу информатизации учреждения обеспечить размещение электронных шаблонов бланков документов учреждения на сетевом ресурсе учреждения...

Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

1. Организационно-методическому отделению учреждения провести в I квартале 2021 г. проверку организации делопроизводства в отделении социального обслуживания на дому

Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения, например:

Срок - 28 января 2021 г.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Если в приказе требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)", "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.

В приказах учреждения следует употреблять полные наименования должностей упоминаемых лиц, органов власти, предприятий, учреждений, организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

Если приказ признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:

"Признать утратившим силу...".

Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к приказу учреждения в тексте на них обязательно делается ссылка.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами в режиме "одинарный" и состоит из слова "Директор", которое печатается от левой границы текстового поля, и инициалов и фамилии министра, которые печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

3.1.9. Проекты приказов подготовленные совместно с другими организациями, печатаются не на гербовом бланке, а на стандартных листах бумаги А 4 с указанием названия учреждения и других организаций.

При оформлении совместного приказа реквизиты оформляются в следующем порядке:

наименование организации - наименования учреждения и других организаций располагаются на одном уровне;

вид документа - ПРИКАЗ; располагается по центру;

дата документа - дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подпись - подписи директора, руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне в той же последовательности, что и наименования организаций.

3.1.10. Приложения к проектам приказов, учреждения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при оформлении приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа (титульный/первый лист приложения не нумеруется, но учитывается при нумерации).

В приложениях к проектам приказов помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы комиссий, рабочих групп и т.д.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения приказа.

Приложения подписываются руководителем структурного подразделения учреждения, внесшего проект.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово Приложение (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже через межстрочный интервал 6 пт дается ссылка на приказ учреждения.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно". Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. Последняя строка с указанием даты и номера приказа печатается через межстрочный интервал 6 пт, например:

Приложение N 1
к приказу краевого
государственного
казенного учреждения "Центр
социальной поддержки
населения по г. Хабаровску"
от 07.05.2021 N 115

При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом краевого государственного
казенного учреждения "Хабаровский
центр социальной адаптации"
от 23.02.2021 N 56

Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия -

УТВЕРЖДЕНЫ, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" с отступом 6 пт перед текстом и 0 пт после текста. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 межстрочного интервала. Длина черты 3 - 3,5 см.

Под чертой на расстоянии 3 межстрочных интервалов располагается подпись руководителя структурного подразделения учреждения, ответственного за подготовку проекта.

Подпись включает наименование должности руководителя структурного подразделения учреждения, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.1.11. Лист согласования проекта приказа учреждения оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

вид документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта приказа к которому подготовлен лист согласования;

с кем согласован проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля прописными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через 1 межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно"); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;

в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона.

Допускается согласование с использованием системы электронного документооборота проектов приказов учреждения с руководителями заинтересованных структурных подразделений учреждения, заместителями руководителя учреждения, органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота.

В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

Одновременно исполнителем в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в учреждении, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.

По завершении процедуры электронного согласования, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью специалиста структурного подразделения - исполнителя с указанием даты его формирования.

Согласование проекта приказа учреждения осуществляется в соответствии со следующей очередностью:

1) руководители структурных подразделений учреждения, которым поручена разработка проекта акта приказа учреждения;

2) руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения;

3) заместители директора учреждения в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними;

Приказы учреждения по вопросам финансового обеспечения подлежат обязательному согласованию с финансово-экономическим подразделения учреждения.

Приказы по личному составу о командировках, отпусках подлежат согласованию с руководителем отдела по работе с кадрами учреждения.

Приказы по личному составу о назначении, увольнении, надбавках, доплатах подлежат согласованию с:

1) руководителем отдела по работе с кадрами учреждения;

2) руководителями заинтересованных структурных подразделений учреждения;

3) руководителем финансово-экономическим подразделения учреждения.

Листы согласования проектов приказов формируются в дела вместе с приказами.

3.1.12. Указатель рассылки приказа учреждения оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

вид документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:

слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами без выделения жирным шрифтом и выравниваются по центру;

слова "приказа учреждения" печатаются строчными буквами;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта приказа, к которому составлен указатель рассылки;

перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно", интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: органы исполнительной власти края, структурные подразделения учреждения, администрации городских округов и муниципальных районов края; подведомственные учреждения, прочие организации и предприятия. Для прочих организаций и предприятий обязательно указываются почтовый индекс и адрес;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего указатель рассылки (не ниже начальника отдела), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы тестового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы тестового поля;

отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества (при наличии) исполнителя, номера его телефона.

3.1.13. Регистрация приказов учреждения осуществляется раздельно в пределах календарного года:

дата оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 июня 2021 г. следует оформлять 01.06.2021. Дата проставляется на бланке в отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке в отведенном для него месте.

К порядковому номеру приказов учреждения:

- по основной деятельности через дефис добавляется прописная буква "п";

- по административно-хозяйственным вопросам через дефис добавляется строчная буква "па";

- по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении, доплатах, изменении фамилии и др.) через дефис добавляются строчные буквы "л/с";

- по личному составу (о командировании, отпусках, взысканиях) через дефис добавляется строчная буква "к".

3.2. Положение, правила, инструкция

3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые учреждением. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

3.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем гербовом бланке учреждения. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная

инструкция специалиста по кадрам).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

3.3. Протокол

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов учреждения; экспертных, общественных и методических советов, временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (далее также - коллегиальные (совещательные) органы и совещания (заседания) соответственно).

3.3.1. Протокол составляется на основании аудио-, видеозаписей, рукописных записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалистов подразделений учреждения, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах учреждения или определяться в ходе заседания (совещания).

3.3.2. Текст протокола совещания (заседания) состоит из двух частей:

вводной и основной (приложение N 8 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель (Председательствующий), Секретарь, Присутствовали.

Председатель: Фамилия И.О.

Секретарь: Фамилия И.О.

Присутствовали: члены совета: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа)

Слова "Председатель" ("Председательствующий"), "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка, и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального (совещательного) органа, участников совещания (заседания), приглашенных на совещание (заседание), которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал в режиме "точно".

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель: Фамилия И.О.

Секретарь: Фамилия И.О.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа);

Приглашенные - 25 человек (список прилагается)

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 -3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями и инициалами докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости, начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?", например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О подготовке учреждения к работе в осенне-зимний период 2020 - 2021 гг.

Докладчик: (Фамилия, имя отчество (при наличии), заместитель директора учреждения.

или

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении описи дел по личному составу, описи личных дел уволенных работников учреждения и акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Докладчик: (Фамилия, имя отчество (при наличии), делопроизводитель учреждения.

Основная часть отделяется от повестки дня двумя межстрочными интервалами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ",

"ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:

СЛУШАЛИ: (указываются фамилия и инициалы докладчика, а также краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст; перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня).

ВЫСТУПИЛИ: (указываются фамилия и инициалы выступивших, наименование их должностей, а также краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы или ссылки на прилагаемый к протоколу текст "Текст выступления прилагается").

РЕШИЛИ: (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения и может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, каждый из них нумеруется; в качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение; срок исполнения решения может быть указан, как календарная дата или как период выполнения работы).

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение коллегиального (совещательного органа), принятое на совещании (заседании). В этих же целях в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения совещаний специалистов учреждения; комиссий и советов при учреждении; совещаний, семинаров специалистов подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

3.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе учреждения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы заседаний комиссий подлежат утверждению в случаях, если обязанность их утверждения предусмотрена положением о комиссии.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 - 24 марта 2021 г.

3.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний экспертной комиссии учреждения, протоколы совещаний. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3-1.

3.3.6. Протоколы заседаний совещательных органов учреждения печатаются на общем гербовом бланке учреждения. Протоколы совместных совещаний, собраний с иными организациями печатаются на чистых листах бумаги формата А4.

Протоколы имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

дата и номер протокола, место проведения совещания (заседания) - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола, место проведения совещания (заседания) печатаются на отведенных на бланке местах;

вид совещания (заседания) - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт), например:

совещания при директоре учреждения

или

заседания экспертной

комиссии учреждения;

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия и инициалы выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу.

Подпись отделяется от текста 3-4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает секретарь коллегиального (совещательного) органа или исполнитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопросов к рассмотрению на совещании (заседании). Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью учреждения "Для документов".

3.3.8. Решения отдельных комиссий (в случаях, предусмотренных положениями о них), доводятся до исполнителей через приказы учреждения; в остальных случаях - в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:

- все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем гербовом бланке учреждения, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью учреждения и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

3.4. Служебные письма

По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др.

3.4.1. Служебные письма готовятся структурными подразделениями учреждения как:

- информации по поручениям министерства социальной защиты Хабаровского края;

- информации об исполнении поручений министерства социальной защиты Хабаровского края по вопросам, относящимся к их компетенции;

- сопроводительные письма;

- ответы, данные по обращениям граждан или юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции учреждения;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- запросы о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги;

- инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя (заместителя руководителя) учреждения с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя руководителя) учреждения.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений учреждения.

3.4.3. Служебные письма оформляются на стандартных гербовых бланках письма (приложение N 9 к настоящей Инструкции по делопроизводству) либо в виде электронного документа с использованием электронных шаблонов документов.

При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, при наличии - отметка о приложении.

3.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.4.5. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в орган (организацию) одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Учреждение... рассмотрело..., Отделение... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени учреждения.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в случае, если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

При оформлении текста письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания шрифтом N 12;

текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный").

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без использования автоматической расстановки переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.4.5. При наличии приложения к письму отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 14 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Служебное письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) служебных писем проводится в соответствии с пунктами 15, 16 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.4.6. В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в учредительных документах, в том числе в положении о структурных подразделениях, в должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель учреждения, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя учреждения.

3.4.7. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись должностного лица".

Подписанное служебное письмо подлежит регистрации и отправке.

3.4.8. Датой письма является дата его подписания.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационные номера.

В письмах-ответах оформляется реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

Если проект служебного письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения министерства и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке.

3.5. Акты

3.5.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью министерства (приложение N 10 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке учреждения формата A4, или на чистых листах бумаги формата A4.

При составлении актов используются реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, подпись.

Дата акта может являться:

- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передача материальных ценностей);

- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в акте.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

3.5.2. Во вводной части акта в именительном падеже указывается:

- основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

- составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, структурных подразделений учреждения, фамилий и инициалов);

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

3.5.3. В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проведения работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы: и рекомендации.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений".

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра, например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1- й экземпляр -

2- й экземпляр -

3- й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.5.4. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составляется комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.5.5. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.6. Договоры (соглашения, контракты)

3.6.1. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

3.6.2. Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора, соглашения, контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование либо аннотация документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки;

срок действия договора (соглашения, контракта); начало и окончание работ по договору (соглашению, контракту);

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приема работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (соглашение, контракт);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход прав собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

3.7. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения министерства, адресат, вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений учреждения (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

3.8. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество (при наличии); или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

3.9. План

План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план руководителем учреждения или руководителем структурного подразделения учреждения.

3.10. Оформление таблиц в тексте документов

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф таблицы, а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Строки таблицы могут быть пронумерованы арабскими или римскими (реже) цифрами (с точкой на конце). Нумерация строк в таблице проставляется в крайней левой графе таблицы, которая обозначается "N п/п".

Если содержание строк таблицы не умещается на одной странице и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляется только строка нумерации, без наименования заголовком граф таблицы.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, например:

Приложение N 1
к приказу
краевого государственного
казенного учреждения
"Хабаровский центр
социальной адаптации"
от               N                

Тематический заголовок

ВЕДОМОСТЬ оборудования, дополнительно приобретаемого для учреждений социального обслуживания Хабаровского края в 2021 году Заголовки граф

Заголовочная часть	Наименование оборудования	Единица измерения	Количество
			всего	в том числе
				первое полугодие	второе полугодие
	Боковик	Прографка

Заголовок таблицы печатается по центру страницы без абзационного отступа межстрочным интервалом "точно" 12 пт, точка в конце не ставится. Первое слово заголовка таблицы выделяется прописными буквами без разрядки (ВЕДОМОСТЬ, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН и т.д.) с отступом после 6 пт.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается.

В заголовочной части таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:

Таблица 1

N п/п	Наименование продукции	Единица измерения	2021 год - всего	В том числе первое полугодие
1	2	3	4	5

В двух- и многоярусной заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:

Таблица 2

N п/п	Наименование заводов	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик 2020 год - всего
		2020 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2020 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ
1	2	3	4	1	2	3

Таблица 3

N п/п	Наименование министерств, ведомств, организаций	План на 1 июля 2020 г. (млн. рублей)
		кредиты - всего	в том числе
			под производственные запасы	на затраты производства	под готовую продукцию
1	2	3	4	5	6

Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, например:

Таблица 4

N п/п	Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
		Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии
1	2	3	4

Боковик таблицы и элементы граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа.

Одинаковые текстовые элементы и цифры

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек ( - " - ) повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя, например:

Таблица 5

N п/п	ФИО победителя	Наименование учреждения	Призовое место	КОСГУ	Сумма (тыс. руб.)
1	2	3	4	5	6
1.	Иванова Наталья Петровна	КГБУ "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения"	I	241 Б002	35,0
2.	Петрова Светлана Николаевна	- " -	II	241 Б002	20,0

Сноски

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

Таблица 6

N п/п	Показатели	План на 2020 год (рублей)	Поступило на счет * министерства
1	2	3	4
1.	Обязательное страхование владельцев спецавтотранспорта	2 476 863,00	1 133 280,00
2.	Меры социальной поддержки детей-сирот	1 013,00	536,30

* Поступление денежных средств из федерального и краевого бюджетов.

Однострочные и многострочные элементы таблиц

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика, например:

Таблица 7

N п/п	Наименование расходов	Вид расходов	Код операций сектора государственного управления	Сумма (руб.)
1	2	3	4	5
1.	Оплата услуг проживания иногородних участников торжественного приема в гостинице "Интурист"	323	226	13 250, 00
2.	Изготовление полиграфической продукции	323	290	1 900, 00

Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово "Таблица" не пишется.

Текст в таблице печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал "точно" 12 пт (отступ сверху - 6 пт, отступ снизу - 0 пт). Допускается печатать текст шрифтом N 12, межстрочный интервал "точно" 10 пт.

Заголовки граф таблицы выравниваются по центру графы и по центру строки (отступ сверху - 3 пт, отступ снизу - 3 пт).

Номера граф таблицы выравниваются по центру графы (отступ сверху - 3 пт, отступ снизу - 3 пт).

Границы граф и строк таблицы делаются невидимыми, видимые только границы заголовков граф.

Выравнивание текста в ячейках таблицы, абзацах и заголовках допускается только с использованием средств форматирования MS Word (выравнивание ячеек или свойства абзаца). Запрещается использовать для выравнивания пробелы или табуляцию (Tab).

Строки таблицы формируются строго средствами редактирования таблиц MS Word (добавить строки, удалить строки). Запрещается формировать новые строки, переводя курсор клавишей Enter (для проверки - при отображении всех границ таблицы между каждыми двумя смежными строками должна быть граница).

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. В процессе документооборота обеспечиваются:

- прием и первичная обработка поступивших документов;

- предварительное рассмотрение поступивших документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассмотрение документов руководством;

- доведение документов до исполнения;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов;

- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов.

4.2. Электронный документооборот учреждения осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы учреждения, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы в СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив учреждения и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

4.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в учреждении, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях учреждения, должностными инструкциями работников учреждения.

Специалисты учреждения в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

4.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется Индивидуальной инструкцией.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется учреждением, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

4.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

4.6. В документообороте учреждения выделяются документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

- документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

- документы из государственных и негосударственных организаций;

- обращения граждан и ответы на обращения;

- другие группы документов.

4.7. Доставка и отправка документов в учреждении осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными, факсимильной, телеграфной, телефонной видов связи, электрической почты, СЭД, МЭДО, через сайт учреждения, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и (или) государственной информационной системы Хабаровского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Хабаровского края".

4.8. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке специалистами учреждения ответственными за делопроизводство.

Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.

Документы, адресованные руководству учреждения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения учреждения предварительно рассматриваются ответственным лицом учреждения, а затем направляются руководству или в структурное подразделение учреждения.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения учреждения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на стандартном листе бумаги формата А4, учитывается и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

Документы, поступившие в учреждение на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя учреждения, направлении их в структурные подразделения учреждения и ответственным исполнителям учреждения, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

4.9. Все поступившие в учреждение документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов с грифами ограничения доступа к документу);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

4.10. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

4.11. При обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя сотрудниками службы делопроизводства, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

4.12. Конверты (пакеты) с грифом ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются сотруднику, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

4.13. Документы, поступающие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения сотруднику, в обязанности которого входит регистрация документов в учреждении.

4.14. Электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, принимаются сотрудником, в обязанности которого входит регистрация документов в учреждении, и включаются в СЭД.

4.15. Индивидуальной инструкцией может быть предусмотрена возможность распечатки электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

4.16. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4.17. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

4.18. Регистрация входящих документов

4.18.1. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки по мере их поступления, сотрудником, в обязанности которого входит регистрация документов в учреждении.

4.18.2. Регистрация (учет) электронных сообщений в СЭД участника МЭДО осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

4.18.3. Поступившие документы на бумажных носителях информации после 15.00 часов подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением писем, требующих оперативного рассмотрения, а также телеграмм и документов, поступивших фельдъегерской связью.

Поступление электронных документов на регистрацию в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

4.18.4. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп (приложение N 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству), в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года, индекс дела в соответствии с номенклатурой дел министерства. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

4.18.5. Регистрация входящих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

4.18.6. Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или руководителю и заместителям руководителя для проставления резолюции.

4.18.7. Прием и регистрация входящих документов в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановку документа на контроль.

В системе электронного документооборота фиксируются дата, время приема на регистрацию электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

4.18.8. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.18.9. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.

4.18.10. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет заместитель руководителя или ответственный специалист.

4.18.11. Оригинал документа на бумажном носителе с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационная карточка с электронным образом документа. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки с прикрепленными к ним электронными копиями писем без дублирования на бумажном носителе.

4.18.12. Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.

4.19. Регистрация исходящих документов

4.19.1. Документы, подготовленные в учреждении, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем (заместителем руководителя) включаются в СЭД и передаются на регистрацию ответственному за регистрацию исходящих документов.

4.19.2. Ответственный исполнитель осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.19.3. Регистрация исходящих документов осуществляется централизованно ответственным за регистрацию исходящих документов в день их утверждения или подписания.

Документы на бумажных носителях информации, поступившие на регистрацию после 15.00 часов, подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением срочных документов.

4.19.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота.

Исходящие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Составные части номера разделены дефисом.

4.19.5. Регистрация исходящих электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу с дополнением индекса структурного подразделения учреждения или индекса дела по номенклатуре дел;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.

4.19.6. Регистрация исходящих документов в системе электронного документооборота включает:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования;

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- проставление регистрационного номера.

Документы одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним исходящим номером.

4.19.7. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

Копия документа на бумажном носителе с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (поступивший документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

4.20. Отправка документов

4.20.1. Отправка документов в учреждении осуществляется нарочным способом, средствами почтовой и электрической связи, а также через систему электронного документооборота и систему межведомственного документооборота.

4.20.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

4.20.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

4.20.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.20.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение учреждения - исполнитель.

4.20.6. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа) и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в общий отдел министерства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

4.20.7. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью в системе электронного документооборота, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены в соответствии с действующим законодательством.

Простой электронной подписью может быть подписан любой документ или информация, обрабатываемая в системе электронного документооборота, если для данного документа не предусмотрена обязательность его подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

Документ участника системы электронного документооборота, созданный в электронном виде и предназначенный для отправки на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписан в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица, заверяющей факт подписания этого документа на бумажном носителе.

4.20.8. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют:

- руководитель учреждения;

- заместители руководителя учреждения.

4.20.9. Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.

4.20.10. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, указанного в пункте 4.20.8 раздела 4 настоящей Инструкции по делопроизводству.

В отдельных случаях в регистрационную карточку во вкладку "документ" необходимо прикрепить скан документа.

4.21. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

4.21.1 Проекты организационно-распорядительных документов учреждения, подготовленные для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются ответственному лицу для проверки правильности их оформления.

4.21.2. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами распорядительные документы учреждения передаются на подпись руководителю или иному уполномоченному им лицу. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.

Подписанные организационно-распорядительные документы на бумажном носителе информации регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день при их поступлении на регистрацию после 15.00 часов, за исключением срочных документов.

В виде электронных копий организационно-распорядительные документы министерства включаются в СЭД, за исключением документов, содержащих сведения ограниченного доступа.

4.21.3. Подлинники организационно-распорядительных документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения в соответствии с подпунктом 7.7.5 пункта 7.7 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Зарегистрированные организационно-распорядительные документы, в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения учреждения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем или иным уполномоченным им лицом и их регистрация осуществляется без использования СЭД, отделом по работе с кадрами.

4.21.4. Протоколы заседаний, совещаний совещательных, методических и иных постоянных или временных органов регистрируются секретарями по каждому виду протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа.

4.21.5. Внутренняя переписка - это переписка между руководителем, заместителями руководителя и руководителями структурных подразделений учреждения.

Наиболее распространенными примерами внутренней переписки являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка оформляется в одном экземпляре.

Переписка внутри структурных подразделений учреждения осуществляется через систему электронного документооборота и не регистрируется.

4.22. Учет и анализ объема документооборота

4.22.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по учреждению в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

4.22.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

4.22.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если - единственный экземпляр документа в учреждении, например, копия исходящего письма). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

Входящие и исходящие документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.22.4. Данные о количестве документов обобщаются (нарастающим итогом), анализируются ответственным лицом и представляются руководителю в виде справок (сводок, отчетов) статистического аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).

5. Работа исполнителей с документами

5.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в учреждении правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами учреждения (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение учреждения - исполнителя документа.

5.2. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками СЭД, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов учреждения.

Проекты документов на бумажном носителе готовятся на бланках установленной формы.

5.3. Проекты документов в СЭД оформляются на электронных шаблонах бланков.

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов бланков, утвержденных министерством, не допускается.

Требования к оформлению реквизитов электронного письма аналогичны требованиям к оформлению реквизитов документов, создаваемых на бумажных носителях, закрепленных Инструкцией по делопроизводству.

5.4. Руководитель учреждения и его заместители обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

5.5. При рассмотрении документов руководитель учреждения (заместитель руководителя) определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

5.6. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через СЭД предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством учреждения или руководителями структурных подразделений учреждения, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

5.7. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.8. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.9. Управление документами в системе электронного документооборота

5.9.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи.

5.9.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

5.9.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством учреждения или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования проекта документа.

5.9.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) наименование органа исполнительной власти, организации (корреспондента);

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) дата поступления документа;

ж) входящий регистрационный номер;

з) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

и) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

к) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

л) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

м) срок исполнения документа;

н) индекс дела по номенклатуре дел;

о) сведения о переадресации документа;

п) отметка о контроле;

р) гриф ограничения доступа к документу;

с) сведения об электронной подписи;

т) результат проверки электронной подписи - включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью;

у) электронный адрес органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации - корреспондента;

ф) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

х) способ доставки документа.

5.9.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) наименование органа исполнительной власти, организации - адресата;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) индекс дела по номенклатуре дел;

и) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) подразделение - ответственный исполнитель документа;

м) сведения об электронной подписи;

н) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

о) способ доставки документа;

п) электронный адрес корреспондента;

р) количество листов документа.

5.9.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа:

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) резолюция (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

о) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

5.9.7. При включении в СЭД обращений граждан и юридических лиц и ответов на обращения в СЭД включаются следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина;

б) наименование организации-адресата (для обращений юридических лиц);

в) дата обращения;

г) регистрационный номер обращения (для обращений юридических лиц);

д) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

е) дата поступления обращения;

ж) входящий регистрационный номер;

з) краткое содержание документа (код по тематическому классификатору);

и) количество листов основного документа;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

м) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

н) срок исполнения документа;

о) сведения о переадресации обращения (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа государственной власти, организации);

п) отметка о контроле;

р) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения, подписанного электронной подписью);

с) результат проверки электронной подписи - включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью;

т) электронный адрес корреспондента;

у) почтовый адрес корреспондента;

ф) вопрос по тематическому классификатору;

х) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

5.9.8. Если подготовленный в СЭД документ является ответом на поступивший через СЭД электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в СЭД связывается с электронной карточкой письма-запроса.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

5.9.9. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

- классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений учреждения, должностных лиц учреждения, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел учреждения;

- справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, типов связей с другими документами (связанными документами).

5.9.10. Если документ содержит секретную информацию, информацию "для служебного пользования", персональные данные, электронный документ не прикрепляется, в регистрационной карточке указывается причина отсутствия документа (например, "документ содержит персональные данные").

Прием, подготовка и направление документа, содержащего сведения конфиденциального характера, в СЭД возможны только при условии соответствия автоматизированного рабочего места исполнителя требованиям безопасности информации.

Исполнитель обязан контролировать в СЭД ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения поступившего электронного документа исполнитель обязан направить в СЭД на утверждение участнику СЭД, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации отправляемого электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в СЭД отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

5.9.11. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, об обращениях граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей учреждений в системе электронного документооборота включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленный срок или по резолюции руководителя.

При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

6.3. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает:

- постановку документов (поручений) на контроль;

- проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнения;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

- снятие с контроля документов (поручений);

- учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

- информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.4. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или резолюции к документу.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации в учреждении.

Сроки исполнения протокольных поручений устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой поведения заседания (совещания).

Если срок исполнения не указан, документ (поручение) подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня этого месяца).

6.5. Общий контроль за исполнением документов учреждения обеспечивается ответственным лицом учреждения.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель (заместители руководителя), руководители структурных подразделений учреждения и исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

6.6. Сроки исполнения документов определяются руководителем учреждения (заместителями руководителя) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.7. Документы подлежат исполнению в следующие сроки, исчисляемые в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "оперативно", "в кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Рассмотрение обращений:

- общий срок рассмотрения - в течение 30 дней со дня регистрации;

- содержащих информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции - в течение 20 дней со дня регистрации;

- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель (заместитель руководителя) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. При этом необходимо уведомить гражданина, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения обращения;

- документы и информация по запросу уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не позднее 15 дней со дня получения запроса, если в самом запросе не установлен другой срок;

- при получении запроса от государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, рассматривающего обращение, необходимо представить документы, необходимые для рассмотрения обращения - в течение 15 дней со дня регистрации;

- обращения содержание, которых не входит в компетенцию учреждения, должны быть направлены по принадлежности - в течение 7 дней со дня регистрации. При этом необходимо уведомить гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения документа определяется резолюцией руководителя и вносится в систему электронного документооборота.

6.8. Дата исполнения документа (поручения) указывается в резолюции руководителя и фиксируется в ЭРК в СЭД.

6.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

6.10. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

6.11. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В СЭД служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается в электронной карточке письма-запроса во вкладке "Документ по исполнению". Также исполнитель в обязательном порядке представляет во вкладке "Отчет об исполнении" в регистрационной карточке документа-запроса комментарий об исполнении документа и ссылку на номер исходящего документа-ответа.

6.12. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в СЭД, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.

Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.

Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота во вкладке "Документы по исполнению", документ с электронной подписью или отсканированный одним файлом документ в формате pdf, направленный адресату. Также исполнитель в обязательном порядке представляет во вкладке "Отчет об исполнении" в регистрационной карточке документа-запроса комментарий об исполнении документа и ссылку на номер исходящего документа-ответа.

В случае поступления в учреждение документов, для исполнения которых требуется только заполнение исполнителем отчетных форм информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" без направления сопроводительного письма, основанием для снятия с контроля будет являться отчет во вкладке "Отчет об исполнении" с представлением подтверждения об отправке или заполнении электронных форм отчетов.

Датой исполнения документа считается дата регистрации.

Документ снимается с контроля руководителем учреждения или лицом, поставившим его на контроль. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в ЭРК.

6.13. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

6.14. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины ответственным за делопроизводство производится печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводится анализ ситуации при помощи экранных отчетов в СЭД для информирования руководителя учреждения.

7. Документальный фонд учреждения

7.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности учреждения, образуют документальный фонд учреждения.

7.2. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива учреждения, составляет архивный фонд учреждения, который подлежит хранению в архиве учреждения.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в подпунктах 8.2.26 - 8.2.29 пункта 8.2 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

7.3. Архивному фонду учреждения присваивается название, соответствующее наименованию - учреждения.

7.4. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативно-методическими документами.

7.5. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.6. Составление номенклатуры дел

7.6.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве учреждение разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для классификации (группировки) исполненных документов в дела, в том числе электронные дела, систематизации и индексации дел и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел учреждения включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

Если в течение года в структурном подразделении учреждения возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь формируемых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.

7.6.2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, на подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.6.3. При составлении номенклатуры дел учреждение руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством края, Уставом учреждения и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, нормативными актами министерства и учреждения, ведомственными и/или типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

7.6.4. Номенклатура дел учреждения составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, граждан, их виды, состав и содержание.

7.6.5. В учреждении составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел учреждения (приложения N 13, 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

7.6.6. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений учреждения. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения.

7.6.7. Номенклатура дел структурного подразделения учреждения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения учреждения и представляется ответственному за подготовку номенклатуры дел учреждения.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее ответственному за подготовку номенклатуры дел учреждения.

7.6.8. Номенклатура дел учреждения, являющегося источником комплектования архивного учреждения края, составляется ответственным за подготовку номенклатуры дел учреждения на основе номенклатур дел структурных подразделений учреждения при методической помощи этого архивного учреждения.

Номенклатура дел учреждения, не являющегося источником комплектования архивного учреждения края, составляется ответственным за подготовку номенклатуры дел учреждения на основе номенклатур дел структурных подразделений учреждения при методической помощи министерства.

7.6.9. Номенклатура дел учреждения, ежегодно оформляется на общем бланке учреждения, согласовывается с экспертной комиссией учреждения, подписывается составителем и утверждается руководителем учреждения.

Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел учреждения представляется для рассмотрения экспертно-поверочной комиссии архивного органа (далее - ЭПК), если учреждение является источником его комплектования, если нет - на рассмотрение центральной экспертной комиссии министерства социальной защиты Хабаровского края (далее - ЦЭК министерства), если в течение этого срока не было изменения функций и структуры учреждения.

В случае коренных изменений в функциях и структуре учреждения такое согласование производится ранее установленного срока.

7.6.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения.

В случае изменений функций и структуры учреждения такое рассмотрение производится ранее установленного срока.

7.6.11. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел размещается в папке общего доступа на сетевом ресурсе учреждения.

7.6.12. Номенклатура дел печатается в трех экземплярах, если учреждение является источником комплектования архивного учреждения края. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, помещается в отдельное дело и хранится постоянно. Второй экземпляр используется в учреждении в качестве учетного документа. Третий экземпляр передается в архивное учреждение, с которым согласовывалась номенклатура дел. Если учреждение не является источником комплектования архивного учреждения края - третий экземпляр номенклатуры дел передается в общий отдел министерства для приобщения в наблюдательное дело учреждения.

7.6.13. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

7.6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

7.6.15. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются ответственному за делопроизводство в учреждении.

7.6.16. На основе полученных из структурных подразделений министерства данных об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается начальником структурного подразделения учреждения и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в учреждении в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения хранится до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив учреждения.

7.6.17. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

7.6.18. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организаций, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(му) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

7.6.19. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле, например:

Документы о проведении семинара по вопросам организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов в учреждении (планы, списки, доклады)

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к каким-либо документу (виды документов-приложений перечисляются), например:

Документы (заявления, справки, акты) граждан, нуждающихся в обеспечении средствами реабилитации

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой план работы учреждения;
Квартальные отчеты сектора по правовому и кадровому обеспечению

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с министерством социальной защиты Хабаровского края по вопросу подготовки учреждения к работе в осенне-зимний период

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с министерством социальной защиты Хабаровского края по вопросам основной деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с администрацией г. Хабаровска о подготовке к зимнему сезону

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

7.6.20. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1. 11.01.2019 - 30.06.2019

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

7.6.21. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

7.6.22. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2018 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти края для продолжения.

Если дело ведется в электронном виде, в примечании указывается "эд" ("электронные документы").

7.6.23. По завершении календарного года ответственным за делопроизводство в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Единицей хранения считается один том бумажного дела или одного электронное дело.

7.6.24. Если электронное дело является папкой на сервере или включено в СЭД, то данная информация отражается в "Примечании", а в графе 3 отмечается одна единица хранения.

7.6.25. Для учета электронных дел рекомендуется составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) с объемом в Мб или дополнить итоговую запись номенклатуры дел данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения (например, ввести в таблицу итоговой записи дополнительный столбец).

7.6.26. Сводная итоговая запись о количестве заведенных дел в учреждении составляется на основе итоговых записей, представленных структурными подразделениями.

7.6.27. Сведения из итоговой записи ежегодно используются при составлении паспорта архива, установлении объема документооборота в учреждении.

7.7. Формирование и оформление дел

7.7.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.7.2. Дела формируются в учреждении специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.7.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ответственным за делопроизводство в учреждении.

7.7.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- приложения помещаются вместе с основными документами (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельную часть дела);

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Исключение составляют переходящие, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы в учреждении;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома (части) и, при необходимости, его заголовка;

- документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

7.7.5. Распорядительные документы формируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, пояснительной запиской, листом согласования, указателем рассылки и другими документами, формируемыми в процессе прохождения согласования документа.

Положения, правила, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или края (справки, информации, отчеты), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) формируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сформированы в отдельные дела систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов и расчетов к ним.

Планы и отчеты формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Приказы по личному составу формируются отдельно от правовых актов и иных локальных нормативных актов учреждения

Приказы по личному составу долговременного хранения формируются отдельно от приказов пятилетнего срока хранения.

К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы регистрации приказов о приеме, переводе, об увольнении, о предоставлении отпусков, личных дел и др.";

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения, а также все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы учреждения, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.7.6. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.7.7. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с подпунктами 7.7.4, 7.7.5 настоящего раздела включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

7.7.8. Формирование и хранение дел до передачи их в архив учреждения осуществляется структурным подразделением или ответственным специалистом, электронных дел - в СЭД.

7.7.9. Дела на бумажном носителе размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости - номер тома дела, дата, дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

7.7.10. В целях установления фактического наличия документов и дел специалистами ответственными за делопроизводство структурных подразделений и специалистом ответственным за делопроизводство и сохранность документов в учреждении должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

- перед передачей документов в архив учреждения;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения;

- при реорганизации и ликвидации учреждения или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

7.7.11. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником структурного подразделения и представляется руководителю учреждения или специалисту ответственному за делопроизводство и сохранность документов в учреждении.

7.7.12. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата.

Акт составляется и подписывается начальником структурного подразделения (уполномоченным им лицом) и специалистом ответственным за делопроизводство и сохранность документов в учреждении в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в структурном подразделении и у специалиста ответственного за делопроизводство и сохранность документов в учреждении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив учреждения при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа заверенной копией документа.

8. Подготовка документов к передаче на хранение в архив учреждения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

8.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертизе ценности подлежат все документы учреждения независимо от видов носителей и способов записи.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в учреждении на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив учреждения.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается приказом учреждения.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством руководителя учреждения.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив учреждения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК учреждения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

8.1.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. Экспертиза ценности дел с пометкой "ЭПК" проводится путем полистного просмотра, с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию, а выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии с номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

8.1.9. Отбор электронных документов для передачи в архив учреждения осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из СЭД по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

8.2. Подготовка дел к хранению

8.2.1. Дела учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях учреждения, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем специалиста ответственного за делопроизводство и сохранность документов в учреждении.

8.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

8.2.3. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (приложение N 15 к настоящей Инструкции по делопроизводству);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16 к настоящей Инструкции по делопроизводству);

- подшивка и переплет дела.

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение наименования учреждения индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела (приложение N 17 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

8.2.4. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел министерства заполняются реквизиты: наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.2.5. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование государственного архива, источником комплектования которого выступает учреждение, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);

- наименование учреждения указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой учреждения (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел учреждения;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел учреждения (в необходимых случаях в заголовок вносят уточнения);

- даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

При изменении наименования учреждения или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела.

8.2.6. По окончании года в сведения на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления.

Наименование учреждения и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текст документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке за один край и нумеруется как один лист.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.2.8. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе дела цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки, наличие неформатных и оборотных листов).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.10. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Листы с резолюциями руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. Листы с резолюциями, а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы. При подготовке к архивному хранению резолюции, оформленные на отдельных листках, размещаются в левой верхней части листа так, чтобы край листа резолюции был прошит.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.2.11. По результатам экспертизы ценности документов и подготовке дел к хранению составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

8.2.12. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.2.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

8.2.14. В учреждении в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста ответственного за делопроизводство и сохранность документов в учреждении. По описям документы сдаются в архив учреждения.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел учреждения, которые готовит специалиста ответственного за делопроизводство и сохранность документов в учреждении и по которым дела сдаются на постоянное хранение:

- в государственный архив края, если учреждение является источником комплектования архивного учреждения;

- в архив учреждения, если учреждение не является источником комплектования архивного учреждения.

8.2.15. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 18 к настоящей Инструкции по делопроизводству) в двух экземплярах и представляются в архив учреждения не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

8.2.16. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Опись дел по личному составу составляется кадровой службой совместно с финансовым подразделением. Дела по личному составу внутри описи дел, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности документов - приказы по личному составу, личные карточки уволенных работников, списки, журналы регистрации документов по личному составу, лицевые счета по заработной плате и т.д.

Опись личных дел составляется за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке дела, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту фамилий под своим порядковым номером.

Годовой раздел сводной описи по личному составу составляется не позднее чем через три года после завершения делопроизводством дел в четырех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании экспертной комиссии учреждения.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу учреждение передает на согласование в архивное учреждение, источником комплектования которого является, после чего представляется на утверждение руководителю учреждения.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в министерство, если учреждение не является источником комплектования архивного учреждения, после чего представляется на утверждение руководителю учреждения.

Передача дел по личному составу на хранение в государственный архив края осуществляется в соответствии с годовым разделом сводной описи дел по личному составу. По итогам передачи дел составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в архивное учреждение, второй - хранится в деле фонда учреждения.

8.2.17. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).

8.2.18. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером);

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

8.2.19. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

8.2.20. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- срок хранения дела;

- объем электронного дела в мегабайтах;

- примечания.

Приложением к описи электронных дел выступает реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело (приложение N 18 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.2.21. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения, составителем с указанием его должности.

8.2.22. Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.2.23. Сводные описи дел, документов учреждения состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив учреждения описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой учреждения на этот год.

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 19 - 21 к настоящей Инструкции) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи и справочного аппарата к описи (титульный лист, предисловия).

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.

8.2.24. Составление справочного аппарата к описи дел.

Предисловие к описи необходимо для создания полноценной, исчерпывающей в информационном отношении, важнейшей составной части справочного аппарата фонда учреждения.

Предисловие состоит из трех разделов:

- истории учреждения - фондообразователя;

- истории фонда;

- характеристики состава и содержания документов описи (фонда), в которой отражаются особенности формирования, описания и систематизации дел, состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре учреждения за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания полноты документов фонда, включенных в опись.

Первый и второй раздел предисловия - история учреждения и история фонда - пишется до начала работы по составлению описи на основе имеющейся исторической справки учреждения. Эти разделы добавляются и уточняются в процессе обработки документов учреждения и после её завершения.

Третий раздел предисловия составляется в процессе проведения работы по составлению заголовков и систематизации дел и окончательно оформляется после составления описи.

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи дел.

8.2.25. К первому годовому разделу описи обязательно составляется историческая справка. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения учреждения и т.д. Историческая справка подписывается составителем. Структура исторической справки приведена в приложении N 22 к настоящей Инструкции.

8.2.26. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению составляется, как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 23 к настоящей Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК учреждения одновременно. Согласованные ЭК учреждения акты утверждаются руководителем учреждения. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.2.27. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью ответственного специалиста учреждения, например:

Уничтожено, по акту от ________________ N _____________.

Подпись                   Инициалы, фамилия.

8.2.28. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.2.29. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда учреждения.

8.2.30. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве учреждения, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в учреждении и в архиве учреждения, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

8.2.31. В процессе хранения электронных документов в архиве учреждения не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

8.2.32. В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив министерства по решению заместителя Председателя Правительства края - министра должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

8.2.33. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив министерства по решению министра должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

8.2.34. При осуществлении перезаписи должны быть обеспечены аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

8.2.35. Электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.22 раздела 2 настоящей Инструкции.

8.3. Подготовка и передача документов в архив учреждения

8.3.1. В архив учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурных подразделений.

8.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

8.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив учреждения, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.3.4. Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику, составленному ответственным специалистом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

8.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив учреждения ответственным за учет, хранение документов и подготовку дел к сдаче в архив учреждения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.3.6. Прием каждого дела производится ответственным за учет, хранение документов и подготовку дел к сдаче в архив учреждения в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, передавшего и принявшего дела.

8.3.7. Подготовка электронных документов к передаче в архив учреждения осуществляется информационным отделом учреждения, обеспечивающим функционирование информационной системы в учреждении.

8.3.8. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив учреждения, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- конвертация электронного документа в формат архивного документа;

- формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающим: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию электронного документа в нередактируемом формате (текстовые документы - в формате PDF/A);

- формирование в информационной системе описи электронных документов структурного подразделения;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив учреждения не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в одну опись дел структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

9. Организация доступа к документам и их хранение

9.1. С момента заведения и до передачи в архив учреждения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений учреждения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих кабинетах, располагаются вертикально корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив учреждения не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях учреждения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.2. Выдача дел из архивохранилища сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под подпись в журнале выдачи дел во временное пользование. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений учреждения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Дела, выдаваемые из архива, должны быть полностью оформлены (иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист заверитель дела).

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения, и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение N 24 к настоящей Инструкции). Срок выдачи дел из архива учреждения судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - не более шести месяцев. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения учреждения на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

9.3. На выданный документ (дело) заводится карта-заместитель (приложение N 25 к настоящей Инструкции), помещаемая на место выданного документа (дела). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа сотрудник, ответственный за делопроизводство и архив структурного подразделения, вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому, и на какой срок выдан документ с подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в учреждение и помещены в дело.

9.4. Выдача документов на бумажном носителе из архива учреждения и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов, производит работник, ответственный за архив, в присутствии лица, получившего (возвращающего) дела.

9.5. Сотрудники учреждения обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий сотрудникам других структурных подразделений учреждения или организаций.

9.6. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в учреждении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.7. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 21 приложения N 4 к настоящей Инструкции.

9.8. В учреждении, выдавшем дело (документ), ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности учреждения, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.10. Изъятие (выемка) документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего государственного органа с разрешения руководителя учреждения или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями учреждения и государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указываются основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.13. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

10. Передача документов на хранение в государственный архив

10.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в учреждении, по истечении срока их временного хранения в архиве учреждения передаются на постоянное хранение в государственный архив края.

10.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

10.3. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в государственный архив края на физически обособленных материальных носителях (жестких дисках).

10.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения.

10.5. Передача документов постоянного хранения в государственный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива края по согласованию с учреждением.

Документы передаются в государственный архив края по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами учреждения.

Передача дел проводится в государственном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

10.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 26 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве края, другой - в учреждении. Вместе с документами передается четыре экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной учреждением.

Архив учреждения принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры, по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

11. Прием-передача дел, документов при реорганизации, ликвидации учреждения

11.1. При реорганизации или ликвидации учреждения передача и дальнейшее использование его документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Процесс передачи документов включает:

- определение места и условий дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу архивных документов по месту дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу документов текущего делопроизводства по месту дальнейшего хранения документов.

11.2. При реорганизации учреждения в соответствии с правовым актом Губернатора края о реорганизации создаются комиссии для передачи дел, документов, определяется учреждение, которому передаются документы. В состав комиссий входят представители учреждения, в том числе члены ЭК учреждения, комитета ЗАГС и архивов Правительства края и государственного архива края.

11.3. При реорганизации учреждения условия и место дальнейшего хранения документов определяются в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела и указываются в правовом акте Губернатора края о реорганизации учреждения:

- документы Архивного фонда Российской Федерации, сроки временного хранения которых в архиве учреждения истекли, в упорядоченном состоянии передаются в государственный архив края;

- архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в том числе документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам;

- документы текущего делопроизводства (незавершенные дела) передаются правопреемникам.

11.4. При реорганизации учреждения путем разделения или выделения из их состава одного или нескольких учреждений, в том числе при передаче полномочий от одного учреждения другому, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются правовым актом Губернатора края.

11.5. В случае реорганизации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению архивные документы (законченные производством дела) включаются в архивный фонд учреждения; документы текущего делопроизводства (незаконченные дела), переданные для окончания производством учреждению - правопреемнику, включаются в архивный фонд последнего.

11.6. Подготовка архивных документов к передаче включает:

- проверку наличия и состояния документов фонда учреждения;

- упорядочение документов, включающее их формирование, оформление и описание в соответствии с требованиями пункта 8.2 раздела 8 настоящей Инструкции.

11.7. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией или не менее чем двумя сотрудниками учреждения.

11.8. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов, акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 28 к настоящей Инструкции). Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов производятся следующие действия:

- неучтенные дела обрабатываются и учитываются в соответствующих описях дел, документов;

- несоответствие описательных статей в описях данным на обложке дел устраняется внесением изменений в описи дел, документов;

- в случае выявления расхождений содержания итоговых записей описей дел с фактическим содержанием описей дел составляются новые итоговые записи;

- изымаются с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

- изымаются единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, для последующей обработки;

- изымаются документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

11.9. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются: акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 29 к настоящей Инструкции); акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 30 к настоящей Инструкции); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 31 к настоящей Инструкции) и другие акты.

11.10. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится как непосредственно в архиве учреждения, так и в структурных подразделениях учреждения.

11.11. При необнаружении в архиве учреждения дел постоянного хранения, по личному составу учреждение представляет акт об утрате документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и справку о проведении розыска на рассмотрение ЭПМК комитета ЗАГС и архивов Правительства края для принятия решения о снятии утраченных документов с учета и согласования.

11.12. Согласованный акт об утрате документов утверждается руководителем учреждения. Оформляется новая итоговая запись в описи, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

11.13. После завершения проверки наличия дел архивные коробки опечатываются с указанием даты проверки, фамилии, инициалов сотрудника, проводившего проверку.

11.14. Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

11.15. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЭПМК комитета ЗАГС и архивов Правительства края, на основании представляемого в установленном порядке акта о неисправимых повреждениях документов.

11.16. На основании решения ЭПМК комитета ЗАГС и архивов Правительства края издается организационно-распорядительный документ учреждения о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

11.17. После проведения проверки наличия и состояния документов, упорядоченные архивные документы учреждения передаются по месту дальнейшего хранения по акту приема-передачи (приложение N 26 к настоящей Инструкции), составляемому в трех экземплярах: один - в учреждение - правопреемник, второй - в комиссию, передающую дела и документы, третий - в государственный архив края.

11.18. Учреждению - правопреемнику, государственному архиву края вместе с архивными документами передаются:

- три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде;

- историческая справка;

- справочный аппарат к описям: титульный лист; предисловие; при необходимости - содержание (оглавление); список сокращений; указатели (предметный, именной, географический);

- дело фонда;

- лист фонда.

11.19. На всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов.

11.20. В период проведения реорганизационных мероприятий в целях формирования дел сотрудники, ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, обязаны провести экспертизу ценности всех документов, завершенных в делопроизводстве, в соответствии с требованиями пункта 8.1 раздела 8 настоящей Инструкции.

11.21. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, по личному составу, электронных дел (документов) организации, подготовка которых возлагается на специалиста ответственного за делопроизводство и сохранность документов учреждения (приложения N 18 - 21 к настоящей Инструкции).

11.22. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями пункта 8.2 раздела 8 настоящей Инструкции.

11.23. Подготовка документов текущего делопроизводства к передаче осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, в период проведения реорганизационных мероприятий, которые обязаны провести сверку заголовков номенклатуры дел с фактическим наличием дел и составить перечень за соответствующий год (приложение N 32 к настоящей Инструкции).

11.24. Проверка наличия документов текущего делопроизводства проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в рабочем экземпляре номенклатуры дел, в том числе отсутствующие и неотложившиеся дела.

11.25. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску/восстановлению. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется руководителю учреждения.

11.26. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом специалистом ответственным за делопроизводство и сохранность документов учреждения и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом). Акт представляется в архив учреждения при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

11.27. По итогам проведенной сверки заполняется графа 3 "Количество томов (частей)" рабочего экземпляра номенклатуры дел и составляется итоговая запись. На основе данных рабочего экземпляра номенклатуры дел составляется перечень, в который включается весь видовой состав документов, отражающих специфику деятельности учреждения и отобранных к передаче правопреемнику.

11.28. Передача документов текущего делопроизводства (незавершенных дел) производится поединично и оформляется актом приема-передачи документов. Передача документов текущего делопроизводства, созданных и хранимых в СЭД, осуществляется по информационной системе или на физически обособленных материальных носителях. Перечень дел, документов является приложением к данному акту. Акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр остается в учреждении; второй - передается правопреемнику; третий - государственному архиву края.

11.29. При передаче документов правопреемнику учреждения или вновь созданному юридическому лицу акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем учреждения, принимающего документы.

11.30. В номенклатуру дел вновь созданного учреждения - правопреемника или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел учреждения, правопреемником которых является учреждение или организация.

11.31. При ликвидации учреждения создаются ликвидационные комиссии для передачи дел, документов, в состав которых необходимо включать представителей комитета ЗАГС и архивов Правительства края и/или государственного архива.

11.32. При ликвидации учреждения в распорядительном документе необходимо указывать, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в государственный архив края.

11.33. Организационные вопросы подготовки документов к передаче решает ликвидационная комиссия.

11.34. Передача документов ликвидируемого учреждения в государственный архив края осуществляется в соответствии с разделом 10 настоящей Инструкции.

11.35. При ликвидации учреждения в государственный архив края передаются архивные документы:

- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения) - по описям дел, документов, утвержденным архивным учреждением края;

- по личному составу - по описям дел, документов, согласованным архивным учреждением края;

- временного хранения, сроки хранения которых не истекли, - по перечням или по описям дел, документов.

11.36. Прием дел производится поединично. Вместе с архивными документами в архивное учреждение края передаются три экземпляра описи дел, документов, историческая справка, справочный аппарат к описям (титульный лист; предисловие; при необходимости - содержание (оглавление), список сокращений, указатели к описи (предметный, именной, географический); дело фонда и лист фонда.

11.37. На всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов.

11.38. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым архивным учреждением края в двух экземплярах. Один экземпляр остается у ликвидационной комиссии, второй - в архивное учреждение края.

11.39. При передаче документов ликвидируемого учреждения в архивное учреждение края акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается председателем ликвидационной комиссии и архивным учреждением края.

11.40. Ответственность за транспортировку архивных документов и их сохранность несет руководитель реорганизуемого, ликвидируемого учреждения либо ликвидационная комиссия.

11.41. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

11.42. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

11.43. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении сотрудника реорганизуемого, ликвидируемого учреждения.

11.44. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

11.45. Перед транспортировкой документов и после нее необходимо проводить проверку наличия документов в соответствии с пунктами 11.7 - 11.13 настоящего раздела.

Начальник общего отдела управления правовой, кадровой и организационной работы

Е.В. Нарожная

Приложение N 1
к пункту 2.12

Форма

ЖУРНАЛ
учета поступления гербовых бланков

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков
1	2	3	4	5	6

Приложение N 2
к пункту 2.17

Форма

ЖУРНАЛ
учета выдачи гербовых бланков

Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение N 3
к пункту 2.17

Образец

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ" (КГБУ "Хабаровский КЦСОН") АКТ ______________ N ________________ г. Хабаровск Об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков			УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора краевого государственного казенное учреждение "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" подпись И.О. Фамилия дата "_____"________________2020 г.

    Председатель комиссии _________________________________________,

                                     (Ф.И.О, должность)

члены комиссии: ____________________________________________________

                                     (Ф.И.О, должности)

составили акт о признании испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в _________________________________________, в том числе:

1) гербовые бланки писем краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" N ________. Всего _______ штук;

2) гербовые бланки приказов краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" N _________.

Всего ___________ штук;

3) гербовые общие бланки с угловым расположением реквизитов краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" N ____________.

Всего ___________ штук;

4) гербовые общие бланки с продольным расположением реквизитов краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" N ____________.

Всего ___________ штук.

    На _______ номерных гербовых бланков осталось штук, в том числе:

        (дата)

1) гербовых бланков писем: ________ штук;

2) гербовых бланков приказов: ___________ штук;

3) гербовых общих бланков с угловым расположением реквизитов: __________ штук;

4) гербовых общих бланков с продольным расположением реквизитов: _________ штук.

Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

Председатель комиссии __________________    _______________________

                           (подпись)          (инициалы, фамилия)

Члены комиссии        __________________    _______________________

                           (подпись)          (инициалы, фамилия)

Приложение N 4
к разделу 2

Правила
оформления реквизитов документов

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещается на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" (далее - постановление Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83).

На бланках документов учреждения герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами "Наименование министерства", на расстоянии 10мм от верхнего края листа.

2. Наименование учреждения

Наименование учреждения - автора документа (полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве.

Сокращенное наименование учреждения (при его наличии) помещают в скобках под полным наименованием.

3. Справочные данные об учреждении

Справочные данные об учреждении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес.

4. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА) указывается составителем при подготовке документа на общем бланке учреждения, располагается под наименованием учреждения.

Наименование вида документа не указывается в деловых (служебных) письмах.

Наименование вида документа, создаваемого учреждением, должен соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется на месте в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Документы, изданные учреждением совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно - цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 5 февраля 2020 г. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2020.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется буквенным обозначением наименования документа, первой буквой фамилии корреспондента, индексом дела по номенклатуре дел.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части или преамбуле документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив учреждения и находится под его контролем.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дата поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

8. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается во всех документах учреждения, кроме деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в учреждении грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничительная надпись "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Ограничительная надпись "Для служебного пользования" печатается на границе верхнего поля документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

10. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений).

Адресатом документа может быть орган исполнительной власти или структурное подразделение органа исполнительной власти, орган местного самоуправления или структурное подразделение органа местного самоуправления, организация или структурное подразделение организации, группы организаций, должностных лиц и граждан, должностное лицо, гражданин.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилия, инициалы должностного лица, например:

                                                     Министру

                                               социальной защиты края

                                                    Фамилия И.О.

или

                                                Главе Бикинского

                                              муниципального района

                                                Хабаровского края

                                                   Фамилия И.О.

При адресовании документа должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывается воинское или специальное звание, например:

                                                  Наименование

                                             государственного органа

                                              Начальнику Управления

                                                 (наименование)

                                                Полковнику полиции

                                                   Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

                                                г-ну Иванову И.И.

или

                                                г-же Ивановой А.В.

При адресовании документа в орган исполнительной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

                                              Федеральное архивное

                                                   агентство

или

                                             Администрация Амурского

                                              муниципального района

При адресовании документа в структурное подразделение органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации (без указания должностного лица) в реквизите "адресат" указываются в именительном падеже наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

                                               Министерство

                                        социальной защиты населения

                                              Хабаровского края

                                           Управление социального

                                           обслуживания населения

                                        Отдел по проблемам ветеранов

                                              и пожилых людей

При адресовании документа руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы, например:

                                                Министерство

                                         социальной защиты населения

                                              Хабаровского края

                                            Начальнику управления

                                             правовой, кадровой

                                          и организационной работы

                                                 Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения органа исполнительной власти (организации) адресат указывается обобщенно, например:

                                             Главам муниципальных

                                          районов, городских округов

                                               Хабаровского края

При рассылке документа не всем органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается "(по списку)", например:

                                            Руководителям органов

                                          исполнительной власти края

                                                  (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов исполнитель составляет список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, например:

                                                Росархив

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Почтовый адрес допускается не указывать в документах, направляемых в федеральные государственные органы, вышестоящие государственные, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                          Хабаровский краевой Совет

                                           ветеранов войны, труда,

                                              вооруженных сил и

                                          правоохранительных органов

                                            Л. Толстого ул., д.14,

                                             г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия в дательном падеже, инициалы лица, почтовый адрес, например:

                                                Кузнецовой С.Т.

                                            Ленина ул., д. 4, кв. 1,

                                                с. Богородское,

                                                 Ульчский район

                                            Хабаровский край, 681264

Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).

При указании в почтовом адресе городов Москва, Санкт-Петербург буква "г." не ставится.

При отправке документа на бумажном носителе отправляемый документ представляется в общий отдел министерства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения министерства, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                                 Забарацкой А.П.

                                              osago27region@mail.ru

При подготовке документа на электронном шаблоне для отправки в системе электронного документооборота на втором экземпляре исполнителем указывается номер проекта документа.

После регистрации специалист учреждения делается необходимое количество копий документа и направляется в соответствии с указателем рассылки адресатам.

При отправке подлинника адресату специалисты учреждения помещают второй экземпляр отправляемого документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11. Гриф утверждения документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Документ утверждается должностным лицом, распорядительным документом (приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                   Директор

                                           краевого государственного

                                             бюджетного учреждения

                                            "Хабаровский комплексный

                                               центр социального

                                             обслуживания населения"

                                              подпись И.О. Фамилия

                                            дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                            УТВЕРЖДЕН

                                        приказом краевого

                                   государственного бюджетного

                                учреждения "Комсомольский-на-Амуре"

                                   комплексный центр социального

                                      обслуживания населения"

                                       от 03.10.2021 N 135

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                           экспертной поверочной

                                                комиссией

                                         краевого государственного

                                           бюджетного учреждения

                                          "Государственный архив

                                             Хабаровского края"

                                        (протокол от 18.06.2021 N 2)

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

12. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку, согласовываться с названием вида документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", "кого?", он составляет одно целое с названием вида документа, например:

приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников краевого государственного бюджетного учреждения "Солнечный комплексный центр социального обслуживания населения";

письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи; письмо (о чем?) О предоставлении информации;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии;

должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера;

акт (о чем?) о выделении к уничтожению документ;

акт (о чем?) об уничтожении гербовых бланков утративших силу; акт (чего?) приема-передачи дел.

Использовать формулировки "О представлении информации" или "О представлении сведений" не допускается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" (12 пт), без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту состоит из пяти и более строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля) Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрированным способом.

13. Текст документа

Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения.

Тексты документов (бланков, печатей) составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование либо аннотация документа, наименование органа (организации) - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2..."

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименования вида документа, наименования органа исполнительной власти, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа и заголовка к тексту документа;

наименование органа исполнительной власти (должности лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документ может содержать разделы, главы, нумеруются арабскими либо римскими цифрами; подразделы, статьи, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При подготовке текста проекта правового акта, приложения к нему автоматическая нумерация их структурных единиц (разделов, глав, подразделов, статей, пунктов, подпунктов) не используется:

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("...ПРИКАЗЫВАЮ:...";

в приказах, изданных совместно двумя или более органами исполнительной власти, - от первого лица множественного числа ("...ПРИКАЗЫВАЕМ:...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ);

в деловых письмах, оформленных на бланках учреждения, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("учреждение не возражает.", "учреждение считает возможным");

в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, регламент, инструкция), а также содержащих описание ситуации, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Сидоров!

Уважаемая госпожа Федорова!

Уважаемый Михаил Иванович!

Уважаемая Нина Васильевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа без переносов. Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:

"Установлено, что в период с... по...";

"В соответствии с...";

"В целях...";

"Направляем (представляем, высылаем) Вам...";

"Считаем целесообразным...".

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия ("оказать помощь", "произвести ремонт") или глаголы в форме третьего лица ("акт подписан членами комиссии и утвержден директором").

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например:

"В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о..."

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Отбор лексики при подготовке деловых документов предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением.

Не допускается использование слов, относящихся к разговорной лексике ("секретарша", "лаборантка").

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл, например: "представить" и "предоставить":

представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить информацию);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить себе что-то);

6) изобразить, показать;

предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (не следует добавлять слово "месяце");

"информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д.

Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования...", "следует учитывать следующие факты...", "данное явление полностью проявляется в условиях...".

Многословие, или "лишние слова", ослабляют действенность документа, делают его менее доступным для читателя. Лишними являются слова "работа", "деятельность", "мероприятия" в сочетании с предлогом по: "работа по внедрению" (вместо "внедрение"), "работа по выполнению" (вместо "выполнение"), "деятельность по реализации" (вместо "реализация"), "мероприятия по закупке" (вместо "закупка").

Стандартные обороты речи типа "в связи с распоряжением Правительства"; "в порядке оказания материальной помощи"; "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: КГБУ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Не допускается применение неофициальных сокращений (например, РФ вместо Российская Федерация).

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Необходимо учитывать, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район как "р." и "р-н".

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр (например: кг, руб., тыс., млн. и др.). Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр. В тексте одного документа не допускается использовать разные кавычки.

Не допускается оставлять на разных строках:

инициалы имени, отчества (последнее при наличии) и фамилии или один инициал от другого;

сокращения типа и т.д., и т.п., и др., т.е.;

буквенные аббревиатуры (в сочетании с цифрами и без них), например: КГБУ, КГКУ, ЗИЛ-164А, ДТ-74;

цифры одного числа;

сокращенные слова от слов, к которым они относятся, например: г. (город), им., ул.;

цифры от сокращенных или полных наименований, к ним относящихся, например: 50 рублей, 20 тыс. рублей, 2020 год, XXI век, страница 51, том 5;

обозначения мер от предшествующих цифр, например: 5 килограммов, 100 кв. метров;

знаки N, §, % и т.п. от цифр, к которым они относятся, например: N 35497, § 25, 101%, 30°С;

падежные окончания (наращения) от цифр, которые с ними связаны, например: 5-й, 5-я;

открывающие скобки и кавычки от последующего слова, а закрывающие - от предшествующего;

все знаки препинания от предшествующего слова, за исключением тире, начинающего прямую речь.

В официальных текстах не должно быть разного в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Петров А.В., она и в дальнейшем должна писаться так же, а не Петров А.

14. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных писем, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом документа от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).

Если приложение названо в тексте, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются названия документов-приложений, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о .......................... на 2 л. в 1 экз.

2. Проект ....................... на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывается количество экземпляров, например:

Приложение: Государственный контракт от 15 мая 2020 г. N 55 в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО "Квант" от 05.10.2012 N 02-4/193 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах (мегабитах, килобайтах).

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение N 1).

Строки реквизита "Отметка о приложении" центруются относительно самой длинной строки.

На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о приложении. Если приложений несколько, они нумеруются (например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Все строки центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу краевого государственного
бюджетного учреждения "Иннокентьевский
дом-интернат для престарелых и инвалидов
от 03.03.2017 N 67-од

15. Гриф согласования документа

Грифом согласования оформляется внешнее согласование документа.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, их должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования документа, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра -

начальник управления

социального обслуживания

населения

подпись     И.О. Фамилия

дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета директоров

учреждений социального

обслуживания

от 17.08.2021 N 5

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., указывают вид документа, наименование органа исполнительной власти, организации - автор документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства

социальной защиты

населения Хабаровского

края

от 12.06.2017 N 01-35-19346

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти края, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области;

вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

подведомственными организациями;

общественными организациями (при необходимости).

16. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица учреждения, в котором создается документ, с содержанием проекта документа. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами учреждения оформляется визой - внутреннее согласование.

Виза включает должность лица, визирующего документ, указанную в именительном падеже, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Заведующий медицинской частью

    подпись     И.О. Фамилия

    дата

В документах, подлинники которых хранятся в учреждении, визы проставляются на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

    Замечания прилагаются

    Юрист

    подпись      И.О. Фамилия

    дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Согласование (визирование) проекта документа может проводиться в электронной форме в СЭД.

17. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Директор краевого

государственного бюджетного

учреждения "Хабаровский

психоневрологический интернат"          Подпись        И.О. Фамилия

на бланке:

Директор                                Подпись        И.О. Фамилия

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, при этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя учреждения (отпуск, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. директора или Исполняющий обязанности директора

Подпись Подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский психоневрологический интернат" подпись            Инициалы, фамилия

Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский дом-интернат для престарелых и инвалидов N 1" подпись                 Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии Члены комиссии:

подпись подпись подпись подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Документы комиссий учреждения, советов подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые другим органам, организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются директором или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами. Допускается изменение межстрочного интервала при необходимости размещения текста на одной странице.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подпись не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подпись не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Директор

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 44cd0264e17130080caf92621306e3a72fd1355f Владелец Инициалы, фамилия Действителен с 01.01.2020 по 01.01.2021

Инициалы, фамилия

19. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документ заверяют печатью учреждения. Печать проставляется, на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов министерства определяется Положением о порядке изготовления, учета хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов министерства и краевых, государственных казенных (бюджетных) учреждений социальной поддержки и социального обслуживания населения, утвержденным приказом министерства от 24 апреля 2013 г. N 99-п, разработанным в соответствии с распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края", и постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83.

Учреждение имеет гербовые печати, включающие изображение Герба Хабаровского края и официальное наименование учреждения, и простые, воспроизводящие наименование структурного подразделения учреждения либо предназначение печати, например "Для документов".

20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12, межстрочный интервал "точно" 10 пт), включает в себя фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Хакимова Елена Васильевна,

(4212) 30 28 32, e.v.khakimova@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности, структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При отсутствии места на основном поле страницы документа отметка об исполнителе может оформляться в нижнем колонтитуле с выравниванием по левому краю страницы. При этом допускается расположение информации об исполнителе на одной строке.

21. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения копии (выписки из документа).

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Документы, завершенные делопроизводством и переданные в архив учреждения, заверяются руководителем учреждения.

На первом листе копии документа, на верхнем поле справа ставится слово "Копия".

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью учреждения, например:

Подлинник документа находится в деле краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский дом-интернат для престарелых и инвалидов N 2" N________ за ______ год.

Верно

Директор краевого государственного

бюджетного учреждения "Хабаровский

дом-интернат для престарелых

и инвалидов N 2                     подпись             И.О. Фамилия

дата             печать

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью _________(_______) листов.

                                          (цифрами) (прописью)

Директор краевого государственного

бюджетного учреждения "Хабаровский

специальный дом ветеранов N 1               подпись     И.О. Фамилия

дата             печать

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печатью "Для документов".

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Документы, завершенные делопроизводством и переданные в архив учреждения, заверяются руководителем учреждения. Документы текущего делопроизводства заверяются руководителем соответствующего структурного подразделения учреждения, по письменному запросу на имя руководителя учреждения.

Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя руководителя учреждения.

Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляется отделом по работе с кадрами.

Копии электронного документа, направляемых по информационной системе, заверяются электронной подписью руководителя учреждения или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указываются:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от __________ N _______________".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе на первом листе копии документа проставляется штамп "Подписано ЭП" с указанием должности, фамилии и инициалов владельца усиленной квалифицированной ЭП.

22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в учреждение содержит:

наименование учреждения "Краевое государственное казенное учреждение "Хорский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних";

дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);

регистрационный номер документа с указанием индекса по номенклатуре дел, куда будет помещен документ.

Отметка о поступлении документа на бумажном носителе проставляется в виде штампа с указанием даты и времени поступления документа в правой части нижнего поля первого листа документа. При отсутствии места для проставления штампа на лицевой стороне поступившего документа штамп ставится на оборотной стороне первого листа.

При поступлении электронного документа после его распечатывания на первой странице в правой части нижнего поля проставляется отметка о поступлении. В случае если документ подписан ЭП, в левой части нижнего поля проставляется штамп "Подписан ЭП".

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата, другие поисковые данные) может быть проставлен в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

23. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД.

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей); поручение к документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа); при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции, например:

Сидоровой Н.П.

Прошу подготовить проект договора

к 01.05.2021.

Личная подпись

15.04.21

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

24. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле свидетельствует, о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

25. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слово "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформлявшего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 01-18 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, например: "Направлен ответ, дата, N", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки" и т.п. Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 10.10.2020 N 01-29-14665

В дело N 01-29 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

Приложение N 5
к пункту 2.23

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

- адресант (автор);

- адресат

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- дата поступления документа;

- регистрационный номер входящего документа;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- способ доставки документа;

- группа корреспондентов;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений;

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа;

- сведения об электронной подписи;

- результат проверки электронной подписи;

- ответственный исполнитель документа;

- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены наименование автора документа (если автор не совпадает с адресатом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова.

Приложение N 6
к пункту 2.27

Перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий).

2. Должностные инструкции, должностные регламенты.

3. Задания (на проектирование, капитальное строительство, технические).

4. Инструкции, правила (по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка).

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников).

6. Номенклатура дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

9. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность).

10. Планы (производственные, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, общественного и методического совета).

11. Положения (об органе исполнительной власти, организации, структурном подразделении).

12. Программы (проведения работ, мероприятий, командировок).

13. Расценки (на оказание услуг, на производство работ).

14. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство).

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Уставы организаций.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 7
к пункту 3.1

Образец

Герб края

Министерство социальной защиты Хабаровского края

Краевое государственное казенное учреждение

"ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ НАСЕЛЕНИЯ ПО г. ХАБАРОВСКУ"

(КГКУ "Центр социальной поддержки населения по г. Хабаровску")

ПРИКАЗ

15.02.2021 N 35-П

   г. Хабаровск

О назначении ответственного

за изготовление, учет, хранение

и списание гербовых бланков

учреждения

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в краевом государственном казенном учреждении "Центр социальной поддержки населения по г. Хабаровску" от 20 марта 2019 г. N 50 (далее - учреждение) и в целях обеспечения учета, хранения и уничтожения гербовых бланков учреждения, приказываю:

1. Назначить ответственным за изготовление, учет, хранение, списание и уничтожение гербовых бланков учреждения Васильева Василису Васильевну, специалиста сектора организационно-аналитической и контрольной работы учреждения.

2. Ответственному лицу обеспечить изготовление, учет, хранение, списание и уничтожение гербовых бланков учреждения, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3. Утвердить прилагаемый состав комиссии по уничтожению гербовых бланков учреждения (далее - комиссия).

4. Комиссии один раз в полугодие проводить списание гербовых бланков учреждения.

5. Признать утратившим приказ краевого государственного казенного учреждения "Центр социальной поддержки населения по г. Хабаровску" от 10 сентября 2017 г. N 68 "О назначении ответственного за изготовление, учет, хранение и списание гербовых бланков учреждения".

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора.

Директор

И.О. Фамилия

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта приказа краевого государственного казенного учреждения "Центр социальной поддержки населения по г. Хабаровску"
"___________________________________________"
(название проекта)

СОГЛАСОВАНО

Должность руководителя	Подпись и дата согласования	И.О. Фамилия	Дата поступления на согласование
Заместитель директора		И.О. Фамилия	"___"_________
Главный бухгалтер отдела финансового обеспечения, учета и отчетности	"___"_________	И.О. Фамилия	"___"_________
Начальника сектора по правовому и кадровому обеспечению	"___"_________	И.О. Фамилия	"___"_________
Юрисконсульт сектора по правовому и кадровому обеспечению	"___"_________	И.О. Фамилия	"___"_________
Начальник сектора организационно-аналитической и контрольной работы	"___"_________	И.О. Фамилия	"___"_________
Начальник сектора ресурсного обеспечения	"___"_________	И.О. Фамилия	"___"_________
	"___"_________

Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
приказа краевого государственного казенного учреждения "Центр социальной поддержки населения по г. Хабаровску"
"_______________________________________________"
(название проекта)

Приказ разослать:

N п/п	Наименование адресатов (почтовый индекс, адрес)	Ф.И.О.	Количество экземпляров
1.	Заместитель директора	И.О. Фамилия	1
2.	Главный бухгалтер отдела финансового обеспечения, учета и отчетности	И.О. Фамилия	1
3.	Начальника сектора по правовому и кадровому обеспечению	И.О. Фамилия	1
4.	Юрисконсульт сектора по правовому и кадровому обеспечению	И.О. Фамилия	1
5.	Начальник сектора организационно-аналитической и контрольной работы	И.О. Фамилия	1
6.	Начальник сектора ресурсного обеспечения	И.О. Фамилия	1
7.	Начальник сектора информатизации	И.О. Фамилия	1

Начальник отдела                подпись                 И.О. Фамилия

"____"______________2021 г.

                                                 УТВЕРЖДЕН

                                             приказом краевого

                                         государственного казенного

                                        учреждения "Центр социальной

                                             поддержки населения

                                              по г. Хабаровску"

                                          от          N

Состав
комиссии по уничтожению гербовых бланков учреждения

Иванов Иван Иванович	- начальник сектора организационно-аналитической и контрольной работы учреждения, председатель комиссии
Петрова Полина Петровна	- главный специалист сектора организационно-аналитической и контрольной работы учреждения, заместитель председателя комиссии
Члены комиссии:
Сидорова Светлана Сидоровна	- специалист сектора организационно-аналитической и контрольной работы учреждения
Козлова Клавдия Константиновна	- специалист по кадрам сектора по правовому и кадровому обеспечению учреждения
Попова Прасковья Павловна	- бухгалтер отдела финансового обеспечения, учета и отчетности учреждения

Начальник сектора организационно- аналитической и контрольной работы учреждения

И.И. Иванов

Приложение N 8
к пункту 3.3

Образец

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ВЯЗЕМСКИЙ КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ" (КГБУ "Вяземский КЦСОН") ПРОТОКОЛ ______________ N ________________ г. Вяземский совещания при директоре учреждения			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Вяземский комплексный центр социального обслуживания населения" И.О. Фамилия "_____"________________2020 г.

Председатель: Сидоров С.С.

Секретарь: Казакова К.К.

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах работы учреждения в зимний период 2020 - 2021 гг. и подготовке учреждения к работе в осенне-зимний период 2021 - 2022 гг.

Докладчик: Петров Петр Петрович, директор учреждения.

2. ...

1. СЛУШАЛИ:

Петрова П.П. (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Иванова М.И., заведующего хозяйственной частью (краткая запись выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения и может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, каждый из них нумеруется; в качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение; срок исполнения решения может быть указан, как календарная дата или как период выполнения работы).

2. ...

Председатель             Подпись            Расшифровка подписи

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ВАНИНСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ" (КГБУ "Вяземский КЦСОН") ПРОТОКОЛ ______________ N ________________ п. Ванино заседания экспертной комиссии учреждения			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям" И.О. Фамилия "_____"________________2020 г.

Председатель - Викторов В. В.

Секретарь - Соколова С.С.

Присутствовали: члены экспертной комиссии министерства: Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С., Орлова О.О., Козлова К.К., Попова П.П.

Повестка дня:

1. О рассмотрении годовых разделов описи дел постоянного хранения краевого государственного казенного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям".

Докладчик: Сидорова Светлана Сергеевна, специалист организационно-методического отдела учреждения.

2. О рассмотрении годовых разделов описи дел по личному составу и описи личных дел уволенных работников краевого государственного казенного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям".

Докладчик: Орлова Ольга Олеговна, начальник сектора по кадровому обеспечению учреждения.

1. СЛУШАЛИ:

Сидорову С.С., специалиста организационно-методического отдела учреждения.

Информировала о рассмотрении годовых разделов описи дел постоянного хранения за 2018 - 2019 годы (текст доклада прилагается).

РЕШИЛИ:

Опись дел постоянного хранения краевого государственного казенного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям" за 2018 - 2019 годы согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

Орлову О.О., начальника сектора по кадровому обеспечению учреждения.

Информировала о рассмотрении годовых разделов описи дел по личному составу и описи личных дел уволенных работников за 2019 год (текст доклада прилагается).

РЕШИЛИ:

2.1. Опись дел по личному составу и опись личных дел уволенных работников краевого государственного казенного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям" за 2019 год согласовать.

2.2. Представить опись дел по личному составу и опись личных дел, уволенных работников краевого государственного казенного учреждения "Ванинский центр социальной помощи семье и детям" за 2019 год на рассмотрение ЦЭК министерства социальной защиты Хабаровского края.

Председатель

В.В. Викторов

Секретарь

С.С. Соколова

Приложение N 9
к пункту 3.4

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное казенное учреждение "ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ НАСЕЛЕНИЯ ПО АМУРСКОМУ РАЙОНУ" (КГКУ "Центр социальной поддержки населения по Амурскому району") Лесная ул., д. 3а, г. Амурск, Хабаровский край 682640 Тел/факс (42142) 2-57-17, тел. (42142) 2-22-23 E-mail:cspnamur@adm.khv.ru https://kgku_amur.mszn27.ru ОКПО 64392003, ОГРН 1092706001068 ИНН/КПП 2706031237/270601001 04.07.2020 N 328-01-23 На N 621 от 06.06.2020			Министру социальной защиты Хабаровского края Фамилия И.О

О ходе исполнения распоряжения

Правительства Хабаровского края

от 1 февраля 2020 г. N 45-рп

                   Уважаемый(ая) имя, отчество!

Во исполнение распоряжения Правительства Хабаровского края от 1 февраля 2020 г. N 45-рп "О Плане мероприятий Правительства Хабаровского края по реализации основных положений Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 1 декабря 2019 г." направляем информацию о ходе реализации Плана мероприятий во II квартале 2020 г.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Директор                         подпись                И.О. Фамилия

Фамилия, имя, отчество

(42142) 2-52-33

Приложение N 10
к пункту 3.5

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "БОГОРОДСКИЙ КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ" (КГБУ "Богородский КЦСОН") АКТ ___________________ N __________________ с. Богородское			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Богородский комплексный центр социального обслуживания населения подпись  И.О. Фамилия дата

О выделении к уничтожению

печатей и штампов

Основание: приказа краевого государственного бюджетного

учреждения "Богородский комплексный центр социального обслуживания населения" от 12 апреля 2020 г. N 81-п "Об утверждении состава комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов краевого государственного бюджетного учреждения "Богородский комплексный центр социального обслуживания населения".

Присутствовали: Председатель комиссии - Фамилия И.О.;

                Секретарь комиссии: Фамилия И.О.;

                Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О.,

                                Фамилия И.О.

Комиссия выделила к уничтожению гербовые и простые печати, штампы учреждения, пришедших в негодность или действие которых прекращено.

N п/п	Наименование	Кол-во	Оттиск
1	2	3	4

Итого 15 (пятнадцать) печатей и штампов, пришедших в негодность или действие которых прекращено, уничтожены механическим способом в присутствии комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей штампов краевого государственного бюджетного учреждения "Богородский комплексный центр социального обслуживания населения".

Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр -
Председатель комиссии	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Приложение N 11
к пункту 4.16

Примерный перечень
нерегистрируемых входящих документов

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. Национальные стандарты, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов) требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Заявки на материально-техническое и хозяйственное обеспечение.

7. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувенирной продукции для проведения мероприятий, оформление пропусков.

8. Заявление о направлении в служебную командировку.

9. Конкурсная документация.

10. Научно-техническая и проектная документация.

11. Отчеты о научно-исследовательских работах.

12. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

13. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

14. Предложения в план основных мероприятий Правительства края, календарные планы.

15. Предложения об оформлении подписки на периодические издания.

16. Прейскуранты.

17. Приглашения на семинары и информация об их участниках, учебные планы, программы конференций, совещаний.

18. Протоколы, акты, формы статистической отчетности и другие документы, поступившие без сопроводительных писем.

19. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

20. Телефонограммы.

21. Учебные планы, программы.

22. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Приложение N 12
к подпункту 4.18.4

Министерство социальной защиты Хабаровского края КГБУ "Хабаровский центр социальной реабилитации инвалидов" Входящий N _____________________________ "_____"____________________ 20_____ г.

Размер регистрационного штампа 41 х 19 мм

Приложение N 13
к пункту 7.6

        Форма годового раздела номенклатуры дел учреждения

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ" (КГБУ ХЦСРИ) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________ N __________________ г. Хабаровск			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский центр социальной реабилитации инвалидов" подпись  И.О. Фамилия дата

на _______________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник организационно-

методического отдела

учреждения                       подпись                И.О. Фамилия

Дата

Специалист организационно-

методического отдела

учреждения, ответственный

за архив                         подпись                И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК краевого                  Протокол ЦЭК

государственного бюджетного           министерства социальной

учреждения "Хабаровский               защиты Хабаровского края

центр социальной                      от ___________ N __________

реабилитации инвалидов"

от ___________ N __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в учреждении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник организационно-

методического отдела

учреждения                        подпись              И.О. Фамилия

Дата

Специалист организационно-

методического отдела

учреждения, ответственный

за архив                          подпись              И.О. Фамилия

Дата

                                           Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение N 14
к пункту 7.6

        Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ" (Организационно-методический отдел НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N __________________ г. Хабаровск

на ______________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номера статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Начальник организационно-

методического отдела              подпись              И.О. Фамилия

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник организационно-

методического отдела              Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в организационно-методического отдел учреждения

Специалист организационно-

методического отдела,

ответственный за

делопроизводство                  подпись               И.О. Фамилия

Дата

                                            Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение N 15
к подпункту 8.2.3

Образец

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

                                    (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ___________________ в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

лица, составившего лист -

заверитель дела              _______________ _____________________

                                (подпись)       (И.О. Фамилия)

(дата)

                                            Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение N 16
к подпункту 8.2.3

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                  документов дела N _______________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________ документов

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего внутреннюю

опись документов дела          _________________ ___________________

                                   (подпись)       (И.О. Фамилия)

______________

    (дата)

                                            Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение N 17
к подпункту 8.2.3

 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________________________________________________________________

               (наименование государственного архива)

____________________________________________________________________

                     (наименование учреждения)

____________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N _______ ТОМ N _____________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                        (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

____________________________________________________________________

                        (КРАЙНИЕ ДАТЫ)

                                                 На _________ листах

                                                 Хранить ___________

Ф. N ___________ Оп. N __________ Д. N __________

Приложение N 18
к подпункту 8.2.15

        Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

                    структурного подразделения

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ" Наименование структурного подразделения

ОПИСЬ N

дел постоянного хранения

за _____________ год

N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                       подпись      расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник организационно-

методического отдела

учреждения

подпись             И.О. Фамилия

Дата

Передал ____________________________________________ единиц хранения

                   (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения                      подпись       расшифровка подписи

Дата

Принял _____________________________________________ единиц хранения

                   (цифрами и прописью)

и __________________________________________________ регистрационно-

                   (цифрами и прописью)

контрольных картотек к документам.

Специалист организационно-

методического отдела,

ответственный за архив            подпись        расшифровка подписи

Дата

        Форма годового раздела описи дел по личному составу

                 структурного подразделения

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ" Наименование структурного подразделения

ОПИСЬ N

дел по личному составу

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                      подпись       расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник организационно-

методического отдела

учреждения

подпись      И.О. Фамилия

Дата

Передал ____________________________________________ единиц хранения

                   (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения                       подпись      расшифровка подписи

Дата

Принял _____________________________________________ единиц хранения

                    (цифрами и прописью)

и __________________________________________________ регистрационно-

                    (цифрами и прописью)

контрольных картотек к документам.

Специалист организационно-

методического отдела,

ответственный за архив            подпись        расшифровка подписи

Дата

         Форма годового раздела описи электронных документов

                  структурного подразделения

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ" Наименование структурного подразделения

ОПИСЬ N

электронных дел, документов

постоянного хранения

за _____________ год

N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного           подпись      расшифровка подписи

подразделения

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник организационно-

методического отдела

учреждения

подпись     И.О. Фамилия

Дата

Передал ____________________________________________ единиц хранения

                   (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения                      подпись       расшифровка подписи

Дата

Принял _____________________________________________ единиц хранения

                    (цифрами и прописью)

и ___________________________________________________регистрационно-

               (цифрами и прописью)

контрольных картотек к документам.

Специалист организационно-

методического отдела,

ответственный за архив           подпись         расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ________

электронных дел, документов

постоянного хранения за _____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов)  электронного

дела <*>:

N ед. хр. по описи _________________________________________________

Индекс дела ________________________________________________________

Заголовок дела _____________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи          ________________ _____________________

                               (подпись)       (И.О. Фамилия)

___________________

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 19
к подпункту 8.2.23

    Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Фонд N ______________________

УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Подпись  И.О. Фамилия дата

ОПИСЬ N ________

дел постоянного хранения

за 2019 год

N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
01 Руководство
125	01-03	Приказы, распоряжения министерства по основной деятельности учреждения	15 февраля - 26 декабря 2018 г.	48
126	01-05	Приказы N 1 - 105 учреждения по основной деятельности и документы к ним	08 января - 29 декабря 2018 г.	81

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N ___________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Ответственный за архив    _________________   ______________________

                               (подпись)          (И.О. Фамилия)

___________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК краевого                 Протокол ЭПМК комитета по

государственного бюджетного          делам записи актов гражданского

учреждения "Хабаровский              состояния и архивов

психоневрологический интернат"       Правительства Хабаровского края

от            N                      от            N

Приложение N 20
к подпункту 8.2.23

        Форма годового раздела описи дел по личному составу

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Фонд N ______________________

УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Подпись  И.О. Фамилия дата

ОПИСЬ N __________

дел по личному составу

за 2018 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
03.3. Отдел по работе с кадрами
158	03.3-3	Приказы министерства по личному составу	29 января - 26 декабря 2018 г.	50 лет ЭПК	128
159	03.3-13	Карточки (Ф. Т-2) работников, уволенных в 2018 году		50 лет ЭПК	15
03.4 Отдел финансового обеспечения, учета и отчетности
160	03.4-15	Лицевые счета по заработной плате работников учреждения	2018 г.	50 лет ЭПК	245

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Специалист организационно-

методического отдела,

ответственный за архив              подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК краевого                 Протокол ЦЭК министерства

государственного бюджетного          социальной защиты

учреждения "Хабаровский              Хабаровского края

психоневрологический интернат"

от            N                      от            N

Приложение N 21
к подпункту 8.2.23

    Форма годового раздела сводной описи электронных документов

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Фонд N ______________________

УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "ХАБАРОВСКИЙ ПСИХОНЕВРОЛОГИЧЕСКИЙ ИНТЕРНАТ" Подпись  И.О. Фамилия дата

ОПИСЬ N _______________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за 2018 год

N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Ответственный за архив   _______________      ______________________

                            (подпись)             (И.О. Фамилия)

_____________

    (дата)

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК краевого                 Протокол ЭПМК комитета по

государственного бюджетного          делам записи актов гражданского

учреждения "Хабаровский              состояния и архивов

психоневрологический интернат"       Правительства Хабаровского края

от            N                      от            N

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _______________

электронных дел, документов

постоянного хранения за _________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела <*>:

N ед. хр. по описи ____________________

Индекс дела _________________________

Заголовок дела ___________________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи           _______________ _____________________

                               (подпись)        (И.О. Фамилия)

____________________

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 22
к подпункту 8.2.25

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации учреждения;

- крайние даты деятельности учреждения;

- задачи и функции учреждения, их изменения;

- масштаб деятельности учреждения, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности учреждения;

- структура учреждения и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в архив учреждения;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда, как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в учреждении. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.

Приложение N 23
к подпункту 8.2.26

Форма

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "ХАБАРОВСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ" (КГКУ Хабаровский ЦСПСД) АКТ ___________________ N __________________ г. Хабаровск			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям" подпись  И.О. Фамилия дата

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2019) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда краевого государственного казенного учреждения "Хабаровский центр социальной помощи семье и детям"

N пп	Заголовок дела (групповой заголовок документов	Годы	Номер описи	Индекс по номенклатуре дел	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Приказы по административно-хозяйстенным вопросам	2015 г.		1-7	3	5 лет ст. 19 в ТУ
2.	Проекты приказов	2015 г.		1-9	6	1 год ст. 20 ТУ

Итого _________________________________ дел за _____________ годы.

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены ЭПМК комитета

по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства

края (протокол от "____"__________ 20___ г. N _______), а по личному

составу   согласованы  с   ЭПМК   комитета  по  делам  записи  актов

гражданского состояния и  архивов  Правительства  края  (протокол от

"____"__________ 20___ г. N _______).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов          ______________    _____________________

Дата                          (подпись)           (И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК краевого                 Протокол ЦЭК министерства

государственного казенного           социальной защиты

учреждения "Хабаровский              Хабаровского края

центр социальной помощи

семье и детям"

от            N                      от            N

Документы в количестве ___________________________________- ед. хр.,

                               (цифрами и прописью)

- на бумажном носителе весом ________ кг сданы на уничтожение ______

___________________________________________________________________;

                   (наименование организации)

на электронном носителе сданы на уничтожение _______________________

___________________________________________________________________.

                      (способ уничтожения)

Наименование должности

работника учреждения,

сдавшего документы

Дата                         подпись             расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника учреждения,

внесшего изменения в

учетные документы

Дата                        подпись              расшифровка подписи

Приложение N 24
к пункту 9.2

Форма

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное казенное учреждение "ВАНИНСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ" (КГКУ Ванинский ЦСПСД) АКТ ___________________ N __________________ р.п. Ванино

о выдаче дел во временное пользование

_____________________________

  (наименование организации

_____________________________

_____________________________

   адрес, почтовый индекс)

Основание: _________________________________________________________

____________________________________________________________________

Для какой цели выдаются ед. хр. из фонда N _________________________

                                               (название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов, формат (объем, Мб)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________________________________ ед. хр.,

                           (цифрами и прописью)

срок возвращения.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

         Директор                        Наименование должности

краевого государственного                    руководителя

   казенного учреждения                 организации - получателя

"Ванинский центр социальной

   помощи семье и детям"

______________ И.О. Фамилия         __________ _____________________

  (подпись)                          (подпись) (расшифровка подписи)

дата                                дата

Печать учреждения                   Печать получателя

Приложение N 25
к пункту 9.3

Форма

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное казенное учреждение "ВАНИНСКИЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ" (КГКУ Ванинский ЦСПСД)

                    КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _______________________________________________________________

                        (номер и название)

Опись ______________________________________________________________

                        (номер и название)

Фонд _______________________________________________________________

                        (номер и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) пользователя	Дата выдачи	Дата возврата	Подпись выдавшего дело	Подпись получившего дело
1	2	3	4	5	6

Приложение N 26
к пункту 10.6

    Образец акта приема-передачи архивных документов на хранение

          УТВЕРЖДАЮ                         УТВЕРЖДАЮ

          Директор                      Генеральный директор

  Краевого государственного           краевого государственно

    бюджетного учреждения              бюджетного учреждения

  "Богородский комплексный             "Государственный архив

      центр социального                  Хабаровского края"

   обслуживания населения"         ___________ ___________________

  (КГБУ "Богородский КЦСОН")        (подпись)  (инициалы, фамилия)

__________ ___________________     ___________ Печать

(подпись)  (инициалы, фамилия)        (дата)

__________ Печать

  (дата)

             АКТ

____________ N ______________

приема-передачи архивных

документов на хранение

____________________________________________________________________

                     (основание передачи)

____________________________________________________________________

                (название передаваемого фонда)

______________________________________________________________ сдал,

          (наименование органа, передающего документы)

____________________________________________________________________

          (наименование органа, принимающего документы)

принял документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описей	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

и _________________ документов текущего делопроизводства, включенных

в прилагаемый(ые) перечень (перечни).

Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

                          (цифрами и прописью)

Передачу произвели:                   Прием произвели:

Наименование должности                Наименование должности

_________ ___________________         _________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)         (подпись) (инициалы, фамилия)

_________                             _________

 (дата)                                (дата)

Фонду присвоен номер _______________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

Содержание акта подтверждаем (члены комиссии):

Наименование должностей   ______________   _______________________

                             (подпись)       (инициалы, фамилия)

_________

  (дата)

Приложение N 27
к пункту 10.6

Форма

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "БОГОРОДСКИЙ КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ" (КГБУ "Богородский КЦСОН") АКТ ___________________ N __________________ с. Богородское			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Богородский комплексный центр социального обслуживания населения"  И.О. Фамилия

об утрате документов

    Фонд N _________________________________________________________

                              (название фонда)

В результате проведения с 12 апреля по 16 апреля 2018 г. проверки наличия и состояния архивных документов установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Кол-во листов (объем, Мб)	Предполагаем ые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7
1.	3	21	Постановления, циркуляры и инструктивные указания народного комиссариата соцобеспечения и Дальневосточного крайсобеса	23 января - 07 декабря 1936 г.	246	Утрачено при переезде архива
2.	3	418	Годовые планы по республиканскому и местному бюджету с поквартальной разбивкой на 1981, 1982 годы		164	Сменяемость ответственных должностных лиц за сохранность документов без составления актов приема-передачи

Итого 2 (две) единицы хранения.

    Содержание утраченных документов может быть частично  восполнено

следующими ед. хр.: ________________________________________________

                       (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

или не может быть восполнено.

Специалист организационно-

методического отдела

учреждения, ответственный

за ведение архива                                      И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК краевого                  Протокол ЭПМК комитетом

государственного бюджетного           по делам ЗАГС и архивов

учреждения "Богородский               Правительства Хабаровского

комплексный центр социального         края

обслуживания населения"

от             N                      от             N

Изменения в учетные документы архива внесены

Специалист организационно-

методического отдела

учреждения, ответственный

за ведение архива                                       И.О. Фамилия

Приложение N 28
к пункту 11.8

Форма

Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" АКТ N ________________ N ________________

УТВЕРЖДАЮ Директор Краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" И.О. Фамилия

проверки наличия и состояния

архивных документов

Фонд N _____________

Название   фонда    Хабаровский   комплексный   центр    социального

обслуживания населения, г. Хабаровск

Номер описи

1, дел постоянного хранения за 2013 - 2019 годы

Проверка проводилась

12.04.-16.04.2021

Проверкой установлено: 1. Числится по описям	447	ед. хр.
	(количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:	- - -	ед. хр.
	(количество)

2.2. Пропущено номеров:	- - -	ед. хр.
	(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на	- - -	ед. хр.
	(количество)

уменьшился на	- - -	ед. хр.
	(количество)

3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок	- - -	ед. хр.
	(количество)

4. Не оказалось в наличии	3	ед. хр.
	(количество)

4а. Выдано во временное пользование	- - -	ед. хр.
	(количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи)	444		ед. хр.
	(количество)

6. Имеется не включенных в описи	- - -	ед. хр.
	(количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии	444	ед. хр.
	(количество)

Состояние дел и условия хранения удовлетворительные

Проверку производили:

Специалист организационно-методического

отдела учреждения, ответственный

за ведение архива                                     И.О. Фамилия

Приложение N 29
к пункту 11.9

       Форма акта о технических ошибках в учетных документах

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" (КГБУ "Хабаровский КЦСОН") АКТ ___________________ N __________________ г. Хабаровск о технических ошибках в учетных документах			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения"  И.О. Фамилия

    Фонд N _________________________________________________________

                               (название фонда)

В ходе выполнения ___________________________ обнаружены технические

ошибки в записях ___________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате  количество  единиц  хранения увеличилось (уменьшилось)

на _________________________________________________________ ед. хр.

                    (цифрами, прописью)

Примечания:

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы архива внесены

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

Приложение N 30
к пункту 11.9

              Форма акта об обнаружении документов

          (не относящихся к данному фонду, неучтенных)

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" (КГБУ "Хабаровский КЦСОН") АКТ ___________________ N __________________ г. Хабаровск о технических ошибках в учетных документах			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения"  И.О. Фамилия

об обнаружении документов

(не относящихся к данному фонду,

неучтенных)

    В ходе _________________________________________________________

                                (вид работы)

обнаружено _________________________________________________________

                   (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

____________________________________________________________________

N п/п	Заголовок ед. хр.	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	К какому фонду относится	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено документов _______________________________________.

                                     (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника                   _____________  _________________________

                              (подпись)       (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные документы внесены

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы архива внесены

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

Приложение N 31
к пункту 11.9

    Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" (КГБУ "Хабаровский КЦСОН") АКТ ___________________ N __________________ г. Хабаровск о технических ошибках в учетных документах			УТВЕРЖДАЮ Директор краевого государственного бюджетного учреждения "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения"  И.О. Фамилия

о неисправимых повреждениях

архивных документов

    Фонд N _________________________________________________________

                            (название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________

____________________________________________________________ ед. хр.

               (цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: _____________________

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК краевого                   Протокол ЭПМК комитетом по

государственного бюджетного            делам ЗАГС и архивов

учреждения "Хабаровский                Правительства Хабаровского

комплексный центр социального          края

обслуживания населения"

от           N                         от           N

Изменения в учетные документы архива внесены

Специалист организационно-

методического отдела учреждения,

ответственный за ведение архива                         И.О. Фамилия

Приложение N 32
к пункту 11.23

     Форма перечня дел (документов) текущего делопроизводства

	Герб края
Министерство социальной защиты Хабаровского края Краевое государственное бюджетное учреждение "Хабаровский комплексный центр социального обслуживания населения" (КГБУ "Хабаровский КЦСОН") Наименование структурного подразделения

                   ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

                   текущего делопроизводства

Индекс дела, номер	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Годы	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный перечень внесено ________________________ дел (документов),

(цифрами и прописью) с N ___________________ по N _________________.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                _____________   _______________________

                               (подпись)       (инициалы, фамилия)

_____________

   (дата)