Приложение N 1. Положение об архиве администрации муниципального района "Бабынинский район"

Приложение N 1
к постановлению администрации
МР "Бабынинский район"
от 29.03.2023 г. N 198

Положение
об архиве администрации муниципального района "Бабынинский район"

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации муниципального района "Бабынинский район" (далее - Положение) разработано на основании приказа Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации".

1.2. Архив администрации муниципального района "Бабынинский район" (далее - Архив) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации муниципального района "Бабынинский район", а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального района "Бабынинский район" (далее - муниципальный архив), источником комплектования которого выступает администрация муниципального района "Бабынинский район" (далее - администрация).

1.3. Настоящее Положение согласовывается с управлением по делам архивов Калужской области. После согласования Положение утверждается постановлением администрации.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Калужской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативно-правовыми актами.

1.5. Архив обеспечивается необходимым оборудованием

2. Состав документов Архива

2.1. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу отделов - предшественников (при их наличии)

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

3. Задачи Архива

3.1. К задачам Архива относятся:

3.1.1. организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения;

3.1.2. комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности администрации;

3.1.3. учет документов, находящихся на хранении в Архиве;

3.1.4. использование документов, находящихся на хранении в Архиве;

3.1.5. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

3.1.6. методическое руководство, контроль за формированием, оформлением дел и своевременной передачей их в Архив.

4. Функции Архива

4.1. Архив осуществляет следующие функции:

4.1.1. организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации;

4.1.2. ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве;

4.1.3. представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации;

4.1.5. осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

4.1.6. организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

4.1.7. организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.1.8. проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве;

4.1.9. организует информирование руководства и работников о составе и содержании документов Архива;

4.1.10. информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.1.11. организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование;

4.1.12. исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.1.13. ведет учет использования документов Архива;

4.1.14. осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива;

4.1.15. участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.1.16. оказывает методическую помощь работникам администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в Архив.

5. Права Архива

5.1. Архив имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве;

б) запрашивать у работников администрации сведения, необходимые для работы Архива;

в) давать рекомендации работникам администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

г) информировать работников администрации о необходимости передачи документов в Архив.