Приложение 20

Приложение 20
к приказу Департамента
средств массовой информации
и рекламы города Москвы
от 07.04.2023 г. N 02-02-73/23

Приложение N 4
к Договору о предоставлении
субсидии из бюджета города Москвы
от "__" _____ 20__ г. N ___

Правила
формирования и представления в Департамент средств массовой информации и рекламы города Москвы отчетности и электронных копий документов по договорам о предоставлении субсидии из бюджета города Москвы

1. Общие положения

1.1. Отчетность Получателя субсидии (далее - Получатель) по договору о предоставлении субсидии из бюджета города Москвы (далее - Договор), заключаемому с Департаментом средств массовой информации и рекламы города Москвы (далее - Департамент), состоит из:

- Финансового отчета об использовании средств субсидии по договору о предоставлении субсидии из бюджета города Москвы за этап (квартал, иной период) (далее - Финансовый отчет);

- итогового отчета об использовании субсидии и выполнении условий, установленных при ее предоставлении, а также исполнения иных обязательств по договору о предоставлении субсидии из бюджета города Москвы (далее - Итоговый отчет).

При совместном упоминании указанные отчетные документы далее именуются как "Отчетность".

1.2. В Отчетность должны включаться показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о фактических финансовых и технических параметрах осуществления субсидируемой деятельности, в соответствии с Договором), Техническими требованиями (приложение N 1 к Договору), Сметой (приложение N 2 к Договору).

Сведения, включаемые в Отчетность, не должны допускать двусмысленных толкований и при необходимости поясняться Получателем.

1.3. Все финансовые показатели Отчетности заполняются в рублях, копейки указываются при необходимости.

1.4. Исправления в Отчетности не допускаются.

1.5. Получатель вправе представлять в составе Отчетности дополнительную информацию, раскрывающую финансовые, технические или иные параметры субсидируемой деятельности, не предусмотренную примерной формой, а также дополнительные документы, подтверждающие такую информацию. При этом Получатель обязан обеспечить соответствие состава и форм отчетности, последовательности изложения отчетной информации требованиям приложения N 3 к Договору.

1.6. Датой составления Отчетности признается дата окончания работы по составлению Получателем Отчетности за отчетный период.

1.7. Датой представления Отчетности в Департамент считается дата официальной регистрации поступления такой отчетности в Департамент, в соответствии с установленным порядком и режимом работы.

1.8. Обоснованность понесенных Получателем затрат рассматривается исходя из заявленных Получателем документов и их электронных копий, представленных в Департамент, а при необходимости - оригиналов документов. Ответственность за полноту представления и достоверность таких документов несет Получатель. Непредставление в Департамент электронной копии (оригинала) какого-либо документа (или части документа), должного подтвердить понесенные затраты на осуществление субсидируемой деятельности, рассматривается Департаментом как отсутствие у Получателя такого документа. При этом под представлением электронной копии документа понимается ее представление в Департамент на электронном носителе, сформированном в соответствии с требованиями раздела 4 настоящих правил.

1.9. Документы, подтверждающие понесенные Получателем затраты, должны в полной мере соответствовать требованиям законодательства РФ, действующим на момент их оформления, правилам ведения бухгалтерского учета, применимым нормативным актам и требованиям Договора, в том числе в части формы, оформления и содержания.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

1.10. Договоры с поставщиками, подрядчиками, иными контрагентами Получателя, заключенные с целью осуществления субсидируемой деятельности, должны, в частности, соответствовать следующим требованиям:

- договоры должны быть заключены исключительно в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами;

- при заключении и исполнении договоров должны быть соблюдены требования статьи 432 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ);

- правоспособность исполнителя (поставщика, подрядчика, продавца, арендодателя и иного лица-контрагента) должна быть документально подтверждена;

- предмет договора должен недвусмысленно (однозначно) соответствовать применяемой статье затрат;

- документы, подтверждающие исполнение сделки, должны быть составлены в письменной форме и содержать все существенные сведения о продукции (материальных ценностях, работах, услугах, иных объектах), являющихся предметом сделки, об их количественных, стоимостных и иных существенных характеристиках;

- договоры и иные документы, оформляемые в связи с заключением и исполнением сделок, должны содержать реквизиты сторон, включая наименование сторон, адрес их места нахождения (статья 54 ГК РФ), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), банковские реквизиты;

- Получатель обязан документально подтвердить полномочия лиц, подписавших документы, представленные в подтверждение понесенных затрат и исполнение иных обязательств по Договору, в случае если документы подписаны лицом, не осуществляющим функции единоличного исполнительного органа (не имеющим право без доверенности действовать от имени представляемого им лица). При этом, полномочия каждого представителя, действующего от имени стороны по сделке, должны быть документально подтверждены доверенностью (оформленной в соответствии с требованиями статей 185, 185.1 ГК РФ). Лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица, определяется согласно данным Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), если иное не следует из требований закона;

- в случае, если приобретаемые Получателем ценности (работы, услуги, иные объекты) требуют отражения в Отчетности одновременно по нескольким статьям (подстатьям) затрат, Получатель обязан обеспечить согласование с контрагентами цены (стоимости) приобретения по каждой отдельной сметной позиции;

- в случае, если сделка Получателя с контрагентом предусматривает прием, передачу, возврат имущества (включая передачу имущества контрагентом третьим лицам), то всеми лицами, участвующими в приеме-передаче указанного имущества, должны быть оформлены надлежащие документы на прием, передачу, возврат имущества.

В частности, любые операции поставщика (исполнителя, подрядчика, иного контрагента) с имуществом, являющимся результатом осуществления субсидируемой деятельности, подлежат обязательному документальному оформлению со стороны передающей и принимающей стороны (за исключением случаев, специально оговоренных Договором). Требование об обеспечении указанных действий должно включаться в договоры с контрагентами.

1.11. Момент признания затрат определяется по правилам бухгалтерского учета на основе оправдательных документов и должен приходиться на сметный период, определенный Сметой. В случае досрочного завершения реализации субсидируемого проекта, окончанием периода несения затрат признается день фактического окончания реализации субсидируемого проекта.

1.12. Получатель обязан представить в Департамент исчерпывающий комплект электронных копий документов, подтверждающих понесенные затраты (договоры, приложения, дополнительные соглашения к договорам и т.п.; правоустанавливающие документы (свидетельства, лицензии и т.п.), определяющих законность сделки и выполнение требований гражданского законодательства и применимых нормативных правовых актов, включая подтверждение соблюдения существенных условий сделок при их заключении и исполнении, а также подтверждения правоспособности контрагентов при заключении и исполнении сделок; документы, непосредственно подтверждающие исполнение обязательств (акты, отчеты, накладные и т.п.); документы, подтверждающие погашение задолженности (оплату) по договорам с поставщиками, подрядчиками, иными контрагентами Получателя, в рамках осуществления субсидируемой деятельности и (или) выполнения иных обязательств, предусмотренных Договором (т.е. платежные и приравненные к ним документы). При этом под платежным документом, подтверждающим погашение обязательств (оплату) по договорам с поставщиками, подрядчиками, иными контрагентами Получателя, понимается документ, заверенный печатью (штампом) банка и имеющий оригинальную подпись уполномоченного лица банка. Получатель вправе подтвердить погашение обязательств (оплату) по договорам с поставщиками, подрядчиками, иными контрагентами Получателя расширенной банковской выпиской за отчетный период (либо за отдельные дни отчетного периода), содержащей реквизиты каждого из платежных документов и заверенной руководителем и главным бухгалтером банковского учреждения (филиала банковского учреждения).

Документы (их электронные копии), ссылки на которые содержатся в представляемых оправдательных (первичных учетных) документах, должны быть раскрыты и дополнительно представлены Получателем в Департамент.

Например, Получатель заявляет о понесенных затратах в результате исполнения договора аренды. К указанному договору составлялись приложения N 1 и N 2, определяющие технические и количественные параметры сделки, в процессе исполнения договора составлялись акты приема-передачи имущества, акты об исполнении обязательств. Такой договор представляется в Департамент полным комплектом, включая приложения N 1, 2, акты приема передачи имущества, акты об исполнении обязательств по договору.

Например, в накладной N 18 от 20.08.2018 (заявленной как документ, подтверждающий затраты на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) указано, что передача ТМЦ осуществляется на основании договора купли-продажи N 18 от 18.07.2017 и в соответствии с соглашением от 18.12.2017. Копия такого соглашения представляется в составе документов, подтверждающих понесенные затраты.

1.13. Департамент вправе отказать в возмещении затрат по сделкам Получателя субсидии, заключенным с нарушением требований законодательства РФ, в том числе если правоспособность поставщика (продавца, исполнителя, подрядчика, иного контрагента) по таким сделкам не подтверждена, при наличии в представленных документах неполных, недостоверных и (или) противоречивых сведений, при наличии обоснованных сомнений в подлинности документов.

1.14. Департамент вправе сделать вывод о неподтверждении Получателем затрат и потребовать возврата предоставленной субсидии (или ее части), если Получателем любым путем ограничивается доступ Департамента к существенной информации и документам, касающихся подтверждения исполнения обязательств по Договору, в том числе - подтверждения понесенных затрат, включенных в Отчетность Получателя по Договору.

1.15. Электронные копии документов формируются в соответствии с требованиями, установленными в разделе 4 настоящих Правил.

Департамент вправе не рассматривать электронные копии документов, не отвечающих требованиям настоящих Правил.

1.16. По отдельному письменному требованию Департамента Получатель обязан представить на время, не превышающее проведение контрольных мероприятий, оригиналы документов, электронные копии которых представляются в Департамент в соответствии с требованиями Договора и (или) настоящих Правил.

1.17. Уточненная Отчетность, представляемая Получателем в Департамент, должна иметь самостоятельную актуальную дату составления и содержать указание на ее уточненный характер по отношению к ранее представленной Отчетности (номер корректировки на первой странице отчета, отражающий порядковый номер представляемого в Департамент варианта уточненной отчетности (1, 2). При первичном представлении отчетности номер корректировки не заполняется).

Представление Итоговой отчетности, уточняющей уже ранее представленную в Департамент аналогичную отчетность, допускается в следующих случаях:

- в случае исполнения требований Департамента по представлению уточненной Отчетности;

- при установлении фактов неполного (неправильного) оформления Отчетности, наличия в ней технических ошибок.

Уточненная Итоговая отчетность представляется в Департамент с письменными пояснениями причин ее составления.

Уточнение Итоговой отчетности не может быть произведено Получателем более двух раз.

Уточнение Итоговой отчетности после составления Департаментом акта (заключения) по результатам контрольных мероприятий не допускается.

1.18. Электронные копии оправдательных документов, представляемых Получателем в виде совместно с Отчетностью, в случае нарушения технических параметров их формирования, подлежат замене Получателем.

После фактического представления в Департамент Итоговой отчетности по Договору, включая электронные копии оправдательных документов, новые, ранее не представленные (не заявленные в отчетности) документы (их электронные копии) рассматриваются Департаментом, если Получатель представил мотивированное обоснование причин, по которым было невозможно своевременное представление таких документов в Департамент совместно с первоначальным вариантом Отчетности.

Документы, относящиеся к выявленным Департаментом нарушениям и направленные в Департамент после принятия Департаментом решения по результатам контрольных мероприятий (издания приказа Департамента), не рассматриваются.

1.19. Отчетность должна быть сброшюрована (прошита), пронумерована, скреплена подписями уполномоченных лиц и печатью Получателя.

1.20. Отчетность подлежит утверждению руководителем Департамента или иным уполномоченным должностным лицом Департамента.

Утверждение Отчетности предусматривает, что:

- Отчет составлен по установленной Договором форме;

- содержит финансовые и количественные показатели, соответствующие (не противоречащие) Договору;

- имеет необходимые реквизиты.

Утверждение Отчета не означает, что Департаментом проведены необходимые контрольные мероприятия, подтверждающие указанные Получателем в Отчете сведения об исполнении Договора, а также целевое использование средств субсидии.

1.21. В случае несоответствия фактических финансовых и (или) количественных показателей проекта (мероприятия) их плановому значению, установленному Договором, отчет может быть утвержден с уменьшением фактического размера субсидии, исходя из фактических показателей исполнения обязательств по Договору, и с соответствующей оговоркой.

В случае существенного отклонения показателей проекта (мероприятия) от их планового значения, установленного Договором, возможность утверждения Отчета устанавливается по результатам соответствующих контрольных мероприятий.

2. Особенности формирования Финансового отчета

2.1. Финансовый отчет формируется за каждый определенный Договором отчетный период (этап, квартал, иной период) на основе примерной формы, установленной Приложением N 5 к Договору, и представляется Получателем в Департамент только в случае, если Договор предусматривает плановое (авансовое) перечисление средств субсидии, в порядке и в сроки, установленные Договором. Финансовый отчет за последний отчетный период (этап, квартал, иной период) не представляется.

Перечень документов, приведенный в примерной форме Финансового отчета (приложение N 5 к Договору), является примерным и подлежит уточнению (дополнению) Получателем в зависимости от осуществленных хозяйственных операций.

Сведения о фактических выплатах денежных средств поставщикам (подрядчикам, исполнителям, иных контрагентам) заполняются в разрезе статей (подстатей), определенных Сметой.

2.2. Формирование данных приложения N 1 к Финансовому отчету "Расходование денежных средств за период...":

2.2.1. Приложение N 1 к Финансовому отчету формируется Получателем с целью обобщения и структурирования информации о фактических выплатах им, в целях осуществления субсидируемой деятельности, денежных средств поставщикам (подрядчикам, иным контрагентам) из фактически полученных им средств субсидии за договорный этап в разрезе установленных Сметой статей (подстатей) затрат.

2.2.2. Данные в приложении N 1 Финансового отчета формируются последовательно, в разрезе статей (подстатей) затрат, установленных Сметой, при этом, уровень детализации данных о статьях (подстатьях) затрат должен соответствовать Смете. При отсутствии данных по отдельным статьям (подстатьям) затрат, включенным в состав Сметы, они включаются в состав Финансового отчета с нулевыми значениями.

2.3. Формирование данных приложения N 2 к Финансовому отчету "Перечень документов к Финансовому отчету...":

2.3.1. Приложение N 2 к Финансовому отчету формируется Получателем с целью обобщения и структурирования Получателем информации о платежных и иных документах, представляемых Получателем в соответствии с требованиями Договора на электронном носителе.

2.3.2. Данные в приложении N 2 формируются последовательно, в разрезе статей (подстатей) затрат, установленных Сметой, при этом, уровень детализации данных о статьях (подстатьях) затрат должен соответствовать Сметой.

2.3.3. По столбцу "Документы, подтверждающие погашение обязательств (оплату)..." приложения N 2 к Итоговому отчету указываются данные о платежных и иных документах, подтверждающих выплаты денежных средств в пределах установленного договорного этапа в пользу поставщиков (подрядчиков, иным контрагентов) в разрезе статей (подстатей) затрат, установленных Сметой, при осуществлении деятельности, предусмотренной Договором.

Сведения о документах заносятся по каждой из статей (подстатей) затрат группами, каждая из которых образует набор документов с определенным поставщиком (подрядчиком, исполнителем и т.п.); при этом выплаты денежных средств должны относиться к деятельности, предусмотренной Договором.

2.4. При отнесении расходной платежной операции к договорному этапу следует руководствоваться датой фактического проведения документа банковским учреждением, фактической выдачей денежных средств поставщику (подрядчику, иному контрагенту) из кассы Получателя, фактической выплатой подотчетным лицом денежных средств поставщику (подрядчику и иному контрагенту).

2.5. В случае если заявленные Получателем выплаты денежных средств по отдельным статьям (подстатьям) затрат относятся одновременно и к субсидируемой по Договору, и к иной деятельности Получателя, или относятся к иным распределяемым расходам, определяемым в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, то значение соответствующего показателя Финансового отчета признается и отражается в размере, соответствующем распределенной части выплаты, приходящейся на субсидируемую деятельность.

Одновременно Получатель в составе оправдательных документов представляет пояснения (расчеты, документы, иные материалы), обосновывающие использованный при составлении Финансового отчета метод распределения выплат.

3. Особенности формирования итогового отчета

3.1. Итоговый отчет формируется на основе примерной формы, установленной приложением N 3 к Договору, при этом заполнению подлежат все показатели, предусмотренные указанной формой.

Перечень документов, приведенной в примерной форме итогового отчета (приложение N 3 к Договору) является примерным и подлежит уточнению (дополнению) Получателем в зависимости от осуществленных хозяйственных операций.

Сведения о фактически понесенных Получателем затратах заполняются в разрезе статей (подстатей) и сметного периода, определенных Сметой.

3.2. Формирование данных приложения N 1 к Итоговому отчету "Финансовые показатели проекта за период...":

3.2.1. Приложение N 1 к Итоговому отчету формируется Получателем с целью обобщения и структурирования информации о фактических финансовых показателях субсидируемого проекта (мероприятия) в разрезе статей затрат и видов полученных доходов.

3.2.2. Данные в приложении N 1 формируются последовательно, в разрезе статей (подстатей) затрат, установленных Сметой, при этом, уровень детализации данных о статьях (подстатьях) затрат должен быть не менее, чем в Смете.

3.3. Формирование данных приложения N 2 к Итоговому отчету "Перечень оправдательных документов...":

3.3.1. Приложение N 2 к Итоговому отчету формируется Получателем с целью обобщения и структурирования Получателем информации об оправдательных (первичных учетных) и иных документах, представляемых Получателем в соответствии с требованиями Договора на электронном носителе.

3.3.2. Данные в приложении N 2 формируются последовательно, в разрезе статей (подстатей) затрат, установленных Сметой, при этом, уровень детализации данных о статьях (подстатьях) затрат должен быть не менее, чем в Смете.

3.3.3. По столбцу "Документы, подтверждающие понесенные затраты" приложения N 2 к Итоговому отчету указываются данные о первичных оправдательных документах, подтверждающих понесенные затраты по каждой из статей (подстатей), а также иные документы, дополнительно подтверждающие понесенные Получателем затраты (или раскрывающие особенности сделки), при осуществлении деятельности, предусмотренной договором о предоставлении субсидии.

Сведения о документах заносятся по каждой из статей (подстатей) затрат группами, каждая из которых образует набор документов с определенным поставщиком (подрядчиком, исполнителем и т.п.) по отдельной финансово-хозяйственной операции, в результате осуществления которой Получателем были понесены затраты; при этом финансово-хозяйственные операции должны относится к деятельности, предусмотренной Договором. По статьям "Заработная плата штатных работников" и "Страховые взносы на обязательное страхование" допускается объединять сведения по нескольким финансово-хозяйственным операциям (начисления и выплаты нескольким лицам).

При наличии по одной сделке нескольких финансово-хозяйственных операций, в результате которых Получателем признаются затраты, данные о документах по таким операциям указываются последовательно.

Например:

По статье "Заработная плата работников...":

1. Штатное расписание (приказ N 18 от 19.12.2017). 2. Трудовой договор N 2 от 17.01.2018 (при необходимости). 3. Приказ N 5 от 17.01.2018. 4. Расчетная ведомость за январь 2018 года. 5. Расчетная ведомость за февраль 2018 года. 6. Документы (пояснения Получателя), подтверждающие трудовое участие работников при производстве продукции, предусмотренной Договором.

По статье "Работы (услуги) сторонних организаций" и соответствующей подстатье к ней:

АО "Каравелла"

1. Договор об оказании услуг связи N 64 от 10.01.2018. 2. Акт N 82 от 14.02.2012 к договору N 64 от 10.01.2018, 8000 рублей. 3. Акт N 84 от 16.02.2012 к договору N 64 от 10.01.2018, 10000 рублей.

По статье "Затраты на сырье, материалы, малоценный инвентарь" и соответствующей подстатье к ней:

ООО "Материально-техническое обеспечение"

1. Договор купли-продажи N 17 от 10.01.2018. 2. Накладная N 5 от 18.02.2018 к договору N 17 от 10.01.2018, 90000 рублей. 3. Накладная N 12 от 19.02.2018 к договору N 17 от 10.01.2018, 40000 рублей. 4. Накладная на внутреннее перемещение N 18 от 19.03.2018, 126000 рублей.

По подстатье "Аренда производственных помещений" статьи "Аренда":

ООО "Арендатор"

1. Договор аренды недвижимого имущества N 14 от 20.01.2018. 2. Приложение N 1 от 20.01.2018 к договору N 14 от 20.01.2018 (поэтажный план). 3. Приложение N 2 от 20.01.2018 к договору N 14 от 20.01.2018. 4. Дополнительное соглашение N 1 от 30.01.2018 к договору N 14 от 20.01.2018. 5. Акт об исполнении обязательств от 28.04.2018 по договору N 14 от 20.01.2018 100000 рублей. 6. Акт о приемке имущества в аренду от 28.01.2018. 7. Акт возврата имущества арендодателю от 28.04.2018. 8. Подтверждение права арендодателя на сделку: - договор аренды N 19 от 26.07.2017; - согласие собственника имущества на передачу его в субаренду от 19.01.2018. 9. Подтверждение права собственности на объект аренды: - свидетельство N 77 894345, выдано 16.05.2017 (свидетельство на объект недвижимого имущества и т.п.)

3.3.4. Данные о документах приводятся в Итоговом отчете следующим образом: порядковый номер, полное наименование документа, номер документа, дата составления документа, сумма по документу (при наличии).

3.3.5. По столбцам "Размер понесенных затрат на проект/мероприятие" и "в т.ч. возмещаемых за счет средств субсидии" приложения N 2 указываются суммы затрат по каждой финансово-хозяйственной операции (связанной с осуществлением деятельности, предусмотренной договором о предоставлении субсидии), в результате осуществления которой Получателем были понесены затраты.

При этом по столбцу "Размер понесенных затрат на проект/мероприятие" указывается сумма признанных Получателем и относящихся к проекту затрат по соответствующему документу (полностью или частично); по столбцу "в т.ч. возмещаемых за счет средств субсидии" показывается сумма затрат, подлежащая возмещению за счет средств субсидии, из указанной в соответствующем документе (полностью или частично, но не более соответствующего значения в столбце "Размер понесенных затрат на проект/мероприятие").

Сумма в столбцах указывается по только основному документу, подтверждающему осуществление (завершение) финансово-хозяйственной операции, в результате осуществления которой Получателем были понесены затраты (такими документами, в частности, являются: акт об исполнении обязательств по сделке (например, акт выполненных работ), документ, подтверждающий получение (списание) материальных ценностей (например, накладная). Таким образом, одна сумма в столбцах может приходиться на несколько подтверждающих документов.

Если основных самостоятельных документов по договору несколько, сумма указывается по каждому из них.

Например:

Документы, подтверждающие понесенные затраты (наименование, номер, дата, сумма по документу)	Размер понесенных затрат на проект/мероприятие	В т.ч. возмещаемых за счет средств субсидии
1	2	3
ОАО "Каравелла" 1. Договор об оказании услуг связи N 64 от 10.01.2018 2. Акт N 82 от 14.02.2018 к договору N 64 от 10.01.2018, 8000 рублей 3. Акт N 84 от 16.02.2018 к договору N 64 от 10.01.2018, 10000 рублей 4. Счет N 157 от 26.02.2018,90 000 рублей	8000 10000	7500 8700
ООО "Материально-техническое обеспечение" 1. Договор купли-продажи N 17 от 10.01.2018 2. Товарная накладная N 5 от 18.02.2018 к договору N 17 от 10.01.2018, 90000 рублей 3. Счет N 1385 от 26.02.2018, 90000 рублей	90000	32500

В случае приобретения материалов, сырья, топлива, малоценных предметов, используемых при осуществлении субсидируемой деятельности, Получатель обязан документально подтвердить факт отнесения стоимости указанных материальных ценностей на расходы (затраты) по субсидируемой деятельности.

3.3.6. По столбцу "Документы, подтверждающие погашение обязательств (оплату)" приложения N 2 к Отчетности приводятся данные о платежных и иных документах, подтверждающих погашение задолженности (оплату) по договорам с поставщиками, подрядчиками, иными контрагентами, в рамках осуществления деятельности, указанной в п. 1.1 настоящего Договора и выполнения иных обязательств, предусмотренных Договором, включая погашение обязательств (оплату), осуществленное Получателем после отчетной даты.

Сведения о документах, подтверждающих погашение обязательств (оплату), приводятся в привязке к контрагенту и данным столбца 1 ("Документы, подтверждающие понесенные затраты").

3.3.7. В случае если Смета и (или) Итоговый отчет содержат статьи (подстатьи) затрат, включающие распределяемые, в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, расходы (в том числе общехозяйственные, общепроизводственные и пр.), Получатель обязан в составе оправдательных документов представить документы (материалы, пояснения), обосновывающие заявленный Получателем в Итоговом отчете размер затрат, приходящихся на субсидируемую продукцию (работы, услуги), в том числе: расчет распределения указанных расходов, приходящихся на субсидируемую продукцию, заверенный уполномоченным лицом Получателя.

При этом, Получателем должны быть соблюдены следующие требования:

- общепроизводственные расходы отражаются в соответствующих статьях (подстатьях) отчетности, совместно с иными прямыми затратами, в размере, соответствующей распределенной части, приходящейся на субсидируемую деятельность;

- электронные копии документов по распределяемым затратам заявляются в отчетности и представляются на весь распределяемый объем понесенных затрат;

- в столбце "Размер понесенных затрат на проект/мероприятие" показывается распределенный размер затрат, приходящийся на субсидируемую деятельность (субсидируемый проект) в разрезе документов, подтверждающих осуществление (завершение) финансово-хозяйственной операций, в результате осуществления которой Получателем были понесены затраты (см. подробнее информацию в п. 3.3.5 настоящих Правил);

- затраты на приобретение материальных ценностей (нематериальных объектов), выполнение работ, оказание услуг, иные сметные объекты частично использованные осуществлении субсидируемой деятельности, включаются в состав затрат в итогового отчета только в части фактического использования указанных материальных ценностей (результатов работ, услуг, иных объектов) при осуществлении субсидируемой деятельности, при этом затраты на неиспользованные в ходе реализации субсидируемого проекта материальные ценности (результаты работ, услуг, иные объекты) в состав итогового отчета не включаются.

3.4. Формирование данных приложения N 3 к Итоговому отчету "Информация об объемах субсидируемой продукции в натуральном выражении за период...":

3.4.1. Приложение N 3 к Итоговому отчету формируется с целью обобщения и структурирования информации о производстве и распространении субсидируемой продукции в натуральном выражении в разрезе отдельных видов (выпусков) продукции.

Данные о распространении печатной и иной тиражируемой продукции допускается группировать помесячно, если период непрерывного распространения превышает 60 дней.

3.5. Особенности формирования уточненной Итоговой отчетности приведены в п. 1.8 настоящих Правил.

4. Правила формирования электронных копий документов

4.1. Электронные копии документов в виде файлов могут быть представлены Получателем в Департамент на следующих электронных носителях:

- оптическом носителе (CD/DVD);

- флэш-накопителе USB.

4.2. Записанные на электронный носитель файлы должны быть сгруппированы по директориям (папкам), каждая из которых должна соответствовать определенной статье (подстатье) затрат и иметь аналогичное наименование; например, "Материалы", "Заработная плата" и т.п. Допускается сокращение длинных наименований директорий (папок), при этом сокращенное наименование должно обязательно включать номер статьи согласно Смете; например: "2.1.8.1. Затраты на услуги связи", "2.1.8.1".

Электронные копии документов, подтверждающих распространение продукции, помещаются в отдельную папку "Распространение".

Электронные копии документов, подтверждающих права на произведения, помещаются в отдельную папку "Права на произведения".

4.3. Все документы должны быть отсканированы и записаны в файлы в формате "Joint Photographic Experts Group" (JPEG) с расширением jpg или в формате "Adobe Acrobat" с расширением pdf; иные форматы для графического представления документов не допускаются.

Сканирование должно быть произведено в полном цвете, при этом должно быть обеспечено сохранение всех аутентичных признаков подлинности оригинального документа. Качество (разрешение) сканированного изображения должно быть не менее 200 точек на дюйм при исходном формате изображения.

Изображение документа должно быть выровнено (не иметь поворотных отклонений более чем 0,5 градуса).

4.4. Наименование файла, содержащего копию документа (страницу документа), должно указывать на реквизиты оригинального документа и его индивидуализацию.

В наименовании файла должны быть учтены следующие сведения: наименование сканированного документа (если документ является дополнением, приложением основного документа, указать принадлежность к основному документу), дата составления (в формате ДД.ММ.ГГГГ), номер документа, количество страниц в документе.

Например, "Акт выполненных работ по договору 15 от 22.03.2018, 31.05.2018, б.н., 5 стр. pdf".

Отдельные страницы документа, помещенные в файлы в формате "Joint Photographic Experts Group", должны дополнительно содержать указание на текущую страницу документа. Например, "Акт выполненных работ по договору 15 от 22.03.2018, 31.05.2018, б.н., 4 из 5.jpg".

В наименовании файла может быть дополнительно указана сумма по документу (опционально).

4.5. При формировании файлов с электронными копиями документов не допускается:

- создание электронных копий с помощью устройств, не обеспечивающих точную проекцию графического изображения документа (например, с помощью фотоаппаратов, мобильных телефонов и т.п.);

- создание электронных копий с неполной площади исходных страниц документа;

- создание электронных копий с искажением исходных страниц документа;

- любые действия, направленные на несоответствие электронной копии документа оригиналу, включая: оптические искажения, вывод из под сканирования части документа, редактирование сканированного документа, удаление фрагментов (подчистка) документа, микширование содержимого нескольких документов, затемнение или осветление документа (его части) и т.п.;

- любая последующая (постсканерная) программная обработка полученных электронных копий (файлов, содержащих сканированные документы), в том числе распознавание текста (структуры) документа;

- аппаратная обработка при сканировании (включая шумоподавление, инфракрасную обработку и т.п.), приводящая к несоответствию полученной электронной копии оригиналу документа.

4.6. В корневую директорию (папку) электронного носителя помещаются: электронная копия Отчетности (сформированная после завершения ее оформления на бумажном носителе (после ее подписания уполномоченными лицами и проставления печати), реестр электронных копий документов, представленных на носителе (в одном из следующих форматов: "Microsoft Word", "Microsoft Excel" или "HyperText Markup Language").

4.7. В дополнительно создаваемую на электронном носителе директорию (папку) "Бухгалтерские регистры" помещаются электронные копии регистров бухгалтерского учета (журналов-ордеров, ведомостей и прочих) по всем используемым Получателем балансовым и забалансовым счетам бухгалтерского учета, по которым предусмотрен учет имущества и обязательств Получателя при осуществлении деятельности, предусмотренной п. 1.2 Договора. Указанные регистры должны обеспечивать получение информации о корреспонденции применяемых Получателем, при осуществлении деятельности, предусмотренной п. 1.1 Договора, счетов бухгалтерского учета. Оборотно-сальдовые ведомости не являются регистрами бухгалтерского учета, представление которых предусмотрено п. 3.3.6 Договора.

Электронные копии должны быть сделаны с регистров, составленных на бумажном носителе в соответствии с требованиями статьи 10 Федерального закона "О бухгалтерском учете", в том числе содержащих подписи уполномоченных лиц Получателя.

4.8. В дополнительно создаваемую на электронном носителе директорию (папку) "Учетная политика" помещается электронная копия утвержденной в установленном порядке учетной политики Получателя, применяемая в течение всего сметного периода, определенного Договором, включая электронную копию локального нормативного акта Получателя об ее утверждении.

4.9. Используемый электронный носитель должен отвечать следующим требованиям:

- не иметь механических повреждений;

- не содержать программы (скрипты и т.п.), позволяющие получать неправомерный доступ к охраняемой законом информации на машинном носителе, в электронно-вычислительной машине, системе электронно-вычислительных машин или их сети, и (или) программы, заведомо приводящие к несанкционированному уничтожению, блокированию, модификации, копированию информации, нарушению работы электронно-вычислительной машины, системы электронно-вычислительных машин или их сети;

- содержать проверенные Получателем файлы, не имеющие повреждений оригинального программного кода;

- не содержать файлов, не имеющих отношения к реализации субсидируемого проекта;

4.10. Передаваемый в Департамент электронный носитель должен быть предварительно проверен Получателем на предмет его исправности и отсутствия ошибок чтения информации.

[Должность представителя Департамента средств массовой информации и рекламы города Москвы]	[Должность представителя Получателя]

________________ [И.О. Фамилия] М.П.

________________ [И.О. Фамилия] М.П.