Приложение 4. Инструкции по заполнению файл-шаблона для образовательных организаций профессионального образования

Приложение 4
к приказу
Департамента образования
и науки города Севастополя
от 06.04.2023 N 488-П

УТВЕРЖДЕН
Приказом
Департамента образования
и науки города Севастополя
от 06.04.2023 N 488-П

Инструкции
по заполнению файл-шаблона для образовательных организаций профессионального образования

1. Открыть файл "Шаблон.хlх" и убедиться, что открыт лист "Шаблон" (Рис. 1). Если открыт другой лист, то переключиться на лист "Шаблон" (Рис. 1).

ГАРАНТ:

Графический объект не приводится

Рис. 1

2. Заполнить столбцы согласно требованиям, указанным в таблице 1.

3. Проверить наличие всех обязательных полей.

4. После выполнения п. 3 и п. 4 данной инструкции, шаблон нужно сохранить в формате (*.xlsx). Сделать это можно путем выбора Файл=>Сохранить как=>далее "Тип файла" из выпадающего списка выбираете "Книга Excel (*.xlsx)".

Примечание: вся информация в файле должна находиться на одном листе. Создание и заполнение дополнительных листов в файле шаблона не допускается.

Таблица 1. Требования и пример заполнения полей

Наименование	Комментарий	Требование	Пример
Вид документа	Вид документа об образовании. Необходимо выбрать один вариант из предложенного списка вариантов. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Виды документа"	"Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего" или "Свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств"
Статус документа	Статус документа об образовании. Необходимо выбрать один вариант из предложенного списка вариантов. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Статус документа"	"Оригинал" или "Дубликат"
Подтверждение утраты	Наличие подтверждения при утрате документа. Необходимо выбрать вариант из предложенного списка вариантов. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Подтверждение утраты"	"Нет", "Справка из органов внутренних дел", "Справка из органов пожарной охраны", "Объявление в газете" или "Другое"
Подтверждение обмена	Наличие подтверждения при обмене документа. Необходимо выбрать вариант из предложенного списка вариантов. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Подтверждение обмена"	"Нет", "Обмен по причине порчи" или "Обмен по причине наличия недостоверной информации"
Подтверждение уничтожения	Наличие подтверждения о уничтожении документа. Необходимо выбрать вариант из предложенного списка вариантов. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Подтверждение уничтожения"	"Да" или "Нет"
Серия документа	Вносите данные согласно книге выдачи документов об образовании. При отсутствии серии указать слово "нет". Данное поле обязательно для заполнения	Текст, объем до 20 символов	"ПРТ117701", "АБ", "Нет" или др.
Номер документа	Номер бланка документа об образовании. В случае отсутствия допустимо указать значение "нет" Обязательно для заполнения.	Текст, объем до 30 символов	000001
Дата выдачи документа	Дата выдачи документа об образовании. Обязательно для заполнения.	Дата, формат: дд.мм.гггг	20.06.2012
Регистрационный номер	Регистрационный номер документа об образовании. Обязательно для заполнения.	Текст, до 25 символов	1548
Программа профессионального обучения, направление подготовки	Необходимо выбрать один из вариантов, представленных в списке. Не обязательно для заполнения в случае отсутствия данной информации. Остается пустым для Свидетельств об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств	Согласно справочнику Программ профессионального обучения	"Программа профессиональной подготовки по профессии рабочего, должности служащего", "Программа переподготовки рабочих, служащих" или "Программа повышения квалификации рабочих, служащих"
Наименование программы профессионального обучения	Наименование программы профессионального обучения вносится в соответствии со справочником. Обязательно для заполнения.	Текст, объем до 255 символов	Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов, Живопись
Наименование профессий рабочих, должностей служащих	Необходимо выбрать один из вариантов, представленных в списке. Обязательно для заполнения. Остается пустым для Свидетельств об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств	Согласно справочнику "Наименование области профессиональной деятельности"	Водитель
Присвоенный квалификационный разряд, класс, категория (при наличии)	В поле указывается наименование присвоенной квалификации, разряда, класса (при наличии). Не обязательно для заполнения в случае отсутствия данной информации.	Текст, объем до 255 символов	"Инженер", допускается ставить "Нет" в случае, если квалификация и иное не присваивается
Год начала обучения	Год начала обучения (для документа ПО). Обязательно для заполнения.	Дата, формат: гггг	2010
Год окончания обучения	Год окончания обучения (для документа ПО). Обязательно для заполнения.	Дата, формат: гггг	2010
Срок обучения, часов	Весь срок обучения, кол-во часов (для документа ПО). Обязательно для заполнения	Число, формат: 99	10
Фамилия получателя	Фамилия получателя, которому выдан документ о ПО. Обязательно для заполнения.	Текст, объем до 100 символов	Иванов
Имя получателя	Имя получателя, которому выдан документ о ПО. Обязательно для заполнения.	Текст, объем до 100 символов	Иван
Отчество получателя	Отчество (при наличии) получателя, которому выдан документ о ПО. Обязательно для заполнения.	Текст, объем до 100 символов	Иванович, допускается ставить "Нет" в случае отсутствия отчества
Дата рождения	Дата рождения получателя, которому выдан документ о ПО. Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений	Дата, формат: дд.мм.гггг	11.11.1981
Пол	Пол получателя, которому выдан документ о ПО. Значение выбирается из выпадающего списка. Обязательно для заполнения.	Согласно справочнику "Пол"	"Муж" или "Жен"
СНИЛС	Данные о СНИЛС получателя, которому выдан документ о ПО. Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений.	Формат: 111-222-333 00	123-456-789 10
Гражданство получателя (код страны по ОКСМ)	Гражданство получателя заполняется путем выбора одного варианта из предложенного списка вариантов кодов страны по ОКСМ Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений.	Согласно справочнику "Коды стран по ОКСМ"	643 Российская Федерация, в случае отсутствия гражданства нужно выбрать значение из выпадающего списка "000"
Форма обучения	Форма обучения заполняется путем выбора одного из вариантов, представленных в списке. Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений.	Согласно справочнику "Форма обучения"	"Очная", "Очно-заочная (вечерняя)" или "Заочная"
Источник финансирования обучения	Источник финансирования обучения заполняется путем выбора одного из вариантов, представленных в списке. Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений.	Согласно справочнику "Источник финансирования обучения"	"Федеральный бюджет", "Региональный бюджет", "Местный бюджет" или "Платное обучение"
Форма получения образования на момент прекращения образовательных отношений	Форма получения образования на момент прекращения образовательной деятельности предполагает выбор одного из предложенных вариантов из выпадающего списка. Обязательно для заполнения для документов 2021 года. В случае наличия информации для документов, выданных в 2020 году и ранее, функционалом системы предусмотрен механизм внесения этих сведений.	Согласно справочнику "Форма получения образования на момент прекращения образовательных отношений", ФЗ Об образовании ст. 17	"В образовательной организации" или "Вне образовательной организации"
Поля, обязательные для заполнения только в случае, если в столбце "Статус документа" выбрано значение "Дубликат". В поля вносятся сведения об оригинале документа об образовании
Наименование документа об образовании (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, объем до 100 символов	"Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего" или "Свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств"
Серия (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, объем до 16 символов	ПРТ117701
Номер (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, объем до 16 символов	000001
Регистрационный N (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, до 25 символов	1548
Дата выдачи (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Дата, формат: дд.мм.гггг	20.06.2012
Фамилия получателя (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, объем до 100 символов	Иванов
Имя получателя (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат".	Текст, объем до 100 символов	Иван
Отчество получателя (оригинала)	Заполняется, если у документа в розовых полях стоит статус "Дубликат". Отчество (при наличии) получателя, которому выдан документ о ДПО. В случае отсутствия отчества в поле необходимо написать слово "Нет"	Текст, объем до 100 символов	Иванович
Номер документа для изменения	Это поле окрашено в зеленый цвет, оно должно всегда оставаться пустым, вносить туда значения не нужно.

ВАЖНО! Документы об образовании, выданные ранее 1992 года не вносятся в шаблон. Если дубликат документа был выдан в 2015 году, а оригинал в 1991 году, то сведения не вносятся о данном документе.