Вопрос: Организация имеет на балансе легковой автомобиль -- иномарку. Для списания бензина на затраты используются чеки с АЗС. Путевые листы по типовой межотраслевой форме N 3 не ведутся. Имеет право организация относить расходы по бензину на счет 26 или данные расходы списывать на счет 91-2? Можно использовать маршрутный лист произвольной формы с общим указанием пробега за месяц? Поскольку Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива для автомобиля, вправе ли организация использовать норму топлива, предусмотренную для других иномарок? ("Российский налоговый курьер", N 24, декабрь 2002 г.)

Организация имеет на балансе легковой автомобиль -- иномарку. Для списания бензина на затраты используются представленные водителем чеки с АЗС. Путевые листы по типовой межотраслевой форме N 3 не ведутся.

Имеет ли право организация относить расходы по бензину на счет 26 "Общехозяйственные расходы", которые будут уменьшать налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, или данные расходы следует списывать на счет 91-2 "Прочие расходы" и не уменьшать налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль ввиду отсутствия путевых листов?

Можно ли использовать ежемесячно оформляемый маршрутный лист произвольной формы с общим указанием пробега за месяц?

Поскольку Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива для марки указанного автомобиля, вправе ли организация использовать норму расхода топлива, предусмотренную для других иномарок?

Если затраты на приобретение бензина являются расходами, связанными с изготовлением и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров либо с выполнением работ (оказанием услуг), они отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н.

Указанные затраты, непосредственно не связанные с производственным процессом, а являющиеся расходами для нужд управления, в бухгалтерском учете отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы".

Однако в соответствии со ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Ведение путевых листов по формам, которые не являются унифицированными, может быть рассмотрено как отсутствие первичного документа. А отсутствие первичного учетного документа считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст.120 НК РФ).

Кроме того, согласно ст.252 НК РФ одним из необходимых условий отражения расходов в налоговом учете является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта. При отсутствии его унифицированной формы учет стоимости бензина в целях налогообложения считается неправомерным.

Следует иметь в виду, что на основании постановления Госкомстата России от 28.11.97 N 78 путевой лист легкового автомобиля выписывается только на один день. Поэтому составление путевых листов в целом за месяц также является неправомерным.

Таким образом, во избежание штрафных санкций за нарушение правил учета доходов и расходов и учета стоимости бензина в целях налогообложения путевые листы должны составляться по унифицированной форме N 3 и выписываться ежедневно.

Норма расхода бензина для автомашины может быть установлена организацией исходя из данных, содержащихся в технической документации автомобиля, или же определена самостоятельно расчетным путем. Установленные нормы необходимо отразить в учетной политике как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

М.Г. Шортамбаева,

аудитор аудиторской фирмы "Актив"

15 декабря 2002 г.

"Российский налоговый курьер", N 24, декабрь 2002 г.