Приложение N 1. Положение об управлении проектами цифровой трансформации Федерального медико-биологического агентства

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
медико-биологического агентства
от 15 июля 2022 N 180

Положение об управлении проектами цифровой трансформации Федерального медико-биологического агентства

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок управления проектами цифровой трансформации, предусмотренными ведомственной программой цифровой трансформации ФМБА России (далее - Агентство).

1.2. Настоящее Положение разработано на основании подпунктов 5.6, 5.10 пункта 5 и подпункта 9.2.6 пункта 9 Положения о Федеральном медико-биологическом агентстве, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2005 г. N 206, приказов ФМБА России от 16 ноября 2021 г. N 236 "О порядке организации разработки, согласования и утверждения ведомственной программы цифровой трансформации ФМБА России", от 22 ноября 2021 г. N 242 "По обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности Федерального медико-биологического агентства".

1.3. В целях обеспечения эффективности мероприятий по созданию и использованию информационно-коммуникационных технологий ФМБА России руководствуется:

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";

- Указом Президента Российской Федерации от 21 июля 2020 г. N 474 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года";

- Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы";

- Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 г. N 204 "О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. N 1646 "О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. N 451 "Об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. N 1236 "Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных и Единый реестр программ для электронных вычислительных машин и баз данных из государств - членов Евразийского экономического союза);

- Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119;

- Порядком организации разработки, согласования и утверждения ведомственной программы цифровой трансформации ФМБА России, утвержденным приказом ФМБА России от 16 ноября 2021 г. N 236 (далее - Порядок организации разработки, согласования и утверждения Программы);

- приказом ФМБА России от 22 ноября 2021 г. N 242 "По обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности Федерального медико-биологического агентства, подведомственных учреждениях Федерального медико-биологического агентства";

- приказом Минкомсвязи России от 31 мая 2013 г. N 127 "Об утверждении методических указаний по осуществлению учета информационных систем и компонентов информационно-телекоммуникационной инфраструктуры";

- Требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах, утвержденными приказом ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17;

- иными правовыми актами, государственными стандартами и руководящими документами, ведомственными актами ФМБА России, регламентирующими процессы информатизации и цифровой трансформации.

1.4. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

ведомственная программа цифровой трансформации ФМБА России (далее - Программа) - комплекс взаимосвязанных мероприятий цифровой трансформации (далее - ЦТ), в совокупности направленный на поэтапную реализацию ЦТ ФМБА России;

единая техническая политика ФМБА России - свод общих принципов и требований, предъявляемых к информационным системам ФМБА России в части планирования, создания (развития) и использования информационно-коммуникационных технологий, для обеспечения реализации которых планируются осуществляться закупки необходимых товаров, работ и услуг, и утверждаемых решениями органов управления цифровой трансформации ФМБА России;

информационно-коммуникационные технологии - совокупность информационных технологий, информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей, необходимых для реализации полномочий функционального заказчика и обеспечения его деятельности;

компоненты информационно-телекоммуникационной инфраструктуры - совместно используемые информационными системами программно-технические комплексы и средства, выполняющие общие технологические функции и обеспечивающие основу функционирования указанных информационных систем, в том числе обеспечивающие их информационно-технологическое взаимодействие;

мероприятие ЦТ - мероприятия функционального заказчика, направленные на создание, развитие, эксплуатацию или использование информационно-коммуникационных технологий, а также на вывод из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-телекоммуникационной инфраструктуры;

проект ЦТ - мероприятие ЦТ, включенное в Программу;

руководитель ЦТ - заместитель руководителя ФМБА России, ответственный за ЦТ;

руководитель проекта ЦТ - уполномоченный руководителем ЦТ сотрудник структурного подразделения Агентства, ответственный за ЦТ, осуществляющий непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации, ответственный за результаты проекта ЦТ;

структурное подразделение, ответственное за ЦТ - Управление спортивной медицины и цифровизации ФМБА России, уполномоченное осуществлять функции по цифровой трансформации Агентства, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность;

служба технического заказчика - Федеральное государственное казенное учреждение "Служба технического заказчика" ФМБА России;

функциональный заказчик - центральный аппарат ФМБА России, территориальные органы ФМБА России и организации, подведомственные ФМБА России, в интересах обеспечения функций и решения задач которых были сформированы мероприятия по информатизации Программы;

ЦТ - совокупность действий, осуществляемых ФМБА России, направленных на изменение (трансформацию) государственного управления и деятельности Агентства по предоставлению им государственных услуг и исполнению государственных функций за счет использования данных в электронном виде и внедрения информационных технологий в свою деятельность в целях достижения результативности цифровой трансформации:

а) повышение удовлетворенности граждан государственными услугами, в том числе цифровыми, и снижение издержек бизнеса при взаимодействии с государством;

б) снижение издержек государственного управления, отраслей экономики и социальной сферы;

в) создание условий для повышения собираемости доходов и сокращения теневой экономики за счет цифровой трансформации;

г) повышение уровня надежности и безопасности информационных систем, технологической независимости информационно-технологической инфраструктуры от оборудования и программного обеспечения, происходящих из иностранных государств;

д) обеспечение уровня надежности и безопасности информационных систем, информационно-телекоммуникационной инфраструктуры;

е) устранение избыточной административной нагрузки на субъекты предпринимательской деятельности в рамках контрольной (надзорной) деятельности.

1.5. В ходе исполнения Программы в ФМБА России создаются и внедряются цифровые продукты, разработанные на основе продуктового и архитектурного подходов, включая цифровое проектирование сервисов. При этом достигаются трансформационные цели, такие как радикальное снижение транзакционных издержек, сроков оказания внутренних и внешних услуг, минимизация количества ошибок, переход к принятию решений, основанный на данных.

1.6. Деятельность по цифровой трансформации осуществляется ФМБА России в соответствии с Программой на очередной финансовый год и плановый период.

1.7. Управление проектами цифровой трансформации Программы осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Агентстве системы проектного управления по реализации проектов цифровой трансформации, а также определяющим:

а) функциональную структуру ФМБА России по управлению проектами цифровой трансформации;

б) состав и содержание процессов деятельности ФМБА России по управлению проектами цифровой трансформации;

в) типовые формы документов, используемых ФМБА России в процессах управления проектами цифровой трансформации.

II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации

Орган управления проектами цифровой трансформации ФМБА России состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации, в части управления проектами цифровой трансформации:

а) разрабатывает, координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, в том числе за обеспечение проектов цифровой трансформации трудовыми, финансовыми и материально-техническими ресурсами. Осуществляет общую административную поддержку проектов цифровой трансформации. Обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) инициирует оптимизацию процессов деятельности ФМБА России для обеспечения задач ЦТ и руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов, в том числе исполнения государственных функций и оказания государственных услуг;

в) обеспечивает соответствие реализуемых проектов ЦТ положениям единой технической политики ФМБА России;

г) осуществляет координацию работы структурного подразделения ответственного за ЦТ, службы технического заказчика и представителя медицинских организаций.

2.2. Структурное подразделение ответственное за ЦТ в части управления проектами цифровой трансформации:

а) осуществляет административную поддержку руководителя ЦТ;

б) осуществляет комплексное управление проектами ЦТ;

в) координирует реализацию мероприятий Программы, включая подготовку документов и проектов управленческих решений;

г) осуществляет координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг;

д) согласовывает проекты нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, относящихся к ЦТ, с целью последующего утверждения руководителем ФМБА России;

е) осуществляет сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов ЦТ для представления руководителю ЦТ;

ж) осуществляет контроль хода реализации проектов ЦТ и Программы в целом;

з) обеспечивает информацией участников для реализации проектов ЦТ и Программы;

и) подготавливает отчетные материалы и документы, необходимые для осуществления мониторинга и контроля реализации Программы от Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

2.3. Служба технического заказчика проводит отраслевую экспертизу мероприятий по цифровой трансформации на предмет обеспечения единства технической политики ФМБА России, исключения дублирования и соответствия общей ИТ-архитектуре ФМБА России (далее - экспертиза).

2.4. Функциональный заказчик осуществляет:

а) определение основных требований к результатам проекта ЦТ. Согласование результатов и ключевых показателей эффективности проекта ЦТ;

б) подготовку документации для осуществления закупок, включая технические требования и технические задания;

в) организацию проведения закупочных процедур и заключение государственных контрактов;

г) обеспечение приемки промежуточных и окончательных результатов проекта ЦТ;

д) участие в проведении мониторинга реализации проекта ЦТ, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятиях по проекту ЦТ;

е) контроль достижения целей и результатов проекта ЦТ в установленные сроки и в рамках установленного финансового обеспечения;

ж) планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности в рамках их ЦТ;

з) выработку продуктовой стратегии функционального заказчика. Формирование видения цифрового продукта и требований к нему, исходя из анализа потребностей. Отслеживание тенденций, формирование предложений по развитию продуктов функционального заказчика;

и) управление жизненным циклом продукта;

к) представление отчетности и внутренний мониторинг проекта ЦТ. Обеспечение разработки, исполнения и своевременной актуализации плана реализации проекта ЦТ.

2.5. Руководитель проекта ЦТ:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта ЦТ Программы в установленные Программой срок и в рамках установленного Программой финансового обеспечения проекта ЦТ;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта ЦТ Программы;

в) осуществляет руководство рабочими группами проекта и организацию их работы;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта ЦТ, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта ЦТ.

2.6. Главный архитектор, назначается руководителем цифровой трансформации ФМБА России и несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Агентства единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Агентства, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.

III. Инициирование проектов цифровой трансформации

3.1. Инициирование проектов цифровой трансформации осуществляется функциональным заказчиком или по поручению руководителя ФМБА России, заместителя руководителя ФМБА России ответственного за цифровую трансформацию.

IV. Подготовка проектов цифровой трансформации

4.1. Функциональный заказчик:

Руководствуясь сроками исполнения проекта ЦТ, готовит документацию для осуществления закупки, включая технические требования (далее - техническая документация мероприятия ЦТ), согласовывает техническую документацию мероприятия ЦТ в соответствии с Регламентом проведения экспертизы технической документации мероприятий цифровой трансформации ФМБА России и организует проведение закупочных процедур и заключение государственных контрактов.

4.2. Для подготовки и реализации проекта ЦТ руководитель проекта ЦТ:

а) совместно с функциональным заказчиком формирует паспорт проекта ЦТ, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта ЦТ, определенные в Программе, а также объемы финансового обеспечения и рабочий план проекта ЦТ, определяющий сроки исполнения работ и контрольные вехи проекта ЦТ;

б) согласовывает со структурным подразделением, ответственным за ЦТ, после чего Паспорт проекта ЦТ утверждается руководителем ЦТ;

4.3. Структурное подразделение, ответственное за ЦТ, при наличии технической возможности вносит в федеральную государственную информационную систему координации информатизации (далее - ФГИС КИ) информацию о начале проекта и о контрольных вехах проекта ЦТ, а также размещает Паспорт проекта ЦТ.

V. Реализация проектов цифровой трансформации

5.1. Разработка и экспертиза решений проекта ЦТ.

5.1.1. Функциональные возможности создаваемого цифрового продукта или иного объекта, его основные характеристики и требования к техническим решениям, соответствующие потребностям пользователей, разрабатываются исполнителями (подрядчиками) проекта и согласовываются функциональным заказчиком со структурным подразделением, ответственным за ЦТ, а также службой технического заказчика при условии указания от структурного подразделения, ответственного за ЦТ.

5.1.2. Разработка технических решений осуществляется в соответствии с рабочим планом проекта ЦТ. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе службой технического заказчика и главным архитектором на предмет оценки качества и соответствия общей ИТ-архитектуре Агентства.

5.1.3. Экспертиза технических решений производится по мере их представления в соответствии с рабочим планом проекта ЦТ. Для проведения экспертизы функциональный заказчик передает соответствующую техническую документацию в структурное подразделение, ответственное за ЦТ, а также службу технического заказчика при условии указания от структурного подразделения, ответственного за ЦТ.

5.1.4. Служба технического заказчика проводит экспертизу представленных технических решений с точки зрения удовлетворения требованиям функционального заказчика, а также их соответствия общей ИТ-архитектуре и единой технической политике ФМБА России.

5.1.5. По результатам проведенной экспертизы служба технического заказчика направляет в структурное подразделение, ответственное за ЦТ, заключение, согласованное с главным архитектором.

5.2. Мониторинг проектов ЦТ.

5.2.1. Мониторинг проектов ЦТ проводится на регулярной основе или в соответствии с достижениями контрольных точек.

5.2.2. Руководитель проекта ЦТ формирует и представляет в структурное подразделение, ответственное за ЦТ, отчет о статусе проекта цифровой трансформации, содержащий данные о реализации работ проекта цифровой трансформации, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам.

5.2.3. Структурное подразделение, ответственное за ЦТ, проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта ЦТ и принимает управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты цифровой трансформации

6.1. Реализация проекта ЦТ осуществляется в соответствии с утвержденным планом проекта ЦТ.

Основаниями для внесения изменений в утвержденный план проекта ЦТ могут быть:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, полученные в ходе ежегодного мониторинга Программы;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, полученные в ходе мониторинга Программы;

в) заключение структурного подразделения, ответственного за ЦТ ФМБА России;

г) заключение (экспертиза) службы технического заказчика о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре ФМБА России или единой технической политике;

д) обоснованные мнения участников проекта цифровой трансформации и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта цифровой трансформации, с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению целей реализации проекта цифровой трансформации;

е) обоснованное мнение представителей функционального заказчика относительно характеристик результата проекта ЦТ, основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. Функциональный заказчик совместно с руководителем проекта ЦТ готовит запрос на изменения в проекте ЦТ. Запрос на изменения должен включать описание изменений и их обоснование, причины и последствия.

6.3. Запрос на изменения в проекте ЦТ должен быть подписан руководителем функционального заказчика и подлежит согласованию структурным подразделением, ответственным за ЦТ. После утверждения руководителем ЦТ запроса на изменения в проекте ЦТ структурным подразделением, ответственным за ЦТ, в паспорт проекта ЦТ вносятся соответствующие изменения. В случае если изменения затрагивают контрольные вехи проекта ЦТ, структурное подразделение, ответственное за ЦТ, также при наличии технической возможности вносит соответствующую информацию в ФГИС КИ.

VII. Завершение проектов цифровой трансформации

7.1. Плановое завершение проекта ЦТ.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта ЦТ подготавливается функциональным заказчиком совместно с руководителем проекта ЦТ. К проекту решения о плановом завершении проекта ЦТ прилагается итоговый отчет о реализации проекта ЦТ.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта ЦТ передается на рассмотрение и согласование в структурное подразделение, ответственное за ЦТ, и по его представлению утверждается руководителем ЦТ. Структурное подразделение, ответственное за ЦТ, по поручению руководителя ЦТ вносит, при наличии технической возможности, в ФГИС КИ информацию о завершении проекта ЦТ.

7.2. Прекращение или приостановление проекта ЦТ.

7.2.1. В ходе реализации проекта ЦТ функциональный заказчик может инициировать процедуру прекращения проекта, которая означает его досрочное завершение без возможности возобновления или процедуру приостановления проекта ЦТ, которая означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

7.2.2. Основаниями для прекращения или приостановления проекта могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности по результатам рассмотрения им ежеквартального отчета о реализации проектов ЦТ Программ, в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации проектов ЦТ Программ или сводного отчета по результатам реализации государственными органами Программ, представляемых Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по результатам проведения им мониторинга достижения Агентством значений показателей результативности цифровой трансформации Программы или мониторинга реализации проектов ЦТ Программы;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Агентства.

7.2.3. Функциональным заказчиком осуществляется подготовка проекта решения о прекращении или приостановлении проекта ЦТ. К проекту решения о прекращении или приостановлении проекта ЦТ прилагается итоговый отчет о реализации проекта ЦТ с указанием оснований его прекращения или приостановки.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта ЦТ согласовывается руководителем функционального заказчика, передается на рассмотрение в структурное подразделение, ответственное за ЦТ, и по его представлению утверждается руководителем ЦТ.

7.2.5. Проект ЦТ считается прекращенным или приостановленным с даты утверждения соответствующего решения руководителем ЦТ.

7.2.6. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта ЦТ на этапе прекращения или приостановления проекта ЦТ регулируется законодательством Российской Федерации с учетом методических документов Агентства.

7.2.7. Структурное подразделение, ответственное за ЦТ, вносит, при наличии технической возможности, в ФГИС КИ информацию о прекращении или приостановлении проекта ЦТ.