Приказ МЧС России от 2 декабря 2020 г. N 888 "Об утверждении Инструкции по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий"

4.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа (организации) МЧС России в системе МЧС России, значимость выполняемых ими функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче в Центральный архив.

4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК):

Центральная экспертная комиссия МЧС России (далее - ЦЭК);

экспертно-проверочная методическая комиссия Центрального архива (далее - ЭПМК);

экспертная комиссия территориального органа (организации) МЧС России.

При необходимости ЭК могут быть созданы и в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России.

В структурных подразделениях центрального аппарата ЭК создаются в обязательном порядке.

4.1.4. ЦЭК создается из представителей структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, Центрального архива, представителей Государственного архива Российской Федерации (по согласованию).

Председателем ЦЭК является статс-секретарь - заместитель Министра.

ЦЭК рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы архивных документов и снятия (снижения) с них грифов секретности.

Функции, права и организация работы ЦЭК определяются положением. Положение о ЦЭК утверждается приказом МЧС России, после согласования с Росархивом.

4.1.5. ЭПМК создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, определения в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, для решения общих для центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, проверки деятельности ЭК центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

ЭПМК является основной рабочей комиссией по экспертизе ценности хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России документов.

Функции, права и организация работы ЭПМК определяются положением. Положение об ЭПМК утверждается директором Центрального архива.

4.1.6. Функции и права ЭК структурного подразделения центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации МЧС России (приложение N 2).

Положение об ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России после согласования с Центральным архивом.

Положение об ЭК структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России после согласования с лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Положение об ЭК структурного подразделения центрального аппарата МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата МЧС России после согласования с Центральным архивом.

4.1.7. ЭК территориального органа (организации) МЧС России создается приказом территориального органа (организации) МЧС России из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Секретарем ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Председателем ЭК территориального органа (организации) МЧС России назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

При наличии в территориальном органе (организации) МЧС России документов, составляющих государственную тайну, председатель, секретарь и, как минимум, половина членов ЭК территориального органа (организации) МЧС России должны иметь соответствующий допуск, обеспечивающий доступ ко всем документам, образующихся в деятельности территориального органа (организации) МЧС России. В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке включается работник режимно-секретного подразделения.

В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России допускается включать по согласованию представителей Центрального архива, государственного архива субъекта Российской Федерации.

4.1.8. В состав ЭК структурного подразделения включаются наиболее квалифицированные работники структурного подразделения в количестве не менее трех человек. Состав ЭК структурного подразделения утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения.

Председателем ЭК структурного подразделения назначается заместитель начальника (руководителя) структурного подразделения, курирующий вопросы делопроизводства.

Секретарем ЭК структурного подразделения в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за организацию и ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.1.9. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения*(10), номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу Росархивом, МЧС России, а также методические рекомендации Центрального архива.

4.1.10. Методика проведения экспертизы ценности документов.

4.1.11. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3-7), именуемые далее сдаточными описями, а также акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 8). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 4.4. "Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России".

4.1.12. Оформление акта о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9) производится после составления годовых разделов архивных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (приложения N 10-14). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК территориального органа (организации) МЧС России описи представляются на рассмотрение ЭПМК. При положительном решении ЭПМК, они утверждаются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. После этого дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.

4.1.13. В акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

4.1.14. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива территориального органа (организации) МЧС России.

Сдача документов, черновиков в макулатуру без предварительной переработки запрещается.

4.1.15. Акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению после внесения изменений в учетные документы архива территориального органа (организации) МЧС России подшиваются:

на уничтоженные архивные дела - в соответствующее дело фонда;

на остальные дела - в соответствующее номенклатурное дело, которое ведется в Подразделении делопроизводства.

Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку, оформляются как приложения к акту и подшиваются вместе с ним.

4.1.16. В архиве территориального органа (организации) МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив.

4.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях, в которых они были заведены, в соответствии с номенклатурой дел, ответственных за делопроизводство.

4.2.2. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Оформление дел производится в структурных подразделениях, в которых они были заведены, ответственных за делопроизводство.

Архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляет методическую помощь, контроль качества и своевременности оформления документов.

4.2.3. Оформление дела предусматривает:

подшивку;

нумерацию листов;

составление листа-заверителя;

составление внутренней описи документов;

внесение уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия территориального органа (организации) МЧС России, делопроизводственного индекса, заголовка дела, номера тома, части, количества листов, его даты, срока хранения, статьи по Перечню, ограничительного графа.

4.2.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола*(11) прочными нитками с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 1 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую#

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в листе-заверителе в конце дела.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела - чистый лист и за ним листы внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов.

При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах (далее в тексте, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками), должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими постоянные, временные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона и иметь три защитных клапана и гребешок на четыре прокола для подшивки документов. Дела со сроками хранения до 25 лет могут подшиваться в скоросшиватели или иную твердую обложку.

Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1-2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу-заверителю.

При оформлении дел применяется, как правило, синтетический клей (NA-КМЦ). Применять канцелярский (силикатный) клей запрещается.

4.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых (чистые листы, кроме первого, из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается). На обложке дела и в листе-заверителе дела указывается фактическое количество листов дела (без учета количества листов внутренней описи), а в листе-заверителе дополнительно указывается количество листов внутренней описи;

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 1 наклеено 12 выписок согласно описи на обороте листа". Лист-заверитель подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью структурного подразделения, ответственного за ведение несекретного делопроизводства (далее - мастичная печать). В режимно-секретных подразделениях здесь и далее по тексту допускается использовать печать "Для пакетов";

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 32 - карта-склейка из 9 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью;

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (резолюции, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов. Об этом также делается отметка в листе-заверителе.

4.2.6. При изъятии*(12) из дела документа на его место подшивается заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого передается в архив территориального органа (организации) МЧС России и подшивается в дело фонда.

При перемещении документа из одного дела в другое на его место подшивается справка-заместитель.

При изъятии из дела документа, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, на его место подшивается справка-заместитель.

В справке-заместителе указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником (руководителем) Подразделения делопроизводства или начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и заверяется мастичной печатью. Во внутренней описи в графе "Примечание" и в листе-заверителе в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа, например: "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело за 2019 год N 1-22, л. 1-3" или "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63-65) выслан в Центральный архив МЧС России 05.04.2019 N 321-1-23". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати.

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

Составление листа-заверителя дела

Составление внутренней описи документов дела

Составление обложки дела

4.3.1. Личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников ведутся в порядке, установленном кадровой службой МЧС России. Для сдачи личных дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России они должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.

4.3.2. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".

В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России.

В конце дела составляется лист-заверитель дела, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью, например: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки".

4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.

4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях, где они были заведены.

Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения N 3-7) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, где делаются соответствующие отметки о приеме-передаче дел. Один экземпляр описи остается в принимающем архиве для составления архивной описи, а второй подшивается в соответствующее дело в структурном подразделении.

Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.

4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.

4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Описи личных дел составляются по форме описей дел по личному составу отдельно на каждую категорию сотрудников.

Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например: научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела. Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.

4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 3.2 (например: личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив территориального органа (организации) МЧС России проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.

4.4.6. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части), присвоенный ему в делопроизводстве;

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения и номер статьи по перечню.

4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например: дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);

правильность формирования дела;

правильность оформления документов, включенных в дело;

наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;

правильность оформления обложки дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела;

качество подшивки дела.

При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.

При просмотре лицевых счетов (карточек-справок, раздаточных ведомостей) проверяется наличие на каждом документе подписи и расшифровки подписи работника, составившего документ, и оттиска печати финансового органа.

Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.

В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения и представляется в принимающий архив вместе со сдаточной описью дел.

4.4.8. Все дела, имеющие отметку "ЦЭК", "ЭПК", перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии, проводившей экспертизу ценности документов) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения (в графе "статья перечня" в этом случае пишется "ЭК"), которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией, проводившей экспертизу ценности документов, отметка "ЦЭК", "ЭПК" после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).

4.4.9. При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - в начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем - заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее - заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

в графе "индекс дела" проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, через косую черту проставляется номер тома: 1-4/1 и 1-4/2. Для личных дел в индексе сначала указывается индекс по номенклатуре, затем символ * (звездочка) и номер по журналу учета личных дел: 1-2-3*562, номер тома указывается после номера личного дела по учету в журнале учета личных дел: 1-2-3*562/2;

заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера, например: в номенклатуре дел заголовок - "Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс - л/с)", на обложке дела отредактированный заголовок - "Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс - л/с) NN 1-л/с - 256-л/с за 2017 год"; личные дела вносятся в опись по алфавиту*(13);

даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, например: 01 января 2017 - 31 декабря 2017*(14), для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) - дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;

количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи. Для электронных документов объем указывается в мегабайтах (Мб);

срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, проставляются обязательно;

графа "примечание" может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:

организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы);

плановые документы (планы, сметы);

отчетные документы (отчеты, справки);

другие документы.

Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

книги и карточки учета личного состава;

лицевые счета;

раздаточные ведомости;

акты о несчастных случаях;

невостребованные трудовые книжки.

На личные дела составляется отдельная сдаточная опись (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение N 5).

4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например: дело, законченное делопроизводством в 2015 году, включается в раздел описи за 2015 год).

4.4.12. Заголовки дел в пределах годового раздела описи не должны повторяться. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками для обеспечения их уникальности в конце заголовка добавляется номер тома, например: "Протоколы заседаний конкурсных комиссий Главного управления МЧС России по г. Севастополю по замещению вакантных должностей за 2015 год. Том 1". В индексе дела том также указывается через косую черту после индекса: 4-1-2/1.

4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: "Литерные N 5а, 11а. Пропущен N 7")*(15).

4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России, и после согласования ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении ЭК опись до ее рассмотрения на ЭК территориального органа (организации) МЧС России должна быть рассмотрена и одобрена ЭК структурного подразделения.

Описи дел структурных подразделений центрального аппарата подписываются составителем, согласовываются с Центральным архивом после их согласования ЭК структурного подразделения центрального аппарата и утверждаются начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата.

4.4.15. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России без определения в установленном порядке правопреемника составляются годовые разделы сдаточных описей дел на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение.

4.4.16. При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.

4.5.1. Сдача документов в архив территориального органа (организации) МЧС России структурными подразделениями территориального органа (организаций) МЧС России и организациями - источниками комплектования архива территориального органа (организации) МЧС России производится в сроки, устанавливаемые годовым планом, утверждаемым приказом территориального органа (организации) МЧС России.

Структурные подразделения территориального органа (организации) МЧС России передают дела в архив территориального органа (организации) МЧС России не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.2. Сдача документов центральным аппаратом, территориальными органами (организациями) МЧС России в Центральный архив производится в сроки, устанавливаемые годовым планом сдачи документов в Центральный архив.

Годовой план сдачи документов в Центральный архив утверждается приказом МЧС России.

4.5.3. Расходы, связанные с передачей документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, должны быть включены в план основных мероприятий организаций - источников комплектования.

4.5.4. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году территориальные органы и организации МЧС России представляют в комплектующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные) отдельно по каждому фонду.

4.5.5. Документы сдаются в Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России в полном объеме за обозначенный период:

структурными подразделениями*(16) - по сдаточным описям дел;

территориальными органами (организациями) МЧС России - по описям дел (приложения N 10-14), именуемым далее архивными описями. Архивные описи постоянного срока хранения должны быть утверждены, а описи дел по личному составу - согласованы экспертной комиссией архива, принимающего дела. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (приложение N 18), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, принимающем дела, другой - в архиве, передающем дела. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел документов, в том числе один - в электронном виде.

Структурные подразделения центрального аппарата сдают документы в полном объеме за обозначенный в плане период в Центральный архив по сдаточным описям дел.

4.5.6. При сдаче документов особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых документов на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы работникам (по годам за весь обозначенный период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.

Для доставки документов в архив с использованием транспортных средств документы упаковываются в мешки (короба), которые опечатываются мастичной печатью или пломбируются.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

4.5.7. Электронные документы поступают в архив в составе контейнеров электронных документов. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляются в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России в соответствующих информационных системах.

4.5.8. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку)*(17).

В контейнер электронного документа включаются:

контент и метаданные электронного документа;

файлы электронных подписей;

визуализированная копия текстового электронного документа в формате PDF/A.

4.5.9. Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

4.5.10. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения центрального аппарата МЧС России в Центральный архив и из структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России в архив территориального органа (организации) МЧС России по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему соответствующего архива и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.

4.5.11. Электронные документы передаются в Центральный архив и архивы территориальных органов (организаций) МЧС России на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в Центральном архиве МЧС России, архиве территориального органа (организации) МЧС России является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

4.5.12. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

4.5.13. Документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России доставляются транспортом сдатчика. Секретные дела доставляются спецсвязью или в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с принимающим архивом.

Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до принимающего архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов до (от) железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России несет сдатчик.

4.5.14. При большом удалении территориального органа (организации) МЧС России от принимающего архива с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, сдающий документы, документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес принимающего архива посылками через спецсвязь, организацию фельдъегерско-почтовой связи или транспортными компаниями (по договорам). На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись:

"Без представителя _______________________________________ не вскрывать".

                    наименование территориального органа

                          (организации) МЧС России

Прибывающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России представители территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

4.5.15. Для сдачи документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России структурные подразделения центрального аппарата, территориальный орган (организация) МЧС России выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.

4.5.16. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на принимающий архив.

4.5.17. В целях реализации годового плана сдачи документов в Центральный архив могут быть запланированы централизованные перевозки документов из территориальных органов (организаций) МЧС России в Центральный архив, которые включаются в план основных мероприятий МЧС России и Центрального архива.

4.5.18. Описи на сданные в архив документы подшиваются:

структурными подразделениями - в соответствующее номенклатурное дело в структурном подразделении;

территориальными органами (организациями) МЧС России - в дело соответствующего фонда, которое постоянно хранится в территориальном органе (организации) МЧС России.

4.5.19. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в Центральный архив. Вместе с делами в Центральный архив сдается полностью оформленный исторический формуляр и историческая справка территориального органа (организации) МЧС России. Начальниками (руководителями) территориальных органов (организаций) МЧС России перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, осуществляется только после сдачи документов на архивное хранение.

Передача дел и документов ликвидированных территориальных органов (организаций) МЧС России другим организациям запрещается.

Описи на дела, переданные на хранение в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, подшиваются в ликвидационный акт.

4.5.20. Справка о закрытии фонда выдается Центральным архивом после сдачи всех документов ликвидируемого территориального органа (организации) МЧС России, сроки хранения которых не истекли. Справка включается приложением в ликвидационный акт. Закрытие фонда производится после передачи в Центральный архив ликвидационного акта.

4.5.21. В случае ликвидации структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все дела с неистекшими сроками хранения должны быть переданы по сдаточным описям в соответствии с номенклатурой дел в сроки, установленные распорядительным документом о ликвидации структурного подразделения:

структурными подразделениями центрального аппарата - в Центральный архив;

структурными подразделениями территориального органа (организации) МЧС России - в архив территориального органа (организации) МЧС России.

При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).

В случае реорганизации структурных подразделений с передачей функций (или части их функций) в другие структурные подразделения все дела с неистекшими сроками хранения должны быть переданы по принадлежности, по актам приема-передачи документов*(18) в соответствии с номенклатурой дел. Передача дел осуществляется под руководством соответствующего архива. Дела, не востребованные структурным подразделением, являющимся правопреемником, передаются в соответствующий архив по сдаточным описям.

4.5.22. Территориальные органы (организации) МЧС России при передислокации все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в архив территориального органа (организации) МЧС России. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по решению ЦЭК могут быть уничтожены в установленном порядке.

4.5.23. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению Центрального архива документы могут быть приняты в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России без представителя организации-сдатчика.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, приняв по акту в опечатанных мешках*(19) документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения принимающий архив обязан письменно подтвердить территориальному органу (организации) МЧС России, сдавшему(ей) документы, получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

4.5.24. Организации МЧС России при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы. Дальнейшее хранение и передачу их в Центральный архив осуществляют в соответствии с требованиями Инструкции.

4.6.1. При приеме дел и описей в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями руководящих документов МЧС России по ведению делопроизводства и Инструкции.

Дела с истекшими сроками хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не принимаются.

Прием дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются его личной печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

4.6.2. Дела Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России принимаются:

с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в листе-заверителе дела, с просчетом листов.

Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие заголовка дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями организаций-сдатчиков.

4.6.3. Выявленные при приеме дел дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в листе-заверителе дела.

4.6.4. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются директором Центрального архива, начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, принимающий документы.

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов и листов. Вторые экземпляры актов высылаются в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется мастичной печатью.

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.

Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

4.6.5. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в принимающем архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем помещаются на карантин отдельно от других дел на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.

4.6.6. На обложке каждого принятого дела заполняется соответствующий штамп, в котором указывается номер фонда, номер описи и номер дела по описи. В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

4.6.7. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в акте приема-передачи документов, указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. В акте приема-передачи документов расписывается и сдатчик.

4.6.8. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).

5.1.1. Сохранность архивных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России включаются:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

выполнение требований к размещению архивных документов в архивохранилище;

проверка наличия и состояния архивных документов.

5.1.2. Обеспечение сохранности архивных документов возлагается:

в Центральном архиве - на директора Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - на начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России.

5.1.3. При смене вышеуказанных должностных лиц прием-передача архивных документов, научно-справочного аппарата к ним, обязательных и вспомогательных учетных документов включается отдельным разделом в акт приема-передачи дел и должности.

5.1.4. Меры по обеспечению защиты государственной тайны, нормативных режимов обеспечения сохранности архивных документов в соответствии с действующим законодательством, нормативными правовыми актами определяются в Центральном архиве - директором Центрального архива, в помещениях архива территориального органа (организации) МЧС России определяются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.2.1. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел и объемом текущего документооборота, включая организации - источники комплектования, Центральному архиву предоставляются отдельные здания, а архиву территориального органа (организации) МЧС России - отдельные здания (или часть здания, помещения), специально построенные или приспособленные для хранения архивных документов и обеспечивающие нормативные режимы хранения архивных документов в течение установленных сроков.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.2.2. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещения для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

помещение для приема, временного хранения архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещение для использования архивных документов (читальный зал, участок выдачи архивных документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

В Центральном архиве, кроме того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования архивных документов (лаборатория микрофотокопирования архивных документов), сканирования архивных документов;

для реставрации;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

5.2.3. Не допускается размещение архива:

в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

5.2.4. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

5.2.5. Размещение архива (помещений архива) в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электрических сетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок).

Обследование и мониторинг технического состояния зданий и помещений проводят силами специализированных организаций, оснащенных современной приборной базой и имеющих в своем составе высококвалифицированных и опытных специалистов.

При проведении технического обследования следует руководствоваться ГОСТ 31937-2011 "Здания и сооружения. Правила обследования и мониторинга технического состояния" и СП 13-102-2003 "Правила обследования несущих строительных конструкций зданий и сооружений".

Результаты обследования и мониторинга технического состояния зданий и помещений в виде соответствующих заключений должны содержать достаточные данные для принятия обоснованного решения по реализации целей проведения обследования или мониторинга.

В дальнейшем обследование технического состояния зданий и сооружений проводится не реже одного раза в 10 лет и не реже одного раза в пять лет для зданий и сооружений или их отдельных элементов, работающих в неблагоприятных условиях (агрессивные среды, вибрации, повышенная влажность, сейсмичность района 7 баллов и более и др.).

Обследование и мониторинг технического состояния зданий и помещений архивохранилищ проводят также:

по истечении нормативных сроков эксплуатации зданий и сооружений;

при обнаружении значительных дефектов, повреждений и деформаций в процессе технического обслуживания, осуществляемого собственником здания (сооружения);

по результатам последствий пожаров, стихийных бедствий, аварий, связанных с разрушением здания (сооружения);

по инициативе собственника объекта;

при изменении технологического назначения здания (сооружения);

по предписанию органов, уполномоченных на ведение государственного строительного надзора.

5.2.6. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

5.2.7. Архивохранилище должно:

быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

быть гидроизолировано;

иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

входные двери в архивохранилища должны быть выполнены из металла и иметь прочные запоры.

5.2.8. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

5.3.1. Архивохранилища оснащаются металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

5.3.2. В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилищах без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования. Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;

расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

ширина проходов между стеллажами - 75 см;

расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

5.3.3. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:

стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;

полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.

5.3.4. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

5.3.5. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для архивных документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих архивных документов.

5.3.6. Для хранения особо ценных дел используются сейфы или металлические шкафы.

Для размещения справочных картотек к архивным документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

5.3.7. Для перемещения архивных документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки, легкие устойчивые стремянки.

5.3.8. При наличии фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

5.3.9. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.

5.4.1. Противопожарный режим в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности.

5.4.2. Архивохранилище архивных документов с нитроосновой территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.4.3. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России оборудуются средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности объектов (территорий) МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, установленными Правительством Российской Федерации.

5.4.4. Охранный режим устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России и согласованной с организацией, осуществляющей охрану Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на основании распорядительных документов МЧС России и договоров.

5.4.5. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания Центрального архива или здания территориального органа (организации) МЧС России архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

5.4.6. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

в Центральном архиве - директор Центрального архива, главный хранитель фондов и заместитель директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

в территориальном органе (организации) МЧС России - начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России, его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности и ответственный за архив;

работники данного архивохранилища;

другие работники Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица, а в Центральном архиве - директора Центрального архива.

5.4.7. На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации архивных дел (документов) и имущества через окна часть оконных решеток навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

5.4.8. Оснащению средствами охранной сигнализации в обязательном порядке подлежат помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых:

постоянно или временно хранятся архивные документы;

установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

5.4.9. Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат:

помещения архива, указанные в пункте 5.4.8 Инструкции;

находящиеся в неопечатываемых помещениях Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.4.10. Помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны, второй в кабинете директора Центрального архива, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.4.11. В рабочее время в отсутствие работников помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.4.12. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Температурно-влажностный и световой режимы

Санитарно-гигиенический режим

Первичные средства хранения

Особенности хранения электронных документов

5.5.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

План (схема) размещения архивных фондов утверждается:

в Центральном архиве - директором Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.5.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

кинодокументы с нитроосновой;

подвергшиеся биологическому поражению;

переданные на временное хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

5.5.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

содержащие уникальные документы;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

5.5.4. Принятые архивные документы укладываются и хранятся в специальных коробах. Расстояние между полкой стеллажа и верхней крышкой короба, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно быть не менее 5 см.

5.5.5. Архивные дела укладываются в короба в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в короба и извлекаться из них без усилий.

5.5.6. Совершенно секретные, секретные дела и дела особой важности размещаются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.5.7. Не допускается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.

5.5.8. В целях закрепления места хранения архивных документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

5.5.9. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 20).

5.5.10. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 21).

5.5.11. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

5.5.12. На коробах проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробов может производиться по следующим группам архивных документов:

архивные дела с постоянным сроком хранения;

архивные дела по учету личного состава;

архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).

Инвентаризация архива

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

Проверки организации архивной работы

5.7.1. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

в плановом порядке - по результатам проверки физическо-химического и технического состояния (согласно подразделу 5.6 Инструкции) по очередности, установленной в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

внепланово - в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

5.7.2. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов на бумажном носителе включает:

дезинфекцию, дезинсекцию;

реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

фотореставрацию архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

страховое копирование;

переплет;

обеспыливание;

обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, воспроизведения, дезактивации и других видов специальной обработки.

5.7.3. Аудиовизуальные документы, за исключением видеодокументов, подлежат реставрационной и консервационно-профилактической обработке.

5.7.4. В случае повреждения физически обособленного носителя электронных документов создаются копии этих электронных документов на другом физически обособленном носителе с другого экземпляра носителя.

5.8.1. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(21).

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом п. 5.6.21 Инструкции для проведения физико-химической и технической обработки.

5.8.2. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимается на основании представляемых Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35):

Государственным архивом Российской Федерации - по архивным документам, хранящимся в Центральном архиве;

Центральным архивом - по архивным документам, хранящимся в архиве территориального органа (организации) МЧС России.

Приказ Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России о снятии с учета неисправимо поврежденного архивного документа издается только после получения вышеуказанного письменного решения.

5.9.1. Страховой фонд архивных документов представляет собой совокупность страховых копий архивных документов и создается на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов.

5.9.2. Выявление уникальных документов проводит Центральный архив в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет ЭПМК.

5.9.3. Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации производится микрофильмирование.

5.9.4. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы Центрального архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.

5.9.5. Страховой копией для архивных документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке типоразмера МР-35 или микрофише формата А6 методом непосредственного фотографирования архивных документов.

5.9.6. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях, в том числе и электронных, и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.

5.9.7. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми приказами МЧС России.

5.9.8. Организация перевода на электронные носители информации, а также технологий операций этого перевода определяется соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.

5.9.9. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в Центральном архиве разрешается производить снятие электрографических копий с указанных архивных документов для использования в читальных залах.

Оригиналы архивных документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

5.9.10. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

5.9.11. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях - не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20% негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.

5.10.1. Комплекс работ по специальной технической обработке архивных документов: обеспыливание*(22), физическая и химическая реставрация, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность архивных документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями Центрального архива.

5.10.2. Архивные документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния архивных документов (приложение N 25), где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты архивные документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки архивных документов. В книге учета физического состояния архивных документов для каждого фонда отводятся отдельные листы.

5.10.3. Независимо от ценности архивных документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и архивные документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения других дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования архивных документов. Из равноценных архивных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие архивные документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.

5.11.1. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России в полном объеме возложенных на них задач в соответствии с требованиями Инструкции и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

5.11.2. К чрезвычайным ситуациям относятся:

объявление степеней готовности гражданской обороны;

введение в действие планов гражданской обороны;

объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

аварии систем жизнеобеспечения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, а также здания архива;

снятие охраны архива;

другие обстоятельства, вынуждающие руководство Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России принять решение об изменении режима работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России или приостановлении его деятельности.

5.11.3. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

5.11.4. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России разрабатываются в установленном порядке.

5.11.5. Планы мероприятий Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на случай чрезвычайных ситуаций, не относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны согласовываться с организационными и распорядительными документами Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России, разработанными по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

5.11.6. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.

5.11.7. Выполнение в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

5.12.1. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

5.12.2. Передача текстовых электронных документов для хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляется в формате PDF/A.

5.12.3. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды, используемой в делопроизводстве и в архиве, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

5.12.4. В процессе хранения электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

5.12.5. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 5.12.2 Инструкции.

6.1.1. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

6.1.3. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд;

опись дел;

единица хранения - дело, электронное дело.

6.1.4. Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).

Единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа.

6.1.5. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов, описи, порядкового номера единицы хранения по описи.

Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России после оформления первого поступления документов на хранение.

6.1.6. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.1.7. Учет документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется лицом, ответственным за архив, в Центральном архиве - заведующим сектором комплектования.

6.1.8. Все учетные документы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

6.2.1. Система учетных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.2.2. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены Инструкцией и обязательны для применения в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются Центральным архивом и архивами территориальных органов (организаций) МЧС России самостоятельно.

6.2.3. Основными учетными документами в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России являются:

книга регистрации сдаточных описей дел (приложение N 26) для регистрации сдаточных описей дел, поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от структурных подразделений;

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 27) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фондов (приложение N 28) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда (приложение N 29) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

опись дел (приложения N 10-14) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;

реестр описей - для регистрации архивных описей дел, учета их количества и состава (приложение N 30);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 31) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России, осуществляющих страховое копирование документов);

опись страхового фонда (приложение N 32) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в Центральном архиве, осуществляющем страховое копирование особо ценных документов);

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется паспорт архива (приложение N 33), хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года. Паспорт архива предоставляется не позднее 10 декабря в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России. К паспорту архива прилагается пояснительная записка, если за отчетный период в архиве территориального органа (организации) МЧС России производилась передача документов в другие архивы (с указанием наименований фондов, видов документов, за какой период и их количества).

Центральный архив осуществляет централизованный учет архивных документов, хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. С этой целью Центральный архив формирует и ведет Центральный фондовый каталог на архивные документы МЧС России, а также ежегодно проводит паспортизацию архивов территориальных органов (организаций) МЧС России.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведут контрольно-наблюдательные дела на каждую организацию, являющуюся его источником комплектования, в которые подшиваются документы (копии): учредительные, организационно-штатные, по проведенным проверкам организации делопроизводства и архивной работы вышестоящими органами, акты приема-сдачи дел и должности начальниками (руководителями) организаций и др.

6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов и др.

6.2.5. Книги учета, список фондов, сдаточные описи дел, паспорт архива, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.

6.3.1. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются:

6.3.2. По результатам выполнения внутриархивных работ (составления архивных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

архивная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения N 10-14);

опись особо ценных дел (приложение N 36);

опись страхового фонда (приложение N 32);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 38).

Книга регистрации сдаточных описей

Книга учета поступления и выбытия документов

Список фондов

Лист фонда

Описи дел

Реестр описей

Дело фонда

Особенности учета электронных документов

Учет электронного фонда пользования

6.4.1. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (территориального органа, организации МЧС России, их правопреемников), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

6.4.2. Территориальный орган (организация) МЧС России, образующий в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Основными признаками, присущими фондообразователю, являются:

наличие приказа (распоряжения, постановления) на формирование (переформирование) территориального органа (организации) МЧС России;

наличие у территориального органа (организации) МЧС России наименования (полного, сокращенного, условного);

организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства;

наличие гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.

Фондообразователями в некоторых случаях могут являться организации МЧС России, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных признаков (например: организации МЧС России, финансирование которых осуществляется централизованно).

6.4.3. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России, сформированных с признаками, указанными в п. 6.4.2, составляют самостоятельные архивные фонды.

6.4.4. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России и их первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

6.4.5. Дела общего производства, которые велись последовательно в нескольких территориальных органах (организациях) МЧС России, включаются в состав фонда территориального органа (организации) МЧС России, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России, являющегося его правопреемником, вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом, а незаконченные дела, переданные для дальнейшего ведения делопроизводством - правопреемнику, и включаются в фонд последнего.

6.4.6. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций другому органу исполнительной власти, не входящему в МЧС России, место хранения архивных фондов определяет ликвидационная комиссия с участием представителя Центрального архива.

6.4.7. При реорганизации фондообразователя, не повлекшей коренного изменения его деятельности, а выразившейся в расширении или сужении функций, изменении подчиненности, названия, структуры, штатов, а также при временном прекращении, а затем восстановлении его деятельности, документы данного территориального органа (организации) МЧС России до и после реорганизации составляют один фонд.

6.4.8. При разделении территориального органа (организации) МЧС России на несколько территориальных органов (организаций) МЧС России, объединении нескольких территориальных органов (организаций) МЧС России с передачей всех или некоторых функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России организации-правопреемника, а незаконченные дела, переданные в организацию-правопреемник, включаются в фонд последнего.

6.4.9. Документы территориального органа (организации) МЧС России, образованного с названием, которое имел ликвидированный ранее территориальный орган (организация) МЧС России, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд.

6.4.10. Награждение территориального органа (организации) МЧС России орденами и присвоение ему почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

6.4.11. Работа по фондированию документов осуществляется:

в делопроизводстве территориального органа (организации) МЧС России - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архив территориального органа (организации) МЧС России;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - при отборе документов для передачи в Центральный архив;

в Центральном архиве - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

6.4.12. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего территориального органа (организации) МЧС России и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.

6.4.13. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

входящие документы относятся к фонду территориального органа (организации) МЧС России, от которого (которой) они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности территориального органа (организации) МЧС России, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

исходящие документы относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, который является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, в котором они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию территориального органа (организации) МЧС России, которое указано в документе, по подписям авторов.

6.4.14. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

6.4.15. Каждому архивному фонду присваивается официальное название фондообразователя (полное и сокращенное), соответствующее наименованию территориального органа (организации) МЧС России на момент первого поступления документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

6.4.16. Хронологическими границами архивного фонда являются:

территориального органа (организации) МЧС России - официальные даты образования и ликвидации территориального органа (организации) МЧС России;

объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организации МЧС России, документы которой вошли в состав фонда;

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документов.

Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности территориального органа (организации) МЧС России или если в фонд были переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т.д.

6.5.1. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело, электронное дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку (контейнер электронного документа).

6.5.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

6.5.3. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.5.4. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав, например: "Противопожарные организации г. Москвы".

6.5.5. Систематизация дел коллекций определяется тематикой и составом документов.

В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому, авторскому и другим последовательно применяемым признакам.

В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических групп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов.

6.5.6. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они закончены делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

7.1.1. Документы, хранящиеся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, используются в служебных, научных, практических и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

7.1.2. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России в установленном порядке выполняют запросы организаций, государственных органов и общественных организаций, граждан Российской Федерации и иностранных государств и выдают архивные справки, архивные выписки, заверенные архивные копии, содержащих информацию социально-правового характера, предоставляют документы или их копии для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в средствах массовой информации.

7.1.3. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не осуществляют доставку архивных справок, архивных выписок, архивных документов и их копий за пределы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России своими силами.

7.1.4. Начальники (руководители) территориальных органов (организаций) МЧС России, начальники (руководители) организаций и предприятий других федеральных органов исполнительной власти, а также исследователи, использующие документы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за нарушение порядка*(24) использования документов и содержащейся в них информации.

7.1.5. Организации и граждане при использовании документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.1.6. Центральному архиву разрешается выполнение платных работ и услуг юридическим и физическим лицам без ущерба для реализации основных задач и функций.

Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными законодательством Российской Федерации.

Планирование, учет и использование средств, получаемых от приносящей доходы деятельности, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поступившие средства отражаются на лицевых счетах Центрального архива, открытых в органах федерального казначейства, и используются в соответствии с федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий год и на плановый период.

Центральный архив обязан контролировать полноту и своевременность поступления доходов на лицевые счета, возмещать фактические затраты по сметам МЧС России, начислять и перечислять по принадлежности в установленные сроки налоги и иные обязательные платежи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

7.1.7. На безвозмездной основе осуществляются:

подготовка архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов на социально-правовые обращения граждан о подтверждении прохождения службы, периодов работы, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим социально-правовым вопросам;

обслуживание в читальном зале архива, за исключением обслуживания по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала, и др.);

предоставление документов во временное пользование организациям (фондообразователям или их правопреемникам);

предоставление информации о документах и копий документов органам государственной власти, судебным органам и органам прокуратуры, а также воинским частям и организациям, находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

7.1.8. Тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России не исполняются.

Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные организации, государственные органы и общественные организации направляют в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России своих представителей. Доступ этих лиц к архивным документам осуществляется в установленном в МЧС России порядке.

7.1.9. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, производятся в установленном в МЧС России порядке.

7.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России.

При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит структурное подразделение, которое хранит эти документы.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом обращающегося.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом обращающегося должно осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации обращения.

7.2.2. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России в установленном порядке.

7.2.3. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России; использование незаверенных документов, относящихся к содержанию запроса, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

При подготовке справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например: о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) - по ее запросу. В этом случае обратившемуся должно быть направлено информационное письмо.

7.2.4. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России с обозначением названия документа "Архивная справка" (приложение N 40).

7.2.5. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

7.2.6. Несовпадение отдельных данных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами "так в документе" или "так в тексте". Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами ("так в тексте", "имя и отчество не полностью"), невозможность прочтения части текста или отдельных слов ("в тексте неразборчиво").

7.2.7. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по карточкам-справкам (лицевым счетам), а в случае их отсутствия - по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности обратившегося по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России не производится. При необходимости обратившимся могут выдаваться ксерокопии карточек-справок (лицевых счетов) и иных бухгалтерских документов.

7.2.8. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер фонда, номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой "об.", например: ф. 1, оп. 2, д. 88, л. 2, 5, 5 об., 78.

7.2.9. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в Центральном архиве - директором Центрального архива и сотрудником, подготовившем справку;

в территориальных органах (организациях) МЧС России - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России и лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России (или начальником (руководителем) структурного подразделения, в котором справка была подготовлена).

Архивные справки заверяются гербовой печатью.

Архивные справки и выписки, содержащие более 1 листа, сшиваются и оклеиваются заверительной надписью "пронумеровано и прошнуровано _________________ (количество прописью) листов" и заверяются печатью (подпись на заверителе не ставится т.к. подпись есть на последнем листе документа).

7.2.10. При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется информационное письмо на официальном бланке (без надписи "Архивная справка" и гербовой печати). В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

7.2.11. Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес обратившегося направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

7.2.12. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения обратившемуся высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

7.2.13. Если в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных неизвестно, об этом также следует сообщить обратившемуся.

7.2.14. При необходимости, по запросам организаций и обращениям граждан, Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

7.2.15. Архивные выписки изготавливаются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов "Выписка из...", далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.

7.2.16. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.

Архивный шифр документа проставляется:

для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, - после текста документа;

для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, - на обороте каждого листа.

7.2.17. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.

7.2.18. Архивные копии заверяются:

в Центральном архиве - подписью директора Центрального архива и гербовой печатью Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - подписью начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России и гербовой печатью территориального органа (организации) МЧС России.

Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.

7.2.19. Архивные копии высылаются с сопроводительным письмом, подписанным в установленном порядке*(25). Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки обратившемуся при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

7.2.20. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение N 41).

7.2.21. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - директора Центрального архива, обратившимся при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов обратившемуся ценным письмом с уведомлением.

7.3.1. Работа пользователей с архивными документами производится только в читальном зале или специально отведенных для этих целей комнатах (далее - читальный зал) Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Организация работы пользователей в читальном зале определяется Порядком использования архивных документов и разработанными в соответствии с ним локальными актами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан ознакомить пользователей с Порядком использования архивных документов или правилами, разработанными на их основе.

Распорядок работы в читальном зале архива территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - директором Центрального архива.

7.3.2. Допуск пользователей к документам, имеющим гриф секретности, и организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности.

7.3.3. Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения.

7.3.4. В читальном зале Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.

В личное дело пользователя включаются:

заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

анкета пользователя (приложение N 48);

требования на выдачу архивных дел, документов;

заказы на копирование;

заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

7.3.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.

7.3.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов работник читального зала составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки директор Центрального архива, начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы.

В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.

7.4.1. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешний вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, по почте, с использованием официального сайта Центрального архива или официального сайта территориального органа (организации) МЧС России, по информационно-телекоммуникационным сетям.

7.4.2. Копирование архивных документов осуществляется:

по заказу пользователей техническими средствами архива;

самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов и локальными актами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

В случае самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством заключается договор на организацию копирования, в котором указывается объем копирования, стоимость услуг, дата и время проведения съемки, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров, тип используемого технического средства.

Работник Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

После завершения копирования архивных документов оформляется акт сдачи-приемки оказанных услуг в произвольной форме.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

7.4.3. Копирование архивных документов осуществляется с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам.

Изготовление копий при оказании платных услуг производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых работ в порядке, установленном в МЧС России.

7.4.4. Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством Центрального архива, начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России в каждом конкретном случае.

7.4.5. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

7.4.6. Изготовление графических копий с чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно пользователями.

В случае необходимости пользователи приглашают для выполнения этой работы специалистов-исполнителей (чертежников, копировальщиков, художников). Допуск специалистов-исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не несут. Не разрешается копирование через кальку.

7.4.7. Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех организаций и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки или высланы по указанному адресу.

7.5.1. Дела выдаются во временное пользование из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на срок, не превышающий:

10 дней - сотрудникам, исполняющим запросы;

1 месяц - сотрудникам структурных подразделений для использования в служебных целях;

3 месяца - другим организациям для использования в служебных целях.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.

При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.

7.5.2. Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

7.5.3. Решение на выдачу дел во временное пользование принимается:

сотрудникам структурных подразделений - начальником (руководителем) структурного подразделения, в деятельности которого образованы документы или начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. В Центральном архиве - главным хранителем фондов;

другим организациям - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - директором Центрального архива.

Решение на выдачу архивных документов, входящих в состав фонда центрального аппарата, принимается директором Центрального архива. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу, согласованному с начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и начальником (руководителем) структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает директор Центрального архива.

Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не производится.

7.5.4. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения лиц, которым предоставлено право разрешения на выдачу документов.

7.5.5. Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из архивохранилищ не выдаются, вместо них выдаются их копии.

7.5.6. Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Результаты проверки отмечаются в листах-заверителях дела.

7.5.7. Выдача дел и позитивов микрофильмов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение N 42). Сведения о выданных делах заносятся в книгу выдачи дел (приложение N 43).

7.5.8. Выдача дел во временное пользование другим организациям (по их письменному запросу) оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение N 44). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве, выдавшем дела.

7.5.9. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел во временное пользование (приложение N 45), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель дела (приложение N 46). Карты-заместители хранятся в архиве, выдавшем дела, до минования надобности.

Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

При возврате дела в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России почтовой связью, оно должно быть законвертовано. Вскрытие конверта и полистная проверка осуществляются комиссионно.

7.5.10. Каждое выдаваемое во временное пользование дело должно иметь лист использования дела (приложение N 47).

7.5.11. Запрещается выдавать находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

Сведения о наличии указанных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России и об их содержании сообщаются заинтересованным организациям и государственным органам.

7.6.1. Запрещается изъятие архивных документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

7.6.2. В исключительных случаях в соответствии с запросом от правоохранительного органа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.6.3. Основанием для изъятия архивных документов, дел является постановление следователя (дознавателя) о выемке, утвержденное прокурором, решением суда в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.6.4. Информация об изъятии документов не позднее суток направляется в Центральный архив.

7.6.5. Вместо изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого подшивается в дело фонда. Дело заново прошивается, соответствующие изменения вносятся во внутреннюю опись и лист-заверитель дела, а также в описи дел (см. п. 4.2.6).

После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается, во внутренней описи производится отметка о возврате.

7.7.1. Архивные документы могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России, а также при создании музеев в территориальных органах (организациях) МЧС России.

7.7.2. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по архивным документам могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности территориального органа (организации) МЧС России, имеющие историческое, научное, экономическое, политическое значение и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.

До передачи на хранение в Центральный архив МЧС России, завершенные делопроизводством дела территориального органа (организации) МЧС России, хранятся в создаваемом для этой цели архиве территориального органа (организации) МЧС России (далее - архив).

1.2. Архив создается на правах структурного подразделения или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности территориального органа (организации) МЧС России, а также подготовку документов к передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.

1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, распорядительными документами МЧС России и территориального органа (организации) МЧС России по организации работы с документами и положением об архиве территориального органа (организации) МЧС России.

1.4. Положение об архиве разрабатывается на основе настоящего Примерного положения и утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.

1.5. Контроль деятельности архива осуществляет начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России или его заместитель, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России.

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения**, и по личному составу, образовавшиеся в деятельности его структурных подразделений.

2.2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций - источников комплектования территориального органа (организации) МЧС России (при их наличии).

2.3. Документы постоянного, временного хранения и по личному составу ликвидированной организации МЧС России, по отношению к которой территориальный орган (организация) МЧС России является в установленном порядке правопреемником.

2.4. Аудиовизуальную документацию.

2.5. Научно-техническую документацию.

2.6. Документы личного происхождения руководителей организации МЧС России, поступившие в архив (при их наличии).

2.7. Служебные и ведомственные издания (при их наличии).

2.8. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива.

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 Примерного положения.

3.2. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 Примерного положения.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в Центральный архив МЧС России.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России, организациях - источниках комплектования (при их наличии) и своевременной передачей их в архив.

4.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и организаций - источников комплектования (при их наличии), обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России.

4.2. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива, учет архивных документов и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

4.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

4.4. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после приема документов в архив сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России, а затем ЭПМК Центрального архива МЧС России.

4.5. Создает справочно-поисковые средства к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его сопоставимость со справочно-поисковыми средствами к документам Центрального архива МЧС России.

4.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

выдает в установленном порядке документы или архивные копии в целях служебного и научного использования;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, срок хранения которых истек, акты об утрате документов и акты о неисправимых повреждениях документов; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России.

4.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях и в организациях - источниках комплектования (при их наличии), в составлении номенклатуры дел.

4.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России и в организациях - источниках комплектования (при их наличии).

4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.

4.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

4.12. Организует информирование руководства и работников территориального органа (организации) МЧС России о составе и содержании документов архива.

4.13. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

5.1. Представлять руководству территориального органа (организации) МЧС России предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России и в организациях - источниках комплектования (при их наличии).

5.3. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям территориального органа (организации) МЧС России и организациям - источникам комплектования (при их наличии), обязательные для исполнения.

5.4. Запрашивать от структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и от организаций - источников комплектования (при их наличии) сведения, необходимые для работы архива.

5.5. Информировать структурные подразделения территориального органа (организации) МЧС России и организации - источники комплектования (при их наличии) о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.

5.6. Принимать участие в заседаниях Центральной экспертной комиссии МЧС России, ЭПМК Центрального архива МЧС России.

6.1. Ответственность за выполнение задач и функций архива возлагается на лицо, ответственное за архив.

6.2. Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

СОГЛАСОВАНО

Директор Центрального

архива МЧС России

_________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

дата

______________________________

* "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169.

** Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив по решению начальника (руководителя) организации МЧС России.

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия территориального органа (организации) МЧС России (далее - ЭК) создается для организации проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов (включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию), образовавшихся в процессе деятельности организации МЧС России.

1.2. ЭК является совещательным органом. Решения ЭК вступают в силу после подписания протокола председателем ЭК.

В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу после их предварительного согласования с Центральным архивом МЧС России (п. 3.3 настоящего Примерного положения).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, распорядительными и методическими документами МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России, методическими документами Центрального архива МЧС России, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, а также настоящим Примерным положением.

1.4. ЭК возглавляет один из заместителей начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России. Состав ЭК формируется из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России, представителя структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России, созданного для ведения делопроизводства.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций по согласованию с ними.

1.5. На основе настоящего Примерного положения в территориальном органе (организации) МЧС России разрабатывается положение об ЭК, которое после согласования с Центральным архивом МЧС России утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России.

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.

3.1. Организует и проводит (совместно с работниками архива и структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России, созданного для ведения делопроизводства) работу по отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает оценку, предложения и замечания проектам нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архива.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

4.1. В пределах своей компетенции давать методические рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам территориального органа (организации) МЧС России по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел (документов) постоянного и временного сроков хранения, в том числе дел (документов) по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России:

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России, представителей Центрального архива МЧС России и сторонних организаций (по согласованию).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство территориального органа (организации) МЧС России по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5.1. ЭК взаимодействует с Центральной экспертной комиссией МЧС России, с ЭПМК Центрального архива МЧС России.

5.2. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом, утвержденным начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК.

Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней после поступления.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При равенстве голосов голос председательствующего на заседании считается решающим.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

3.1. не учтенные в итоговых записях описей _________________________ дел;

                                             (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

4.1. не учтенные в итоговых записях описей _________________________ дел;

                                             (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                        (цифрами и прописью)

8.1. требующих дезинфекции _________________________________________ дел;

                                    (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции _________________________________________ дел;

                                     (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации _________________________________________ дел;

                                     (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки ________________________________ дел;

                                         (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов ___________________ дел;

                                                 (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________ дел;

                                       (цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _______________________________ дел;

                                          (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.

                                          (цифрами и прописью)