Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области

Приложение N 1
Утверждены
приказом министерства
природных ресурсов и экологии
Магаданской области
от 24 апреля 2023 N 64/23

Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области (далее - Министерство, Правила соответственно) определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

II. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

4. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:

1) обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, кадрового делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции;

2) осуществления и выполнения возложенных на Министерство полномочий.

5. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве:

1) государственные гражданские служащие Министерства (далее - гражданские служащие) и работники, замещающие в Министерстве должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - работники, гражданская служба соответственно) и члены их семей;

2) граждане, претендующие на замещение должностей гражданской службы в Министерстве, а также члены их семей;

3) лица, замещающие должности руководителей подведомственных Министерству учреждений и члены их семей;

4) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству учреждений и члены их семей;

5) физические лица и представители организаций, обратившиеся в Министерство:

в связи с предоставлением государственной услуги;

в связи с исполнением государственной функции;

6) граждане, состоящие в договорных отношениях с Министерством;

7) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

8) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Министерство.

6. В целях, указанных в подпункте 1 пункта 4 Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии), в том числе прежние фамилии, имена и отчества (при наличии) в случае их изменения, дата, место и причины изменения);

2) число, месяц и год рождения;

3) место рождения;

4) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

5) фотография;

6) сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);

7) адрес и дата регистрации по месту жительства (места пребывания);

8) адрес фактического проживания;

9) сведения о семейном положении;

10) реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

11) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании, ученая степень, ученое звание (дата присвоения, реквизиты диплома, аттестата), в том числе о послевузовском профессиональном образовании, а также о профессиональной переподготовке, повышении квалификации (наименование образовательной и (или) научной организации, год окончания, реквизиты документа о переподготовке (повышении квалификации), квалификация и специальность по документу о переподготовке (повышении квалификации), наименование программы обучения, количество часов обучения);

12) сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

13) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;

14) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы и (или) гражданской службы субъекта Российской Федерации и (или) муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, квалификационном разряде государственной службы, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;

15) сведения составе семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших мужьях (женах) (степень родства, Ф.И.О., дата рождения, место рождения, адрес регистрации (фактического проживания), гражданство, место работы (наименование и адрес организации), должность);

16) сведения о форме и дате оформления допуска к государственной тайне, ранее имевшегося и (или) имеющегося;

17) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

18) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

19) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

20) идентификационный номер налогоплательщика;

21) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

22) сведения о воинском учете, реквизиты документов воинского учета;

23) сведения о наличии (отсутствии) судимости;

24) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

25) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты или сведения о других способах связи;

26) сведения, содержащиеся в заключении о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, по учетной форме N 001-ГС/у "Заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению", утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. N 984н;

27) сведения об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

28) сведения об инвалидности, сроке действия установленной инвалидности;

29) информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

30) сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений Министерства, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

31) номер расчетного счета, номер банковской карты;

32) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе, а также обработка которых соответствует целям обработки.

7. В целях, указанных в подпункте 2 пункта 4 Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

7.1. Персональные данные субъектов персональных данных, обратившихся в Министерство в связи с предоставлением государственной услуги, в связи с исполнением государственной функции, а также в отношении граждан, состоящих в договорных отношениях с Министерством:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии);

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

3) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

4) адрес и дата регистрации по месту жительства (места пребывания);

5) адрес фактического проживания;

6) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

7) идентификационный номер налогоплательщика;

8) номер счета.

7.2. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываемые в связи с рассмотрением поступивших в Министерство обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации":

1) фамилия, имя и отчество (при наличии);

2) адрес по месту жительства (места пребывания);

3) адрес фактического проживания;

4) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

7.3. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываемые в связи с рассмотрением поступивших в Министерство материалов в отношении лиц, представляемых к награждению:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) число, месяц, год и место рождения;

3) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании);

4) должность и место работы;

5) сведения о наличии (отсутствии) судимости;

6) информация о трудовой (служебной) деятельности;

7) адрес по месту жительства (места пребывания), адрес фактического проживания;

8) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

9) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) иные персональные данные, содержащиеся в материалах представляемых к награждению.

8. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников Министерства и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы Министерства, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Министерству учреждений, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству организаций, а также персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия указанных лиц, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

8.1. Обработка специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных гражданских служащих, работников Министерства и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы Министерства, и членов их семей, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Министерству учреждений, и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству учреждений, и членов их семей осуществляется без согласия указанных субъектов персональных данных в случаях, предусмотренных подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и пунктом 4 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных гражданского служащего, работника у третьей стороны.

8.2. Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных необходимо получить в следующих случаях:

8.2.1. при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о гражданской службе и о противодействии коррупции;

8.2.2. при трансграничной передаче персональных данных.

8.3. В случаях, предусмотренных пунктом 6 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется по форме согласно приложению N 8, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

8.4. Обработка персональных данных включает в себя любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

8.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил, осуществляется путем:

8.5.1. получения оригиналов необходимых документов гражданским служащим, уполномоченным на обработку персональных данных;

8.5.2. копирования оригиналов документов;

8.5.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

8.5.4. формирования персональных данных;

8.5.5. внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Министерство (далее - автоматизированные информационные системы), используемые в целях кадровой работы.

8.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил.

8.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил, у третьей стороны следует известить об этом субъектов персональных данных, заранее получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

8.8. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам гражданских служащих (работников) Министерства, руководителей подведомственных Минприроды учреждений персональные данные, не предусмотренные пунктом 6 Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, членства в общественных объединениях.

8.9. При сборе персональных данных гражданские служащие (работники), уполномоченные на обработку персональных данных, осуществляющие сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

8.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил, осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

III. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

9. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:

1) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;

2) ознакомление гражданских служащих, уполномоченных на обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и Правилами;

3) ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

4) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

5) обеспечение недопустимости осуществления обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;

6) обеспечение соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

7) обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

IV. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

10. Сроки обработки персональных данных в Министерстве определяются в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных".

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 5 Правил, осуществляется, соответственно, в течение всего периода прохождения ими гражданской службы или их работы.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпункте 2 пункта 6 Правил, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

11. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Сроки хранения персональных данных в Министерстве определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.

12. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных пунктом 4 Правил.

13. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства.

14. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины.

Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).