Приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского АО - Югры от 21 апреля 2023 г. N 2-нп "О внесении изменений в приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 23 декабря 2022 года N 7-нп "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации"

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлениями Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 29 января 2011 года N 23-п "О разработке и утверждении административных регламентов осуществления регионального государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг", от 28 сентября 2012 года N 358-п "О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", учитывая типовой административный регламент предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации", разработанный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в целях обеспечения перевода в электронный формат массовых социально значимых государственных и муниципальных услуг (письмо от 29 декабря 2022 года N П13-1-02-070-99482), приказываю:

Внести в приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 23 декабря 2022 года N 7-нп "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" следующие изменения:

1. В пункте 2 слова ", постоянно проживающие на территории Российской Федерации," исключить.

2. Дополнить пунктом 4.1 следующего содержания:

"4.1. МФЦ осуществляет информирование заявителей о порядке предоставления государственной услуги, о ходе выполнения запросов о предоставлении государственной услуги, а также по иным вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги.".

3. Пункт 14 изложить в следующей редакции:

"14. Результатом предоставления государственной услуги является выдача (направление) заявителю:

решения о предоставлении государственной услуги с приложением информационного письма, архивных справок, архивных выписок, архивных копий (приложение 2 к настоящему Административному регламенту);

мотивированного решения об отказе в предоставлении государственной услуги (приложение 3 к настоящему Административному регламенту).".

4. Подпункт "а" пункта 17 дополнить абзацами следующего содержания:

"В запросе указываются:

- наименование органа, в который обращается заявитель;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, адрес места жительства, сведения о почтовом адресе заявителя, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым заявителю должен быть направлен результат предоставления государственной услуги;

- суть запроса, в зависимости от которой указывается следующая информация:

в запросе о подтверждения трудового стажа, заработной платы - дату рождения, полное наименование организации, местонахождения организации, период работы;

в запросе о переименовании организации-работодателя - полное наименование организации, местонахождения организации, интересующий период ее существования;

в запросе, направляемом в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для назначения льгот и компенсаций - дата рождения, наименование льготы или компенсации;

в запросе о подтверждении службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях - дата рождения, род войск, действительное или условное наименование воинской части, периоды службы;

в запросе о подтверждении награждения государственными, ведомственными и иными наградами - дата рождения, название награды, дата награждения, место работы (службы) в период награждения;

- желаемая форма получения заявителем результата поиска архивной информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия); в случае отсутствия указания на форму результата поиска архивной информации такой формой определяется архивная справка;

- подпись заявителя (для запросов, направленных (представленных) в письменной форме) и дата;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. По своему усмотрению заявитель вправе предоставить информацию путем приложения к запросу копии документов (трудовой книжки, военного билета, пенсионного удостоверения, удостоверения о предоставлении льгот и иных документов).".

5. Подпункт "б" пункта 17 дополнить абзацем следующего содержания:

"При подаче в электронной форме сведения из документа, удостоверяющего личность, вносятся в соответствующие поля на интерактивной портальной форме и будут проверены путем направления запроса с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.".

6. Подпункт "в" пункта 17 дополнить абзацем следующего содержания:

"При обращении посредством Единого портала документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя действовать от его имени удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса с приложением файла открепленной усиленной квалифицированной электронной подписи в формате sig3.".

7. Дополнить пунктом 17.1 следующего содержания:

"17.1. Запросы, документы, приложенные к запросам, составленные на иностранном языке, подлежат переводу на русский язык с проставлением удостоверительной надписи в порядке, установленном статьей 46 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11 февраля 1993 года N 4462-1.".

8. Пункт 18 изложить в следующей редакции:

"18. Архивная служба Югры осуществляет проверку документов заявителя путем направления запроса с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия в отношении сведений:

а) о действительности паспорта гражданина Российской Федерации - в Министерство внутренних дел Российской Федерации;

б) о перемене имени - посредством Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее - ЕГР ЗАГС);

в) о заключении брака - посредством ЕГР ЗАГС;

г) о расторжении брака - посредством ЕГР ЗАГС.".

9. Пункт 20 признать утратившим силу.

10. Пункт 21 изложить в следующей редакции:

"21. Заявление, поданное лично, по почте, по электронной почте в Государственный архив Югры, посредством официального сайта Государственного архива Югры, составляется в свободной форме либо по форме согласно приложению 1 к настоящему Административному регламенту.".

11. Абзац седьмой пункта 22 признать утратившим силу.

12. Пункт 26 после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"документы, представляемые заявителем, не составлены на русском языке (не переведены на русский язык) и (или) не заверены в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

13. В абзаце первом пункта 29 слова ", по защищенным информационно-телекоммуникационным системам связи (VipNet)" исключить.

14. Пункт 32 изложить в следующей редакции:

"32. Показателями доступности государственной услуги являются:

возможность выбора заявителем формы обращения за предоставлением государственной услуги (посредством почтовой связи, через информационно-коммуникационные системы и сети);

возможность подачи заявления о предоставлении государственной услуги дистанционно в электронной форме с помощью Единого портала;

обеспечена доступность электронных форм запросов документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

возможность получения заявителем государственной услуги в МФЦ.".

15. Пункт 36 после абзаца шестого дополнить абзацем следующего содержания:

"осуществление оценки качества предоставления государственной услуги;".

16. Абзац второй пункта 37 признать утратившим силу.

17. Пункты 40, 41 изложить в следующей редакции:

"40. При формировании запроса заявителю обеспечивается возможность:

копирования и сохранения запроса, в том числе иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

печати на бумажном носителе копии электронной формы запроса;

сохранение ранее введенных в электронную форму запроса значений в любой момент по желанию пользователя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму запроса;

заполнения полей электронной формы запроса до начала ввода сведений заявителем с использованием сведений, размещенных в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме", и сведений, опубликованных на Едином портале, в части, касающейся сведений, отсутствующих в такой системе;

возвращения на любой из этапов заполнения электронной формы запроса без потери ранее введенной информации;

доступа заявителя на Единый портал к ранее поданным им запросам в течение не менее 1 года, а также частично сформированных запросов - в течение не менее 3 месяцев.

41. Документы, прилагаемые заявителем, представляемые в электронной форме, направляются в следующих форматах:

xml - для документов, в отношении которых утверждены формы и требования по формированию электронных документов в виде файлов в формате xml;

doc, docx, odt - для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы;

pdf, jpg, jpeg, png, bmp, tiff - для документов с текстовым содержанием, в том числе включающих формулы и (или) графические изображения, а также документы с графическим содержанием;

zip, rar - для сжатых документов в один файл;

sig - для открепленной усиленной квалифицированной электронной подписи.

В случае если оригиналы документов, прилагаемых к заявлению, выданы и подписаны Государственным архивом Югры на бумажном носителе, допускается формирование таких документов, представляемых в электронной форме, путем сканирования непосредственно с оригинала документа (использование копий не допускается), которое осуществляется с сохранением ориентации оригинала документа в разрешении 300 - 500 dpi (масштаб 1:1) и всех аутентичных признаков подлинности (графической подписи лица, печати, углового штампа бланка), с использованием следующих режимов:

"черно-белый" (при отсутствии в документе графических изображений и (или) цветного текста);

"оттенки серого" (при наличии в документе графических изображений, отличных от цветного графического изображения);

"цветной" или "режим полной цветопередачи" (при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста).

Количество файлов должно соответствовать количеству документов, каждый из которых содержит текстовую и (или) графическую информацию.

Документы, прилагаемые заявителем, представляемые в электронной форме, должны обеспечить возможность идентифицировать документ и количество листов в документе.".

18. Дополнить пунктами 41.1, 41.2, 41.3 следующего содержания:

"41.1. Сформированный и подписанный запрос, в том числе иные документы, необходимые для предоставления государственной услуги, направляются в Государственный архив Югры посредством Единого портала.

Государственный архив Югры обеспечивает прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и регистрацию запроса без необходимости повторного представления заявителем таких документов на бумажном носителе.

Предоставление государственной услуги начинается с момента приема и регистрации Государственным архивом Югры электронных документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

41.2. Заявителю в качестве результата предоставления государственной услуги обеспечивается по его выбору возможность получения:

электронного документа, подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в личном кабинете на Едином портале;

документа на бумажном носителе, подтверждающего содержание электронного документа, направленного Государственным архивом Югры в МФЦ;

информации из государственных информационных систем в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В случае если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления документов исключительно на бумажном носителе, заявителю обеспечивается возможность выбрать вариант получения результата предоставления государственной услуги в форме электронного документа, подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, независимо от формы и способа обращения за государственной услугой.

41.3. При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю направляется уведомление:

о приеме и регистрации запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, содержащее сведения о факте приема запроса и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и начале процедуры предоставления государственной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления государственной услуги;

о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления государственной услуги, содержащее сведения о принятии положительного решения о предоставлении государственной услуги и возможности получить результат предоставления государственной услуги либо мотивированный отказ в предоставлении государственной услуги.".

19. В пункте 45:

в абзаце третьем слова "VipNet," исключить;

дополнить абзацем следующего содержания:

"за прием запроса, поступившего в МФЦ, - работник МФЦ;".

20. В подпункте "г" пункта 53 слова "письмо об отказе в рассмотрении запроса" заменить словами "мотивированное решение об отказе в предоставлении государственной услуги".

21. Приложение к Административному регламенту "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" в следующей редакции:

Приложение 1
к Административному регламенту
"Организация исполнения государственными
архивами субъектов Российской Федерации
запросов на получение архивных справок,
архивных выписок и архивных копий,
связанных с социальной защитой граждан,
предусматривающей их пенсионное
обеспечение, а также получение льгот и
компенсаций в соответствии с
законодательством Российской Федерации"

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов

Директору

казенного учреждения Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

"Государственный архив Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры"

_____________________________

(Ф.И.О.)

Фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, запрашивающего информацию. Для законного представителя заявителя: физического лица - оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность
Фамилия, имя и отчество (при наличии) (все изменения фамилии, имени и отчества (при наличии), дата рождения лица, о котором запрашивается информация
Почтовый адрес заявителя для направления архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов, электронный адрес (при наличии), номер телефона (при наличии)
Цель запроса
Перечень запрашиваемых сведений, их хронологические рамки: 1. Подтверждение трудового стажа, заработной платы. 2. Получение архивной информации о переименовании организации-работодателя: название организации в период работы; ведомственная подчиненность организации (при наличии сведений в трудовой книжке); даты работы в организации (дата приема, дата увольнения); название населенного пункта, в котором находилась организация; должность, которую занимало лицо, о котором запрашивается информация. 3. Получение архивной информации для назначения льгот и компенсаций. 4. Получение архивной информации для подтверждения службы в Вооруженных силах, участия в боевых действиях. 5. Получение архивной информации о награждении государственными, ведомственными и иными наградами: дата награждения; название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность; должность, которую занимало лицо, о котором запрашивается информация. 6. Иные вопросы
Иные сведения, которые предоставляются в целях поиска запрашиваемой информации
Прошлые обращения (укажите, когда и куда Вы уже обращались по данному вопросу)
Место и способ выдачи ответа на запрос (Государственный архив Югры или МФЦ, лично или почтой, посредством Единого портала, иное)

В соответствии с Федеральным законом от 8 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" даю согласие на обработку своих персональных данных (включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, уничтожение), а также проверку представленных мной сведений.

"____" _____________ 20___ г.	Вх. N _____________________
_____________________________ (подпись заявителя)	_______________________________ (подпись специалиста структурного подразделения Государственного архива Югры)

".

22. Дополнить Административный регламент предоставления государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" приложениями 2, 3 следующего содержания:

Приложение 2
к Административному регламенту
"Организация исполнения государственными
архивами субъектов Российской Федерации
запросов на получение архивных справок,
архивных выписок и архивных копий,
связанных с социальной защитой граждан,
предусматривающей их пенсионное
обеспечение, а также получение льгот и
компенсаций в соответствии с
законодательством Российской Федерации"

Казенное учреждение

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

"Государственный архив Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры"

кому: __________________________ ИНН: __________________________ представитель: __________________ контактные данные заявителя (представителя): _________________ _______________________________ телефон: _______________________ электронная почта: _______________ адрес: __________________________

РЕШЕНИЕ
о предоставлении государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации"

N ________ от ________

По результатам рассмотрения заявления, зарегистрированного от ______________________ N ___________________, принято решение о предоставлении государственной услуги.

Приложение:

информационное письмо/архивная справка/архивная выписка/архивная копия

                                                 (указывается вид документа)

(должность уполномоченного лица Государственного архива Югры)

Подпись или сведения о сертификате электронной подписи

(расшифровка подписи)

Приложение 3
к Административному регламенту
"Организация исполнения государственными
архивами субъектов Российской Федерации
запросов на получение архивных справок,
архивных выписок и архивных копий,
связанных с социальной защитой граждан,
предусматривающей их пенсионное
обеспечение, а также получение льгот и
компенсаций в соответствии с
законодательством Российской Федерации"

Казенное учреждение

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

"Государственный архив Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры"

кому: __________________________ ИНН: __________________________ представитель: __________________ контактные данные заявителя (представителя): _________________ _______________________________ телефон: _______________________ электронная почта: _______________ адрес: __________________________

РЕШЕНИЕ
об отказе в предоставлении государственной услуги "Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации"

N ________ от ________

На основании поступившего запроса, зарегистрированного от _______________________ N ______________________, принято решение об отказе в предоставлении государственной услуги по следующим основаниям:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

__________________________________________________________________.

                                                (разъяснение причин отказа)

Вы праве повторно обратиться с запросом о предоставлении государственной услуги после устранения указанных нарушений.

Данный отказ может быть обжалован в досудебном порядке путем направления жалобы, а также в судебном порядке.

(должность уполномоченного лица Государственного архива Югры)

Подпись или сведения о сертификате электронной подписи

(расшифровка подписи)

".

Исполняющий обязанности руководителя Службы

Т.В. Туркулайнен

Зарегистрирован в Минюсте ХМАО - Югры 26 апреля 2023 г.

Регистрационный N 6759