Приложение 1. Положение об архиве Управления информационной политики Ленинградской области

УТВЕРЖДЕНО
приказом Управления
информационной политики
Ленинградской области
от 2 мая 2023 года N 4
(приложение 1)

Положение
об архиве Управления информационной политики Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Документы Управления информационной политики Ленинградской области (далее - Управление), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче на государственное хранение в государственное казённое учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГКУ ЛОГАВ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение 10 лет, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в Управлении.

1.2. Управление обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с архивными правилами, утвержденными в установленном порядке, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Управления. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица Управления несут ответственность в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

Управление обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Ответственный за архив назначается распоряжением Управления из числа сотрудников.

1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации в области архивного дела, правовыми и методическими документами Федерального архивного агентства, правовыми актами Правительства Ленинградской области и Губернатора Ленинградской области, методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим положением.

1.6. Архив работает по планам, утверждаемым руководством Управления, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство Управления.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Архивное управление Ленинградской области.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (при наличии);

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу, а также документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, органа исполнительной власти Ленинградской области - предшественника Управления;

2.3. По согласованию с Архивным управлением Ленинградской области документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, предприятий, подведомственных Управлению;

2.4. Документы по личному составу руководителей учреждений, предприятий, подведомственных органу исполнительной власти Ленинградской области;

2.5. Личные фонды работников Управление;

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований;

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.5.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Управления, обработанные в соответствии с установленными требованиями;

3.5.2. Разрабатывает и согласовывает с Архивным управлением Ленинградской области графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.5.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Управления и ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;

3.5.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.5.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива.

3.5.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Управления о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.5.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

3.5.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.5.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства;

3.5.10. Ежегодно представляет в архивное управление Ленинградской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.5.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Управления.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Управления сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом (ответственный за архив) обязан ежегодно информировать начальника Управления о состоянии архива и о проделанной им за год работе с архивом.

5.2. Заведующий архивом (ответственный за архив) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.