Приложение 2. Положение об экспертной комиссии Управления информационной политики Ленинградской области

УТВЕРЖДЕНО
приказом Управления
информационной политики
Ленинградской области
от 2 мая 2023 года N 4
(приложение 2)

Положение
об экспертной комиссии Управления информационной политики Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия Управления информационной политики ленинградской области (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Управления информационной политики ленинградской области (далее - Управление).

1.2. ЭК является совещательным органом при Управлении.

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения начальником Управления. В необходимых случаях (см. п. 3.3. настоящего Положения) решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЦЭПМК) архивного управления Ленинградской области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказами Управления, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного управления Ленинградской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляется заместителем начальника Управления - начальником отдела по работе с сообщениями в информационных системах, ее секретарем является ответственный за архив Управления.

Персональный состав ЭК назначается распоряжением Управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению, выделения документов, не подлежащих хранению, к уничтожению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГУ ЛОГАВ).

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивными службами работу по ежегодному отбору документов Управления для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

на утверждение ЦЭПМК архивного управления Ленинградской области, а затем на утверждение начальнику Управления описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, а также акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне;

на согласование ЦЭПМК архивного управления Ленинградской области, а затем на утверждение начальнику Управления инструкцию по делопроизводству; сводную номенклатуру дел Управления; описи дел по личному составу; а также акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.

на рассмотрение ЦЭПМК архивного управления Ленинградской области предложения об изменении установленных сроков хранения документов и об определении не установленных в настоящее время сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Управления о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений государственной архивной службы, сторонних организаций.

4.5. Информировать начальника Управления по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4.6. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. В установленном порядке представлять Управление в органах государственной архивной службы.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертной комиссия работает в тесном контакте с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Управления (в необходимых случаях по согласованию с Архивным управлением Ленинградской области).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.