Глава XVI. Оперативное хранение дел. составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования

Глава XVI. Оперативное хранение дел. составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования

16.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и передачу в городской архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства.

Организация документов в делопроизводстве в органах администрации города осуществляется службами делопроизводства соответствующего органа или уполномоченным на то лицом, в соответствии с должностной инструкцией.

Руководители органов администрации города и лица, ответственные за ведение делопроизводства несут дисциплинарную ответственность за организацию документов в делопроизводстве, сохранность и передачу документов и дел в архив.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

16.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

16.2.1 Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об администрации города и ее органах, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов администрации города, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурой дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации города, их видами, составом и содержанием.

16.2.2. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия органов администрации города или направлений деятельности.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Форма номенклатуры приведена в приложении 11 к настоящей Инструкции.

16.2.3. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения органа администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа администрации в целом.

Индекс органа администрации города утверждается Регламентом администрации города.

Например:

01-01, где первые 01 - индекс органа администрации города по Регламенту, вторые 01 - индекс дела по порядковому номеру.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов администрации, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Например:

Постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (копии).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, далее - плановую, отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

16.2.4. Если в течение года в органах администрации города возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

16.3. Формирование и оформление дел.

16.3.1. Формирование документов в дела осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем органе администрации города, в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города.

16.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

дело должно содержать не более 250 листов;

документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.

16.3.3. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали отдельные вопросы, в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно группируются распоряжения (приказы) о командировках.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личное дело уволенного служащего группируются в отдельный том.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по фамилии граждан в алфавитном порядке.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

16.3.4. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Включает в себя комплекс работ по брошюровки (прошивки), нумерации листов дела, описанию дела на обложке и составлению заверительной надписи.

Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем органе администрации города

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно по каждому тому или части.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе.

Лист-заверитель составляется по установленной форме и подписывается составителем, в соответствии с приложением 12 к настоящей Инструкции.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел органа администрации города.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности администрации города, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Срок хранения: постоянно".

16.3.5. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Внутренняя опись составляется по установленной форме и подписывается составителем, в соответствии с приложением 13 к настоящей Инструкции.

16.3.6. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления (булавки, скрепки), закладки и иные не относящиеся к содержанию дела вложения удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются органом администрации города, сдающим документы.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по электронному документообороту в администрации города, утвержденной распоряжением администрации города. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения документов (в том числе электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа администрации города, указанные дела (в том числе электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Форма акта о выделении к уничтожению приведена в приложении 14 к настоящей Инструкции.

16.4. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и составление актов об уничтожении.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (ЭК) органов администрации города и возглавляемые руководителями органов администрации города.

Функции, права и организация работы ЦЭК (ЭК) определяется положением, которое утверждается главой города одновременно с утверждением состава ЦЭК (ЭК).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).

16.4.1. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения производится на основании типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

16.4.2. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Архивные описи дел составляются отдельно на дела:

по личному составу;

постоянного хранения.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Форма описи приведена в приложении 15 к настоящей Инструкции.

16.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - порядковый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

16.4.4. Описи дел постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив.

Опись дел подписывается составителем, передается в архив для дальнейшего согласования с ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, после согласования подписывается руководителем органа администрации города.

Опись дела постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, на дела по личному составу составляются в 3 экземплярах.

16.4.5. Экспертиза ценностей электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа администрации города, указанные электронные дела (документы) подлежат уничтожению.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

16.5. Оперативное хранение документов дел.

Руководители органов администрации города и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в текущем делопроизводстве и поставленных на государственный учет путем внесения заголовков и других данных в опись.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

16.6. Подготовка и передача документов в архив.

Предельный срок временного хранения архивных документов постоянного хранения в органах администрации города 5 лет.

Дела постоянного срока хранения, органа администрации города, передаются на постоянное хранение в архив по графику.

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в органах администрации города и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче в архив проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в описи, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел лица, ответственные за делопроизводство в органах администрации города обязаны устранить.