Постановление Администрации Зейского района Амурской области от 23 июня 2022 г. N 729 "Об утверждении Положения об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений), обращений граждан в администрации Зейского района"

В целях организации системы контроля за исполнением документов, поручений, обращений граждан и повышения исполнительской дисциплины в администрации Зейского района, администрация Зейского района

постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений), обращений граждан в администрации Зейского района (далее - Положение).

2. Возложить на заместителей главы администрации Зейского района, руководителей структурных подразделений и подведомственных учреждений администрации Зейского района, руководителей отделов и управления аппарата администрации Зейского района персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поручений и рассмотрение обращений граждан.

3. Признать утратившими силу постановления администрации Зейского района от 13.03.2015 N 256, 06.07.2015 N 571.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Зейского района

И.А. Сысолятина

УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Зейского района
от 23 июня 2022 г. N 729

Положение
об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений), обращений граждан в администрации Зейского района

1. Контроль за исполнением документов, обращений граждан в администрации Зейского района устанавливается для обеспечения своевременного, качественного решения содержащихся в них вопросах, и выявления причин, препятствующих их выполнению.

2. Действия по контролю включают в себя:

постановку на контроль, доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и контролирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов, информирование главы Зейского района в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе.

3. Контролю подлежат:

нормативные правовые акты, поручения Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, губернатора области и Правительства области;

нормативные правовые акты администрации Зейского района, решения Зейского районного Совета народных депутатов, поручения главы Зейского района, решения планерных совещаний, протоколы совещаний при главе Зейского района (далее - документы);

исходящие документы, где указаны сроки исполнения и конкретные задания, а также документы, по выполнению которых необходима подготовка ответов или ожидается их получение;

по указанию главы Зейского района на контроль могут быть поставлены и другие документы, где имеются конкретные поручения в адрес администрации Зейского района.

4. Основанием для постановки документа на контроль является указание об установлении контроля за его исполнением или поручения в адрес главы Зейского района, либо конкретных должностных лиц в тексте документа или резолюции, наложенной на документ.

5. Организацию контроля обеспечивает сектор делопроизводства и кадрового обеспечения управления делами. В должностных обязанностях

специалистов сектора делопроизводства и кадрового обеспечения управления делами, отвечающих за организацию контроля, сроками и ходом исполнения поручений и организацию работы с документами в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело", включены обязанности по осуществлению контроля за исполнением документов.

6. На документах, исполнение которых контролируется сектором делопроизводства и кадрового обеспечения управления делами, проставляется штамп "Контроль" с указанием даты регистрации документа.

7. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции главы Зейского района или его заместителей. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции".

8. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (головной исполнитель). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, находящимся в их непосредственном подчинении.

При наличии соисполнителей, ответственность за своевременность и качество предоставления предложений ответственному исполнителю, в пределах своей компетенции, по существу исполняемого документа несет каждый из них.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9. Контроль за исполнением документа подразделяется на контроль за исполнением отдельных пунктов документа и самого документа в целом.

10. Персональную ответственность за состояние контроля исполнения документов несет глава Зейского района, его заместители.

11. Заместители главы координируют и контролируют исполнение документа, если на нем указана резолюция с Ф.И.О. заместителя главы и другими исполнителями. Ответственным за исполнение документа является второе лицо, указанное в резолюции.

В случае, когда на документе указана Ф.И.О. заместителя главы с резолюцией "к исполнению", ответственным за исполнение документа является заместитель главы, указанный в резолюции.

12. Обработка и прохождение поступающих (входящих) документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в электронном виде и с использованием автоматизированной информационной системы "Дело" (далее - Дело).

13. После рассмотрения документов главой Зейского района и определения исполнителей, назначенные ответственные лица за организацию контроля, согласно их должностных обязанностей:

регистрируют документ в электронной программе контроля;

доводят документ до исполнителей;

согласовывают, при необходимости, сроки предоставления информации о ходе и результатах исполнения;

осуществляют контроль за сроками исполнения;

информируют исполнителей о приближающихся сроках исполнения документов на предстоящую дату;

оказывает информационную помощь ответственным исполнителям по вопросам, касающимся порядка и сроков исполнения контрольных документов;

проводят проверку качества и правильности оформления подготовленных документов;

размещают итоговую или промежуточную информацию о выполнении документов в Деле;

проводят мероприятия, обеспечивающие снятие с контроля исполненных документов электронной программе контроля;

направляют промежуточный или окончательный ответ адресатам через электронную программу Дело и на хранение, согласно номенклатуре дел администрации Зейского района;

готовят информацию о состояния исполнительской дисциплины для дальнейшего доклада главе Зейского района (ежедневно, ежемесячно, общий анализ за год).

14. Документы (поручения) подлежат исполнению:

1) в установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами сроки (типовые сроки исполнения);

2) с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

с пометкой "весьма срочно" - в течение 1 - 2 дней

с пометкой "незамедлительно" - в течение суток;

с пометкой "срочно" - в течение 3 дней;

с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней.

4) без указания конкретной даты исполнения - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты направления документа или подписания документа.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения "незамедлительных", "срочных" и "оперативных" документов не продлеваются.

При подготовке информации об исполнении актов, поручений по итогам рабочих совещаний губернатора области и рабочих поездок губернатора области в муниципальные образования области необходимо определять степень фактического исполнения, т.е. указывать, что "данное поручение выполнено полностью" и вносить предложение о снятии его с контроля. В случае, если срок исполнения закончился, а поручение не выполнено, указывать, что "данное поручение требует продолжения работы", вносить предложение о продлении срока с указанием конкретного срока исполнения.

15. В случае невозможности исполнения отдельных пунктов, либо документа в целом в установленные сроки, исполнитель направляет главе Зейского района служебную записку с предложением о переносе срока исполнения документа и о причинах переноса исполнения документа.

16. Глава Зейского района направляет на имя губернатора области в контрольное управление информацию с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению документа, а так же конкретных мер, принимаемых для его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения документа.

17. Предложения представляются не позднее, чем по истечении половины установленного срока, либо если срок исполнения не указан, не позднее десяти дней, считая от даты подписания документа (предложения).

18. В случае установления нового срока контроля сектор делопроизводства и кадрового обеспечения управления делами вносит изменение срока в электронной программе и продолжает контроль за исполнением документа.

19. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, глава Зейского района направляет повторно на имя губернатора области в контрольное управление объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение документа (поручения), и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении документа (поручения).

20. В случае если по объективным причинам исполнение документа (поручения) в установленный срок невозможно, корректировка этого срока может быть разрешена только лицом или организацией, которые установили срок исполнения. Оформление отсрочки исполнения документов (поручений) должно быть сделано до истечения сроков исполнения, а также в соответствии со сроками, установленными положениями актов более высокой юридической силы.

21. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не корректируются и не продлеваются.

22. Свидетельством исполнения документа является наличие подготовленного ответственным исполнителем ответа (отчета). Ответ должен содержать сведения о своевременности и полноте выполнения документа (фактические данные по каждому пункту, заданию, мероприятию, обращению).

23. Подготовленный ответ подписывается главой Зейского района или заместителем, на которого возложен контроль.

24. При подготовке ответа на обращения граждан учитывается принятое по ним решение - "поддержано", "разъяснено", "не поддержано":

"поддержано" - означает, что по результатам рассмотрения вопроса, содержащегося в обращении, принято решение о целесообразности предложения, об обоснованности или полном фактическом удовлетворении поставленных в обращении вопросов и принятие по ним необходимых мер. Принятые по обращениям меры - это фактически реализованные предложения, фактически удовлетворенные заявления или жалобы;

"разъяснено" - означает, что по результатам рассмотрения вопроса, содержащегося в обращении, принято решение об информировании по порядку реализации предложения или удовлетворения заявления или жалобы;

"не поддержано" - означает, что по результатам рассмотрения вопроса, содержащегося в обращении, принято решение о нецелесообразности предложения, о необоснованности и не удовлетворении заявления или жалобы.

25. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения лицо, ответственное за организацию контроля, передает другому лицу, по согласованию с непосредственным руководителем, все документы, обращения стоящие на контроле.

26. Снятию с контроля подлежат документы, обращения, выполненные в полном объеме или при утрате силы, в связи с принятием нового распорядительного документа.

27. Ответственность за достоверность представляемой для снятия поручения с контроля информации несет головной исполнитель документа (поручения).

28. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа (поручения) исполненным.

29. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение.

30. В случае нарушения контрольного срока представления на подпись информации (доклада), подготовленной во исполнение поручения губернатора Амурской области, данного непосредственно главе Зейского района, ответственный исполнитель, одновременно с передачей проекта доклада на подпись главе Зейского района, представляет письменное объяснение причин нарушения установленного контрольного срока.

Объяснение визируется заместителем главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

В рамках ежемесячных докладов главе Зейского района о состоянии исполнительской дисциплины учитываются:

факты нарушения сроков исполнения поручений губернатора Амурской области и Правительства области, рассмотрения обращений граждан - в целях принятия решения о применении мер дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам;

показатели несвоевременного исполнения контрольных документов (поручений) - в целях принятия решения о снижении размера премии в отношении заместителей главы администрации Зейского района, руководителей структурных подразделений и подведомственных учреждений администрации Зейского района, руководителей отделов и управления аппарата администрации Зейского района.