Приложение 1. Положение об архиве Управления ветеринарии Ленинградской области

(Приложение 1)

Положение
об архиве Управления ветеринарии Ленинградской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Управления ветеринарии Ленинградской области (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 N 42.

2. Положение об архиве распространяется на архив Управления ветеринарии Ленинградской области (далее - Управление), выступающего источником комплектования государственного казённого учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ).

3. Архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшихся в деятельности Управления, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ, источником комплектования которого выступает Управление.

4. Управление разрабатывает положение об архиве. Положение об архиве подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению об архиве организации с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Управления.

Управление согласовывает положение об архиве с Архивным управлением Ленинградской области.

После согласования положение об архиве утверждается начальником Управления.

5. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ^<1>, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов архива

6. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы фонда организаций-предшественников;

в) архивные фонды личного происхождения сотрудников Управления ^<2> (при их наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Управления.

III. Задачи архива

7. К задачам архива относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения об архиве.

7.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Управления.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Управления и своевременной передачей их в архив.

IV. Функции архива

8. Архив осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшихся в деятельности Управления, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве.

8.3. Представляет в ГКУ ЛОГАВ учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ^<4>.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Управления.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии Управления описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение начальнику Управления описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, согласованные ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве.

8.9. Организует информирование руководства и работников Управления о составе и содержании документов архива.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.12. Ведет учет использования документов архива.

8.13. Создает фонд пользования архива и организует его использование.

8.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива.

8.16. Участвует в разработке документов Управления по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) сектору правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Управления в подготовке документов к передаче в архив организации.

V. Права архива

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству Управления предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях Управления сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Управления по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать структурные подразделения Управления о необходимости передачи документов в архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;