Приложение. Положение об архиве администрации Тындинского муниципального округа Амурской области

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
администрации Тындинского
муниципального округа
Амурской области
от 11 апреля 2022 г. N 386

Положение
об архиве администрации Тындинского муниципального округа Амурской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Тындинского муниципального округа Амурской области (далее - положение) разработано в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации".

1.2. Функции архива администрации Тындинского муниципального округа Амурской области (далее - Архив администрации округа) исполняет сектор по контролю и делопроизводству администрации Тындинского муниципального округа Амурской области, который, обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Тындинского муниципального округа Амурской области (далее - администрация округа), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает администрация округа.

1.3. Администрация Тындинского муниципального округа Амурской области разрабатывает положение об Архиве администрации округа, которое подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению, утверждённому приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве администрации округа.

Администрация округа, выступающая источником комплектования муниципального архива, согласовывает положение об архиве администрации округа с муниципальным архивом - МБУК "Центр развития культуры, спорта и архивного дела Тындинского муниципального округа", в случае наделения его соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве администрации округа утверждается главой Тындинского муниципального округа Амурской области.

1.4. Архив администрации округа в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, Законом Амурской области от 27.06.2005 N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области", иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Амурской области в области архивного дела и делопроизводства, настоящим положением и иными локальными нормативными актами администрации округа.

2. Состав документов Архива администрации Тындинского муниципального округа Амурской области

2.1. Архив администрации округа обеспечивает хранение:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации округа;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации округа.

3. Задачи Архива администрации Тындинского муниципального округа Амурской области

3.1. К задачам Архива администрации округа относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Комплектование Архива администрации округа документами, образовавшимися в деятельности администрации округа;

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации округа;

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации округа;

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации округа и своевременной передачей их в Архив администрации округа.

4. Функции Архива организации

4.1. Архив администрации округа осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации округа, в соответствии с утвержденным графиком.

4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации округа.

4.1.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации округа документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации округа, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации округа.

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации округа описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии министерства культуры и национальной политики Амурской области (далее - ЭПМК министерства) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК министерства описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК министерства или муниципального архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе Тындинского муниципального округа Амурской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПМК или муниципальным архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации округа в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации округа.

4.1.9. Организует информирование руководства и работников администрации округа о составе и содержании документов Архива администрации округа.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки, либо организует подготовку указанных документов специалистами структурных подразделений администрации округа.

4.1.13. Ведет учет использования документов Архива администрации округа.

4.1.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

4.1.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации округа.

4.1.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации округа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации округа в подготовке документов к передаче в Архив администрации округа.

5. Права Архива администрации Тындинского муниципального округа Амурской области

5.1. Архив администрации округа имеет право:

а) представлять руководству администрации округа предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации округа;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации округа сведения, необходимые для работы Архива администрации округа;

в) давать рекомендации структурным подразделениям администрации округа по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации округа;

г) информировать структурные подразделения администрации округа о необходимости передачи документов в Архив администрации округа в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПМК министерства.