Приложение N 1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии комитета специальных программ Ленинградской области

Утверждено
распоряжением председателя
комитета специальных программ
Ленинградской области
от 30 мая 2023 N 37
(приложение N 1)

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии комитета специальных программ Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Комитета специальных программ Ленинградской области разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организаций, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов образующихся в процессе деятельности комитета специальных программ Ленинградской области (далее - Комитет), отбору на уничтожение, как утративших практическое значение и не представляющих исторической и научной ценности, а также подготовке и передаче документальных материалов служебного делопроизводства после истечения сроков их временного хранения в Комитете, на постоянное государственное архивное хранение.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.2. ЭК Комитета является совещательным органом при председателе комитета специальных программ Ленинградской области.

Решения комиссии по документам служебного делопроизводства вступают в силу после их утверждения председателем Комитета. В необходимых случаях (см. п. 3.3. настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области.

1.3. ЭК Комитета в вопросах экспертизы ценности служебных документов руководствуется в своей деятельности Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении Примерного положения об архиве организации", N 43 "Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации", от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации", от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов", постановлением Правительства Ленинградской области от 01.04.2005 N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов", Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 13.02.2018 года N 4-пг, Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Ленинградской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ленинградской области от 14.07.2020 года N 549-рг, распоряжениями Губернатора Ленинградской области, приказами и распоряжениями председателя комитета специальных программ Ленинградской области, типовыми и ведомственными перечнями документов, определяющие сроки их хранения.

1.4. ЭК Комитета возглавляется заместителем председателя комитета специальных программ Ленинградской области - начальником управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны. Секретарем ЭК Комитета является ответственный за архивное служебное делопроизводство в комитете специальных программ Ленинградской области.

Персональный состав ЭК Комитета утверждается распоряжением председателя комитета специальных программ Ленинградской области из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК Комитета

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и/или уничтожению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции ЭК Комитета

В соответствии с возложенными задачами ЭК Комитета выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно со специалистами делопроизводственной службы и Архивным управлением Ленинградской области работу по ежегодному отбору документов, образующихся в деятельности комитета специальных программ Ленинградской для дальнейшего хранения или уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по указанным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области, а затем на утверждение председателя комитета специальных программ Ленинградской области:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

3.3.2. На согласование ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области; а затем на утверждение председателя комитета специальных программ Ленинградской области:

- номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.

3.3.3. На рассмотрение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.3.4. На утверждение председателя комитета специальных программ Ленинградской области:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.2).

3.4. Совместно со службой делопроизводства и кадровой службой проводит для работников Комитета консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК Комитета

Экспертная комиссия Комитета имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Комитета по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения, упорядочения и оформления документов для передачи на архивное хранение.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения,

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на архивное хранение, об условиях хранения и обеспечение сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов работников структурных подразделений (служб) Архивного управления Ленинградской области, специалистов ГКУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге".

4.5. ЭК Комитета в лице ее председателя, заместителя и секретаря комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Комитет в органах государственной архивной службы.

5. Организация работы ЭК Комитета

5.1. ЭК Комитета работает в тесном контакте с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области, получая от нее соответствующие организационно-методические рекомендации в области архивного дела.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Архивным управлением Ленинградской области).

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.