Вопрос: В каком порядке по итогам заключения учетного года следует принимать решение об уничтожении или дальнейшем использовании (и каком) оправдательных документов и за какие периоды? ("Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2002 г.)

В каком порядке по итогам заключения учетного года следует принимать решение об уничтожении или дальнейшем использовании (и каком) оправдательных документов и за какие периоды?

В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в "Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения", утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (с учетом изменений, внесенных Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и Центральной экспертной комиссией Госналогслужбы РФ от 27 июня 1996 года и 6 октября 2000 года), а также "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Росархивом 6 октября 2000 года (далее по тексту - Перечни документов).

Информация о регистрации данных документов в Минюсте России отсутствует, однако следует отметить, что по крайней мере до настоящего времени Минюстом России действие данных документов не отменено, а правомерность их применения без регистрации в соответствующих органах Минюста редакцией самостоятельно оценена быть не может.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства.

Налоговое законодательство устанавливает несколько иные сроки - согласно пункту 8 статьи 23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет.

Организация проведения и оформления отбора документов и дальнейшее хранение и (или) уничтожение регулируется разделом 3 Указаний по применению перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года.

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

При этом временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения. Постоянный же срок хранения применяется теми государственными, муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

В свою очередь организации - источники комплектования архивов делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема - это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую. При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

Перечни предприятий, учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования архивов, определяются, в том числе, с использованием Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-I и "Положения об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 года N 552 (в редакции изменений и дополнений).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока согласно утвержденных и вышеприведенных Перечней в следующем порядке: государственные и муниципальные организации - 10 лет; негосударственные организации - не менее 10 лет (дальнейший срок хранения документов определяется организацией самостоятельно исходя из необходимости их практического использования).

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по установленным статьям Перечня хранятся во всех организациях без исключения (в том числе в организациях, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы), вплоть до ликвидации данных организаций.

Организации, которые являются источниками комплектования архивов, обязаны хранить документы вплоть до их передачи на хранение в архивные органы.

Исходя из вышеизложенного, любые хозяйствующие субъекты обязаны производить оценку разрабатываемых ими документов на предмет соблюдения следующих требований действующего законодательства:

1) о необходимости обеспечения сохранности документов в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учете и налоговым законодательством;

2) о необходимости сохранности организациями, не являющимися источниками комплектования архивов, документов постоянного хранения, определенных в Перечне, в течение срока в 10 лет, а также отдельных перечней документов в течение всего срока своей деятельности;

3) о необходимости сохранности организациями, являющимися источниками комплектования архивов, документов вплоть до их передачи на хранение в архивные органы.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственных организаций, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры) о передаче документов на архивное хранение, то есть для источников комплектования архивов).

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, вышеприведенными Перечнями документов, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем документов "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным "Положением об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 года N 552 (в редакции изменений и дополнений), или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, отбираются в отдельные дела и заносятся в описи таких дел.

Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение экспертной комиссии соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива.

Три экземпляра утвержденной описи возвращаются затем в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение.

Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с экспертной постоянной комиссией (далее ЭПК) соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню документов срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню документов сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке (в настоящее время регулируется КоАП РФ).

1 декабря 2002 г.

"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2002 г.