Приложение N 1

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
муниципального образования
город Новороссийск
от 14.06.2023 N 2695

Положение
по оценке эффективности деятельности (KPI) муниципальных служащих администрации муниципального образования город Новороссийск, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение предусматривает создание механизма оценки эффективности деятельности (KPI) муниципальных служащих администрации муниципального образования город Новороссийск, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов (далее - Оценка эффективности деятельности (KPI), иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск. Данный механизм будет способствовать повышению эффективности администрирования и управления результатами в деятельности муниципальных служащих, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск, не относящихся к муниципальной службе.

1.2. KPI - это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators и переводится как "Ключевые показатели эффективности". Другими словами, это совокупность показателей, по которым руководство оценивает насколько эффективно работают как структурные подразделения, муниципальные учреждения в целом, так и каждый сотрудник, достигаются ли поставленные задачи.

1.3. Внедрение механизма Оценки эффективности деятельности (KPI) на базе KPI позволит достичь планируемых результатов работы, эффективно осуществлять контроль за исполнением возложенных на муниципальных служащих, а также работников муниципальных учреждений функций, повысить эффективность использования всех административных и технических ресурсов.

1.4. Результаты Оценки эффективности деятельности (KPI) являются основой для материального стимулирования.

2. Цели, задачи и принципы KPI

2.1. Цель - контроль исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, а также работниками муниципальных учреждений, не относящихся к муниципальной службе, выполнение возложенных на них задач и функций, повышение эффективности использования всех административных и технических ресурсов.

2.2. Задачи:

2.2.1. Определение ключевых показателей, используемых для Оценки эффективности деятельности (KPI) по каждому направлению, отвечающих принципам объективности, ясности, прозрачности и доступности их проверки на любом этапе.

2.2.2. Обеспечение контроля за достижением результатов и определение персональной ответственности руководителей и муниципальных служащих, а также руководителей муниципальных учреждений за решение задач, возложенных на муниципальное образование.

2.2.3. Стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

2.3. Принципы ключевых показателей:

2.3.1. Оптимальный набор.

2.3.2. Измеримость.

2.3.3. Непротиворечивость.

2.3.4. Соответствие стратегическим и тактическим целям.

3. Классификация ключевых показателей эффективности деятельности (KPI)

3.1. Ключевые показатели Оценки эффективности деятельности (KPI) подразделений администрации и муниципальных учреждений представляют собой:

3.1.1. Оценку процесса, характеризующую объем и качество выполнения должностных обязанностей.

3.1.2. Качественные и количественные показатели конечного результата деятельности подразделения в соответствии с внутренними организационно-распорядительными документами для структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов - уставными документами, муниципальным заданием для муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск.

4. Порядок проведения ежемесячной Оценки эффективности деятельности (KPI)

4.1. Ежемесячная отчетность включает в себя следующие формы: карточку индивидуальной оценки эффективности деятельности (далее по тексту - Карточка эффективности) (приложение N 1), протокол совещания (приложение N 2) и сводный реестр распределения премий по итогам работы муниципальных служащих, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск (далее по тексту - Сводный реестр) (приложение N 3).

4.2. Муниципальные служащие структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, иные специалисты, не относящиеся к муниципальной службе, а также работники муниципальных учреждений заполняют Карточку эффективности, в которой подробно указывают выполнение показателей по следующим критериям: исполнение основных функциональных и должностных обязанностей в соответствии с должностными обязанностями, указанными в должностной инструкции, исполнение дополнительных функциональных обязанностей, не указанных в должностной инструкции, исполнение поручений вышестоящего руководства, личное профессиональное развитие сотрудника: участие в конкурсах, фестивалях, повышение квалификации, участие в городских мероприятиях и прочее.

4.3. Сотрудники структурных подразделений и муниципальных учреждений заполняют столбцы N 1, 2, 3, 4, 5, 6 Карточки эффективности. В столбце N 2 указываются количественные показатели деятельности сотрудника. В столбцах N 4 и 5 указываются плановые и фактически выполненные показатели. В столбце N 6 указывается процентное выполнение показателя (факт/план*100).

В случае если показатель является непланируемым в столбце N 4 указывается фактическое значение показателя за предыдущий аналогичный период с пометкой "*" с указанием в примечании соответствующей информации.

4.4. После заполнения Карточки эффективности сотрудники структурных подразделений и муниципальных учреждений представляют ее своему вышестоящему руководителю для дальнейшего заполнения.

4.5. Руководители структурных подразделений и муниципальных учреждений:

4.5.1. Анализируют представленные сотрудниками Карточки эффективности и заполняют столбцы N 7, 8. Вправе не согласиться с объемом исполнения показателей сотрудников и внести корректировку в Карточку эффективности его деятельности.

4.5.2. В столбце N 7 указывают причины неисполнения объема запланированных показателей.

4.5.3. В столбце N 8 отражают баллы по коэффициенту трудового участия (КТУ) в пределах следующего диапазона:

Если диапазон выполнения показателя составил от 0% до 24%, то коэффициент трудового участия равен 0 баллам.

Если диапазон выполнения показателя составил от 25% до 49%, то коэффициент трудового участия равен 1 баллу.

Если диапазон выполнения показателя составил от 50% до 74%, то коэффициент трудового участия равен 2 баллам.

Если диапазон выполнения показателя составил от 75% до 99%, то коэффициент трудового участия равен 3 баллам.

При выполнении показателя на 100% и более коэффициент трудового участия равен 4 баллам.

Итоговый процент начисления премии руководителю или сотруднику структурного подразделения, отраслевого (функционального) и территориального органа администрации, иным специалистам, не относящимся к муниципальной службе, а также сотрудникам муниципальных учреждений определяется как среднее арифметическое значение исполнения всех показателей, указанных в Карточке эффективности деятельности.

4.5.4. В Карточке эффективности заполняют таблицу по наличию дисциплинарных взысканий за отчетный период муниципальному служащему структурного подразделения или работнику муниципального учреждения. Указывают содержание вынесенного дисциплинарного взыскания за отчетный период, количество и итоговый процент начисления премии сотруднику.

4.5.5. В Карточке эффективности отражают свою оценку каждого сотрудника за отчетный месяц по следующим критериям:

качество и своевременность выполнения поручений (оценивается от 1 до 4);

нарушение исполнительской дисциплины (указывается наличие / отсутствие);

нарушение правил внутреннего трудового распорядка, порядка работы со служебной информацией, Кодекса этики и служебного поведения (указывается наличие/отсутствие).

Определяют итоговый процент премии с учетом наличия дисциплинарного взыскания.

При отсутствии дисциплинарного взыскания за период итоговый процент начисления премии будет равен объему исполнения показателей в Карточке эффективности в соответствии с итоговым столбцом N 6.

4.6. При применении к руководителям, а также к специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, иным специалистам, не относящихся к муниципальной службе, руководителям муниципальных учреждений муниципального образования, не относящихся к муниципальной службе, дисциплинарного взыскания, премия по итогам отчетного (текущего) месяца снижается на 50%. При наличии двух и более дисциплинарных взысканий премия снижается на 100%.

4.7. Предельно допустимый процент премии по итогам отчетного месяца для руководителей, специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, руководителей учреждений администрации муниципального образования город Новороссийск, не относящихся к муниципальной службе, установлен в пределах диапазона от 0% до 100%.

4.8. По итогам рассмотрения карточек эффективности ведется протокол совещания, в котором указывается итоговый процент премии за отчетный период, отражающий процент исполнения показателей сотрудников, с учетом дисциплинарного взыскания.

4.9. В протоколе совещания по итогам работы муниципальных служащих, иных служащих, не относящихся к муниципальной службе, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования в обязательном порядке указываются конкретные причины снижения премии.

4.10. Протокол совещания по итогам работы утверждается руководителем структурного подразделения и подписывается всеми сотрудниками.

4.11. Карточки эффективности руководителей и специалистов служат базой для формирования Сводного реестра.

4.12. Размер премии, количество сотрудников и их должности в Сводном реестре должны соответствовать размеру премии, количеству сотрудников и их должностей, указанных в протоколе совещаний за отчетный месяц.

4.13. Столбцы таблицы Сводного реестра аналогичны разделам Карточки эффективности и должны дублировать среднее арифметическое значение по указанным разделам.

4.14. КТУ (коэффициент трудового участия) и итоговый процент начисления премии в Сводном реестре должны соответствовать данным Карточки эффективности.

4.15. Заместители главы муниципального образования оценивают курируемые подразделения, внутригородские районы и муниципальные учреждения по Карточкам эффективности с учетом краевых показателей, результатов социологических опросов, состояния сайтов, работы с населением и прочее, выставляя оценку по итогам работы за месяц: "хорошо", "удовлетворительно" или "неудовлетворительно" на титульном листе (приложение N 8).

4.16. Оценка курирующего заместителя служит основанием для снижения руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, руководителям учреждений администрации муниципального образования, не относящимся к муниципальной службе, процента премии по следующей шкале:

Оценка "Хорошо" - премия руководителю не снижается.

Оценка "Удовлетворительно" - премия руководителю снижается на 25%.

Оценка "Неудовлетворительно" - премия руководителю снижается на 50%.

4.17. Итоговый процент премии специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иным специалистам, не относящимся к муниципальной службе, а также специалистов учреждений администрации муниципального образования, не относящихся к муниципальной службе, определяется их руководителями.

4.18. Итоговый процент премии руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, руководителей учреждений администрации муниципального образования определяется курирующим заместителем главы муниципального образования город Новороссийск (приложение N 9).

4.19. Итоговый процент премии заместителям главы муниципального образования город Новороссийск, управляющему делами, помощникам, советникам и работникам приемной главы муниципального образования город Новороссийск определятся главой муниципального образования город Новороссийск (приложение N 10).

4.20. Курирующий заместитель главы муниципального образования вправе снизить или повысить премию, исходя из дополнительных функциональных обязанностей, руководителям и специалистам курируемых структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, руководителям учреждений администрации муниципального образования, не относящимся к муниципальной службе, по итогам работы за месяц и на основании предоставленного Сводного реестра премий.

4.21. Глава муниципального образования вправе снизить или повысить премию, исходя из дополнительных функциональных обязанностей, руководителям и специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, руководителям учреждений администрации муниципального образования, иным специалистам, не относящимся к муниципальной службе, по итогам работы за месяц.

4.22. Размер премии по результатам работы за отчетный месяц заместителей главы муниципального образования город Новороссийск, управляющего делами, помощников, советников, работников приемной главы муниципального образования город Новороссийск, а также руководителей, специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, руководителей учреждений администрации муниципального образования, не относящихся к муниципальной службе, при наличии одного или нескольких условий может быть снижен:

при несоблюдении установленных сроков для выполнения поручений руководства или требований должностной инструкции, некачественное их выполнение;

при невыполнении плана работ;

за несвоевременное и некачественное исполнение документов, находящихся на контроле, распорядительных документов и распоряжений руководства;

при нарушении трудовой дисциплины;

при наличии обоснованных жалоб.

4.23. Размер премии по результатам работы за отчетный месяц заместителей главы муниципального образования город Новороссийск, управляющего делами, помощников, советников, работников приемной главы муниципального образования город Новороссийск, а также руководителей, специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, руководителей учреждений администрации муниципального образования, не относящихся к муниципальной службе, при наличии одного или нескольких условий может быть повышен в соответствии с п. 4.7, настоящего Положения:

за успешное выполнение особо важных и сложных заданий руководства;

за внедрение новых форм и методов в работе, позитивно отразившихся на ее результатах.

4.24. Распределение премий по итогам работы муниципальных служащих и работников муниципальных учреждений осуществляется в пределах средств фонда оплаты труда.

4.25. Премия муниципальным служащим администрации муниципального образования город Новороссийск, работникам ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иным специалистам, не относящимся к муниципальной службе, а также руководителям муниципальных учреждений не начисляется за текущий месяц в случае не предоставления в установленные сроки документов, указанных в пункте 2.3. настоящего постановления.

4.26. Подписанные сотрудниками и руководителем Карточки эффективности и протокол совещания преобразуются в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа.

4.27. Подписанные курирующим заместителем отчетные материалы предоставляются через программу СЭД "Дело" не позднее 18.00 15 числа отчетного месяца. В случае если отчетный день приходится на праздничные и (или) выходные дни, отчетность предоставляется в последний рабочий день перед праздничными и (или) выходными днями.

4.28. Отчетность ненадлежащего качества с нарушением положений пункта 4 настоящего положения управлением кадровой политики администрации муниципального образования город Новороссийск приниматься не будет.

5. Порядок проведения ежеквартальной Оценки эффективности деятельности (KPI)

5.1. Ежеквартальная отчетность включает в себя следующие формы: ключевые показатели эффективности деятельности (KPI) структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, а также муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск, отчет о работе за предыдущий квартал и план работы на будущий квартал.

5.2. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, а также муниципальных учреждений, готовят и предоставляют отчет о результатах деятельности (приложение N 4).

5.3. При формировании отчета о работе за период учитываются разделы:

5.3.1. Взаимодействие с региональными органами исполнительной власти Краснодарского края и городской Думой.

5.3.2. Выполнение основных целей и задач за отчетный период, в том числе выполнение основного функционала, выполнение мероприятий в рамках Стратегии социально-экономического развития до 2030 года, выполнение проектов и программ, реализация национальных проектов, участие в конкурсной деятельности.

5.3.3. В документе указывается фактическое выполнение мероприятий в соответствии с плановыми показателями и в сравнении с аналогичным периодом предыдущего года. Учитываются результаты проведенных мероприятий, наличие проблемных вопросов, возникших в процессе деятельности структурного подразделения. При формировании отчета о работе заполняется таблица о проведенных мероприятиях и достигнутых результатах.

5.4. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, муниципальных учреждений подготавливают и предоставляют план работы (приложение N 5).

5.4.1. При формировании плана на будущий период учитываются аналогичные разделы формы отчета о выполненной работе за период.

5.4.2. В документе указываются объем работ в количественном выражении, дата проведения мероприятия, ответственные сотрудники за исполнение и ожидаемый результат от проведения данных мероприятий. При формировании плана работы заполняется таблица по основным направлениям работы и ожидаемым конечным результатам.

5.5. Ответственные сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов, муниципальных учреждений администрации муниципального образования город Новороссийск подготавливают и предоставляют форму ключевых показателей эффективности деятельности (KPI) за отчетный квартал, где указывается наименование показателей, фактически достигнутые результаты работы с учетом плановых значений, факта аналогичного периода прошлого года, а также причины неисполнения плановых значений ключевых показателей и ответственных сотрудников структурного подразделения. Показатели заполняются нарастающим итогом за текущий год (приложение N 6).

5.6. Как один из методов оценки эффективности деятельности сотрудников могут применяться различные виды фотографии рабочего дня муниципальных служащих администрации муниципального образования город Новороссийск, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных специалистов, не относящихся к муниципальной службе, а также работников муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск.

5.7. Итоги показателей KPI вносятся в форму Сводного реестра (приложение N 7). Выполнение показателей KPI более 100% ежеквартально определяет место в рейтинге как среднее арифметическое значение всех показателей. По итогам рейтинга глава муниципального образования город Новороссийск вправе премировать сотрудников структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов и муниципальных учреждений муниципального образования город Новороссийск.

6. Заключительные положения

6.1. Отчетные материалы по оценке эффективности по итогам работы за отчетный период предоставляются в формате Microsoft Word по утвержденным формам, шрифт Times New Roman, размер 14. Отображение шапки таблицы на каждой странице документа. Все разделы форм отчетности обязательны для заполнения.

6.2. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов и муниципальных учреждений, а также закрепленные за подготовкой и предоставлением отчетности сотрудники несут персональную ответственность за качество подготовки отчетных материалов, достоверность информации, соблюдение сроков предоставления информации в управление кадровой политики администрации муниципального образования город Новороссийск.

6.3. Контроль за сбором отчетных материалов по Оценке эффективности (KPI) и предоставление их через программу СЭД "Дело" в управление кадровой политики администрации муниципального образования город Новороссийск возлагается на заместителей главы муниципального образования город Новороссийск и их помощников.

Начальник управления кадровой политики

И.А. Пермяков