Вопрос: В организации принято первичные учетные документы, в частности, расходные кассовые ордера, составлять с применением средств вычислительной техники. При этом сумма к выдаче на руки уже проставляется самой техникой, и получателю остается только расписаться в получении наличных денежных средств на руки. Является ли составление расходных кассовых ордеров в таком порядке нарушением положений действующего законодательства и может ли повлечь это за собой какую-либо ответственность? ("Консультант бухгалтера", N 1, январь 2003 г.)

В организации принято первичные учетные документы, в частности, расходные кассовые ордера, составлять с применением средств вычислительной техники. При этом сумма к выдаче на руки уже проставляется самой техникой, и получателю остается только расписаться в получении наличных денежных средств на руки.

Является ли составление расходных кассовых ордеров в таком порядке нарушением положений действующего законодательства и может ли повлечь это за собой какую-либо ответственность?

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы, которыми оформляются хозяйственные операции в организации, должны приниматься к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Форма используемых в настоящее время организациями всех форм собственности расходных кассовых ордеров (форма N КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в редакции изменений и дополнений).

При анализе самой формы первичного документа N КО-2 и указаний по применению и заполнению данной формы можно сделать вывод, что данный документ оформляется в пять этапов.

На первом этапе документ выписывается (как вариант - с применением средств вычислительной техники) в одном экземпляре ответственным работником бухгалтерии и при этом оформляются все реквизиты с верху до низу вплоть до подписей руководителя организации и главного бухгалтера (включая наименование их должностей и расшифровку подписей).

На втором этапе выписанный ордер предается для подписи главному бухгалтеру (лицу, уполномоченному распорядительным документом организации подписывать расходные кассовые ордера) и руководителю организации.

После этого расходный кассовый ордер передается в кассу организации, где и производится выдача наличных денежных средств получателю, указанному в ордере. При этом кассир, который производит выдачу средств, обязан потребовать от получателя удостоверить свою личность, и записать реквизиты документа, предъявленного в обоснование своей персоны. В этом и заключается третий этап.

Четвертый этап состоит в получении средств получателем, указанием им собственноручно полученной суммы прописью и подтверждением полученной суммы своей подписью.

На последнем этапе кассир, выдавший средства получателю, подтверждает факт выдачи средств и их сумму своей подписью.

Правила выдачи наличных денежных средств из кассы организаций, а также правила оформления при этом расходных кассовых ордеров регулируются также и "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 года N 40.

В соответствии с пунктом 15 Порядка при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан и взять расписку получателя в получении средств.

Расписка же в получении денег, как это определено в пункте 15 Порядка, может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Таким образом, указание полученной по расходному кассовому ордеру суммы прописью самим получателем является обязательным, и не выполнение установленного действующим законодательством порядка оформления первичных документов является ни чем иным, как его нарушением.

Касаясь ответственности организаций за такого рода нарушения, то следует отметить, что оформленные с нарушением требований Порядка ведения кассовых операций расходные кассовые ордера следует считать первичными документами, не имеющими надлежащей юридической силы (см., например, пункты 2.5 и 2.6 "Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденного приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 года N 105).

Действующим же в настоящее время Налоговым кодексом РФ (статья 120 НК РФ) установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объекта налогообложения, под которым понимается, в том числе и отсутствие первичных документов.

Такого рода нарушение влечет за собой взыскание штрафа в размере 5 000 рублей, если деяния совершены в течение одного налогового периода, в размере 15 000 рублей, если такие деяния совершены в течение более одного налогового периода, и в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если такие деяния повлекли за собой занижение налоговой базы.

К отсутствию первичных учетных документов, по мнению редакции, можно отнести случаи составления первичных документов, не имеющих надлежащей юридической силы.

1 января 2003 г.

"Консультант бухгалтера", N 1, январь 2003 г.