Вопрос: В статье 325 ТК РФ записано, что оплата стоимости проезда работника в отпуск и обратно личным транспортом производится по наименьшей стоимости и кратчайшим путем. Если из населенного пункта нет автодороги, и до трассы приходится транспортировать автомобиль на железнодорожной платформе или по реке на барже, то как в таком случае следует производить оплату по наименьшей стоимости? ("Консультант бухгалтера", N 1, январь 2003 г.)

В статье 325 ТК РФ записано, что оплата стоимости проезда работника в отпуск и обратно личным транспортом производится по наименьшей стоимости и кратчайшим путем.

Если из населенного пункта нет автодороги, и до трассы приходится транспортировать автомобиль на железнодорожной платформе или по реке на барже, то как в таком случае следует производить оплату по наименьшей стоимости?

Действительно статьей 325 Трудового кодекса РФ закреплено положение о том, что оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

В качестве наименьшей стоимости оплаты проезда могут быть, в частности, приняты (см., например, постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 года N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"):

при наличии железнодорожного сообщения - стоимость проезда в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

при наличии водного сообщения - стоимость проезда в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

при наличии автомобильного сообщения - стоимость проезда в автобусе общего типа.

Исходя из этого за время доставки автомобиля до трассы или до ближайшей станции (порта) назначения вполне может быть принята стоимость проезда в плацкартном вагоне пассажирского поезда или стоимость проезда в каюте III категории речного судна, а уже от трассы или ближайшей станции (порта) назначения - стоимость проезда в автобусе общего типа.

Кроме того, представляется, что при наличии принятого в местности нахождения организации тарифа проезда в автобусном сообщении (данный тариф можно уточнить в местных органах власти), оплата проезда до автомобильной трассы, или до ближайшей станции (порта) назначения, может быть произведена исходя из данного тарифа и расстояния.

Учитывая положения статьи 325 ТК РФ об оплате стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, можно предположить, что окончательный выбор между тем, представить для оплаты в бухгалтерию организации оправдательные чеки, подтверждающие расходы на бензин, или справку уполномоченных органов о стоимости проезда в плацкартном вагоне пассажирского поезда или иными видами транспорта, остается за работником.

В любом случае, если представленные на оплату оправдательные документы, подтверждающие фактические расходы работника на использование своего автотранспорта, составят сумму, меньшую, чем минимальная стоимость оплаты проездного документа на железнодорожном транспорте, бухгалтерия вынуждена будет в силу положений статьи 325 ТК РФ оплатить меньшую сумму, то есть фактические расходы на использование автотранспорта.

Касаясь вопросов документального оформления проезда работника в отпуск и обратно на собственном автотранспорте, рекомендуем обратить внимание на следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Если в отпуск работник направляется на своем транспорте то оплата стоимости проезда и провоза багажа производится на основании приказа (распоряжения) администрации организации с указанием в нем источника списания затрат и возмещаемой суммы.

Например, приказ может быть следующего содержания:

1. "Заместителю начальника отдела снабжения Петрову В.Е. оплатить стоимость проезда к месту проведения отпуска г. Сочи Краснодарского края и обратно на личном автотранспорте (ВАЗ-2106, госномер ______ ) в сумме 4 400 руб." Расходы отнести на затраты производства. Основание: заявление работника от "__" ______ 200_ г.;

Основанием для издания приказа во всех случаях является рассмотренное письменное заявление работника с приложением к нему документов, подтверждающих место и время проведения отпуска в том или ином населенном пункте, а также документов, подтверждающих стоимость проезда и провоза багажа, которая подлежит возмещению.

В качестве документа, который подтвердил бы место и время проведения отпуска работником (или членами его семьи) в соответствующем населенном пункте может выступить справка органов исполнительной власти (органов внутренних дел) о сроках прибытия или убытия из соответствующего населенного пункта; справки, выданные паспортными столами подтверждающие регистрацию граждан по месту проведения отпуска; квитанции об уплате местных сборов (например, курортного сбора); счета гостиниц и иных учреждений по установленной форме, подтверждающие проживание граждан в соответствующем населенном пункте и т.п.

Многие организации для целей подтверждения факта пребывания работников и членов их семей в соответствующем населенном пункте, выдают им отпускное удостоверение (отпускной билет) и устанавливают обязанность о производстве отметок в пунктах проведения отпуска в местных органах исполнительной власти или органах внутренних дел.

Следует отметить, что такой документ также может подтвердить место и сроки проведения отпуска, но исключительное требование представления такого документа является неправомерным. Так, например, если пребывание может быть подтверждено счетами гостиниц, то требование представления дополнительных документов, является неправомерным.

Обращаем внимание и на тот факт, что в оправдательных документах должны быть указаны даты проведения отпуска - прибытия и убытия.

В случае проезда в отпуск на личном автотранспорте оплата проезда производится в зависимости от того, представлены первичные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы на проезд или нет.

В качестве документов, подтверждающих расходы, могут быть представлены квитанции (чеки) АЗС; квитанции об уплате сборов за проезд по платным автотрассам и т.п.

При определении возмещаемых сумм в расчет должны приниматься маршрут следования и его километраж; расход топлива в зависимости от марки автомобиля и его года выпуска; стоимость топлива по маршруту движения.

При непредоставлении оправдательных документов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем железнодорожным, водным, автомобильным и т.п. транспортом.

Для определения возмещаемой суммы в этом случае прикладываются справки соответствующих транспортных организаций о стоимости проезда к месту проведения отпуска или к ближайшему пункту назначения.

Кроме того, для возмещения стоимости проезда работниками должны быть представлены документы, подтверждающие степень родства лиц, проезд которых подлежит оплате на правах членов семьи работника (копия свидетельства о рождении - для детей, копия паспорта и свидетельство о заключении брака - для супруга (супруги); копии пенсионного удостоверения, справки государственной службы медико-социальной экспертизы и т.п. - для лиц, находящихся на иждивении у работника).

1 января 2003 г.

"Консультант бухгалтера", N 1, январь 2003 г.