Приложение N 2. Положение об экспертной комиссии Управления делами Правительства Ленинградской области

Приложение N 2
к приказу Управления
делами Правительства
Ленинградской области
от 28 июня 2023 N 4

Положение
об экспертной комиссии Управления делами Правительства Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об экспертной комиссии Управления делами Правительства Ленинградской области (далее - Управление делами) разработано в соответствии с примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43.

1.2. Экспертная комиссия (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Управления делами.

1.3. ЭК является совещательным органом при Управлении делами и действует на основании настоящего положения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения управляющим делами Правительства Ленинградской области (далее - управляющий делами), в том числе после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области в соответствии с настоящим положением.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами Ленинградской области в области архивного дела, нормативными правовыми и правовыми актами Управления делами.

1.4. ЭК возглавляется заместителем управляющего делами - главным бухгалтером, ее секретарем является ответственный за архив Управления делами.

Персональный состав ЭК назначается распоряжением управляющего делами из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений.

В качестве консультантов и экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

2. Задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует работу по ежегодному отбору документов Управления делами для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методические руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решение о согласовании и представлении:

3.3.1. На утверждение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области, а затем на утверждение управляющему делами:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации.

3.3.2. На согласование ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области, а затем на утверждение управляющему делами:

- Сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК" в Сводной номенклатуре дел.

- акты об обнаружении документов;

- проекты нормативных актов и методических документов Управления делами по архивному делу.

3.3.3. На рассмотрение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.3.4. На утверждение управляющему делами:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.2).

3.4. Совместно с ответственным за архив Управления делами проводит для сотрудников консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Управления делами по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу,

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений государственной архивной службы, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

4.6. Информировать руководство Управления делами по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4.7. В установленном порядке представлять Управление делами в органах государственной архивной службы.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК взаимодействует с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины состава ЭК.

5.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов, присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.