Постановление Избирательной комиссии Удмуртской Республики от 20 июня 2023 г. N 19.6-7 "О Положении об архиве Избирательной комиссии Удмуртской Республики"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Удмуртской Республики "Об архивном деле в Удмуртской Республике" от 30 июня 2005 года N 36-РЗ Избирательная комиссия Удмуртской Республики постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Удмуртской Республики (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики от 24 июля 2020 года N 107.6-6 "О Положении об архиве Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Удмуртской Республики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Председатель Избирательной комиссии Удмуртской Республики

С.С. Пальчик

Секретарь Избирательной комиссии Удмуртской Республики

О.Ю. Пырегов

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Избирательной
комиссии Удмуртской Республики
от 20 июня 2023 г. N 19.6-7

Положение
об архиве Избирательной комиссии Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в деятельности Избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - Комиссия), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), источником комплектования которого является Комиссия.

1.2. Комиссия осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в течение определённых законодательством Российской Федерации сроков:

1) управленческие документы постоянного хранения - 10 лет;

2) документы постоянного хранения по подготовке и проведению выборов на территории Удмуртской Республики - 10 лет;

3) документы по личному составу, созданные до 2003 г. - 75 лет;

4) документы по личному составу, созданные с 2003 г. - 50 лет.

По истечении законодательно установленных сроков Комиссия обеспечивает своевременную передачу документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР". В необходимых случаях сроки временного хранения документов в архиве Комиссии могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств Комиссии.

За утрату и несанкционированное уничтожение, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, документов по личному составу, должностные лица несут ответственность в соответствии со статьей 27 главы 7 Федерального Закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также статьей 13.20. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

1.3. С целью временного хранения документов, образовавшихся в деятельности Комиссии, своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, сотрудников Комиссии, комплектования, учета и использования создается Архив Комиссии (далее - Архив).

Комиссия обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учёта, и использования архивных документов; предоставляет помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников Архива, необходимое оборудование, первичные средства хранения и т.д.

Задачи и функции Архива возложены на отдел организационной и кадровой работы. Функции ведения Архива возложены на сотрудника отдела организационной и кадровой работы в соответствии с должностным регламентом.

1.4. При смене сотрудника, ответственного за архив, приём-передача документов, справочно-поисковых средств к ним, учётных документов, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим архив сотрудниками, членами комиссии и утверждается Председателем Комиссии. Копия акта представляется ГКУ "ЦГА УР".

1.5. В соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 и Сборником примерных положений об архиве, постоянно действующей Центральной экспертной комиссии и Экспертной комиссии организации, являющегося источником комплектования государственного, муниципального архива Удмуртской Республики, согласованного протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов от 30 мая 2019 N 6, Комиссия разрабатывает положение об Архиве Избирательной комиссии Удмуртской Республики, согласовывает с Экспертной комиссией Избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - ЭК), ЭПМК Комитета по делам архивов. После согласования положение об Архиве утверждается постановлением Комиссии.

1.6. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, действующими правилами работы архивов организаций, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Законом Удмуртской Республики "О Избирательной комиссии Удмуртской Республики" от 15 марта 2023 года N 29-РЗ и настоящим Положением.

1.7. Архив работает по годовым планам (включающим планы-графики) приёма дел от структурных подразделений в архив Комиссии, передачи дел на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР", упорядочения документов, проведения проверки наличия дел, которые согласовываются с ГКУ "ЦГА УР" и утверждаются Председателем Комиссии.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет Секретарь Комиссии. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива Комиссии осуществляет ГКУ "ЦГА УР" и ЭК.

2. Состав документов Архива

Архив Комиссии хранит:

2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением выборов на территории Удмуртской Республики.

2.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения до передачи на государственное хранение в ГКУ "ЦГА УР".

2.3. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Удмуртской Республики и должности государственной гражданской службы Удмуртской Республики в Комиссии и освобожденных от работы и уволенных в связи с прекращением ими должностных обязанностей.

2.4. Документы по личному составу.

2.5. Ведомственные издания Комиссии (при их наличии).

3. Задачи Архива

К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Комиссии.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка и передача документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР".

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в Архив Комиссии.

4. Функции Архива

Архив Комиссии осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием от структурных подразделений документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии, в соответствии с утвержденным планом (планом-графиком).

4.2. Ведет учёт документов, находящихся на хранении в Архиве. В состав основных (обязательных) учетных документов Архива входят: книга учёта поступления и выбытия документов, лист фонда, реестр описей, описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также временного (свыше 10 лет) хранения, дело фонда.

4.3. Представляет в ГКУ "ЦГА УР" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Комиссии документов Архивного фонда Удмуртской Республики, и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (паспорт архива).

4.4. Осуществляет работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов при методической помощи ГКУ "ЦГА УР".

4.5. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Комиссии.

4.6. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЭК Комиссии описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных), акты о технических ошибках в учетных документах;

б) на утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов описи дел постоянного хранения не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

в) на согласование ЭПМК Комитета по делам архивов описи дел по личному составу не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве; акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение Председателю Комиссии описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденных (согласованных) ЭПМК Комитета по делам архивов.

4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР".

4.8. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Комиссии в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве путём соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов.

4.10. Организует информирование руководства и сотрудников Комиссии о составе и содержании документов Архива.

4.11. Проводит проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в Архиве, не реже чем 1 раз в 10 лет, по результатам проверки оформляет акт. Внеочередные проверки проводятся при перемещении документов, передаче дел на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР", смене ответственного за архив, в случае стихийных бедствий. При не обнаружении дел, организует розыск дел, оформляет акт об утрате документов.

4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.13. Организует выдачу документов и дел во временное пользование сотрудникам Комиссии и сторонним пользователям.

4.14. Исполняет запросы пользователей по документам Архива, выдаёт копии документов, архивные справки и архивные выписки.

4.15. Ведет учет использования документов Архива. В Архиве Комиссии учетными документами являются: журнал учёта выдачи дел из архивохранилища, акты выдачи дел во временное пользование, журнал регистрации запросов и выданных архивных справок и т.д.

4.16. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Комиссии (описи дел, каталоги, картотеки, базы данных и т.д.).

4.17. Участвует в разработке документов Комиссии по вопросам архивного дела и делопроизводства: методических рекомендаций, инструкций по делопроизводству и номенклатур дел, положений об архиве и ЭК и т.д.

4.18. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям и сотрудникам Комиссии в подготовке документов к передаче в архив.

4.19. Проводит розыск дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в Архив.

4.21. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых ГКУ "ЦГА УР".

5. Права Архива

Архив Комиссии имеет право:

5.1. На создание оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования.

5.2. Представлять руководству Комиссии предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

5.4. Давать рекомендации структурным подразделениям Комиссии по вопросам, относящимся к компетенции Архива.

5.5. Информировать структурные подразделения Комиссии о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным планом и графиком.

5.6. Получать необходимую методическую помощь от ГКУ "ЦГА УР" в виде проведения семинаров, лекций, консультаций.

5.7. Пользоваться услугами ГКУ "ЦГА УР", оказываемыми на платной основе.

5.8. Принимать участие (при необходимости) в заседаниях ЭПМК Комитета по делам архивов, а также в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6. Ответственность Архива

6.1. Архив Комиссии совместно с руководством Комиссии несёт ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО Протокол Экспертной комиссии Избирательной комиссии Удмуртской Республики От 16 мая 2023 г. N 2

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ________________ N ______