Фирма использует автомобиль работника: как выгоднее учесть расходы (В. Ратников, "Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2003 г.)

Фирма использует автомобиль работника:
как выгоднее учесть расходы

Работник ООО "Пассив" использует автомобиль Nissan Primera (объем двигателя 2200 куб. см) для служебных поездок. Средние ежемесячные расходы на содержание автомобиля составляют 6400 рублей:

- 3500 рублей - оплата ГСМ;

- 2000 рублей - оплата ремонта;

- 900 рублей - износ автомобиля.

Как выгоднее оформить использование автомобиля, чтобы оптимизировать расходы и фирмы, и работника? Рассмотрим три способа решения:

1) выплата компенсации за использование автомобиля;

2) договор аренды;

3) договор безвозмездного пользования.

Компенсация

Компенсацию назначает руководитель, а ее размер устанавливают по согласованию с работником с учетом того, что ему должны быть компенсированы все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (покупка бензина, текущий ремонт, износ транспортного средства). Если сумма, потраченная на ремонт автомобиля, значительна, фирма может увеличить размер компенсации.

Официальные нормы компенсаций за использование личных автомобилей работников для служебных поездок в месяц составляют:

- 1200 руб. - для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см;

- 1500 руб. - для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;

- 600 рублей - для мотоциклов.

Вот как учитывается выплаченная компенсация при налогообложении:

Налог	Компенсация в пределах нормы	Компенсация сверх нормы
Налог на прибыль	Уменьшает налого- облагаемую при- быль	Не уменьшает нало- гооблагаемую при- быль
Налог на доходы физических лиц	Не облагается	Облагается
Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхо- вание	Не облагается	Не облагается
Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профза- болеваний	Не облагается	Облагается

Расчет.

Всю сумму расходов по эксплуатации автомобиля ООО "Пассив" ежемесячно выплачивает работнику в виде компенсации.

Сумма компенсации - 6400 руб. (в том числе в пределах нормы - 1500 руб., сверх нормы - 4900 руб.).

Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль, на 1500 руб. Таким образом, экономия на налоге на прибыль составит 360 руб. (1500 руб. х 24%).

Каждый месяц "Пассив" должен со сверхнормативной части компенсации:

- начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний - 19,6 руб. (4900 руб. х 0,4%);

- удержать налог на доходы физических лиц - 637 руб. (4900 руб. х 13%).

Работник получит на руки 5763 руб. (6400 - 637), фактически потратив при этом на содержание автомобиля 5500 руб. (3500 + 2000).

Общая сумма платежей фирмы - 6059,6 руб. (5763 + 637 + 19,6 - 360).

Проводки будут такими:

Дебет 26 (44) Кредит 70 - 6400 руб. - начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 637 руб. - удержан налог на доходы;

Дебет 26 (44) Кредит 69-1 - 19,6 руб. - начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Дебет 70 Кредит 50 - 5763 руб. - выплачена компенсация работнику из кассы фирмы.

Плюсы

1. Достаточно легко оформить выплату компенсации и изменить ее размер.

2. Компенсация в пределах норм не облагается никакими налогами.

Минусы

1. Официальные нормы компенсации не покрывают всех расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

2. Со сверхнормативной суммы компенсации нужно:

- начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

- удержать налог на доходы физических лиц.

Договор аренды

Оформить использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы можно с помощью договора аренды. В договоре указывают сумму арендной платы и другие существенные условия (например, кто будет оплачивать ремонт транспортного средства и расходы на ГСМ). Как правило, эти расходы несет фирма-арендатор, поскольку может их списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп.10 п.1 ст.264 НК РФ).

Гражданский кодекс предусматривает две формы такого договора: "аренда транспортного средства" и "аренда транспортного средства с экипажем". Как в первом, так и во втором случае фирма:

- имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей;

- должна удержать с арендной платы налог на доходы физических лиц.

Кроме того, по договору аренды с экипажем фирме придется дополнительно заплатить с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.

Поэтому, заключая договор аренды, не нужно указывать в нем, что автомобилем будет управлять сам сотрудник-арендодатель. А, кроме того, он не должен подписывать путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой другой работник, имеющий водительские права.

Вот как учитываются выплаты по договору аренды при налогообложении:

	Арендная плата по договору
	с экипажем	без экипажа
Налог на прибыль	Уменьшает налогообла- гаемую при- быль	Уменьшает налогооб- лагаемую прибыль	Уменьшают на- логооблагаемую прибыль
Налог на доходы физических лиц	Облагается	Облагается	Не облагаются
Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное стра- хование	Облагается	Не облага- ется	Не облагаются
Взнос на страхование от несчаст- ных случаев на производстве и профзаболеваний	Облагается	Не облага- ется	Не облагаются

Расчет.

ООО "Пассив" заключило с работником договор аренды автомобиля без экипажа. Ежемесячная арендная плата по договору - 900 руб. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма-арендатор.

Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на 6400 руб. (3500 + 2000 + 900). Экономия на налоге на прибыль - 1536 руб. (6400 руб. х 24%).

Сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с арендной платы составит 117 руб. (900 руб. х 13%).

Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 - 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля.

Общая сумма платежей фирмы - 4864 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 - 1536).

Проводки будут такими:

Дебет 26 (44) Кредит 76 - 900 руб. - начислена арендная плата по договору;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 117 руб. - удержан налог на доходы;

Дебет 70 Кредит 50 - 783 руб. - выплачена арендная плата работнику из кассы фирмы;

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76) - 5500 руб. - отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы

1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

2. Расходы на ГСМ и ремонт автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы

Вся сумма арендной платы облагается налогом на доходы физических лиц.

Договор безвозмездного пользования

Этот договор схож с договором аренды, но по нему работник не получает никакой платы. При этом расходы на ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп.5 п.1 ст.254 и п.2 ст.260 НК РФ).

Обратите внимание: такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат, компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например, работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является ее учредителем).

В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля, придется проводить по другой статье, например, как зарплату, материа