Приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 21 февраля 2020 г. N 30 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае"

В соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.05.2010 N 102 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", а также в целях совершенствования работы по рассмотрению обращений и запросов граждан и организаций, в том числе поступающих по электронной почте через официальный интернет-сайт Управления Судебного департамента в Пермском крае, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае (далее - Инструкция).

2. Признать утратившими силу:

приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 23.06.2010 N 31 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае";

приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 08.02.2011 N 7 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае, утвержденную приказом Управления от 23.06.2010 N 31";

приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 31.07.2015 N 143 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае, утвержденную приказом Управления от 23.06.2010 N 31";

приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 18.03.2016 N 32 "О внесении изменений в Инструкцию по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае, утвержденную приказом Управления от 23.06.2010 N 31";

приказ Управления Судебного департамента в Пермском крае от 27.04.2018 N 83 "О внесении изменений в Инструкцию по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае, утвержденную приказом Управления от 23.06.2010 N 31".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника Управления

О.А. Веселов

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Управления Судебного
департамента в Пермском крае
от 21.02.2020 N 30

Инструкция
по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного Департамента в Пермском крае

I. Общие положения

1.1. Работа с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Пермском крае осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" и 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", а также иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления.

1.2. В Управлении Судебного департамента в Пермском крае (далее - Управление) подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее - обращения (запросы)), поступающие в письменной форме, форме электронных документов или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3. Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении (далее - Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан и представителей организаций.

1.4. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных гражданских служащих Управления. Принятые на работу в Управление работники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений под роспись.

1.5. При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.6. Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.7. Начальник Управления, а также по его поручению заместители начальника Управления обязаны обеспечить:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и предоставление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации;

систематический анализ обращений (запросов) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, организаций, а также для совершенствования работы Управления, судов и органов судейского сообщества.

1.8. Отдел управления делами, планирования и контроля:

осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

ведет контроль за исполнением обращений (запросов).

1.9. По решению начальника Управления, его заместителей рассмотрение обращений (запросов) может быть поручено структурным подразделениям в пределах компетенции отдела.

1.10. Работники структурных подразделений Управления при проведении комплексных и целевых проверок судов Пермского края, помимо выполнения своего основного задания, оказывают практическую помощь в рассмотрении обращений (запросов) в пределах своей компетенции.

1.11. Отчет о состоянии работы с обращениями (запросами) граждан представляется в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации по установленной форме вместе в отчетом по итогам работы за год.

II. Порядок рассмотрения обращений

2.1. Ответственность за организацию работы с обращениями (запросами) граждан и организаций возлагается на начальника Управления.

2.2. Ответственность за исполнение обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним возлагается на начальников структурных подразделений, которым поручено рассмотрение соответствующего обращения (запроса).

2.3. Обращения, прошедшие регистрацию и рассмотрение руководством Управления, направляются отделом управления делами, планирования и контроля в соответствии с резолюцией в структурные подразделения.

Обращения с грифом "Лично" передаются отделом управления делами, планирования и контроля на рассмотрение начальнику Управления.

2.4. Обращение с поручением начальника Управления или его заместителей передается исполнителю в день наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой "Ответственный".

2.5. В соответствии с резолюцией начальника Управления или его заместителей исполнение обращения может быть поставлено на контроль с последующим проставлением работником отдела управления делами, планирования и контроля на обращении штампа "Контроль".

Обращение с поручением, содержащим указание "Оперативно" или пометку "К", исполняется в 10-дневный срок.

2.6. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

2.7. Обращения, переадресованные в суды, другие государственные органы или органы местного самоуправления для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения в Управление, контролируются отделом управления делами, планирования и контроля.

2.8. Решение о проверке обращения с выездом на место работников соответствующих подразделений Управления принимается начальником Управления.

2.9. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.11. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.12. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

2.13. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.14. Обращение в соответствии с компетенцией Управления рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.15. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц начальником Управления или его заместителями может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения на имя начальника Управления исполнителем подается материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока. В соответствии с резолюцией начальника Управления информация о переносе срока по исполнению обращения сообщается в отдел управления делами, планирования и контроля.

2.16. Начальником Управления или его заместителями могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.17. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

В случае поступления такого обращения отдел управления делами, планирования и контроля уведомляет заявителя о недопустимости злоупотребления правом, а также оформляет справку, на основании которой приобщает обращение со всеми приложениями (при наличии) к соответствующему делу, предусмотренному номенклатурой Управления.

2.18. Ответ на письменное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. Такое обращение с приложением (при наличии) приобщается к делу по номенклатуре на основании справки отдела управления делами, планирования и контроля.

В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, отделом управления, планирования и контроля в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину о причинах оставления обращения без ответа с разъяснением права повторного обращения по данному вопросу.

2.19. В случае если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения отделом управления делами, планирования и контроля сообщается гражданину, направившему обращение.

2.20. В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Отдел управления делами, планирования и контроля оформляет справку, на основании которой приобщает обращение со всеми приложениями (при наличии) к соответствующему делу, предусмотренному номенклатурой Управления.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу руководству Управления.

2.21. В случае если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления или его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и то же подразделение. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

Вновь поступающие обращения гражданина после принятого решения о прекращении переписки и соответствующем уведомлении заявителя отделом управления делами, планирования и контроля приобщаются в соответствующее номенклатурное дело на основании справки.

2.22. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Управление обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.5 Инструкции на официальном сайте Управления в сети "Интернет".

2.23. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 2.22 Инструкции на официальном сайте Управления в сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

III. Порядок предоставления информации по запросам

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1-2.7, 2.16 Инструкции.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Российской Федерации, Судебного департамента и его органов в субъектах Российской Федерации предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

Ответ на запрос, поданный в электронном виде, может быть направлен в электронном виде, если в запросе не указан иной способ получения ответа.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

Пользователь информацией уведомляется в течение 7 дней со дня регистрации запроса о непредставлении информации с указанием причины.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети "Интернет".

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

IV. Делопроизводство по обращениям (запросам)

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе управления делами, планирования и контроля.

4.2. Прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Управление посредством факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи, производятся отделом управления делами, планирования и контроля.

4.3. Прием письменных обращений (запросов) в ходе личного приема, а также обращений (запросов) в форме электронных документов через официальный сайт Управления производится отделом управления делами, планирования и контроля.

4.4. Обращения (запросы) подлежат регистрации в отделе управления делами, планирования и контроля в день получения, но не позднее трех дней после поступления.

4.5. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1.

Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.6. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в подсистеме "Документооборот и обращения граждан" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие" (далее - подсистема).

Основной регистрационно-контрольной формой регистрации являются электронные карточки подсистемы, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).

4.7. На впервые поступившее обращение (запрос) создается электронная алфавитно-учетная карточка.

На коллективное обращение (запрос) электронная алфавитно-учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций - по фамилии представителя организации или наименованию организации.

4.8. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.9. При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса) или на свободном от текста месте проставляется штамп Управления (приложение N 1), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме.

4.10. Присваиваемый обращению (запросу) регистрационный номер состоит из двух частей. Первая часть (неизменная) "1-23/", в которой: "1-23" - индекс по номенклатуре дел. Вторая часть имеет цифры, обозначающие: первое число - порядковый номер обращения (запроса); второе - порядковый номер электронной алфавитно-учетной карточки; третье и последующие - год поступления обращения (запроса).

4.11. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

4.12. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными и подлежат приобщению к ранее поступившим материалам.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.13. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен ответом, данным ему Управлением по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

4.14. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в подсистеме.

4.15. Дубликатом обращения считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу с одинаковым текстом, направленные различным адресатам и поступившие в Управления как первому адресату, так и в порядке переадресования.

Дубликаты обращений в Управление повторному рассмотрению не подлежат и приобщаются в соответствующее номенклатурное дело с согласия начальника Управления на основании справки отдела управления делами, планирования и контроля.

Ответ Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, переадресовавшему обращение-дубликат в Управление, ответ дается, в случае необходимости, в соответствии с п. 5 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Все дубликаты обращений регистрируют под тем же номером, что и первоначальные обращения.

4.15. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на рассмотрение руководству Управления.

4.16. Если в соответствии с поручением начальника Управления или его заместителей обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких структурных подразделениях Управления, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым или с отметкой "Ответственный", копия - соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность и достоверность использованной при подготовке ответа информации.

4.17. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в структурные подразделения и заместителям начальника Управления осуществляется через отдел управления делами, планирования и контроля под роспись в реестре.

4.18. Обращение (запрос), переданное в структурные подразделения Управления ошибочно, возвращается в тот же день в отдел управления делами, планирования и контроля.

4.19. Передача обращения (запроса) из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления делами, планирования и контроля, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

4.20. Начальник Управления рассматривает обращение (запрос) и дает поручение исполнителю в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.

При поступлении обращения (запроса) в структурное подразделение начальник отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращения (запроса), доведение его до исполнителя с поручением в форме резолюции.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе рассмотрения обращения (запроса).

4.21. При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ на официальном бланке Управления за подписью начальника Управления или его заместителей.

Если обращение (запрос) поступило в Управление из государственного органа, органа местного самоуправления, то текст ответа должен содержать ссылку на наименование органа, переадресовавшего обращение (запрос).

4.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.23. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).

На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.24. Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам подлежат регистрации в отделе управления делами, планирования и контроля.

4.25. Порядок оформления реквизитов и их расположения на бланках писем установлен Инструкцией по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Пермском крае (утв. приказом Управления от 26.05.2017 N 76).

4.26. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает начальник Управления или его заместитель.

В случаях когда ответ не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

4.27. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом передаются в отдел управления делами планирования и контроля для регистрации и последующей отправки адресатам. Материалы формируются в отдельное производство.

4.28. Представляемые на подпись начальнику Управления или его заместителям проекты ответов или писем с материалами исполненных обращений (запросов) должны иметь необходимые визы: исполнителя, начальника структурного подразделения и соисполнителей.

4.29. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает начальнику структурного подразделения и в отдел управления делами, планирования и контроля. Начальник структурного подразделения служебной запиской информирует начальника Управления, который принимает решение о проведении служебной проверки. Результаты с материалами служебной проверки хранятся в личном деле государственного служащего, в отношении которого проводилась служебная проверка.

4.30. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в отделе управления делами, планирования и контроля в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.31. Пакеты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела.

4.32. По письменной просьбе, заявитель может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится начальником отдела управления делами, планирования и контроля.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Управлении, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по независящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется начальником отдела управления делами, планирования и контроля с разрешения начальника Управления, информация об этом вводится в подсистему.

V. Особенности работы с обращением (запросом) в форме электронного документа

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа через официальный сайт Управления в сети "Интернет".

5.2. Обращение (запрос) должно содержать реквизиты, необходимые для его рассмотрения и направления ответа (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

В случае незаполнения сведений об авторе (фамилия; имя автора; наименование организации, если обращается представитель организации; адрес, по которому должен быть направлен ответ) и текста обращения (запроса), отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос).

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запроса) в форме электронного документа не может превышать 5 тысяч символов.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме (для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, rtf, xls, pdf, jpg, bmp, png, tif, gif) либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.6. Обращение (запрос), направленное в форме электронного документа, обрабатывается отделом управления делами, планирования и контроля.

Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа, распечатывается, и дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном Инструкцией.

5.7. Основанием для отказа в рассмотрении электронного документа, помимо оснований, указанных в разделах 2 - 3 Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного документа;

некорректность содержания электронного документа.

VI. Личный прием

6.1. Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления.

6.2. Организация личного приема возлагается на отдел управления делами, планирования и контроля.

6.3. Личный прием граждан и представителей организаций (далее - заявители) проводится начальником Управления, его заместителями, в необходимых случаях - с участием специалистов соответствующих структурных подразделений, а также начальниками структурных подразделений в пределах компетенции.

6.4. Прием заявителей осуществляется: начальником Управления, его заместителями - в установленные дни и часы приема; начальниками структурных подразделений - с 9.00 до 18.00, в пятницу - с 9.00 до 17.00 (кроме праздничных, выходных дней и перерыва на обед - с 13.00 до 13.48).

6.5. Прием ведется в порядке очередности. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.6. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету (приложения N 3, 4), являются:

дата и время приема;

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

краткое содержание обращения (запроса);

фамилия должностных лиц, осуществляющих прием;

сведения о результатах приема.

6.7. В случае если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.8. Содержание устного обращения заносится в учетную форму (приложение N 5). В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается отметка в учетной форме. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.9. Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в учетной форме личного приема (приложение N 5) достоверность изложения его обращения работником Управления.

6.10. Письменное обращение (запрос), полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.11. На письменном обращении (запросе), полученном на личном приеме, проставляется входящий штамп (приложение N 1), в котором указываются дата и подпись лица, принявшего обращение (запрос).

6.12. Предварительную запись на личный прием и учет граждан, записавшихся на личный прием к начальнику Управления, заместителям начальника Управления, подготовку документов и оформление обращения (запроса) осуществляет специалист отдела управления делами, планирования и контроля в журнале учета приема посетителей (приложения N 3, 4).

6.13. Обращение (запрос), подлежащие рассмотрению на приеме, не менее чем за три дня до даты приема с другими документами докладывается начальнику Управления или его заместителям.

6.14. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, предоставлена запрашиваемая информация.

6.15. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приема.

VII. Ответственность

Нарушение установленного Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Приложение N 1
к Инструкции,
утвержденной
приказом Управления
от 21.02.2020 N 30

    +-----------------------------------------------+

    |                                               |

    |      УПРАВЛЕНИЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В      |

    |                  ПЕРМСКОМ КРАЕ                |

    |             +--------------------+            |

    |             |        ДАТА        |            |

    |             +--------------------+            |

    |       ВХОДЯЩИЙ N __________________           |

    |                                               |

    +-----------------------------------------------+

Приложение N 2
к Инструкции,
утвержденной
приказом Управления
от 21.02.2020 N 30

                                    Анкета

     1. Фамилия автора.

     2. Имя автора.

     3. Отчество автора (заполняется при наличии).

     4. Наименование организации (заполняется в случае,  если  обращается

представитель организации).

     5. Почтовый адрес (заполняется в  случае,  если  ответ  должен  быть

направлен в письменной форме).

     6. Адрес электронной почты (заполняется в случае, если ответ  должен

быть направлен в электронном виде по адресу электронной почты).

     7. Текст обращения (запроса).

Приложение N 3
к Инструкции,
утвержденной
приказом Управления
от 21.02.2020 N 30

            Управление Судебного Департамента в Пермском крае

Индекс дела _______________

                                 Журнал

                        учета приема посетителей

                   в Управлении Судебного департамента

                                          Начат "____" _________ 20 _____

                                          Окончен "____" _______ 20 _____

                                          На _____________________ листах

                                          Хранить ___________________ лет

Приложение N 4
к Инструкции,
утвержденной
приказом Управления
от 21.02.2020 N 30

N п/п	Дата приема	Фамилия, имя, отчество гражданина, представителя организации	Место жительства
1	2	3	4

По какому вопросу обратился	Кто принимал	Какое принято решение по обращению, запросу	Примечание
5	6	7	8

Приложение N 5
к Инструкции,
утвержденной
приказом Управления
от 21.02.2020 N 30

 +---------------------------------------------------------------------+

 |                        Алфавитно-учетная карточка                   |

 |                              личного приема                         |

 |  N ______________                    Дата, время приема ___________ |

 |                                                                     |

 | Фамилия __________________________________ Имя ____________________ |

 | Отчество __________________________________________________________ |

 | Документ, удостоверяющий личность _________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | Адрес _____________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 +---------------------------------------------------------------------+

     Лицевая сторона

 +---------------------------------------------------------------------+

 | Краткое содержание обращения, запроса _____________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | ___________________________________________________________________ |

 | Кто принимал ______________________________________________________ |

 | Какое решение принято по обращению, запросу _______________________ |

 +---------------------------------------------------------------------+

     Оборотная сторона