Приложение N 1. Порядок рассмотрения обращений граждан в министерстве культуры Рязанской области

Приложение N 1
к приказу
министерства культуры
Рязанской области
от 29.06.2023 N 398

Порядок
рассмотрения обращений граждан в министерстве культуры Рязанской области

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан (далее - Порядок) в министерстве культуры Рязанской области (далее - министерство) разработан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Рязанской области от 29.03.2022 N 120 "О некоторых вопросах рассмотрения обращений граждан в исполнительных органах государственной власти Рязанской области".

Порядок регулирует правоотношения, связанные с реализацией конституционного права гражданина Российской Федерации на обращение в государственные органы и устанавливает механизм рассмотрения обращений граждан должностными лицами министерства, а также ведения делопроизводства по ним.

1.2. Организация централизованного учета и обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения письменных и устных, а также в форме электронного документа обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также обращений граждан, рассматриваемых в ином порядке (далее - обращения граждан), осуществляется отделом организационной и кадровой работы министерства с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области (далее - МСЭДД).

1.3. Учет письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя министра и его заместителей, анализ и обобщение сведений о количестве и характере поступающих обращений, а также предварительную запись граждан на прием к министру и его заместителям и ведение журнала учета приема граждан осуществляет консультант отдела организационной и кадровой работы министерства.

Делопроизводство по обращениям граждан в министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.4. Установленный Порядок распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, а также служебных писем, исполненных на официальных бланках учреждений, организаций, предприятий, подписанных их руководителями, которые рассматриваются в порядке, установленном для общей корреспонденции.

1.5. Сведения о месте нахождения, телефонных номерах структурных подразделений министерства, почтовом адресе и адресе "Интернет-приемной" для направления обращений размещены на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: https://www.kkt.ryazan.gov.ru/.

II. Право гражданина на обращение

2.1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные письменные обращения и обращения в электронном виде в министерство, либо должностным лицам, реализуя право на обращение свободно и добровольно, не нарушая права и свободы других лиц.

2.2. Форма обращения выбирается гражданами самостоятельно.

2.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

III. Основные термины, используемые в настоящем Положении

3.1. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке, применяются в том же значении, что и в Федеральном законе от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

IV. Права и гарантии безопасности гражданина в связи с рассмотрением его обращения

4.1. При рассмотрении обращения министерством или должностными лицами гражданин имеет право:

4.1.1. Предъявлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме.

4.1.2. Знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

4.1.3. Получить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 8.1 настоящего Порядка, а в случае, предусмотренном пунктом 8.6 настоящего Порядка, на основании обращения с просьбой о его предоставлении, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

4.1.4. Обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.1.5. Обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

4.2. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

4.3. Гражданину направившему обращение для его рассмотрения в министерство или должностному лицу гарантируется неразглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

V. Требования к письменным обращениям

5.1. В своем письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает наименование государственного органа (министерство), в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица или его должность (министр, заместитель министра и т.д.), а также свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин к письменному обращению прилагает документы и материалы либо их копии.

5.3. Обращение, поступившее в министерство или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свою фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

VI. Прием, учет и регистрация письменных обращений

6.1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган (министерство) или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

6.2. Письменное обращение, поступившее в министерство или должностному лицу, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления. Регистрационный индекс обращения граждан 17/ОГ - с порядковым номером обращения в текущем году указывается в регистрационном штампе, который ставится в нижнем правом углу первого листа.

6.3. Обеспечение приема и координации обращений и сообщений, поступающих в адрес министерства осуществляется с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

6.4. Регистрация обращений граждан осуществляется в МСЭДД. По каждому обращению заполняется регистрационная карточка (далее - РК), содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и замещаются в МСЭДД. Если от одного заявителя поступило несколько обращений, то каждое обращение регистрируется отдельно.

6.5. Предварительное рассмотрение обращений граждан с подготовкой проекта поручения (резолюция) проводится в МСЭДД отделом организационной и кадровой работы министерства в соответствии с утверждённым распределением должностных полномочий (далее - уполномоченное должностное лицо).

Должностное лицо, осуществляет рассмотрение обращений граждан, дает по ним поручения в МСЭДД, определив исполнителей.

Оригиналы обращений граждан, полученные на бумажном носителе, хранятся в архиве министерства. Электронные документы после их утверждения и отправки заявителю хранятся в МСЭДД в электронных делах.

6.6. Повторными обращениями граждан считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со временем подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторные обращения формируются в дело к уже имеющимся ранее документам по обращениям данного заявителя. Не считаются повторными обращениями одного и того же заявителя, но по разным вопросам. Повторным обращениям при их поступления признается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РК указываются связки с предыдущими обращениями данного заявителя.

6.7. Все обращения граждан, зарегистрированные в системе МСЭДД, ставятся на контроль.

6.8. Письменные обращения граждан с пометкой "лично" направляются на регистрацию в установленном порядке.

6.9. Письменные обращения граждан, переданные руководству министерства при встречах с населением, регистрируются в порядке, установленном настоящим Порядком.

6.10. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

6.11. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган (министерство) или должностному лицу, решения или действия (бездействие) которого обжалуется.

6.12. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.11, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его прав обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

VII. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Обращения граждан, поступившие в министерство или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению в порядке и сроки, предусмотренные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и постановления Правительства Рязанской области от 29.03.2022 N 120 "О некоторых вопросах рассмотрения обращений граждан в исполнительных органах государственной власти Рязанской области".

7.2. В случае необходимости поступившие обращения граждан в министерство или должностному лицу могут быть рассмотрены с выездом на место.

7.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан направляются через систему МСЭДД министру для ознакомления, наложения резолюции и направления на исполнение.

7.4. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям, а ответственный исполнитель не выделен, то работу по рассмотрению обращений координирует исполнитель, указанный первым в резолюции министра.

7.5. Исполнитель при рассмотрении обращения гражданина обязан обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение.

7.6. Исполнитель по результатам рассмотрения обращения готовит проект ответа на обращение заявителя. Ответ на обращение подписывается министром или заместителями министра в соответствии с утвержденными полномочиями.

Ответы, подготовленные на основании нормативных правовых актов, должны содержат реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Письменный ответ на обращение (уведомление о переадресации обращения) направляется по почтовому адресу или электронному адресу указанному в обращении, отделом организационной и кадровой работы министерства (канцелярия). Ответ и уведомление о перенаправления обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты, указанному в обращении, отделом организационной и кадровой работы.

При ответе на коллективное обращение, подписанное несколькими гражданами с указанием адреса каждого из них, ответ дается каждому гражданину на указанный им в обращении адрес. Если обращение подписано несколькими гражданами, но адрес для направления ответа указан только одного из них, ответ направляется гражданину, указавшему свой адрес с просьбой довести данный ответ до сведения других подписавших обращений граждан.

7.7. Государственный орган, органы местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу министерства обязаны в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую Федеральным законом тайну.

7.8. Обращения граждан считаются исполненными и снимаются с контроля в МСЭДД, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты меры и заявителю (заявителям) дан ответ.

Если сроки рассмотрения обращений продлены, то должны быть указаны причины и окончательная дата рассмотрения, по истечению которой будет дополнительно сообщено о проделанной работе.

7.9. При оценке проектов ответов на обращения сотрудником отдела организационной и кадровой работы осуществляется: проверка соблюдения сроков рассмотрения обращений, представление документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений, проверка ответов на наличие необходимых реквизитов (ссылки на дату и номер контрольного обращения, должности, фамилии и инициалы, подпись лица, подготовившего проекты ответов), освещение всех вопросов, поставленных в обращениях.

7.10. Поручение снимется с контроля на основании решения министра, заместителей министра, если: вопросы решены положительно, разъяснены и даны четкие разъяснения законодательства и иных нормативных правовых актов, дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

7.11. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть отметка в об исполнении "В дело". Предложения, заявления, жалобы, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства.

VIII. Порядок рассмотрения отдельных обращений

8.1. В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Министром, заместителями министра принимается решение о списании данного обращения "В дело".

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.2. Обращение в котором обжалует судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. Разъяснение заявителю готовит консультант по правовым вопросам министерства.

8.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, или имуществу должностного лица, а также членов его семьи, министерство вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. Министром, заместителями министра принимается решение о списании данного обращения "В дело".

8.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Министром, заместителями министра принимается решение о списании данного обращения "В дело".

8.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.6. В случае поступления в министерство или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в на официальном сайте данных государственного органа или органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

8.7. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

8.8. В случае, если причины по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в министерство или должностному лицу.

IX. Сроки рассмотрения обращений граждан и уведомление заявителей

9.1. Обращения, поступившие в министерство, рассматриваются в течение 20 календарных дней со дня их первичной регистрации в МСЭДД, за исключением случаев, установленных пунктом 9.2 настоящего Порядка или если действующим законодательством установлен меньший срок рассмотрения обращений.

9.2. В тех случаях, когда для разрешения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений, в порядке исключения, могут быть продлены министром не более чем на 20 дней с уведомлением об этом заявителя и вышестоящий орган, если таковым затребованы результаты рассмотрения.

Продление срока оформляется исполнителями не менее чем за пять дней до истечения срока рассмотрения обращения.

9.3. Контроль за ходом и сроками рассмотрения осуществляется консультантом отдела организационной и кадровой работы министерства посредством МСЭДД и журнала регистрации и контроля жалоб, заявлений и предложений (приложение N 1 к настоящему Порядку).

X. Организация работы по личному приему граждан

10.1. Личный прием граждан в министерстве осуществляют: министр, заместители министра по графику личного приема граждан в министерстве культуры Рязанской области, утвержденному министром.

График приема граждан в министерстве составляет консультант отдела организационной и кадровой работы министерства.

Информация о месте приема, а также об установленных днях и часах доводится до сведения граждан.

10.2. На личный прием к указанным должностным лицам могут записаться жители Рязанской области, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

10.3. Запись на прием к министру, заместителям министра осуществляет консультант отдела организационной и кадровой работы министерства. По вопросам, не входящим в компетенцию министерства, заявителям рекомендуется обратиться в соответствующие органы, учреждения, организации.

10.4. Учет устных обращений граждан ведется с использованием карточек личного приема граждан (приложение N 2 к настоящему Порядку) и журнала личного приема граждан.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком.

10.5. На каждое обращение оформляется карточка личного приема гражданина установленного образца, в которую заносится содержание обращения гражданина на личном приеме, а также резолюция ведущего прием, с поручением должностному лицу.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

10.6. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

10.7. Контроль за исполнением поручений по устным обращениям осуществляет консультант отдела организационной и кадровой работы министерства.

XI. Хранение материалов по обращениям граждан

11.1. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на консультанта отдела организационной и кадровой работы министерства.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236.

11.2. Хранение дел у исполнителей по обращениям запрещается.

11.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, хранятся в течение 5 лет.

11.4. Ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным, консультантом отдела организационной и кадровой работы министерства на официальном сайте министерства в разделе: Главная/Общественная приемная/Обзор обращений размещается отчет с анализом и обобщением итогов рассмотрения обращений граждан, поступивших в министерство, и обращений, рассмотренных в рамках личного приема.

XII. Контроль за соблюдением и ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан

12.1. Министр, его заместители, руководители структурных подразделений осуществляют в пределах своих полномочий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют их содержание, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.

12.2. Лица, виновные в нарушении порядка рассмотрения обращений граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

XIII. Возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при рассмотрении обращений граждан

13.1. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконными действиями (бездействием) министерства и должностными лицами министерства при рассмотрении обращения по решению суда.

13.2. В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением такого обращения министерством или его должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.