Постановление Администрации Ямальского района Ямало-Ненецкого автономного округа от 23 марта 2023 г. N 299 "О введении электронного кадрового документооборота в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа"

В соответствии со статьями 22.1 - 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации, целях совершенствования и повышения эффективности кадрового документационного обеспечения в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа, снижения организационно-технических затрат, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, руководствуясь частью 3 статьи 36, пунктом 5 части 1 статьи 52 Устава муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа, распоряжением Главы Ямальского района от 21 марта 2023 года N 412-к "О возложении исполнения обязанностей", Администрация Ямальского района постановляет:

1. Ввести с 01 апреля 2023 года электронный кадровый документооборот в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа путем создания, подписания, использования и хранения кадровых документов в информационной системе VK HR Tek.

2. Утвердить положение об электронном кадровом документообороте в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа согласно приложению к настоящему постановлению.

3. Управлению делами Администрации Ямальского района:

1) в срок до 27 марта 2023 года уведомить руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа, о переходе на электронный кадровый документооборот в Администрации Ямальского района;

2) провести инструктаж о работе в информационной системе VK HR Tek;

3) электронный кадровый документооборот осуществлять в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа.

4. Отделу документационного обеспечения Управления делами Администрации Ямальского района обеспечить опубликование настоящего постановления в муниципальной общественно-политической газете "Время Ямала" и размещение на официальном сайте муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (https://yam.yanao.ru).

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации Ямальского района.

Заместитель Главы Администрации Ямальского района

М.И. Карелин

Утверждено
постановлением
Администрации Ямальского района
от 23 марта 2023 г. N 299

Положение
об электронном кадровом документообороте в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа

Раздел I. Общие положения

1. Настоящее положение об электронном кадровом документообороте в отношении руководителей муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - положение) разработано на основании статей 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации в целях оптимизации кадрового взаимодействия с руководителями муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - руководители), повышения эффективности ведения кадрового документооборота, упрощения процедуры трудовых отношений, экономии трудовых и материальных ресурсов и определяет порядок осуществления электронного кадрового документооборота в отношении руководителей, доступа к платформе и другие необходимые в силу трудового законодательства сведения.

2. Основные понятия, используемые в настоящем положении:

1) электронный кадровый документооборот - электронный документооборот в сфере трудовых отношений, который представляет собой создание, подписание, использование и хранение работодателем и руководителем или лицом, поступающим на работу документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;

2) электронный документ - это документ, созданный в электронной форме и подписанный электронной подписью;

3) электронная цифровая подпись - электронная подпись, соответствующая всем признакам электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Для целей данного положения используются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись;

4) руководители - руководители муниципальных предприятий и учреждений муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа.

3. Электронный кадровый документооборот применяется к кадровым документам, для которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними руководителя или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись.

Перечень кадровых документов указан в приложении к настоящему положению.

4. Настоящее положение не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности руководителей, распоряжений об увольнении.

Раздел II. Использование информационной системы в рамках электронного кадрового документооборота

5. Электронный кадровый документооборот, а именно, формирование, отправка, доставка и хранение электронных кадровых документов осуществляются с помощью информационной системы VK HR Tek (далее - информационная система).

6. Доступ руководителей к информационной системе осуществляется через личный кабинет по адресу Vkdoc.mail.ru (далее - личный кабинет). В личном кабинете руководители получают, создают, подписывают, отправляют работодателю документы. Для доступа в личный кабинет руководитель регистрируется, проходит систему аутентификации и сам определяет данные для входа.

7. Для подписания электронных документов работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным Удостоверяющим центром в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8. Для подписания электронных документов руководители используют усиленную неквалифицированную электронную подпись.

9. Для ознакомления руководителей с документами, не требующими личной подписи, в соответствии с законодательством может использоваться простая электронная подпись, защищенная паролем и/или иными методами.

10. Работодатель за свой счет обеспечивает руководителей усиленной неквалифицированной электронной подписью. Руководитель, поступающий на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

11. Порядок выдачи, отзыва и сроки действия усиленной квалифицированной электронной подписи и усиленной неквалифицированной электронной подписи определяются законодательством Российской Федерации. Порядок выдачи, отзыва и сроки действия простой электронной подписи устанавливаются локальными нормативными актами об информационной безопасности.

12. Руководитель обязан соблюдать конфиденциальность данных для входа в личный кабинет, не раскрывать их третьим лицам, не передавать другим лицам электронную цифровую подпись.

13. Техническую поддержку в рамках электронного кадрового документооборота обеспечивает Управление информационных технологий Администрации Ямальского района в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел III. Порядок перехода на электронный документооборот

14. Работодатель на основании статей 22.1, 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляет руководителя о переходе на электронный кадровый документооборот. Руководитель в сроки, указанные в уведомлении, предоставляет в отдел муниципальной службы и кадровой политики Управления делами Администрации Ямальского района, письменное согласие на переход на электронный кадровый документооборот либо отказ от него.

15. Если руководитель заявил о согласии на переход на электронный документооборот, кадровые документы руководителя, указанные в приложении к настоящему положению, ведутся в электронном виде со дня перехода на электронный документооборот. При этом руководитель признает все мероприятия работодателя, направленные на ведение электронного кадрового документооборота, в том числе в области информационной безопасности, достаточными для подписания электронных документов в информационной системе.

16. Руководителям, которые не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота, работодатель оформляет документы, связанные с их работой, на бумажном носителе. При этом за руководителем сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Раздел IV. Порядок взаимодействия с лицами, поступающими на работу

17. Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота или отказаться от такого взаимодействия.

18. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Раздел V. Порядок ведения электронного документооборота

19. Работодатель создает необходимые организационно-технические условия для электронного взаимодействия, в том числе надлежащие условия хранения электронных документов в информационной системе в неизменном виде в течение сроков хранения, предусмотренных для соответствующих документов на бумажных носителях. Обмен между участниками электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется с соблюдением требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

20. Документы, связанные с трудовой деятельностью руководителя, направляются ему через информационную систему путем размещения кадровых документов в личном кабинете руководителя.

21. Обмен электронными сообщениями и документами со стороны работодателя осуществляют работники, перечень которых, определяется распоряжением управляющего делами Администрации Ямальского района.

22. Документ, в отношении которого осуществляется электронный кадровый документооборот, направленный руководителем в информационной системе, считается полученным работодателем на следующий рабочий день после направления.

23. Руководитель обязан знакомиться со всеми электронными документами в личном кабинете.

Руководитель обязан ознакомиться с распоряжением о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документа в информационной системе.

При направлении руководителю уведомлений об изменениях организационных и технологических условий труда он обязан ознакомиться с уведомлением не позднее дня, следующего за днем получения документа в системе электронного документооборота.

С распоряжением о дисциплинарном взыскании руководитель обязан ознакомиться под подпись в течение 3 (трех) рабочих дней с даты его издания и направления руководителю.

24. В иных случаях документ, в отношении которого осуществляется электронный кадровый документооборот и который подлежит подписанию со стороны руководителя, подписывается им в течение трех рабочих дней, следующих за днем направления работодателем электронного документа руководителю, но не позднее даты наступления события. Электронный документ считается подписанным электронной подписью с момента, когда руководитель нажал в личном кабинете кнопку "Подписать".

25. В случае если руководитель не ознакомился в сроки, установленные пунктами 23 и 24 настоящего положения, то документы оформляются в соответствии с разделом VI настоящего положения.

26. Работодатель обеспечивает информирование руководителя о необходимости подписания/ознакомления с документами путем направления SMS-сообщения в день поступления таких документов в личный кабинет руководителя в информационной системе, а также дублирует сообщение с периодичностью - 1 раз в сутки.

В случае смены номера телефона, указанного в информационной системе для направления уведомлений, руководитель обязан внести соответствующие изменения в личном кабинете в течение 1 календарного дня с даты смены номера телефона.

27. В случае технических проблем, препятствующих ознакомлению с содержанием электронного документа, руководитель обязан немедленно сообщить любым доступным способом об этом в отдел муниципальной службы и кадровой политики Управления делами Администрации Ямальского района или Управление информационных технологий Администрации Ямальского района.

28. Если информационная система не функционируют более одного рабочего дня, кадровые документы за этот период могут быть составлены на бумаге с последующим переоформлением через электронный кадровый документооборот.

29. Работодатель организует проведение инструктажа руководителей по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного кадрового документооборота, работе с личным кабинетом.

Инструктаж руководителей по вопросам взаимодействия с работодателем в рамках электронного кадрового документооборота, о сроках подписания документов, ознакомления с ними, порядке функционирования информационной системы проводится специалистами отдела муниципальной службы и кадровой политики Управления делами Администрации Ямальского района путем предоставления инструкции и материалов в день заключения трудового договора.

30. Работодатель обеспечивает хранение (сохранность) электронных кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле.

31. По заявлению руководителя работодатель обязан выдать дубликат электронного кадрового документа на бумажном носителе в течение трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.

Раздел VI. Случаи оформления документов на бумажном носителе

32. Работодатель вправе оформить кадровый документ на бумажном носителе в исключительных случаях:

1) технические, программные и иные сбои в работе информационной системы;

2) изменение законодательных норм ведения кадрового документооборота в Российской Федерации, требующие внесения соответствующих изменений в настоящее положение;

3) форс-мажорные обстоятельства, в том числе: катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, эпидемии, пандемии, эпизоотии, введения на территории Российской Федерации или отдельных субъектов Российской Федерации режима повышенной готовности, а также в иных случаях, в которых имеет место угроза жизни и нормальным жизненным условиям руководителей.

Приложение
к положению об электронном
кадровом документообороте в
Администрации Ямальского района

Перечень
документов, в отношении которых осуществляется электронный кадровый документооборот

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

2. Заявления руководителей (за исключением заявлений о приеме на работу).

3. Согласия на обработку персональных данных.

4. Согласия руководителей.

5. Распоряжения управляющего делами Администрации Ямальского района (за исключением распоряжений об увольнении):

1) о назначении на должность;

2) о переименовании должности;

3) об установлении денежного содержания, надбавок;

4) о премировании;

5) о применении (снятии) дисциплинарного взыскания;

6) о предоставлении, продлении или переносе отпуска, отзыве из отпуска;

7) о предоставлении единовременной выплаты и материальной помощи;

8) компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно;

9) о предоставлении отпуска по беременности и родам;

10) о предоставлении отпуска по уходу за ребенком (выходе из него);

11) о направлении в командировку, изменении сроков и места назначения командировки;

12) об установлении графика работы, дистанционного режима работы;

13) о привлечении к работе в нерабочие праздничные и/или выходные дни;

14) об оплате сверхурочной работы.

6. Уведомления о сокращении численности или штата, об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

7. График отпусков.

8. Запросы письменных объяснений и письменные объяснения руководителей.

9. Справки с места работы.

10. Другие локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, заявления, обращения, уведомления, сообщения, служебные записки руководителей, если иное не установлено трудовым законодательством.