Распоряжение Администрации Тазовского района Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июня 2023 г. N 219-р "Об утверждении Положения об архиве Администрации Тазовского района"

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 42, руководствуясь статьей 39 Устава муниципального округа Тазовский район Ямало-Ненецкого автономного округа:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Тазовского района.

2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Тазовского района от 26 сентября 2017 года N 560-р Об утверждении Положения об архиве Администрации Тазовского района".

3. Опубликовать настоящее распоряжение в районной газете "Советское Заполярье".

Заместитель Главы Администрации Тазовского района

А.Н. Артюх

Утверждено
распоряжением
Администрации Тазовского района
от 30 июня 2023 г. N 219-р

Положение
об архиве Администрации Тазовского района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архиве Администрации Тазовского района (далее - Положение, Администрация) регулирует деятельность, связанную с организацией хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности Администрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. Ведение архива в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила), осуществляется сотрудником ответственным за ведение архива в пределах своей должностной инструкции, определенный распоряжением Администрации (далее - ответственный за ведение архива).

1.3. Архивные документы, образующиеся в деятельности Администрации, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, в соответствии со статьей 18 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) подлежат передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации Тазовского района (далее - муниципальный архив), источником комплектования которого является Администрация.

1.4. До передачи на постоянное хранение архивные документы Администрации временно, в пределах сроков, установленных статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ, хранятся в архивохранилище архива Администрации.

1.5. Электронные документы Администрации хранятся в течение сроков, установленных действующим законодательством (при их наличии).

1.6. Архивохранилище архива Администрации расположено по адресу: 629350, Ямало-Ненецкий автономный округ, Тазовский район, п. Тазовский, ул. Ленина, д. 11, каб. 3 (далее - архивохранилище).

1.7. Право доступа в архивохранилище имеет ответственный за ведение архива или лицо, его замещающее в установленном порядке на период временного отсутствия. Иные лица могут быть допущены в архивохранилище в сопровождении ответственного за ведение архива Администрации.

1.8. Материально-техническое обеспечение доступа в архивохранилище ответственному за ведение архива Администрации осуществляется путем передачи экземпляра ключей от архивохранилища, по акту приема-передачи после предоставления копии распоряжения о назначении ответственного за ведение архива.

1.9. Ответственный за ведение архива Администрации обеспечивает надлежащее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архивохранилище Администрации в соответствии с Правилами.

1.10. Материально-техническое обеспечение деятельности архива, обеспечение архивохранилища необходимым оборудованием, помещением, а также соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, установленных пунктом 2.15 Правил, осуществляется Администрацией.

1.11. Организационно-распорядительные функции, в том числе решение вопроса материально-технического обеспечения, контроль за деятельностью архива Администрации осуществляет заместитель Главы Администрации.

1.12. Документы, образующиеся в деятельности Администрации, являются муниципальной собственностью.

1.13. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на временное хранение в архив Администрации и на постоянное хранение в муниципальный архив, проводятся силами и за счет средств Администрации.

1.14. Ответственность за утрату, порчу, ненадлежащее оформление и формирование документов (дел), завершенных делопроизводством, до подписания ответственным за ведение архива Администрации описей дел структурных подразделений Администрации, несут руководители структурных подразделений Администрации.

II. Состав документов архива Администрации

2.1. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

III. Задачи архива Администрации

3.1. К задачам архива Администрации относятся:

а) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения;

б) комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации;

в) учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

г) использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

д) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

е) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации, своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива Администрации

4.1. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком;

4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

4.1.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности;

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК):

- описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК:

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение заместителю Главы Администрации, после рассмотрения ЭПК (утвержденные, согласованные):

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение заместителю Главы Администрации:

- описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

4.1.9. Организует информирование руководства и сотрудники Администрации о составе и содержании документов архива Администрации;

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.1.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.1.13. Ведет учет использования документов архива Администрации;

4.1.14. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование;

4.1.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации;

4.1.16. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.1.17. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям и сотрудникам Администрации:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива Администрации

5.1. Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы архива Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

г) информировать структурные подразделения Администрации о необходимости передачи документов в архив Администрации

в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК.