Приложение 2. Регламент взаимодействия Заказчика и Исполнителя при выполнении Соглашения передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности

Приложение 2
к Соглашению о передаче функций
по ведению бюджетного (бухгалтерского)
учета и составлению отчетности
от "___" ________ 20__ г. N ______

Регламент
взаимодействия Заказчика и Исполнителя при выполнении Соглашения передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности

1. Организация взаимодействия

Настоящий Регламент разработан в целях организации взаимодействия Исполнителя и Заказчика (далее - Стороны) в процессе выполнения Соглашения о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности (далее - Соглашение).

Заказчик и Исполнитель назначает из числа своих сотрудников уполномоченных лиц, которым делегируется право подписи документов, формируемых в рамках выполнения Соглашения. Право подписи документов в рамках исполнения Соглашения указано в приложении 3 к Соглашению.

2. Порядок предоставления информации и документов

2.1. Порядок передачи Заказчиком других документов, необходимых Исполнителю для исполнения Соглашения (кроме первичных учетных документов)

Заказчик в течение трёх рабочих дней с момента подписания Соглашения представляет Исполнителю:

- копии локальных нормативно-правовых актов и внутренних распорядительных документов Заказчика, необходимых для выполнения условий Соглашения;

- копии распорядительных документов, разъяснений, рекомендаций, касающиеся организации и ведения бюджетного (бухгалтерского), налогового учета и подготовки отчетности Заказчика;

- копии учредительных документов;

- другие документы, служащие основанием для ведения бюджетного (бухгалтерского) и налогового учета, расчёта заработной платы и налогов за текущий год.

В случае издания Заказчиком изменений и дополнений к указанным документам, а также новых локальных нормативно-правовых актов и внутренних распорядительных документов, копии данных документов Заказчик представляет Исполнителю в течение пяти рабочих дней с момента их издания.

Передача копий данных документов осуществляется на бумажном носителе информации.

В случае необходимости Исполнитель оформляет и передает Заказчику письменный запрос на предоставление дополнительной информации, касающейся ведения бюджетного (бухгалтерского), налогового учета, формирования отчетности. В запросе указывается содержание необходимой дополнительной информации, форма и сроки ее представления.

Документы Заказчика, указанные выше и переданные Исполнителю, хранятся у Исполнителя в соответствии с требованиями архивного дела. В случае расторжения Соглашения Сторонами, Исполнитель осуществляет возврат полученных документов.

2.2. Порядок передачи первичных учетных документов Заказчику

Заказчик предоставляет первичные учетные и другие документы на бумажном носителе согласно Графика (Приложение 4).

Первичные учетные документы на бумажных носителях информации, передаются уполномоченным лицом Заказчика по описи по утвержденной форме (Приложение 6). Документы считаются переданными Исполнителю с даты отметки входящей корреспонденции на описи в отделе бухгалтерского учета и отчетности.

Заказчик предоставляет Исполнителю первичные учетные документы по унифицированным формам первичной документации, утвержденным Министерством финансов Российской Федерации.

После получения первичных учетных и других документов Исполнитель осуществляет их проверку на полноту и корректность в сроки, установленные в Графике.

При проверке документов на их соответствие требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации специалисты Исполнителя руководствуются:

- законодательством Российской Федерации;

- внутренними дополнительными соглашениями между Исполнителем и Заказчиком, а также иными документами.

В случае несоответствия первичных учетных документов требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации, в том числе:

- несоответствия использованных форм первичных учетных документов, наличия незаполненных реквизитов или несоответствие состава реквизитов документов требованиям законодательства Российской Федерации, приказам по учетной политике;

- отсутствия подписей должностных лиц;

- несоответствия фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах финансово-хозяйственной деятельности Заказчика, а также недостоверности данных и наличия арифметических ошибок.

Исполнитель возвращает данные первичные учетные документы Заказчику для переоформления не позднее одного рабочего дня со дня их получения.

Заказчик вносит исправления или осуществляет замену первичных учетных документов, не соответствующих требованиям к составлению первичных учетных документов, установленным нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

В случае поступления Исполнителю первичных учетных документов с нарушением сроков, указанных в Графике, повлекшего отражение фактов хозяйственной жизни в следующем отчетном периоде, Исполнитель доводит до Заказчика в письменной форме перечень документов, отраженных в следующем отчетном периоде, в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

2.3. Подготовка и предоставление Заказчику копий первичных учетных документов, находящихся у Исполнителя

Исполнитель по письменному запросу Заказчика осуществляет подготовку копий первичных учетных документов, находящихся на хранении у Исполнителя.

Заказчик уведомляет Исполнителя о необходимости предоставления копий первичных учетных документов, не позднее, чем за пять рабочих дней до предполагаемой даты их предоставления в адрес Заказчика. Запрос должен содержать точный перечень запрашиваемых первичных учетных документов, срок и форму их предоставления. Копии первичных учетных документов предоставляются в виде копий на бумажном носителе.

В отдельных случаях по согласованию между Исполнителем и Заказчиком, срок предоставления копий первичных учетных документов по запросу Заказчика может быть изменен.

2.4. Порядок передачи документов при расторжении Соглашения

В случае расторжения Соглашения Исполнитель передает Заказчику документы при наступлении следующих событий:

- получения Исполнителем заявления Заказчика о досрочном расторжении заключенного с Исполнителем Соглашения;

- направления Исполнителем Заказчику заявления о досрочном расторжении Соглашения.

В случае наступления одного из указанных событий, Исполнитель инициирует процесс подготовки и передачи Заказчику первичных учетных и других документов на бумажном носителе, хранящихся у Исполнителя.

Документы должны быть переданы Исполнителем Заказчику не позднее десяти календарных дней, с даты окончания срока действия или расторжения Соглашения.

Документы должны быть переданы Исполнителем Заказчику по Акту приема-передачи документов, подписанному представителями каждой из Сторон.

3. Хранение первичных учетных документов

Исполнитель обеспечивает сохранность переданных Заказчиком оригиналов первичных учетных документов на бумажном носителе информации, до момента их возврата Заказчику в согласованные Сторонами сроки.

Исполнитель не осуществляет архивное хранение полученных от Заказчика, а также подготовленных Исполнителем для Заказчика оригиналов бумажных экземпляров первичных учетных документов.

Заказчик самостоятельно осуществляет функцию ведения архива (контроль за сдачей документов, обеспечение сохранности документов, своевременное уничтожение документов, предоставление копий документов).

4. Порядок взаимодействия Исполнителя и Заказчика при осуществлении внутреннего контроля

Заказчик осуществляет контроль поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, обеспечивает сохранность нефинансовых активов, заключает договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками Заказчика.

Заказчик организует проведение инвентаризации нефинансовых активов и обязательств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Исполнитель принимает участие в подготовке документов и проведении инвентаризации имущества, участвует, отражает ее результаты в бюджетном (бухгалтерском) учете, предоставляет Заказчику информацию о фактах хищения, недостач.

Исполнитель оформляет первичные учетные документы, связанные с выявленной недостачей и представляет их Заказчику.

Заказчик в случаях, предусмотренных Правительством Российской Федерации, создает комиссию по переоценке объектов нефинансовых активов.

Исполнитель проводит переоценку объектов нефинансовых активов и отражает ее результаты в бюджетном (бухгалтерском) учете.

Исполнитель предоставляет Заказчику информацию о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, формирует акты сверки расчётов с контрагентами и передает их Заказчику.

Исполнитель осуществляет инвентаризацию расчётов с контрагентами на основании предоставленных актов сверки.

Заказчик осуществляет контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, проводит претензионную работу по возврату дебиторской задолженности, а также принимает меры по урегулированию задолженности.

Исполнитель представляет в уполномоченные органы информацию об исполнении обязательств по исполнительному листу.

5. Порядок ведения учета регистров бюджетного (бухгалтерского) учета Заказчика Исполнителем

Исполнитель обеспечивает ведение бюджетного (бухгалтерского) учета в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и отражает на счетах бюджетного (бухгалтерского) учета факты хозяйственной жизни Заказчика.

Исполнитель может вносить изменения в данные регистров учета в случае обнаружения ошибки, неточности или погрешности по результатам внутреннего финансового контроля и аудита со стороны Заказчика или Исполнителя.

Изменения вносятся Исполнителем в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации. Исполнитель в течение пяти рабочих дней после внесения изменений сообщает о них Заказчику с предоставлением измененных регистров.

Исполнитель ведет карточки налогового учета, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

6. Порядок взаимодействия Исполнителя и Заказчика при подписании бюджетной отчетности Заказчика

Бюджетная отчетность формируется Исполнителем в программном продукте.

Исполнитель формирует отчетность в сроки, установленные нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Финансовым управлением администрации городского округа "Котлас".

Исполнитель самостоятельно представляет в программном продукте месячную, квартальную и годовую бюджетную отчетность в Финансовом управлении администрации городского округа "Котлас".

В случае возникновения у Заказчика замечаний к отчетности, Исполнителю в письменной форме доводится список мотивированных замечаний.

Если Исполнитель в установленные сроки подготовки отчетности не имеет возможности учесть и устранить замечания, Исполнитель обоснованно информирует об этом Заказчика. По таким замечаниям Исполнитель должен подготовить уточненную бюджетную отчетность в согласованные с Заказчиком сроки.

Исполнитель может отклонить замечания Заказчика к бюджетной отчетности в случае:

- отсутствия у Исполнителя первичных учетных документов, которые должны были быть переданы Заказчиком и отражены в отчетном периоде;

- несвоевременного информирования Заказчиком о внесении изменений в первичные учетные документы, принятые к учету Исполнителем.

Согласованная бюджетная отчетность подписывается Исполнителем и Заказчиком.

Ответственность за качество и полноту бюджетной отчетности перед контролирующими органами несет Исполнитель. Заключения о результатах проверки бюджетной отчетности направляются Исполнителю в течение пяти рабочих дней с даты их получения Заказчиком.

Исполнитель рассматривает замечания к бюджетной отчетности в течение пяти рабочих дней после получения от Заказчика заключений. Срок рассмотрения заключений может быть сокращен или продлен по договоренности между Заказчиком и Исполнителем.

После согласования необходимые пояснения направляются в контролирующие органы.

Информация о событиях после отчетной даты направляется Заказчиком в адрес Исполнителя и отражается Исполнителем в бюджетной (бухгалтерской) отчетности в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.

В случае, если в период между датой подписания бюджетной (бухгалтерской) отчетности и датой ее утверждения в установленном порядке у Заказчика появляется новая информация о событиях после отчетной даты, которые могут оказать существенное влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности Заказчика, Заказчик обязан представить Исполнителю в письменной форме информацию о данных событиях незамедлительно в течение одного календарного дня.

7. Порядок взаимодействия при согласовании налоговой отчетности Заказчика и отчетности Заказчика в государственные внебюджетные фонды

Отчетность Заказчика, предоставляемая в налоговые органы и государственные внебюджетные фонды (далее - контролирующие органы) по месту учета Заказчика в качестве налогоплательщика (страхователя), подписывается руководителем Заказчика (лицом его замещающим) и Исполнителем (уполномоченным лицом).

Сотрудник Исполнителя, ответственный за передачу налоговой отчетности и отчетности в государственные внебюджетные фонды (далее - налоговая отчетность) обеспечивает ее отправку в контролирующие органы в электронном виде (в установленном порядке) не позже даты, установленной нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

При поступлении претензий к подготовленной налоговой отчетности от контролирующих органов, Исполнитель рассматривает и устраняет поступившие претензии и замечания в сроки, установленные налоговым законодательством Российской Федерации и уведомляет Заказчика.

8. Взаимодействие по прочим общим вопросам

В случае проведения Заказчиком совещания, заседания комиссии по вопросам, входящим в компетенцию Исполнителя и требующим присутствия представителя Исполнителя, Заказчик информирует Исполнителя о дате, времени, теме и месте проведения мероприятия.

Для получения разъяснений и дополнительной информации о подготовленной отчетности и учетном процессе Заказчик направляет письменный запрос Исполнителю.

Исполнитель осуществляет подготовку ответов на письма и запросы от налоговых органов и государственных внебюджетных фондов, касающихся бюджетного (бухгалтерского) учета, составления и представления отчетности.

В случае неоднозначного толкования законодательных и иных нормативно-правовых актов по бюджетному и налоговому учету, Исполнитель извещает Заказчика о выявленных противоречиях и предоставляет мотивированные предложения по разрешению спорных вопросов.

Стороны совместно определяют сроки проработки возникших вопросов.

Сторонами согласовывается Протокол о принятии соответствующих решений с фиксированием сроков их принятия и исполнения. Принятые решения являются для Сторон обязательными к исполнению.

9. Подписание документов, подготовленных Исполнителем

При возникновении необходимости утверждения (подписания) Заказчиком каких-либо документов, подготовленных Исполнителем, Заказчик должен рассмотреть и подписать передаваемые ему документы в течение трёх рабочих дней с момента их получения и направить Исполнителю. В отдельных случаях, по согласованию Сторон, срок подписания документов может быть изменен.