Приложение N 1. Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области

Приложение N 1

Утвержден
постановлением Избирательной комиссии
Магаданской области
от 27.07.23 N 28/145-7

Порядок
хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области (далее - Порядок хранения) определяет порядок хранения и передачи в архив после истечения сроков хранения данных документов.

1.2. Порядок хранения разработан в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Законом Магаданской области от 09.06.2012 N 1500-ОЗ "О выборах Губернатора Магаданской области" (далее - Закон Магаданской области).

1.3. Документы избирательных комиссий должны храниться в охраняемых помещениях, доступ посторонних лиц в указанные помещения исключен.

1.4. Ответственность за сохранность избирательных документов в соответствии с регламентом или решением соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя) или секретаря этой избирательной комиссии.

1.5. По истечении сроков ведомственного хранения документы постоянного хранения передаются в Государственный архив ¹ и соответствующие архивные органы Магаданской области.

1.6. По истечении установленных сроков хранения, документы временного хранения уничтожаются в соответствии с Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области (далее - Порядок уничтожения).

1.7. При отсутствии условий хранения избирательные комиссии вправе досрочно передать избирательные документы на хранение в Государственный архив и соответствующие архивные органы Магаданской области.

1.8. Государственный архив и архивные органы Магаданской области обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.

2. Порядок и сроки хранения избирательных документов в Избирательной комиссии Магаданской области

2.1. В Избирательной комиссии Магаданской области (далее - Комиссия) до истечения ее полномочий хранятся, а затем передаются на постоянное хранение в Государственный архив следующие документы:

2.1.1. Протоколы заседаний Комиссии, постановления Комиссии, выписки из протоколов заседаний Комиссии и документы к ним.

2.1.2. Список региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Магаданской области Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу, имеющих право в соответствии с Федеральным законом "О политических партиях", Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" принимать участие в выборах Губернатора Магаданской области в качестве избирательного объединения.

2.1 Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Магаданской области".

2.2. В Комиссии хранятся не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов Губернатора Магаданской области, с последующей передачей на постоянное хранение в Государственный архив следующие документы:

2.2.1. Извещения Комиссии о проведении избирательным объединением мероприятий, связанных с выдвижением кандидата на должность Губернатора Магаданской области (далее - кандидат).

2.2.2. Документы, представляемые в Комиссию кандидатами на должность Губернатора Магаданской области при выдвижении:

решение съезда политической партии либо конференции (общего собрания регионального отделения политической партии оформленное протоколом (иным документом в соответствии с уставом политической партии) о выдвижении кандидата;

нотариально удостоверенная копия документа о государственной регистрации избирательного объединения, выданного федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций в сфере регистрации общественных объединений;

документ, подтверждающий согласование с соответствующим органом политической партии кандидатуры, выдвигаемой в качестве кандидата, если такое согласование предусмотрено уставом политической партии;

заявление кандидата о согласии баллотироваться;

копия паспорта или документа, заменяющего паспорт гражданина;

копии документов об образовании кандидата, подтверждающие сведения, указанные в заявлении о согласии баллотироваться, а в случае утраты документов - справки из соответствующих учебных заведений;

справка с основного места работы, либо копия трудовой книжки (свидетельства о статусе индивидуального предпринимателя, иного документа, подтверждающего сведения о месте работы/службы, занимаемой должности (роде занятий);

заверенный кандидатом документ (копия удостоверения или иного документа) либо справка из законодательного (представительного) органа государственной власти, представительного органа муниципального образования об исполнении кандидатом обязанностей депутата на непостоянной основе;

копии документов обо всех изменениях фамилии и/или имени и/или отчества (представленных в отношении кандидата, менявшего фамилию, или имя, или отчество);

копии СНИЛС и ИНН;

справка о принадлежности кандидата к политической партии, иному общественному объединению, статусе кандидата в политической партии, ином общественном объединении, заверенная постоянно действующим руководящим органом политической партии, иного общественного объединения, либо уполномоченным на то уставом политической партии, иного общественного объединения постоянно действующим руководящим органом структурного подразделения политической партии, иного общественного объединения;

сведения о размере и об источниках доходов кандидата, его супруга и несовершеннолетних детей, об имуществе, принадлежащем кандидату и его супругу и несовершеннолетним детям на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах;

сведения о принадлежащем кандидату, его супругу и несовершеннолетним детям недвижимом имуществе, находящемся за пределами территории Российской Федерации, об источниках получения средств, за счет которых приобретено указанное имущество, об обязательствах имущественного характера за пределами территории Российской Федерации кандидата, а также сведения о таких обязательствах его супруга и несовершеннолетних детей;

сведения о своих расходах, а также о расходах своих супруга и несовершеннолетних детей по каждой сделке по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимости, транспортного средства, ценных бумаг, акций (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), совершенной в течение последних трех лет, если сумма сделки превышает общий доход кандидата и его супруга за три последних года, предшествующих совершению сделки, и об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка;

информация об изменениях в сведениях, о кандидатах, представленных ранее.

2.2.3. Документы о назначении уполномоченного представителя кандидата по финансовым вопросам и прекращении его полномочий:

заявление кандидата о назначении уполномоченного представителя по финансовым вопросам;

копия нотариально удостоверенной доверенности, выданной кандидатом уполномоченному представителю по финансовым вопросам;

копия паспорта уполномоченного представителя по финансовым вопросам или документа, заменяющего паспорт гражданина Российской Федерации;

заявление кандидата о прекращении полномочий уполномоченного представителя по финансовым вопросам.

2.2.4. Документы, представляемые в Комиссию кандидатами для регистрации:

сведения о трех кандидатурах, отвечающих предусмотренным федеральным законом требованиям к кандидатам для наделения полномочиями сенатора Российской Федерации, одна из которых в случае избрания представившего ее кандидата будет наделена полномочиями сенатора Российской Федерации - представителя от Правительства Магаданской области;

заявление о согласии этого лица на представление его в качестве кандидатуры для наделения полномочиями сенатора Российской Федерации с обязательством прекратить деятельность, несовместимую со статусом сенатора Российской Федерации;

копии документов, подтверждающих сведения, указанные в заявлениях каждого из представленных кандидатом лиц о согласии этого лица на представление его в качестве кандидатуры для наделения полномочиями сенатора Российской Федерации;

уведомление кандидата о том, что он не имеет счетов (вкладов), не хранит наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, не владеет и (или) не пользуется иностранными финансовыми инструментами;

сведения об изменениях в данных о кандидате, ранее представленных при выдвижении (в случае, если указанные изменения вносились).

2.2.5. Документы, представляемые для регистрации и отзыва доверенных лиц кандидата:

заявление кандидата о назначении доверенных лиц;

список доверенных лиц с указанием сведений о них;

заявления граждан о согласии быть доверенными лицами;

копии приказов (распоряжений) об освобождении от служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе;

уведомление от кандидата об отзыве доверенных лиц.

2.2.6. Документы о назначении члена Комиссии с правом совещательного голоса и прекращении его полномочий кандидатом:

уведомление кандидата о назначении члена Комиссии с правом совещательного голоса;

заявление гражданина о согласии быть членом Комиссии с правом совещательного голоса;

уведомление кандидата о прекращении полномочий члена Комиссии с правом совещательного голоса.

2.2.7. Документы о выбытии кандидата и отзыве кандидата, кандидатур для наделения полномочиями сенатора Совета Федерации:

заявление кандидата о снятии своей кандидатуры;

решение съезда политической партии либо конференции (общего собрания регионального отделения политической партии оформленное протоколом (иным документом в соответствии с уставом политической партии), об отзыве кандидата;

заявление кандидата об отзыве кандидатуры для наделения полномочиями сенатора Совета Федерации.

2.2.8. Экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов (или их копии), аудиовизуальных материалов, фотографий иных агитационных материалов, представленных в Комиссию до начала их распространения.

2.2.9. Документы, касающиеся подведения итогов выборов:

первый экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов Губернатора Магаданской области, приобщенные к нему:

сводная таблица о результатах выборов Губернатора Магаданской области, включающая в себя полные данные всех протоколов территориальных избирательных комиссий (далее - ТИК) об итогах голосования по выборам Губернатора Магаданской области;

особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или отдельными его положениями;

жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона и Закона Магаданской области, поступившие в Комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления Комиссией протокола о результатах выборов, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

первые экземпляры протоколов ТИК об итогах голосования и приобщенные к ним:

сводные таблицы об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий (далее - УИК) об итогах голосования;

особые мнения членов ТИК с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными их положениями;

поступившие в ТИК в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протокола ТИК об итогах голосования, жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона и Закона Магаданской области и принятые по ним решения ТИК;

первые экземпляры протоколов УИК об итогах голосования и приобщенные к ним:

особые мнения членов УИК с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с его отдельными положениями;

жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона и Закона Магаданской области, поступившие в УИК в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения УИК;

списки членов Комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации и других лиц, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.

2.3. В Комиссии хранятся не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов Губернатора Магаданской области, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы*:

2.3.1. Копия отчета Комиссии Магаданской областной Думе о расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Губернатора Магаданской области (в том числе скан-копия в формате pdf или jpeg);

2.3.2. Отчеты ТИК о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Губернатора Магаданской области (в том числе скан-копия в формате pdf или jpeg);

2.3.3. Отчеты УИК о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Губернатора Магаданской области (в том числе скан-копия в формате pdf или jpeg).

2.3.4. Документы, представляемые в Комиссию кандидатами:

первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов кандидатов на должность Губернатора Магаданской области.

2.4. В Комиссии подлежат хранению, сроком не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов выборов Губернатора Магаданской области, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы*:

2.4.1. Документы, представляемые в Комиссию кандидатами:

сведения о реквизитах специального избирательного счета кандидата;

первичные финансовые документы, приложенные к итоговому финансовому отчету кандидата, создавшего избирательный фонд, справки об оставшихся средствах и (или) о закрытии специального избирательного счета кандидата;

* Документы, выделенные уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются в соответствии с утвержденным Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области (далее - Порядок уничтожения).

сведения о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов.

2.4.2. Результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательный фонд кандидата.

2.4.3. Документы о результатах проверок государственными органами сведений о доходах и об имуществе, обязательствах имущественного характера кандидатов и их супругов.

2.4.4. Сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь кандидатами, представленные организациями телерадиовещания и редакциями периодических печатных изданий.

2.4.5. Сведения об объемах и стоимости эфирного времени и печатных площадей, предоставленных за плату и безвозмездно зарегистрированным кандидатам.

2.4.6. Второй экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов Губернатора Магаданской области и приобщенный к нему:

второй экземпляр сводной таблицы о результатах выборов, включающий в себя полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования;

заверенные копии особых мнений членов Комиссии с правом решающего голоса;

заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения Закона Магаданской области, поступивших в Комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления Комиссией протокола о результатах выборов Губернатора Магаданской области, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения Комиссии.

2.4.7. Акт о получении Комиссией избирательных бюллетеней и акты о передаче Комиссией избирательных бюллетеней в ТИК.

2.4.8. Первые экземпляры актов ТИК о передаче УИК избирательных бюллетеней, а также акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в ТИК.

2.4.9. Приложенные к протоколу Комиссии о результатах выборов, к первым экземплярам протоколов ТИК и УИК акты и реестры.

2.4.10. Подлинники и копии других актов и реестров, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Магаданской области, хранящиеся в Комиссии.

2.5. В Комиссии хранятся в течение года со дня официального опубликования результатов выборов Губернатора Магаданской области, а затем уничтожаются по акту следующие документы*:

2.5.1. Документы, представленные в поддержку выдвижения кандидатов на должность Губернатора Магаданской области:

листы поддержки кандидата с подписями депутатов представительных органов муниципальных образований в поддержку выдвижения кандидата;

список лиц, которые поставили свои подписи в листах поддержки кандидата;

ведомости проверки листов поддержки кандидата, иные документы, составляемые при осуществлении проверки подписей, содержащихся в листах поддержки кандидатов;

документы, подтверждающие факт оплаты изготовления листов поддержки кандидата.

2.5.2. Увеличенная форма сводной таблицы Комиссии, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования.

3. Порядок и сроки хранения избирательной документации в ТИК

* Документы, выделенные к уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения.

3.1. В ТИК до истечения срока ее полномочий хранятся, а затем передаются в Государственный архив и соответствующие архивные органы Магаданской области, следующие документы:

3.1.1. Протоколы заседаний ТИК, решения ТИК и документы к ним.

3.1.2. Списки наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.

3.1.3. Документы УИК, переданные согласно пункту 4.1. настоящего Порядка.

3.2. В ТИК подлежат хранению не менее одного года со дня опубликования решения о назначении даты следующих выборов Губернатора Магаданской области, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в Государственный архив и соответствующие архивные органы Магаданской области или уничтожению следующие документы*:

3.2.1. Вторые экземпляры протоколов ТИК об итогах голосования и приобщенные к ним:

сводные таблицы об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов УИК об итогах голосования;

особые мнения членов ТИК с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями;

поступившие в ТИК в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протокола ТИК об итогах голосования, копии жалоб (заявлений) на нарушения Федерального закона и Закона Магаданской области и копии принятых по ним решений.

3.2.2. Второй экземпляр акта о получении ТИК избирательных бюллетеней, вторые экземпляры актов о передаче избирательных бюллетеней УИК, акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в ТИК.

_____________________________

* Документы, выделенные к уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения.

_____________________________

3.2.3. Вторые экземпляры протоколов УИК об итогах голосования и приобщенные к ним:

заверенные копии особых мнений членов УИК с правом решающего голоса;

копии поступивших в УИК в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения Федерального закона и Закона Магаданской области, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений и составленных комиссией актов и реестров.

3.2.4. Подлинники и копии других актов и реестров, составленных УИК, не приложенные к протоколам об итогах голосования.

3.2.5. Копия отчета ТИК и копии отчетов УИК о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных избирательным комиссиям на подготовку и проведение выборов (в том числе скан-копия в форме pdf или jpeg).

3.3. В ТИК хранятся в течение года со дня официального опубликования результатов выборов Губернатора Магаданской области, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы временного хранения*:

3.3.1. Опечатанные погашенные избирательные бюллетени.

3.3.2. Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в УИК в период уточнения списков избирателей, а также заявления о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, заявления о включении в список избирателей в месте временного пребывания.

3.3.3. Акты о передаче ТИК списков избирателей УИК.

3.3.4. Заявления избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения, поданные в ТИК, журналы регистрации заявлений о голосовании по месту нахождения.

_____________________________

^* Документы, выделенные к уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения.

_____________________________

3.3.5. Заявления избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения, поданные в УИК.

3.3.6. Реестр выдачи копий протокола ТИК об итогах голосования.

3.3.7. Увеличенная форма сводной таблицы ТИК об итогах голосования.

3.3.8. Документы УИК, переданные в ТИК в соответствии с пунктом 4.1. настоящего Порядка:

реестр выдачи копий протокола УИК об итогах голосования;

акты, реестры, ведомости, составленные УИК при подготовке к выборам и в день голосования;

документы о назначении наблюдателей в УИК;

увеличенные формы протоколов УИК об итогах голосования.

4. Порядок и сроки хранения избирательной документации в УИК

4.1. В УИК хранятся в течение пяти дней со дня официального опубликования результатов выборов Губернатора Магаданской области, с последующей передачей в соответствующие ТИК, следующие документы постоянного хранения:

4.1.1. Протоколы заседаний УИК, решения УИК и документы к ним.

4.1.2. Списки наблюдателей, представителей средств массовой информации и других лиц, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.

4.1.3. Вторые экземпляры протоколов УИК об итогах голосования и приобщенные к ним:

заверенные копии особых мнений членов УИК с правом решающего голоса;

поступивших в УИК в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии;

4.1.4. Опечатанные избирательные бюллетени.

4.1.5. Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в УИК в период уточнения списков избирателей, заявления избирателей о включении избирателя в список избирателей по месту нахождения; заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования.

4.1.6. Акты, реестры, ведомости, составленные УИК, не приложенные к протоколам об итогах голосования и списку избирателей.

4.1.7. Увеличенная форма протокола об итогах голосования участковой избирательной комиссии.

5. Порядок и сроки хранения избирательных документов образовавшихся в результате проведения повторного голосования

Документы, образовавшиеся в результате проведения повторного голосования, хранятся и передаются алогично документам, образовавшимся в результате проведения голосования в единый день голосования на выборах Губернатора Магаданской области.