Экономим не на сотрудниках, а на налогах (А. Демьянов, "Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.)

Экономим не на сотрудниках, а на налогах

Часто фирма, заключая трудовые договоры с работниками, обязуется оказать им комплекс бесплатных услуг - оплатить обеды, проездные билеты, заботиться о здоровье. Как учитывать такие расходы и какие налоги нужно заплатить?

Обычно, чтобы накормить своих сотрудников, фирма заказывает обеды в офис. Для этого заключают договор с кафе, рестораном или другим предприятием общепита.

Оплата питания

Если бесплатное питание прописано в трудовых договорах, затраты на него учитываются в составе расходов на оплату труда и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Точно так же учитывают затраты на питание, если фирма предоставляет его своим работникам на основании коллективного договора.

Однако налоговики считают, что расходы, предусмотренные коллективным договором, необходимо продублировать в трудовом договоре. Только тогда на их сумму можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (п.5.2 приказа МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729). Но Налоговый кодекс таких требований не содержит.

НДС, указанный в счетах-фактурах, выставленный предприятием общепита, фирма может принять к вычету. Так как затраты осуществлены, во-первых, в производственных целях, а во-вторых, для деятельности, облагаемой НДС.

Считается, что бесплатные обеды - это доход сотрудника, полученный в натуральной форме. А раз на сумму этого дохода уменьшается налогооблагаемая прибыль, то со стоимости бесплатного обеда (с учетом НДС) фирма должна начислить ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Кроме того, с этой же стоимости нужно начислить налог на доходы физических лиц. Удержать же его надо из зарплаты работников, которая выплачивается деньгами. Но прежде чем это сделать, бухгалтеру придется распределить стоимость обедов между сотрудниками.

Как отразить расходы на бесплатное питание сотрудников в бухгалтерском учете, рассмотрим на примере.

Пример 1.

ООО "Пассив" обеспечивает своих сотрудников бесплатными обедами, предусмотренными трудовыми договорами. 4 августа 2003 года фирма перечислила кафе аванс в сумме 6000 руб., в том числе НДС - 1000 руб. В конце июня составлен акт, который подтверждает, что кафе кормило сотрудников "Пассива" в течение месяца. Кроме того, фирма получила счет-фактуру.

В учете "Пассива" были сделаны такие проводки:

4 августа 2003 года

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 6000 руб. - перечислен аванс кафе;

31 августа 2003 года

Дебет 20 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 5000 руб. (6000 - 1000) - включена в расходы стоимость обедов;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 1000 руб. - учтен НДС по обедам;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 6000 руб. - зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1000 руб. - принят к вычету НДС по обедам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты с федеральным бюджетом по ЕСН" Кредит 69-2

- 840 руб. (6000 руб. х 14%) - начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 780 руб. (6000 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц со стоимости бесплатных обедов.

Оплата оздоровительных мероприятий

Арендовав тренажерный зал или бассейн для работников, фирма не может на эти затраты уменьшить налогооблагаемую прибыль. Даже если эти услуги работодатель обязан предоставить своим сотрудникам на основании трудовых договоров, заключенных с ними (п.29 ст.270 НК РФ).

Эти расходы фирма компенсирует за счет собственных средств, так как они не связаны с ее производственной деятельностью.

А раз так, то и НДС по этим затратам к вычету из бюджета не принимают. Сумму этого налога нужно уплатить за счет собственных средств фирмы. Аналогичное мнение содержится в письме МНС России от 21 января 2003 г. N 03-1-08/204/26-В088.

ЕСН на стоимость услуг по оздоровлению, оплаченных фирмой, начислять не нужно, так как эти затраты не уменьшают прибыль (п.3 ст.236 НК РФ). То же самое касается и взносов на обязательное пенсионное страхование.

А налог на доходы физических лиц все равно придется начислить. Чтобы это сделать, бухгалтеру придется разделить стоимость аренды тренажерного зала или бассейна между сотрудниками. Для этого нужно воспользоваться абонементными билетами, которые выданы работникам.

Как в бухгалтерском учете отразить расходы на оздоровительные мероприятия, проведенные фирмой для сотрудников, рассмотрим на примере.

Пример 2.

ООО "Пассив", заключая трудовые договоры со своими работниками, обязалось оплачивать для них бассейн и тренажерный зал. 4 августа 2003 года фирма перечислила спортивному комплексу аванс в сумме 10 000 руб. за эти мероприятия. В конце месяца "Пассив" подписал акт, который свидетельствовал о том, что услуги его работникам были оказаны.

В учете "Пассива" были сделаны такие проводки:

4 августа 2003 года

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 10 000 руб. - перечислен аванс спортивному комплексу;

31 августа 2003 года

Дебет 91-2

Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 10 000 руб. - учтены затраты по аренде тренажерного зала и бассейна;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 10 000 руб. - зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 70

Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 1300 руб. (10 000 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц.

Оплата проезда

Проезд работников до работы и обратно фирма должна оплатить, если это предусмотрено трудовым договором.

На такие затраты можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (п.26 ст.270 НК РФ). Для этого бухгалтер должен потребовать с работников, чтобы они по окончании месяца представили проездные документы.

Услуги по перевозке людей городским пассажирским транспортом освобождены от НДС (подп.7 п.2 ст.149 НК РФ). Поэтому вся сумма расходов фирмы по оплате проездных документов относится на затраты.

Что касается ЕСН, взносов на обязательное пенсионное страхование и налога на доходы физических лиц, то эти платежи начисляются в том же порядке, что и по бесплатному питанию.

А. Демьянов,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.