Покупка за наличные: как добиться вычета по НДС (С. Рязанов, "Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.)

Покупка за наличные:
как добиться вычета по НДС

Даже если вы оплатили покупку наличными, в большинстве случаев фирма имеет полное право на вычет по налогу на добавленную стоимость. Главное - правильно все оформить.

Иногда фирма оплачивает небольшие покупки (например, хозяйственные или канцелярские товары) наличными деньгами. При этом, как правило, деньги продавцу платит работник, которому они были выданы из кассы фирмы под отчет.

Можно ли принять к вычету сумму входного НДС, если покупка оплачена наличными?

Это зависит от того, кто является продавцом товаров, оплаченных за наличный расчет. Рассмотрим ситуации, когда товары были приобретены:

у частного лица;

в магазине.

Товар куплен у частного лица

В этом случае продавцом может быть:

гражданин, не зарегистрированный в качестве предпринимателя;

индивидуальный предприниматель.

Если продавец - гражданин, не зарегистрированный как предприниматель, покупку оформляют торгово-закупочным актом или договором купли-продажи. Поскольку обычные граждане плательщиками НДС не являются, купленные у них товары (работы, услуги) принимаются к учету по стоимости, указанной в акте или договоре.

Пример 1.

ООО "Пассив" купило у гражданина А.Н. Семенова за 11 000 руб. бывший в употреблении холодильник для установки его в торговом павильоне.

Бухгалтер "Пассива" сделает в учете такие проводки:

Дебет 08 Кредит 76

- 11 000 руб. - отражена стоимость купленного холодильника;

Дебет 76 Кредит 50

- 11 000 руб. - выплачены Семенову деньги из кассы фирмы;

Дебет 01 Кредит 08

- 11 000 руб. - холодильник введен в эксплуатацию.

Если же продавец - индивидуальный предприниматель, отражение покупки в учете зависит от того, платит он НДС или нет.

Если предприниматель НДС не платит, покупку учитывают в том же порядке, что и при покупке у обычного гражданина. Напомним, что не платят НДС предприниматели:

перешедшие на упрощенную систему налогообложения;

уплачивающие единый налог на вмененный доход;

использующие свое право на освобождение от уплаты налога.

Если же индивидуальный предприниматель является плательщиком НДС, то налог, уплаченный в составе цены купленных у него товаров (работ, услуг), можно принять к вычету. Необходимое условие - наличие счета-фактуры, где отдельной строкой выделена сумма налога.

Пример 2.

ЗАО "Актив" купило у индивидуального предпринимателя материалы за 2400 руб. (в том числе НДС - 400 руб.). Деньги были выплачены через кассу фирмы. Предприниматель выдал "Активу" оформленный счет-фактуру и накладную на передачу материалов, где отдельной строкой выделена сумма уплаченного НДС.

После того как материалы будут оприходованы на балансе фирмы, уплаченный входной НДС можно принять к вычету.

Проводки будут такими:

Дебет 10 Кредит 76

- 2000 руб. (2400 - 400) - оприходованы материалы, приобретенные у индивидуального предпринимателя;

Дебет 19 Кредит 76

- 400 руб. - учтена сумма НДС;

Дебет 76 Кредит 50

- 2400 руб. - выплачены деньги из кассы фирмы;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 400 руб. - НДС принят к вычету.

Товар куплен в магазине

Как правило, товары в магазине покупают работники фирмы, которым на эти цели выдают из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании. Прежде всего, как и при покупке у частного лица, нужно определить, платят ли предприниматель или фирма, которой принадлежит магазин, налог на добавленную стоимость.

Если нет, покупку учитывают исходя из суммы фактически заплаченных денег без выделения суммы налога.

Если же предприниматель или фирма, которой принадлежит магазин, являются плательщиками налога на добавленную стоимость, сумма покупки включает НДС.

Можно ли в этом случае принять входной НДС к вычету? Если для этого выполнены все необходимые условия - да. Напомним эти условия.

1. Купленные товары должны быть оплачены.

2. Купленные товары должны быть приобретены для осуществления производственной деятельности или иных операций, облагаемых НДС, либо для перепродажи.

3. Купленные товары должны быть оприходованы на балансе фирмы.

4. У фирмы имеются документы, подтверждающие право на вычет.

Чек - тоже документ

С первыми тремя условиями все более или менее ясно. А вот последнее - предмет постоянных споров между налоговиками и налогоплательщиками. Дело в том, что в данном случае, по мнению налоговиков, единственный документ, подтверждающий право на вычет, - это счет-фактура, полученный от продавца (п.40 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ).

Розничные же магазины при оформлении покупки, как правило, выдают покупателю лишь товарный чек и чек ККМ. Имейте в виду, что такие требования налоговиков не основаны на законе. Ведь Налоговый кодекс предусматривает, что "при реализации товаров за наличный расчет требования... по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы" (п.7 ст.168 НК РФ).

Другими словами, Налоговый кодекс позволяет принять к вычету НДС по товарам, купленным в розничном магазине, и без счета-фактуры. Главное - чтобы сумма налога была выделена в кассовом и товарном чеках.

Однако работники налоговых инспекций действуют так, как написано в Методических рекомендациях. Поэтому, даже если в кассовом и товарном чеках сумма налога будет выделена отдельной строкой, принять к вычету входной НДС без проблем вряд ли удастся: проводя документальную проверку, инспектор наверняка обратит внимание на отсутствие счета-фактуры.

Однако и из этой ситуации можно найти выход, избежав конфликта с налоговой инспекцией. Так, во многих крупных магазинах есть специальные договорные отделы, где представителю фирмы, купившему товары за наличные, выпишут счет-фактуру, накладную и приходный кассовый ордер. При этом работник, делающий покупку за наличные, должен предъявить доверенность на получение товарно-материальных ценностей, подтверждающую, что он покупает товары не в личное пользование, а по поручению фирмы. Если в этих документах налог будет выделен отдельной строкой, его можно принять к вычету.

С. Рязанов,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.