Учет кассовых операций в иностранной валюте при оформлении краткосрочных загранкомандировок (Н.А. Лытнева, "Бухгалтерский учет", N 9, май 2003 г.)

Учет кассовых операций в иностранной валюте при оформлении
краткосрочных загранкомандировок

Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка России на проведение валютных операций (резидентам и нерезидентам), для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации регулируется Положением "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", утвержденным ЦБ РФ от 25.06.91 N 62 (далее - Положение N 62). Использование валютных средств, выданных на командировочные расходы, носит строго целевой характер. Расходование этих средств на осуществление платежей по внешнеторговым сделкам или выплату заработной платы работникам-нерезидентам запрещено.

При ведении кассовых операций в иностранной валюте, их документальном оформлении следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18 (ред. от 26.02.96), поскольку нормативного документа, регулирующего кассовые операции в иностранной валюте, не существует.

Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств осуществляется на счете 50 "Касса", к которому открываются субсчета для обособленного учета движения каждого вида наличной иностранной валюты. Сальдо этих субсчетов показывает наличие в кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступление иностранной валюты в кассу, по кредиту - ее выплата или возврат в уполномоченный банк.

В соответствии с п.1 ст.8 Федерального закона "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Всвязи с этим для отражения в бухгалтерском учете операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

В кассу валютные средства поступают с текущего валютного счета (при наличии их остатка после обязательной продажи валютной выручки) либо со специального транзитного счета, на который уполномоченный банк зачисляет приобретенную валюту.

Для приобретения валютных средств в банк подается платежное поручение на покупку валюты, в котором указывается назначение платежа (командировочные расходы), и заявка. Заявка оформляется на основе приказа (распоряжения) о норме суточных и приказа о командировании сотрудника за рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты возвращения (или планируемого срока командировки) и страны командирования.

Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации и выдается командируемому лицу не позднее 10 рабочих дней до начала командировки. Вместе с наличной валютой банк выдает клиенту справку по ф. N 0406007, которая является бланком строгой отчетности и служит основанием для вывоза валюты за границу, а также подтверждением законного приобретения валютных ценностей.

Для учета справок по ф. N 0406007 организация ведет отдельный "Журнал учета Справок по форме N 0406007" в порядке и по форме, приведенным в приложении N 3 к Положению N 62. В журнале отражается информация по приходу и по расходу справок (выдаче командируемому лицу или возврату в банк).

Кассовые операции в иностранной валюте оформляются типовыми формами первичной учетной документации, утвержденными Положением N 62. В целях бухгалтерского учета валютные средства и операции одновременно отражаются в валюте расчетов и платежей.

При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер (ф. N КО-1). Выдача производится по расходным кассовым ордерам (ф. N КО-2), которые подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица).

Поступление и выдача денежных средств в рублях и иностранной валюте фиксируются в кассовой книге.

Так как в кассе остатки определяются раздельно в рублях и иностранной валюте, операции в иностранной валюте можно отражать либо на отдельных (по каждому виду валюты) листах кассовой книги, либо в отдельных кассовых книгах, которые заводятся на каждую валюту.

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы регистрируются в специальном журнале в порядке сплошной нумерации с указанием кодов, причин и условий поступления и выдачи наличных рублевых и валютных средств.

Операции, оформленные приходными и расходными кассовыми документами, отражаются в кассовой книге в порядке их нумерации. Записи осуществляются в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до окончания операций за день не отрываются.

Записи в кассовой книге начинают с остатка денежных средств на начало дня. При учете движения валютных средств остаток отражается в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчета кассира (записи в кассовую книгу).

В кассовой книге поступление и расход валютных средств отражаются в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по видам валюты.

Записи в регистрах синтетического учета осуществляются на основе отрывного листа кассовой книги - отчета кассира.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 "Касса" (например, в качестве иностранной валюты организацией используются доллары США):

Д-т сч.50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч.52 "Валютные счета".

В соответствии с п.5 ПБУ 3/2000 следует произвести пересчет стоимости поступивших в кассу валютных средств в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции - дату оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.

Валютные средства, выданные из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировке, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Синтетический учет расчета с командируемыми лицами ведется с применением субсчетов 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" и 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

На сумму выданного аванса в иностранной валюте составляется запись:

Д-т сч.71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте",

К-т сч.50-4 "Касса в долларах США".

Пример 1.

В соответствии с приказом руководителя направляются в командировку: Иванов в Нью-Йорк сроком на 3 дня, Семенов в Берлин сроком на 4 дня. Для осуществления расходов по загранкомандировкам организацией получены в банке денежные средства в рублях и иностранной валюте. Командированным выдано: Иванову 4000 руб. и 350 долл. США; Семенову - 2000 руб. и 400 евро.

В бухгалтерском учете при отражении поступления средств в кассу с валютного счета организации должен быть предусмотрен аналитический учет движения валюты по ее видам. В связи с этим к счету 50 "Касса" целесообразно открыть счета 50-4 "Касса в долларах США", 50-5 "Касса в евровалюте". Денежные знаки в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату поступления (условный курс доллара США - 31,5 руб. за 1 долл., курс евровалюты 33,4 руб. за 1 единицу). Вучете составляются записи:

Д-т сч.50-1 "Касса организации",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

6000 руб. (4000 + 2000) на сумму, полученную на командировочные расходы с расчетного счета в рублях;

Д-т сч.50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч.52 "Валютные счета"

11025 руб. (350 х 31,5) на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета в долларах США;

Д-т сч.50-5 "Касса в евровалюте",

К-т сч.52 "Валютные счета"

13360 руб. (400 х 33,4) на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета в евровалюте.

При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на командировочные расходы аналитический учет ведется на счете 50 "Касса" по видам валют и счете 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" по подотчетным лицам и по видам валют. В учете составляются записи:

Д-т сч.71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях",

К-т сч.50-1 "Касса организации"

6000 руб. (4000 + 2000) на выдачу в подотчет денежных средств;

Д-т сч.71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США",

К-т сч.50-4 "Касса в долларах США"

11025 руб. (350 х 31,5) на выдачу в подотчет валютных средств в долларах США;

Д-т сч.71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте",

К-т сч.50-5 "Касса в евровалюте"

13360 руб. (400 х 33,4) на выдачу в подотчет валютных средств в евровалюте.

Согласно п.7 ПБУ 3/2000 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации может производиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.

По возвращении из загранкомандировки в течение 10 календарных дней работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими фактические расходы. Остаток неиспользованных валютных средств возвращается в кассу организации и в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом должен быть сдан в уполномоченный банк.

В том случае, если образовался остаток неиспользованных валютных средств или в случае возврата валютных средств (командировка не состоялась), экземпляры справок по ф. N 0406007 возвращаются в банк. Если справка по ф. N 0406007 утеряна, работник представляет организации вместе с авансовым отчетом объяснительную записку.

Дополним условия примера 1. Согласно представленным авансовым отчетам расходы Иванова составили 4000 руб. и 300 долл. США; расходы Семенова - 2000 руб. и 400 евро (курс доллара на дату утверждения авансового отчета 31,6 руб., курс евро - 33 руб.). Остаток неиспользованных валютных средств Иванов сдал в кассу организации.

В бухгалтерском учете на основе авансового отчета Иванова составляются записи:

Д-т сч.25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях"

4000 руб. на сумму расходов по загранкомандировке в рублях;

Д-т сч.25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

9480 (300 х 31,6) на сумму расходов по загранкомандировке Иванова в долларах США;

Д-т сч.50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч.71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

1580 руб. (50 х 31,6) возврат в кассу остатка подотчетной суммы Иванова, выданной на загранкомандировку.

Положительная курсовая разница, возникшая по расчетам с Ивановым в результате изменения курса доллара, отражается в составе внереализационных доходов:

Д-т сч.71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США",

К-т сч.91-1 "Прочие доходы"

35 руб. [350 (31,6 - 31,5)].

На основе авансового отчета Семенова по загранкомандировке составляются записи:

Д-т сч.25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях"

2000 руб. на сумму расходов по загранкомандировке в рублях;

Д-т сч.25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте"

13200 руб. (400 х 33) на сумму расходов по загранкомандировке в евровалюте.

По расчетам с Семеновым в результате изменения курса евровалюты возникла отрицательная курсовая разница, которая отражается в составе внереализационных расходов:

Д-т сч.91-2 "Прочие расходы",

К-т сч.71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте"

160 руб. [400 (33 - 33,4)].

Пример 2.

Приказом директора ООО "Мираж" работник Николаев направлен в командировку в Болгарию сроком 5 дней. Из кассы организации ему выданы 3000 руб. и 520 долл. США.

По окончании командировки работник представил авансовый отчет с документальным подтверждением расходов: врублях в сумме 3500 руб., в долларах - 540 долл. США.

Таким образом, образовался перерасход в рублях в сумме 500 руб. (3500 - 3000) и иностранной валюте 20 долл. США (540 - 520).

В бухгалтерском учете сумма перерасхода, выданная подотчетному лицу, отражается следующими записями:

Д-т сч.71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях",

К-т сч.50-1 "Касса организации"

500 руб. на сумму в рублях;

Д-т сч.71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

К-т сч.50-4 "Касса в долларах США"

628 руб. (20 х 31,4) на сумму в иностранной валюте (по курсу ЦБ РФ 31,4 руб. за 1 долл. США на дату выдачи из кассы).

По итогам текущего месяца определяется сальдо по счетам 50-4 "Касса в долларах США" и 50-5 "Касса в евровалюте". В бухгалтерской отчетности сальдо по счету 50 "Касса" отражается общей суммой в рублях и рублевом эквиваленте иностранной валюты.

Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п.7 ПБУ 3/2000 является пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления. Пересчет осуществляется по каждой валюте.

Согласно условиям примеров 1 и 2 кассовые операции в инвалюте осуществлялись в долларах США и евровалюте. В отчете кассира отражаются все операции по поступлению и выбытию валютных средств, определяется их остаток и производится пересчет стоимости денежных средств в кассе (см. табл.).

На дату составления отчетности курс ЦБ РФ доллара США составил 31,8 руб. (условно). Остаток долларов в кассе на конец месяца составил 30 долл. США, в рублевом эквиваленте - 952 руб. В результате пересчета остатка валютных средств по курсу ЦБ РФ рублевый эквивалент составил 954 руб. (30 х 31,8). При пересчете иностранной валюты возникает положительная курсовая разница - 2 руб. (954 - 952), которая включается в состав внереализационных доходов:

Д-т сч.50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч.91-1 "Прочие доходы"

2 руб.

Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете отдельно от других видов доходов и расходов организации, в том числе финансовых результатов от операций с иностранной валютой.

Пересчет валютных средств на конец месяца по счету 50-4
"Касса в долларах США"

Наимено- вание докумен- та	Номер доку- мента	Содержа- ние опе- рации	Курс на дату совер- шения опера- ции, руб.	Обороты
				Д-т			К-т
				коррес- понди- рующие счета	сумма в долл. США	рубле- вый эквива- лент	коррес- понди- рующие счета	сумма в долл. США	рублевый эквива- лент
		Сальдо на начало месяца			-	-
Приход- ный кас- совый ордер	43	Поступило с валют- ного сче- та	31,5	52	350	11025
Расход- ный кас- совый ордер	58	Выдано под отчет	31,5				71-2-1	350	11025
Приход- ный кас- совый ордер	49	Поступил остаток подотчет- ных сумм	31,6	71-2-1	50	1580
Приход- ный кас- совый ордер	51	Поступило с валют- ного сче- та	31,2	52	520	16224
Расход- ный кас- совый ордер	60	Выдано под отчет	31,2				71-2-1	520	16224
Расход- ный кас- совый ордер	62	Выдан пе- рерасход по заг- ранкоман- дировке	31,4				71-2-1	20	628
		Обороты за месяц			920	28829		890	27877
		Сальдо на конец ме- сяца			30	952

Н.А. Лытнева,

аудиторская фирма "УКАП",

г. Орел

"Бухгалтерский учет", N 9, май 2003 г.