Товарные запасы: варианты оптимизации (М. Вахрушина, Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 34, август 2003 г.)

Товарные запасы: варианты оптимизации

Множество вопросов читателей связано с управленческим учетом. Часто спрашивают: как определить размеры товарных запасов в торговой организации? Заказывая большую партию товара, фирма получает скидку в цене и экономит на транспортных расходах, с другой стороны, возрастают затраты на хранение запасов. Как в такой ситуации правильно рассчитать объем товарных запасов, рассказывает доцент ВЗФЭИ М. Вахрушина.

Инвестиции в товарные запасы составляют существенную часть активов большинства торговых организаций. Поэтому важно, чтобы запасами управляли эффективно и эти инвестиции не были неоправданно большими. Ведь если предприятие не вложит средства в запасы, оно может их использовать по другим направлениям, зарабатывая прибыль. Таким образом, необходимо выполнение двух условий:

запасы должны быть достаточными для поддержания товарооборота на запланированном уровне;

следует избегать излишних запасов, вызывающих необоснованную иммобилизацию (замораживание) средств и влияющих на снижение коэффициента оборачиваемости.

Оптимальная величина запасов находится между этими крайними точками.

Существуют три метода расчета оптимальной величины запасов ТМЦ: с помощью формулы; составление таблицы прогнозных затрат для заказов разных размеров; графический способ.

Рассмотрим возможности применения каждого метода на примере работы аптеки, реализующей в числе прочих товаров личной гигиены одноразовые салфетки. Объем продаж (N) - 273 тыс. упаковок в год. Величина спроса равномерно распределяется в течение года. Закупочная цена одной упаковки - 6,52 руб. Оформление одного заказа обходится аптеке в 2150 руб. Время доставки заказа от поставщика составляет 5 рабочих дней. Согласно данным управленческого учета расходы на хранение составляют 20% закупочной цены товаров.

Определим оптимальный размер закупок, минимизирующий стоимость запасов, и временной интервал между ними. Допустим, количество рабочих дней в году - 260.

Обратимся к первому методу - оптимизации запасов с помощью формулы. Она имеет следующий вид:

qо = 2 Sо х N : Sh,

где N - объем продаж в год;

Sо - стоимость оформления заказа;

Sh - расходы на хранение одной упаковки.

qо = 2 х 2150 х 273 000 : (0,2 х 6,52) = 30 000 упаковок.

Минимальный годовой размер дополнительных затрат, связанных с заказом партии товаров и их хранением, определяется по формуле:

So х N : q + Sh х q : 2 = 2150 х 273 000 : 30 000 + 0,2 х 6,52 х 30 000 : 2 = 39 125 руб. в год.

Общая стоимость закупленных 273 000 упаковок гигиенических салфеток (ТС общ.) в год составляет:

ТС общ. = Стоимость заказа, транспортировки и хранения запасов + Закупочная цена товара

ТС общ. = 39 125 + 6,52 х 273 000 = 1 819 085 руб. в год.

Если бы начальник отдела закупок подавал заказы на партию в 28 000 упаковок, то их транспортировка и хранение обошлись бы аптеке в следующую сумму:

2150 х 273 000 : 28 000 + 0,2 х 6,52 х 28 000 : 2 = 39 218 руб.

Оформление нового заказа руководитель отдела закупок должен осуществлять каждый раз по истечении периода, равного: t = 30 000 х 12 : 273 000 = 1,3 мес.

Поскольку в году 260 рабочих дней, временной интервал между заказами составит: t = 30 000 х 260 : 273 000 = 29 рабочих дней.

Объем продаж салфеток за 5 дней (Q), в течение которых осуществляется поставка заказа, рассчитывается по формуле:

Q = Годовой спрос на товар : Число рабочих дней в году х Продолжительность поставки

и определяется следующим образом:

273 000 : 260 х 5 = 210 упаковок.

Следовательно, заказ на поставку очередной партии гигиенических салфеток следует производить в тот момент, когда уровень их запасов составит 210 упаковок.

Второй метод исчисления оптимального размера заказа основывается на составлении таблицы прогнозных затрат для заказов разных размеров. Для ее составления используем представленную ранее информацию:

- цена одной упаковки салфеток - 6,52 руб.:

- стоимость хранения одной упаковки - 20% от 6,52 руб., то есть 1,3 руб.;

- расходы на оформление одного заказа - 2150 руб.

Таблица совокупных расходов на заказы различной величины будет выглядеть следующим образом (табл.1, с.18).

Выполненные расчеты свидетельствуют о том, что оптимальным является заказ размером в 30 000 упаковок. Этот же результат был получен при вычислениях, сделанных первым методом. В этом случае наблюдается равенство затрат на хранение с расходами, связанными с оформлением заказов. Наблюдаемое в таблице небольшое расхождение данных (19 500 и 19 350 руб. соответственно) объясняется допущенными при решении задачи округлениями полученных результатов. По сравнению с другими альтернативами оформление заказа в объеме 30 000 упаковок и его последующее хранение потребует от торговой организации минимальных затрат (38 950 руб.).

Третий, графический метод оптимизации размера заказа состоит в следующем. По оси абсцисс откладывают альтернативные варианты объема заказа, по оси ординат - соответствующие им расходы в рублях. Используя данные табл.1, строят первый график - поведения затрат, связанных с хранением запаса материалов. Эти затраты растут линейно при увеличении объемов закупок.

Второй график иллюстрирует поведение затрат, связанных с оформлением заказов. С ростом объемов заказов годовые затраты на их оформление снижаются. Эти два графика пересекутся в случае оформления заказа размером в 30 000 упаковок салфеток.

Наконец, третий график будет иллюстрировать поведение совокупных расходов аптеки на оформление заказов и последующее хранение сформированных запасов товара. В диапазоне объема закупок от 20 000 до 30 000 упаковок эта кривая имеет тенденцию к снижению. Закупка в 30 000 штук является "критической". Пройдя эту точку, совокупные затраты начинают расти.

Таким образом, расчеты, выполненные тремя методами (с помощью формулы, путем составления таблицы прогнозных затрат для заказов разных размеров, а также графическим методом), позволяют сделать вывод: оптимальной для аптеки является закупка товара объемом в 30 000 упаковок салфеток, поскольку в этом случае удается минимизировать затраты на оформление заказов партии товара и их последующее хранение.

Однако на практике при оформлении заказа на поставку товара контрактная цена может зависеть от объема закупки: на заказы большого объема, как правило, предоставляются скидки. Конечно, заказы более крупных партий товаров влекут за собой увеличение стоимости запасов, которое в некоторой степени может быть компенсировано снижением закупочной цены. Выясним, как повлияет предоставление скидки на общую стоимость запасов.

Допустим, что поставщик предлагает следующую систему скидок (см. табл.2).

Таблица 2

Размер заказа, шт. (q)	Скидка, %	Цена за упаковку руб. (С)
10 000 - 40 000 40 001 - 70 000 70 001 и более	0 2 4	6,52 6,39 6,26

Следует ли аптеке воспользоваться одной из скидок? Будет ли компенсировано увеличение расходов на хранение запасов снижением закупочных цен?

Рассмотрим три варианта закупки. В первом случае заказываемая партия товара (q) составит 30 000 штук, что предполагает закупочную цену 6,52 руб. за упаковку. Во втором - размер партии равняется 50 000 штук, следовательно, закупочная цена будет снижена до 6,39 руб. за упаковку. При третьем варианте количество упаковок составит 80 000, а цена - 6,26 руб.

При q = 30 000 стоимость закупки, хранения и приобретения товара будет равняться:

2150 х 273 000 : 30 000 + 1,3 х 15 000 + 6,52 х 273 000 = 1 819 025 руб.

Если q = 50 000, ТС общ. составит:

2150 х 273 000 : 50 000 + 1,3 х 25 000 + 6,39 х 273 000 = 1 788 709 руб.

При q = 80 000 будем иметь:

2150 х 273 000 : 80 000 + 1,3 х 40 000 + 6,26 х 273 000 = 1 749 536 руб.

Альтернативные варианты управленческих решений представлены в табл.3.

Следовательно, аптеке наиболее выгодна третья альтернатива, предполагающая заказ в размере 80 000 упаковок салфеток. В сравнении с первой альтернативой существенно возрастут затраты на хранение запасов (52 000 руб. против 19 500 руб.). Однако этот рост компенсируется экономией на закупочных ценах. Если в первом случае поставщику будет перечислено 1 779 960 руб., то при третьей альтернативе кредиторская задолженность аптеки составит 1 690 200 руб. Более чем в два раза снизятся и расходы на оформление заказов. Если в первом случае эта сумма за год составит 19 565 руб., то при закупке партии в 80 000 упаковок оформление заказов обойдется организации в 7336 руб.

Таким образом, в сравнении с первым, базовым вариантом третья альтернатива позволит аптеке снизить общую стоимость запаса товара на 69 489 руб. в год (1 819 025 руб. - 1 749 536 руб.). Однако подобное управленческое решение может быть принято лишь при наличии у организации соответствующих финансовых возможностей и складских помещений.

Таблица 1

N п/п	Показатели	Размеры заказа, шт.
		20 000	25 000	30 000	35 000	40 000
1	Средний размер запаса*(1)	10 000	12 500	15 000	17 500	20 000
2	Количество заказов, обеспечиваю- щее необходимую потребность в товаре*(2)	14	11	9	8	7
3	Годовая стоимость хранения запа- са (стр.1 х 1,3 руб.)	13 000	16 250	19 500	22 750	26 000
4	Годовая стоимость оформления за- паса (стр.2 х 2150 руб.)	30 100	23 650	19 350	17 200	15 050
5	Совокупные расходы по оформлению и хранению заказа (стр.3 + стр.4)	43 100	39 900	38 850	39 950	41 050
*(1) При равномерной реализации товара средний размер запаса (стр.1 табл.1) равен половине заказанной партии товара. *(2) Рассчитывается путем деления годового объема продажи товара (273 000 упаковок салфеток) на размер заказа. Например, для заказа в 20 000 упаковок количество заказов будет: 273 000 : 20 000 = 13,65 (полученный результат округляем до 14).

Таблица 3

Альтер- натива	Размер заказа, шт.	Цена еди- ницы, руб.	Годовые затраты фирмы (руб.) на:			Общая стои- мость запа- сов, руб.
			оформление заказов	закупку товара	хранение запасов
I	30 000	6,52	19 565	1 779 960	19 500	1 819 025
II	50 000	6,39	11 739	1 744 470	32 500	1 788 709
III	80 000	6,26	7336	1 690 200	52 000	1 749 536

М. Вахрушина,

доцент ВЗФЭИ

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 34, август 2003 г.