Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 11 мая 2021 г. N 295-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 11 мая 2021 г. N 295-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода"

С изменениями и дополнениями от:

11 октября, 15 декабря 2022 г., 9 августа 2023 г.

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция).

2. Руководителям отраслевых (функциональных) органов и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Отменить распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 19.10.2011 N 478-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода".

Информация об изменениях:

Пункт 4 изменен. - Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 11 октября 2022 г. N 721-р

См. предыдущую редакцию

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Кондыреву И.А.

Глава города

Ю.В. Шалабаев

Утверждена
распоряжением администрации города
от 11.05.2021 N 295-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода

С изменениями и дополнениями от:

11 октября, 15 декабря 2022 г., 9 августа 2023 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Нижнего Новгорода документов, совершенствования документационного обеспечения делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) органах и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 года N 199.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в администрации города Нижнего Новгорода, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.4. Организация делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденным распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 09.08.2018 N 735-р (далее - Регламент СЭД), с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭД).

1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами администрации города Нижнего Новгорода осуществляется управлением организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города (далее - Управление ДОУ).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода.

Руководители отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении N 1 к настоящей инструкции.

1.7. Сотрудники отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.

1.8. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.

Информация, содержащаяся в документах администрации города Нижнего Новгорода, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение муниципальный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.

2. Документация администрации города Нижнего Новгорода. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода;

документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города Нижнего Новгорода;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию города Нижнего Новгорода;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служба документационного обеспечения управления (Служба ДОУ) - подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Создание документов в администрации города Нижнего Новгорода. Оформление служебных документов

3.1. Общие требования

3.1.1. Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4 (210x297 мм), А5 (210x148 мм) и А6 (105x148 мм) или в виде электронных документов.

На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы и т.п.

Бумагу форматов А6 допускается использовать для оформления резолюции к документу.

3.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

3.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) - N 12. Для оформления таблиц - до N 10.

3.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1 - 3 межстрочными интервалами (12 - 36 пт).

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Подпись" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).

Текст документов печатается через 1 - 1,5 межстрочного интервала (12 - 18 пт) на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервала от заголовка в установленных границах полей.

3.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля в мм не менее:

левое - 20;

правое - 15;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.2 изменен. - Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 9 августа 2023 г. N 430-р

См. предыдущую редакцию

3.2.2. В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки:

Вид бланка	Должностное лицо, орган, отраслевой (функциональный) или территориальный органа администрации города Нижнего Новгорода, которые вправе использовать данный вид бланка
общий бланк	администрация города, администрации районов города, отраслевые (функциональные) органы администрации города, структурные подразделения управления административно-технического и муниципального контроля администрации города
бланк письма	глава города, администрация города, первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, первые заместители, заместители глав администраций районов города, руководитель аппарата главы города, отраслевые (функциональные) органы администрации города, заместитель начальника управления административно-технического и муниципального контроля администрации города, структурные подразделения управления административно-технического и муниципального контроля администрации города, начальники управлений администраций районов города, находящиеся в непосредственном подчинении главе администрации района
бланк постановления	глава города, администрация города
бланк распоряжения	глава города, администрация города, заместители главы администрации города, главы администраций районов города
бланк приказа	первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководитель аппарата главы города, отраслевые (функциональные) органы администрации города
бланк поручения	глава города, первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководитель аппарата главы города руководители отраслевых (функциональных) органов администрации города
бланк резолюции	глава города, первые заместители главы администрации города заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководитель аппарата главы города, руководители отраслевых (функциональных) органов администрации города

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.

Продольные бланки используются чаще всего для подготовки правовых актов.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения".

Например, целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров, актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит "Адресат".

Вышеперечисленные бланки главы города, администрации города, администраций районов города, отраслевых (функциональных) органов используются соответственно главой города, главой администрации района города, руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города, либо лицами, исполняющими их обязанности на основании соответствующих правовых актов. Использование вышеперечисленных бланков иными должностными лицами администрации города, администраций районов города определяется правовым актом администрации города.

Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города, администраций районов города вправе использовать те должностные лица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие их обязанности на основании соответствующих правовых актов.

Документы совещательных органов, межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках, если использование бланка предусмотрено положением о совещательном органе (межведомственной комиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).

3.2.3. Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата главы города.

В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, без указания должности.

3.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города в сторонние организации.

3.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города.

Изменение справочных данных об отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) не является изменением бланка и не требует внесения изменений в формы бланков, утверждаемые правовым актом администрации города.

3.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом. Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся службой ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.2.7. Письма за подписью главы города (экземпляр, отправляемый адресату) оформляются на бланках с цветным изображением герба города Нижнего Новгорода.

3.3. Общие требования к оформлению документов

3.3.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются отраслевыми (функциональными) или территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

3.3.2. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.3.2.1. Герб города Нижнего Новгорода.

Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов в соответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 20.12.2006 N 96.

Чёрно-белое изображение герба города Нижнего Новгорода используется исключительно в контурном варианте. Размещение на документе светокопии либо чёрно-белой печати с цветного изображения герба города не допускается, так как присутствие на изображении герба различных оттенков серого цвета противоречит его геральдическому описанию.

3.3.2.2. Наименование вида документа.

Для каждого типа документа используется бланк конкретного вида, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

3.3.2.3. Дата документа.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата записывается одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 01.11.2020;

словесно-цифровым способом: 01 ноября 2020 года (даты с 1 по 9 день месяца пишутся в формате с цифрой 0 впереди: 01, 02 и т.д.).

В письмах, протоколах, в документах, содержащих сведения финансового характера, в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

Дата документа проставляется службой ДОУ при регистрации документа.

3.3.2.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа в администрации города Нижнего Новгорода проставляется в соответствии с Регламентом СЭД.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

3.3.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается в письмах-ответах под датой и номером документа-ответа.

3.3.2.6. Адресат.

Реквизит "Адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Наименование указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном.

При адресовании документа инициалы указываются после фамилии, между фамилией и инициалами ставится пробел, инициалы указываются без пробела, например (здесь и далее примеры наименования организаций, имена их руководителей, справочные данные и др. являются условными):

Министерство транспорта

и автомобильных дорог

Нижегородской области

Иванову И.И.

Если в качестве адресата выступает руководитель организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Министру спорта

Нижегородской области

Петрову И.И.

Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям отраслевых

(функциональных) органов и территориальных

органов администрации города

Нижнего Новгорода

(по списку)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:

наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Б.Черкасский пер., д. 5

Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а также при переписке между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности дополнительным межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

3.3.2.7. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, нормативным правовым актом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии, инициалов и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента____________

__________________________________

__________________________________

(личная подпись) (фамилия, инициалы)

При утверждении документа нормативным правовым актом, распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования нормативного правового акта, распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора департамента

______________________________

_______________________________

от 01 декабря 2020 года N 35

3.3.2.8. Резолюция.

Резолюция оформляется в системе СЭД, либо на бланке резолюции или непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается.

3.3.2.9. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

приказ (о чем?) об изменении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

В редких случаях заголовок может отвечать на вопрос "чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция начальника отдела.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Для документов, оформленных на бумаге формата А4, заголовок обязателен.

3.3.2.10. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "департамент считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

заключительная этикетная фраза:

В конце текста перед подписью возможно употребление выражения "С уважением" (слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них ставится).

С уважением, ... .

3.3.2.11. Отметка о наличии приложения.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Копия постановления администрации города Нижнего

Новгорода от 03.02.2020 N 331 "О внесении изменений

в постановление администрации города Нижнего Новгорода

от 08.02.2012 N 252" на 9 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте в администрации города

Нижнего Новгорода за III квартал 2020 года на 5 л. в 2 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2020 г. N 02-6/172 и приложения

к нему, всего на 5 л.

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: usb-флеш-накопитель в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2

к распоряжению администрации

города Нижнего Новгорода

от 19 октября 2011 года N 478-р

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

города Нижнего Новгорода

от 19 октября 2011 года N 478-р

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Отметка о наличии приложения печатается через 1 одинарный дополнительный межстрочный интервал после текста документа.

3.3.2.12. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Первый заместитель

главы администрации

города Нижнего Новгорода Д.Г. Сивохин

Право подписывать документы имеет руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода либо лицо, исполняющее его обязанности на основании правового акта.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарными межстрочными интервалами.

Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:

с распорядительного документа - соответствующим распорядительным документом,

с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом.

Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи должностного лица, уполномоченного подписать документ, допускается только при подготовке поздравительных адресов, открыток, приветственных, поздравительных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит (указание может быть получено в устной форме).

Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу: "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба в соответствии с действующим законодательством. Например:

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа00000001

Владелец Иванов Иван Иванович

Действителен с 01.02.2019 по 01.02.2020

Наименование

должности В.В. Иванов

3.3.2.13. Гриф согласования.

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа;

в СЭД в соответствии с Регламентом СЭД и другими нормативными актами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним (виза).

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации

города, глава администрации

Автозаводского района города

Нижнего Новгорода

________________ И.О. Фамилия

Подпись Дата

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда документ необходимо согласовать с руководителями нескольких отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, руководителями нескольких организаций. В этом случае на документе на месте грифа согласования делается соответствующая отметка, например:

Лист согласования (справка, протокол) прилагается.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочной

методической комиссией

комитета по делам архивов

Нижегородской области

(протокол от _________ N _______)

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. Например:

Директор департамента правового обеспечения

Подпись. И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом. Например:

Замечания прилагаются.

Директор департамента правового обеспечения

Подпись. И.О. Фамилия

Дата

В системе электронного документооборота согласование осуществляется в электронной форме в соответствии с Регламентом СЭД и с приказом руководителя аппарата главы города администрации города Нижнего Новгорода от 31.08.2018 N Пр-1 "Об утверждении маршрутов согласования писем и схемы прохождения контрольных документов".

В документах на бумажном носителе визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Согласование исходящих документов осуществляется в СЭД в соответствии с приказом руководителя аппарата главы города администрации города Нижнего Новгорода от 31.08.2018 N Пр-1 "Об утверждении маршрутов согласования писем и схемы прохождения контрольных документов", после чего, только при необходимости, к документу на бумажном носителе прикладывается распечатанный лист согласования.

При подготовке отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Нижнего Новгорода проекта документа за подписью главы города, либо при направлении документа на согласование главе города необходимо предварительное визирование документа первым заместителем главы администрации города, заместителем главы администрации города, в чьем подчинении находится отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода.

При наличии замечаний по документу визу (согласование) оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы согласования, визы правовых актов администрации города оформляются в соответствии с требованиями Регламента администрации города Нижнего Новгорода.

Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования.

3.3.2.14. Печать.

Реестр печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых в администрации города Нижнего Новгорода, ведется в секторе по защите государственной тайны.

3.3.2.15. Отметка о заверении копии документа.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа):

Верно

Начальник протокольного отдела

департамента правового обеспечения

администрации города Нижнего Новгорода _____________ И.О. Фамилия

подпись

Дата заверения копии.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Заверительная надпись составляется по форме:

Подлинник документа находится в деле N _________ за _______ г. управления организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города Нижнего Новгорода.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

3.3.2.16. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе на документах оформляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного, либо личного телефона.

Данный реквизит печатается шрифтом меньшим (размер шрифта N 8), чем размер шрифта основного текста в две строки, где на первой строке печатается фамилия, имя, отчество (полностью) исполнителя, а на второй - его номер телефона. Например:

Забелин Иван Андреевич

+7(831) 433-45-68

3.3.2.17. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело N 01-20 за 2020 год

Начальник отдела документационного обеспечения

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.3.2.18. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: инициалы исполнителя (исполнителей), фамилию, поручение по исполнению документа, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Пример:

И.О. Фамилия

Прошу подготовить предложения.

Подпись

Дата

3.3.2.19. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа, либо в СЭД в регистрационной карточке документа путем заполнения соответствующих полей.

3.3.2.20. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

3.3.2.21. Гриф ограничения доступа к документу.

Виды используемых грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу) на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования". Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования".

3.4. Оформление документов, направляемых за пределы Российской Федерации

3.4.1. В целях координации международных связей администрации города Нижнего Новгорода, обеспечения протокольных требований к международной переписке все документы, подлежащие отправке за рубеж, готовятся в департаменте развития туризма и внешних связей администрации города Нижнего Новгорода.

3.4.2. Письма, подписанные главой города Нижнего Новгорода, регистрируются в СЭД Управлением ДОУ. Отправка адресату осуществляется через департамент развития туризма и внешних связей администрации города Нижнего Новгорода.

4. Особенности оформления отдельных видов документов

4.1. Правовые акты администрации города (постановления, распоряжения)

Проекты правовых актов оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Подготовка проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Положением о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Нижнего Новгорода, утвержденным распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 10.03.2021 N 164-р.

4.2. Поручения

4.2.1. Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы на бумажных носителях или в СЭД. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью администрации города, а также организационного и материально-технического обеспечения.

Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты:

автор (глава города, первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города);

наименование вида документа - поручение;

дата поручения оформляется цифровым способом;

номер поручения состоит из знака N и порядкового номера документа, присвоенного СЭД.

Заголовок к поручению не составляется.

4.2.2. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц.

При адресовании поручения руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода указываются только инициалы и фамилия без указания должности.

Если в качестве адресата выступает руководитель муниципальной организации, то наименование организации и должности входит в состав реквизита "адресат".

Если поручение направляется в несколько однородных подразделений, то их руководителей следует указать обобщённо, например:

Главам администраций районов города Нижнего Новгорода

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатается одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются.

4.2.3. Текст поручения отделяется от реквизита "адресат" двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий и результатов, необходимых к достижению, а также возможных показателей эффективности, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не рекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя органа.

В случае если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада должностному лицу, давшему данное поручение.

Текст поручения печатается на бланке, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и срока исполнения.

4.2.4. Подпись должностного лица отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи (электронной подписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Поручение подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

4.2.5. Поручения главы города, данные им лично или в ходе совещаний, переговоров, иных встреч, оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места проведения совещания, переговоров, встреч).

Подразделение (должностное лицо), получившее поручение или организовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядок оформления (например, изготовление протокола) и прохождения поручения главы города в документообороте, в т.ч. электронном.

4.2.6. Поручениям главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города регистрационные номера присваиваются в системе электронного документооборота.

4.2.7. Если поручение дается непосредственно руководителю отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (ответственный исполнитель), то доклад об исполнении поручения главы города, подготовленный ответственным исполнителем, необходимо согласовывать с соответствующим заместителем главы администрации города, в блоке которого находится отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода.

4.2.8. Поручения главы города исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения может ограничиваться конкретной датой или исчисляется в календарных днях с момента его подписания.

В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения главы города должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя главы города информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения поручения.

4.3. Оформление доверенности

Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.3.1. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:

общий бланк администрации города используется при подписании доверенности главой города на представление интересов администрации города или совершение каких-либо действий от имени администрации города;

общий бланк отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода используется при подписании доверенности его руководителем (допускается в случае, если подразделение имеет статус юридического лица) на представление интересов отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода или совершение каких-либо действий от имени отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

4.3.2. Сведения, необходимые для указания в доверенности:

заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ";

дата выдачи доверенности;

регистрационный номер.

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, которому выдается доверенность;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

подпись главы города (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода;

гербовая печать.

4.4. Приказ

4.4.1. Приказ - форма правового акта, издаваемого органами исполнительной власти (министерствами, комитетами и др.), который может содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативные правовые акты (инструкция, порядок, положение); а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений.

4.4.2. Приказы в администрации города Нижнего Новгорода вправе издавать первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города, руководитель аппарата главы города и руководители отраслевых (функциональных) органов администрации города в пределах предоставленных полномочий.

4.4.3. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

4.4.4. Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб города Нижнего Новгорода (черно-белое контурное изображение),

наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода,

наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, либо наименование должности должностного лица, уполномоченного издать приказ,

наименование вида документа - приказ,

дата и номер.

Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

01.06.2020 N 21 или 01 июня 2020 года N 21.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно.

4.4.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланком, с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центрованно.

4.4.6. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текст выравнивается одновременно по левой и правой границам текстового поля (по ширине). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок полностью.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий. При необходимости указывается исполнитель каждого действия и сроки исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Отменить..."; "пункт... исключить"; "пункт... изложить в следующей редакции: "..."; "дополнить пункт... абзацем... следующего содержания: "...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых необходимо довести приказ, указываются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Согласование (визирование) проекта приказа осуществляется в системе электронного документооборота.

Согласование и подписание некоторых типов приказов происходит в СЭД с помощью ЭП.

4.4.7. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (электронной подписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

При использовании бланка приказа должностного лица наименование должности в реквизите "подпись" не указывается.

В отсутствие уполномоченного издавать приказ должностного лица, приказ подписывает должностное лицо, его замещающее.

4.5. Положение, правила, инструкция, регламент

Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности организации, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами.

Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.

Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.

Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности организации.

Положение, правила, инструкция, регламент утверждаются путем издания правового акта (постановления, распоряжения, приказа) об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Исключение составляют административные регламенты предоставления муниципальных услуг, порядок разработки и утверждения которых регулируются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 24.03.2011 N 1104 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", и административные регламенты исполнения муниципальных функций, порядок разработки и утверждения которых регулируется постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 06.06.2013 N 2082 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций".

4.5.1. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др.

4.5.2. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.6. Протокол

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

4.6.1. Протокол совещания (заседания) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются отраслевыми (функциональными) или территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

4.6.2. Протокол имеет следующие реквизиты:

Герб города Нижнего Новгорода (черно-белое контурное изображение);

наименование органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода;

наименование вида документа (протокол) - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей, центрованно;

дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и, через знак "тире", дата окончания заседания;

номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании;

место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер";

гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

заголовок - вид заседания, совещания и др. мероприятия отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

текст;

подписи.

Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи (электронные подписи) и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

4.6.3. Протоколы могут быть полными (приложение N 2) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение N 3) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение N 4). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

4.6.3.1. Во вводной части полного протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря заседания (совещания) и их должности; затем, в алфавитном порядке, фамилии, инициалы и должности присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали: ". Затем, 1-2 межстрочными интервалами ниже, через одинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании (совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

Полный протокол подписывается председателем и секретарем.

4.6.3.2. Во вводной части краткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается. В следующей строке в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Краткий протокол подписывается председателем.

4.6.3.3. Протоколам присваиваются номера в системе электронного документооборота.

Оформленные протоколы совещаний, комиссий, советов, коллегий, комитетов и т.д. под председательством главы города, протоколы совещаний первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города регистрируются в управлении ДОУ.

Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода осуществляются в соответствующих отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

4.7. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам СЭД и почтовой связью. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т.д.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

4.7.1. Служебные письма.

4.7.1.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.

Письма оформляются на специальных утвержденных бланках, печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. В администрация города Нижнего Новгорода используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов.

4.7.1.2. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб города Нижнего Новгорода;

наименование органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода;

наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода;

справочные данные об отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об исполнителе;

визы согласования документа.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются:

наименование организации (должностного лица) - автора документа,

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовке письма-ответа),

адресат,

текст,

подпись,

печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

4.7.1.3. Порядок оформления служебных писем.

Для оформления служебных писем используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма.

Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами.

Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем, с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал.

4.7.1.4. Требования к текстам служебных писем.

Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются:

общественная позиция адресата в соотношении с позицией автора письма;

степень знакомства, характер отношений;

официальность/неофициальность ситуации общения;

этикетные разрешения, действующие согласно протоколам.

При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

от третьего лица единственного числа (администрация города считает возможным; администрация города не возражает);

от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц.

4.7.1.5. Согласование служебных писем осуществляется в СЭД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, регламентом СЭД и другими нормативными актами и методическими документами.

В случае необходимости служебные письма проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами в системе электронного документооборота.

Возникшие замечания по подготовленным письмам за подписью главы города устраняются в рабочем порядке. Если замечания носят принципиальный характер, согласование (виза) проставляется в системе электронного документооборота посредством оформления связанного документом замечания к проекту письма.

4.7.2. Служебные телеграммы

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в одном экземпляре.

Телеграммы подписываются главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата главы города, руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в администрации города, в т.ч. посредством СЭД, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом администрации города Нижнего Новгорода, иными правовыми актами администрации города, а также положениями об отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, должностными инструкциями их работников, инструктивно-методическими письмами.

5.1.2. В документообороте администрации города в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

входящая документация - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящая документация - документы, отправляемые в другие организации;

внутренняя документация - документы, разрабатываемые в отраслевых (функциональных) или территориальных органа администрации города Нижнего Новгорода и не направляемые за пределы администрации города;

нормативно-правовая документация (распорядительные документы).

5.2. Организация доставки и отправки документов

Доставка документов в администрацию города Нижнего Новгорода (отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода) осуществляется посредством СЭД, средствами почтовой, специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), непосредственно нарочными (курьерами), а также по каналам электронной связи.

Переписка между отраслевыми (функциональными) или территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода, с органами исполнительной власти Нижегородской области, органами местного самоуправления Нижегородской области осуществляется посредством СЭД.

По каналам электронной связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.1. При поступлении документов через СЭД и почтовой связью, а также иными формами доставки, проверяется правильность адресации и оформления документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, необходимых согласований и др.), в случае отсутствия приложений, либо удостоверяющих реквизитов, документ возвращается отправителю (отклоняется) с указанием причины возврата.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю (отклоняется в электронных системах) с пояснением причины возврата.

5.2.2. Конверты с документами, поступившие в Управление ДОУ, вскрываются, за исключением конвертов, адресованных в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода.

Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, передаются в департамент развития туризма и внешних связей администрации города Нижнего Новгорода.

5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи, либо отсутствия необходимых реквизитов, служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, другой приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется под расписку в реестрах, разносных книгах или в соответствии с Регламентом СЭД. При отсутствии адреса корреспондента в службе ДОУ исполнитель документа обязан предоставить актуальный адрес для отправки.

Документы передаются адресату в день их учета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" - незамедлительно.

Оригиналы документов, поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронных копий в систему электронного документооборота хранятся в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.5. Организация обработки и передачи исходящих документов.

Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации в СЭД. Незарегистрированные документы не являются официальными.

Исходящие документы, подписанные главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата главы города регистрируются централизованно в Управлении ДОУ. После подписания исходящих документов указанными должностными лицами или лицами, исполняющими их обязанности, регистрация осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день датой дня регистрации.

5.2.5.1. Организация обработки и передачи исходящих электронных документов.

5.2.5.1.1. Регистрация, визирование и подписание проекта исходящего документа осуществляются в СЭД.

Текст документа, подготовленный исполнителем, согласовывается в СЭД в соответствии с приказом руководителя аппарата главы города от 31.08.2018 N 1 "Об утверждении маршрутов согласования писем и схемы прохождения контрольных документов", после чего документ направляется на подписание.

После подписания исходящему документу присваивается исходящий регистрационный номер.

5.2.5.1.2. Не подлежат отправке по системе СЭД:

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

5.2.5.1.3. Исходящий электронный документ распечатывается на бумажном носителе с указанием отметки о подписании его квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) и заверяется печатью "Для заверения копий электронных документов".

Далее отправка осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 5.2.5.2.

5.2.5.2. Организация работы с документами, подготовленными на бумажном носителе.

5.2.5.2.1. После прохождения процедуры визирования и подписания исходящий документ регистрируется в СЭД с одновременным размещением отсканированного подписанного электронного образа документа.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам.

5.2.5.2.2. Отправка исходящей корреспонденции за подписью главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города регистрируется Управлением ДОУ. Отправка исходящей корреспонденции за подписью руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода осуществляется службой ДОУ соответствующего органа.

В процессе регистрации и отправки исходящей корреспонденции сотрудниками службы ДОУ проверяется правильность оформления исходящих документов (адресат, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов), производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная), составляется реестр отправляемой корреспонденции.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.

Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.2.5.2.3. Если исходящий документ получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно адресатом или его доверенным лицом указанное лицо расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.

Документы, отправляемые службой ДОУ, передаются почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения). При отправке документов почтовой связью (заказные письма) оставляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (ред. от 19.11.2020) "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.12.2014 N 35442).

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 (ред. от 20.11.2018) "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

Телеграмма сдается на отправку в одном экземпляре. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается список рассылки.

5.2.5.2.4. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью, а также посредством СЭД.

Принятые факсограммы подлежат регистрации в СЭД аналогично другим входящим документам.

5.2.5.2.5. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.2.6. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Телефонограммы принимаются и регистрируются специалистами приемных руководителей, которым адресована телефонограмма. А затем незамедлительно после их приема докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководителя.

5.2.7. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, а также муниципальным организациям, иным городским службам области, а также гражданам, имеющим соответствующие программные средства.

При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса.

Официальные электронные адреса отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода размещены на официальном сайте администрации города Нижнего Новгорода admgor.nnov.ru, а также на утвержденных бланках писем.

5.2.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.3. Регистрация документов

Поступившие документы учитываются и распределяются на подлежащие и не подлежащие регистрации (приложение N 5).

5.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.3.2. Документы регистрируются один раз:

поступающие до 12.00 в день поступления, поступающие после 12.00 - на следующий рабочий день,

создаваемые - в день подписания или утверждения, или на следующий рабочий день датой дня регистрации.

Проектам исходящих писем в СЭД присваивается временный номер, не являющийся регистрационным номером документа.

5.3.3. Регистрация документов в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется в СЭД. На каждый документ в СЭД заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с Регламентом СЭД.

В случае, если документы поступают через СЭД из отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, органов исполнительной власти Нижегородской области, повторная регистрация документа не требуется.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭД осуществляется связка с ними.

5.3.4. После заполнения регистрационной карты входящего документа и присвоения ему регистрационного номера документ сканируется.

Электронная копия документа присоединяется к его регистрационной карточке.

Документы, не подлежащие сканированию, указаны в Регламенте СЭД.

5.3.5. Управлением ДОУ осуществляется регистрация следующих документов:

входящих документов, адресованных главе города, первым заместителям главы администрации города, заместителям главы администрации города, руководителю аппарата главы города, начальнику управления организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города;

исходящих документов, подготовленных за подписями главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города, начальника управления организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города;

внутренних документов за подписями главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города, начальника управления организационного и документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города.

5.3.6. Документы, поступающие от граждан и организаций в администрацию города Нижнего Новгорода на бумажном носителе, регистрируются службой ДОУ и, после сканирования и размещения в СЭД электронной копии документа, направляются посредством СЭД адресату.

Оригиналы документов, поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронных копий в СЭД, хранятся в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.

5.4. Порядок рассмотрения документов

Документы, адресованные главе города, вправе рассматривать и давать по ним поручения первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города (за исключением глав администраций районов города), руководитель аппарата главы города в соответствии с разграничением полномочий.

5.4.1. Подготовка проектов резолюций на документы, поступившие на имя главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города осуществляется Управлением ДОУ; поступившие на имя руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода - соответствующими службами ДОУ.

5.4.2. Документы, утвержденные главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата главы города, посредством СЭД автоматически направляются на исполнение указанным в резолюции по исполнению документа должностным лицам.

5.4.3. Документы на бумажном носителе после рассмотрения главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата главы города возвращаются в Управление ДОУ для создания в СЭД карточки документа, сканирования документа и занесения резолюции. Передача документа на исполнение указанным в резолюции должностным лицам осуществляется через СЭД.

Информация об изменениях:

Пункт 5.4.4 изменен. - Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 9 августа 2023 г. N 430-р

См. предыдущую редакцию

5.4.4. В резолюции по исполнению документов может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом администрации города порядке и сроки.

Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в сроки исходя из сути документа, с учетом срока контроля, установленного в СЭД.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то отдел протокольно-контрольной деятельности Управления ДОУ (далее - служба контроля) вправе самостоятельно устанавливать срок исполнения документа.

При необходимости служба контроля вправе изменять срок исполнения документа.

Изменение срока исполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбы производится должностным лицом или вышестоящим органом, установившим этот срок по письменной просьбе о продлении, направленной исполнителем не позднее чем за три дня до истечения установленного срока.

Сроки исполнения поручений с пометками "срочно" и "оперативно" не продлеваются.

5.4.4.1. В случае получения документа не по подведомственности письмо о переадресации документа направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение, в соответствии с порядком, предусмотренным Регламентом администрации города.

5.4.4.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.

5.4.4.3. В соответствии с резолюцией по исполнению документа он направляется всем лицам, указанным в резолюции, в порядке, определенном Регламентом СЭД.

5.4.5. Для подготовки писем в администрации города Нижнего Новгорода установлены следующие правила:

5.4.5.1. Исключительно за подписью главы города либо лица, исполняющего его полномочия, направляются документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

председателю Правительства Российской Федерации;

председателю Государственной Думы Российской Федерации;

председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Губернатору Нижегородской области;

председателю Законодательного Собрания Нижегородской области;

председателю городской Думы города Нижнего Новгорода.

5.4.5.2. Исключительно за подписью главы города либо лица, исполняющего его полномочия, при подготовке ответов на обращения, запросы, иные документы, поступившие на имя главы города Нижнего Новгорода, направляются документы, адресованные:

депутатам Государственной Думы Российской Федерации;

депутатам Законодательного Собрания Нижегородской области;

Уполномоченному по защите прав предпринимателей, Уполномоченному по защите прав человека, Уполномоченному по защите прав ребенка;

депутатам городской Думы города Нижнего Новгорода, если обращение депутата является депутатским запросом;

прокурорам любого уровня, если документ является ответом на протест, представление, требование прокурора.

5.4.5.3. Первые заместители главы администрации города, заместители главы администрации города, руководитель аппарата главы города за своей подписью вправе направлять документы, адресованные:

заместителям Губернатора Нижегородской области;

министрам Нижегородской области;

первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области;

руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области;

иным должностным лицам, не указанным в подпунктах 5.4.5.1, 5.4.5.2.

5.4.5.4. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации города вправе направлять за своей подписью документы, адресованные:

первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области;

руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области;

иным должностным лицам, не указанным в подпунктах 5.4.5.1, 5.4.5.2.

5.4.5.5. Руководитель отраслевого (функционального) органа не вправе направлять какие-либо письменные обращения на имя главы города за своей подписью. Исключение составляют руководители отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, подчиненные в соответствии со структурой администрации города непосредственно главе города.

Руководитель отраслевого (функционального) органа вправе направлять письменные обращения на имя заместителя главы администрации города, если в соответствии со структурой администрации города он находится в подчинении данного заместителя главы администрации города, а также в иных случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Директор юридического департамента администрации города Нижнего Новгорода вправе за своей подписью направлять обращения на имя глав администраций районов города в связи с организацией работы по документам, поступившим из контрольно-надзорных, правоохранительных органов.

Юридический департамент администрации города Нижнего Новгорода вправе готовить ответы на документы, поступившие из контрольно-надзорных, правоохранительных органов за подписью заместителя главы администрации города, курирующего вопросы, поставленные в таких документах.

5.4.6. Служба контроля обеспечивает контроль за сроками и качеством исполнения документов, поставленных на контроль главой города; при необходимости, возвращает исполнителю документы на доработку.

5.4.7. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручения (задания, запроса, обращения) по существу и сообщения результатов всем заинтересованным организациям (лицам) или другого письменного подтверждения исполнения.

В случае исполнения документа в СЭД, снятие с контроля осуществляется после выполнения требуемых в соответствии с резолюцией действий (ознакомления, исполнения, загрузки требуемых документов, ответов, отчетов и т.п., согласования, подписания и регистрации).

Документ, поставленный на контроль в соответствии с поручениями главы города, снимается с контроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения с контроля.

Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые согласования.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения), подтвержденного руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода - исполнителя.

5.5. Порядок заверения копий документов

5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода вправе выдавать копии только тех документов, подлинники которых у них находятся на ответственном хранении. Заверенные копии выдаются с письменного разрешения руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

5.5.2. Отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц.

5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный номер, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).

Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

5.5.4. Копии документов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.3.2.15 "Отметка о заверении копии документа" настоящей Инструкции.

5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:

листы копии сшиваются на 3 прокола;

на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов (указывается прописью количество листов); должность и подпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;

печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;

заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии.

5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении об отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода и закрепляется в должностной инструкции сотрудника.

5.5.8. Копии правовых актов администрации города выдаются и заверяются в порядке, предусмотренном административным регламентом администрации города по оказанию муниципальной услуги "Организация исполнения заявлений о предоставлении копий муниципальных правовых актов".

5.5.9. Аналогично копиям заверяются выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц.

5.6. Работа исполнителей с документами

5.6.1. Руководители отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. Документы, требующие срочного исполнения, рассматриваются руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода в первую очередь.

5.6.2. Срочные документы передаются немедленно через СЭД следующими подразделениями:

Срочные документы с резолюцией главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города передаются исполнителям незамедлительно через СЭД Управлением ДОУ, с резолюцией руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода - сотрудниками служб ДОУ.

5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе города, его заместителям, руководителям отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода.

5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае, если в соответствии с резолюцией главы города ответственным исполнителем документа является руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, документ (информация) на имя главы города, подготовленный ответственным исполнителем, необходимо согласовывать с соответствующим заместителем главы администрации города, в блоке которого находится отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода, Уполномоченного по защите прав предпринимателей, Уполномоченного по правам человека, Уполномоченного по правам ребенка

5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов, Уполномоченного по защите прав предпринимателей, Уполномоченного по правам человека, Уполномоченного по правам ребенка осуществляются в соответствии с федеральным, региональным законодательством и муниципальными правовыми актами города Нижнего Новгорода.

5.7.2. Письменное обращение депутата Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода считается депутатским запросом, если оно рассмотрено соответственно на заседании Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода и оформлено в виде соответствующего правового акта. Запрос депутата Государственной Думы направляется им самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

5.7.3. Должностные лица администрации города, которым направлен оформленный в установленном порядке депутатский запрос, либо обращение депутата, дают ответ на него в письменной форме:

в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса депутата Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации;

в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 7 календарных дней (а при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 календарных дней с обязательным уведомлением депутата) со дня поступления обращения депутата Законодательного собрания Нижегородской области;

в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения депутата городской Думы города Нижнего Новгорода.

5.7.4. Депутат-инициатор обращения, запроса вправе принимать непосредственное участие в их рассмотрении.

5.7.5. Ответ на депутатский запрос подписывается должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Направление ответов на депутатские запросы, адресованные главе города, ответственными за подготовку ответов должностными лицами за своей подписью не допускается.

5.7.6. Должностные лица администрации города, которым направлено обращение Уполномоченного по защите прав предпринимателей, Уполномоченного по правам человека, Уполномоченного по правам ребенка, дают ответ на него в письменной форме в течение 15 дней со дня поступления обращения.

Ответ на обращение подписывается должностным лицом, в адрес которого направлено обращение.

5.7.7. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов, уполномоченных осуществляется службой ДОУ в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.8. Работа с обращениями граждан

5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется департаментом кадровой политики и развития муниципального управления администрации города Нижнего Новгорода.

5.8.2. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области", Положением о работе с обращениями граждан и организации личного приема граждан должностными лицами администрации города Нижнего Новгорода, иными правовыми актами.

5.8.3. Поступившие в администрацию города Нижнего Новгорода письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП) (далее - документы ДСП).

К документам ДСП не относятся:

правовые акты администрации города, устанавливающие правовой статус муниципальных организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;

положения об отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, а также их адреса и контактные телефоны;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" весь пакет документов приобретает статус "ДСП".

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

5.9.3. Пометка "Для служебного пользования" (ДСП) проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. В левом нижнем углу последнего листа документа указывается отметка о количестве отпечатанных экземпляров (в случае создания или отправления документа на бумажном носителе), фамилии исполнителя и номере его служебного телефона.

5.9.4. Приказом отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода назначаются сотрудники, ответственные за прием, регистрацию, рассмотрение, согласование и отправку документов ДСП. Сотрудники несут персональную ответственность за сохранность информации, содержащейся в документах ДСП.

5.9.5. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку "ДСП", решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

За разглашение служебной информации с пометкой "ДСП", а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В случае упразднения отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает глава города, либо его заместитель, в чьем подчинении находился упраздненный отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода.

5.10. Работа с документами, поступающими из судов, и документами исполнительного производства

5.10.1. Регистрация документов, поступающих в администрацию города Нижнего Новгорода из судов (повестки, заявления, решения и др.) по делам, участником которых являются администрация города Нижнего Новгорода, глава города Нижнего Новгорода, отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода, муниципальное образование городской округ город Нижний Новгород, и документов исполнительного производства осуществляется юридическим департаментом администрации города Нижнего Новгорода с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота.

5.10.2. Поступающие исковые и иные заявления в соответствии с резолюцией директора юридического департамента администрации города Нижнего Новгорода направляются непосредственно в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода по подведомственности (далее - ответственный представитель) для представления интересов администрации города Нижнего Новгорода, главы города Нижнего Новгорода, администраций районов города Нижнего Новгорода, муниципального образования городской округ город Нижний Новгород соответственно.

5.10.3. Документы, поступающие в администрацию города Нижнего Новгорода из судов, за исключением исковых и иных заявлений, в рамках одного дела направляются юридическим департаментом администрации города Нижнего Новгорода непосредственно ответственному представителю, а в случае, если ответственный представитель не был определен согласно подпункту 5.10.2, - в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с резолюцией директора юридического департамента администрации города Нижнего Новгорода.

Поступающие документы исполнительного производства направляются юридическим департаментом администрации города Нижнего Новгорода непосредственно ответственному представителю, а в случае, если ответственный представитель не был определен согласно подпункту 5.10.2, - в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с резолюцией директора юридического департамента администрации города Нижнего Новгорода.

5.10.4. Представительство интересов по поступившим судебным документам осуществляется отраслевыми (функциональными) или территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода самостоятельно.

5.10.5. Ответственность за обеспечение представительства администрации города Нижнего Новгорода, администрации района города Нижнего Новгорода, муниципального образования городской округ город Нижний Новгород в судах по поступившим в отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода заявлениям несет руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

5.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

5.11.1. Отраслевым (функциональным) или территориальным органам администрации города Нижнего Новгорода, обеспечивающим координацию международных связей в администрации города Нижнего Новгорода, является департамент развития туризма и внешних связей администрации города Нижнего Новгорода.

5.11.2. Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке в адрес главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата главы города, передаются службой ДОУ в департамент развития туризма и внешних связей администрации города Нижнего Новгорода для подготовки перевода на поступающие документы.

Подготовленные документы передаются в Управление ДОУ для дальнейшей работы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

6. Документальный фонд администрации города Нижнего Новгорода

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности дел, составление описей дел постоянного, временного сроков хранения и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

6.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

Документальный фонд отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода составляют документы, созданные в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода и полученные ими в результате взаимодействия с другими подразделениями, организациями и гражданами.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделения администрации города разрабатывают и утверждают номенклатуру дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

6.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения видов образующихся в деятельности документов, их состава и содержания. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, административными регламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами дел за предшествующие годы.

6.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранения дел/документов следует руководствоваться типовыми перечнями. В настоящее время действуют следующие типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (перечень утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"). Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый вошли распорядительно-организационные, во второй - четвертый - отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, в восьмой - о работе с кадрами и т. д.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 года N 1182) включает 13 разделов. В разделах с первого по пятый сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности, в разделах с шестого по двенадцатый - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности, в тринадцатом разделе - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.

Информацию о действующих типовых и ведомственных перечнях документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатурах дел необходимо получить в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.1.4. В каждом отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода составляется номенклатура дел данного подразделения, состоящая из разделов, являющихся номенклатурами дел внутренних подразделений отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (приложение N 6).

6.1.5. Номенклатура дел отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода и сдачу документов на хранение в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", при методической помощи МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" и Управления ДОУ.

В конце каждого года номенклатура дел отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода согласовывается с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", утверждается приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода и предоставляется в Управление ДОУ. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 3.3.2.7 настоящей Инструкции.

Вновь созданный отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и направить ее на согласование в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" и в Управление ДОУ.

6.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода в качестве рабочего, третий направляется в Управление ДОУ, четвертый - в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с первого января следующего календарного года.

6.1.8. Сводная номенклатура дел подлежит согласованию с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" один раз в 5 лет. В случае изменения функций или утверждения новой структуры номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново в предусмотренном настоящей Инструкцией порядке.

6.1.9. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода. Номенклатура дел отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода состоит из разделов, названия которых соответствуют названиям подразделений внутри отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.11. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, номера, установленного в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода для цифрового обозначения отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 - 09 - 03 - 17, где 01 - 09 - номер, присвоенный отраслевому (функциональному) или территориальному органу администрации города Нижнего Новгорода, 03 - обозначение внутреннего отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, 17 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с отраслевыми (функциональными) или территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций районов города Нижнего Новгорода о социальной защите населения.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, обязательно указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые отчеты отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, подчиненных заместителю главы администрации города Нижнего Новгорода (ФИО).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При составлении заголовка каждого конкретного дела следует учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным (свыше 10 лет) и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки должны быть расположены в определенной последовательности одинаковой для всех разделов номенклатуры дел. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел, с организационной документацией, относящейся к деятельности отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода в целом (положения, регламенты, уставы). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (распоряжения, приказы, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные), затем переписка и журналы регистрации различных видов документов.

Если в деле формируются копии документов, то в заголовке этот факт необходимо отразить, а в графе "Примечание" указать в каком деле, либо в каком отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода формируются подлинники документов. Например:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во Дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню	Примечание
	Правовые акты Губернатора Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода, администрации города Нижнего Новгорода. Копии.		До минования надобности	(1) Относящиеся к деятельности отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода - постоянно
	Распоряжения главы администрации Приокского района города. Копии.		До минования надобности	Подлинники в деле 01 - 09 /01-02

Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому перечню, а при отсутствии срока хранения в действующих перечнях он определяется постоянно действующей экспертной комиссией МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" (по представлению ЭК отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода) с использованием ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур дел. Постоянный срок хранения согласовывается также с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2020 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел для продолжения и др.

6.1.12. Если в течение года в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода в обязательном порядке сообщаются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровкой его подписи.

6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение

6.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализовано, то есть в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.

6.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением ДОУ, методическую помощь в вопросах формирования дел оказывает МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.2.5. При формировании дел в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 2,5 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 5 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (очередные отпуска, командировкам и т.д.).

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В каждом отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода приказом руководителя назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство и архив). Руководители подразделений и указанные сотрудники обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

6.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении дела. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода при методической помощи МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (фондообразователя) и его структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода - указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой, записывается в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, отраслевое (функциональное) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, или при передаче дела в другой отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода, на обложке дела указывается новое наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода или его правопреемника, а прежнее наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода заключается в скобки;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, утвержденной в установленном порядке;

дата дела - указываются год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами (например: 01 января 2020 года).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Заверительная надпись оформляется на листе-заверителе, подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется на:

приказы руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода по основной деятельности;

лицевые счета по начислению заработной платы;

личные дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (10 лет и менее) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы заверители не прикладывать и не заполнять.

6.2.12. Завершенные дела временного срока хранения со дня их заведения до передачи на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования не более пяти лет, а затем сдаются на государственное хранение в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажи, в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

6.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода, индекс дела, дата его выдачи, тот, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

описание документов (составление описей дел по результатам экспертизы ценности);

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

6.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).

ЭК создается правовым актом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за подготовку документов для сдачи в архив. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Методическое руководство экспертизой ценности документов и подготовкой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, осуществляется постоянно действующей экспертной проверочно-методической комиссией (ЭПМК) МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" (приложение N 10).

6.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" и ответственного за архив.

Экспертиза ценности проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению;

типовых и ведомственных перечней с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденной номенклатуры дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода;

нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и комитета по делам архивов Нижегородской области в области архивного дела.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного хранения для передачи в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", отбор документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, с временными сроками хранения, и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.4. Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (см. подпункт 6.1.3) и утвержденной номенклатуры дел отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов постоянного срока хранения принимает ЭПМК МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.3.5. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4 экземплярах (в 3 экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде); дела временного (свыше 10 лет) хранения - в 2 экземплярах; дела по личному составу - в 3 экземплярах; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.3.6. В каждом отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода сводные описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно службой ДОУ под непосредственным методическим руководством МКУ "Архив города Нижнего Новгорода". По этим описям документы сдаются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.3.7. Описи дел и документов составляются в делопроизводстве отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода при проведении экспертизы ценности документов. Основой для составления описей дел является номенклатура дел. Описи дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода составляются по установленной форме (приложение N 11).

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи дел постоянного срока хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечания.

Описательная статья описи дел временного (свыше 10 лет) хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); срок хранения дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечания. В графе срок хранения указывается так же номер статьи из перечня.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

порядок присвоения номеров описям отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода согласовывается с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода";

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, слово "то же"- не допускается, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отраслевым (функциональным) или территориальным органам администрации города Нижнего Новгорода со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, затем опись подлежит рассмотрению ЭК отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Нижнего Новгорода, затем, в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

6.3.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится при проведении экспертизы ценности документов одновременно с составлением описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу за этот же период.

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 12). Основой для составления указанных актов является утвержденная номенклатура дел.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к первому января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2021 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (при этом дела каждого его подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Составленные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подлежат согласованию ЭК отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (в конце акта ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором она был рассмотрена) и предоставляются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" на согласование.

Согласованные акты утверждаются руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода только после утверждения ЭПМК МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

Сводный акт дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный в установленном порядке экземпляр акта является документом постоянного срока хранения и остается в службе ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода. Второй и третий - представляются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", которым согласовывался акт. Остальные раздаются по внутренним подразделениям для использования в работе.

После утверждения руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода сводного акта о выделении документов к уничтожению, либо актов, представленных отдельными подразделениями, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено, акт от______________ N ___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

6.3.9. В МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу.

Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в архив не позднее пятилетнего срока хранения и использования в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода. Правовые акты администрации города передаются на хранение в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" в течение года, следующего за годом их принятия.

Передача дел производится по утвержденным описям дел. Вместе с делами передаются и описи дел, и электронный файл журнала регистрации официальных распорядительных документов отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода (требования к передаче в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" электронного журнала официальных распорядительных документов отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода (Приложение N 13).

Дела временного (10 лет и менее, а также свыше 10 лет) хранения и по личному составу администраций районов города передаче в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" не подлежат. Они хранятся в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" осуществляется по графику, составленному МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", согласованному с руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода и руководителями служб ДОУ.

6.3.10. В период подготовки дел отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Нижнего Новгорода к передаче в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" сотрудником МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" в присутствии сотрудника отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода. При этом во всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера не принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" или его заместителя и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" сотрудниками отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

6.3.11. В случае упразднения отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода необходимо оперативно, совместно с Управлением ДОУ и МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" решить вопросы о преемственности в обеспечении сохранности документов, а также месте их дальнейшего хранения.

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и в упорядоченном состоянии передает их отраслевому (функциональному) или территориальному органу администрации города Нижнего Новгорода, являющемуся правопреемником упраздненного подразделения. Прием-передача документов оформляется соответствующими актами. Копии актов приема-передачи дел направляются в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

В случае отсутствия правопреемника документы подлежат экспертизе ценности, на основании которой документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, подлежат передаче в упорядоченном состоянии в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

7. Работа с электронными документами

Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов осуществляется в соответствии с Регламентом СЭД.

8. Изготовление, использование, хранение и изъятие из обращения печатей и штампов

8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

8.2. Администрация города Нижнего Новгорода в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ (ред. от 20.12.2017) "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода также используют простые печати.

8.3. Простая печать воспроизводит наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.

8.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

8.5. Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В администрации города используются следующие виды штампов:

регистрационные штампы;

заверительные штампы;

штампы отдельных реквизитов и др.

Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы.

8.6. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города определяется главой города.

Главой города, первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, а также определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

8.7. Изготовленные печати и штампы, содержащие наименование администрации города Нижнего Новгорода и (или) наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, а также печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету в управлении делами администрации города Нижнего Новгорода в журнале учета печатей и штампов (приложение N 14).

8.8. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся на ключ столах или сейфах.

8.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность ответственный сотрудник сектора по защите государственной тайны.

8.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту в присутствии комиссии по уничтожению печатей и штампов.

В акте должны быть указаны:

время и место уничтожения;

состав комиссии;

основание уничтожения печатей и штампов;

наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

способ уничтожения.

8.11. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 15).

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП", должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Приложение N 1
к Инструкции

Примерный перечень
функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства

1. Получение и учет поступившей корреспонденции, регистрация в СЭД, а также учет поступивших документов, не подлежащих регистрации.

2. Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.

3. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

5. Проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).

6. Передача документов на подпись руководству.

7. Контроль за прохождением документов.

8. Учет и регистрация служебных записок, проверка правильности их оформления.

9. Получение, учет и передача на исполнение, на подпись руководству, а также для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.

10. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

11. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

12. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся на хранении.

13. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

14. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.

15. Ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами и поступившими информационными материалами.

16. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

17. Оформление для заверения копий документов, подлинники которых находятся на хранении в данном отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода.

18. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты.

19. Копирование документов по указанию руководства.

Приложение N 2
к Инструкции

Герб

города Нижнего Новгорода

Протокол (полный)
совещания ________________________________
(наименование вопроса)
__________________ N ________________
г. Нижний Новгород

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должностей: И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Одобрить проект... .

Директору департамента... (И.О. Фамилия) совместно...доработать....

II. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Приложение N 3
к Инструкции

Герб

города Нижнего Новгорода

Протокол
совещания ____________________________
(наименование вопроса)

__________________ N ________________

г. Нижний Новгород

Председатель И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

I. О выполнении годового плана...

____________________________________________________________________ __

(Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)

1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса.

2.

II. О введении мер по...

____________________________________________________________________ __

(Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)

1.

2.

Председатель И.О. Фамилия

Приложение N 4
к Инструкции

Герб

города Нижнего Новгорода

Администрация города Нижнего Новгорода

Выписка из протокола

__________________ N ________________

г. Нижний Новгород

Заголовок

Председатель - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Одобрить проект....

Директору департамента... (И.О. Фамилия) совместно с... доработать... .

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия

Верно

Должность подпись И.О. Фамилия

Дата

Примечание:

Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.

Выписка заверяется службой ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющего рассылку.

Приложение N 5
к Инструкции

Перечень
нерегистрируемых документов

Копии документов организаций и учреждений

Пакеты с пометкой "Лично"

Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры

Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки

Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное

Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним

Документы на иностранных языках без перевода

Документы без подписей

Рекламные извещения, плакаты

Прейскуранты и прайс-листы

Учебные планы и программы

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

Формы статистической отчетности

Бухгалтерские документы

Нормы расхода материалов

Графики, наряды, разнарядки.

Приложение N 6
к Инструкции

Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода Номенклатура дел _______________ N _______________ на__________ год

УТВЕРЖДЕНА приказом _____________________ от ____________ N _____________

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)		Срок хранения	Примечания
Приемная отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода .. Отдел организационной работы .. Сектор _ Должность лица, составившего номенклатуру (подпись) И.О. Фамилия Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода			(подпись) И.О. Фамилия Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (10 лет и менее)
Итого

Должность

руководителя службы ДОУ

отраслевого (функционального)

или территориального органа

администрации города

Нижнего Новгорода Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица,

передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 7
к Инструкции

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
		код отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода
______________________________		Ф. N ___________________
______________________________		Оп. N __________________
______________________________		Д. N ___________________
Муниципальное казённое учреждение "Архив города Нижнего Новгорода"
(наименование архива)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода)
ДЕЛО N________ ТОМ N______
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________
(дата)
Крайние даты с число месяц год по число месяц год
Ф. N ____________	На _______ листах
Оп. N ___________
Д. N ____________	Хранить_________

Приложение N 8
к Инструкции

Лист-заверитель дела N ______
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов)
	(цифрами и прописью)
в том числе литерные номера листов ___________________ пропущенные номера листов__________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела		NN листов
1		2
_______________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение N 9
к Инструкции

Внутренняя опись документов дела N ________________
N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа			Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4			5	6
Итого _______________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
				(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела				Подпись	И.О. Фамилия
					Дата

Приложение N 10
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ

руководитель отраслевого (функционального)

или территориального органа

администрации города Нижнего Новгорода

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

Примерное положение
о постоянно действующей экспертной комиссии отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - Комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода (далее - наименование подразделения), отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

1.2. В своей деятельности Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", иными федеральными законами, нормативными правовыми актами, методическими рекомендациями уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, уполномоченного органа исполнительной власти Нижегородской области в сфере архивного дела, МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", нормативными правовыми актами администрации города Нижнего Новгорода, настоящим Положением.

1.3. Состав Комиссии утверждается Приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода. Комиссия формируется из муниципальных служащих отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

В качестве экспертов к работе Комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.4. Положение о Комиссии утверждается и вводится в действие приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода после согласования с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".

2. Основные задачи Комиссии

Основными задачами Комиссии являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение.

3. Основные функции Комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, по подготовке их к хранению, по разработке номенклатуры дел в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода управления.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На согласование МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", а затем на утверждение руководителю отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода:

сводную номенклатуру дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода;

акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. На рассмотрение МКУ "Архив города Нижнего Новгорода":

предложения об увеличении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

4. Права Комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отраслевым (функциональным) или территориальным органам администрации города Нижнего Новгорода по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода название департамента, администрации:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Информировать руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии.

5. Организация работы Комиссии

5.1. Комиссия в своей работе взаимодействует с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", получает от него соответствующие организационно-методические указания.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Все заседания Комиссии протоколируются.

5.3. Основанием для заседания Комиссии является необходимость проведения экспертизы ценности документов.

5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если в нем приняло участие не менее 2/3 членов Комиссии.

5.5. В случае отсутствия председателя Комиссии председательствующего на заседании Комиссии выбирают члены Комиссии простым большинством голосов.

5.6. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов. При равном количестве голосов решающим является голос председательствующего.

5.7. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса.

5.8. Секретарь Комиссии в трехдневный срок после проведения заседания оформляет протокол заседания Комиссии и направляет его на подпись председательствующему на заседании Комиссии, затем на утверждение руководителю отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

5.9. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль об исполнении принятых Комиссией решений возлагается на секретаря Комиссии.

Приложение N 11
к Инструкции

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода стр.1:
Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода ОПИСЬ ДЕЛ _______________ N_______________	УТВЕРЖДАЮ руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода _______________ И.О. Фамилия (подпись)

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено _________________ дел с N __________________
		(цифрами и прописью)
по N _______________, в том числе:
литерные номера:____________
пропущенные номера:___________
Наименование должности составителя описи			Подпись				И.О. Фамилия Дата
________________ * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. стр.2:
СОГЛАСОВАНО						СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя службы ДОУ отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода						Протокол ЭПК
Подпись	Расшифровка подписи					от________ N ________
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам**
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода				Подпись			И.О. Фамилия Дата
Принял ___________________________ дел и (цифрами и прописью)
_____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива				Подпись			И.О. Фамилия
							Дата
_______________ ** Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение N 12
к Инструкции

Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода Акт _______________ N_______________ О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода _______________ И.О. Фамилия (подпись)

На основании приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _________________ (название фонда)
N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ дел за _______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________________________
(протокол от _______________ N ______________)
Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов		Подпись	И.О. Фамилия Дата
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом __________________________ кг сданы в ____________________________
		(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________
N _____________________
Должность работника отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода, сдавшего документы	Подпись		И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы	Подпись		И.О. Фамилия Дата

Приложение N 13
к Инструкции

Требования
к передаче в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" электронного журнала официальных распорядительных документов отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода

Электронный журнал официальных распорядительных документов администрации района, передаваемый в информационную базу городского архива, должен быть в виде текстового файла с разделителями - точка с запятой, без заголовков полей, со следующим порядком полей - название документа; дата регистрации; номер (включая все символы); код типа документа (0 - не указан, 1 - постановление, 2 - распоряжение, 3 - приказ, 4 - решение).

Название документа дополнительно в кавычки не заключается, но допускается использование кавычек внутри названия, допускается использование в названии букв русского и латинского алфавитов, символов N, %, /, (), * и знаков пунктуации (кроме символа "; "- точка с запятой). дата должна вводиться в формате ДД.ММ.ГГГГ (день. месяц. год) если в номере документа есть буквы или другие символы (/ и т.д.), все вводится вместе, без пробелов.

Приложение N 14
к Инструкции

N п/п	Дата регистрации	От кого получены печати и штампы	Оттиск печати, штампа	ФИО получившего штамп, печать, наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода	Расписка в получении, дата	Отметка о возврате или уничтожении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 15
к Инструкции

Примерный перечень
документов, на которые ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.)

Архивные справки

Архивные копии

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.)

Заключения и отзывы

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)

Исполнительные листы

Нормы расхода

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.)

Положения об организациях

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.))

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)

Соглашения

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

Спецификации (изделий, продукции и т.д.)

Титульные списки

Удостоверения

Уставы организаций

Штатные расписания.